Neues Reisekostenrecht ab 2014 für ambulante Pflegedienste und Pflegekräfte

Referent: Ivonne Beutler, StBin Agenda 1 Definitionen Fahrtkosten Verpflegungsmehraufwendungen Übernachtungskosten Fazit 2 3 4 5 Referent: Ivonne Beutler, StBin

Referent: Ivonne Beutler, StBin Definitionen Erste Tätigkeitsstätte Erstmals Definition der regelmäßigen Arbeitsstätte im Gesetz § 9 Abs. 4 EStG Alle ambulanten Pflegekräfte hatten bisher eine regelmäßige Arbeitsstätte dort, wo die Leitung ihren Sitz hat und somit der Austausch mit der Pflegedienstleitung bzw. den Kollegen stattfand und die Pflegedokumentation verrichtet wurde. Definiert als: ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens oder eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten Der der Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist. Referent: Ivonne Beutler, StBin

Referent: Ivonne Beutler, StBin Definitionen Erste Tätigkeitsstätte dauerhafte Zuordnung: die der Arbeitgeber im Arbeitsvertrag festlegt (dienst- oder arbeitsrechtliche Festlegungen) fehlt eine Festlegung : oder ist diese ungenau, erfolgt die Zuordnung nach quantitativen Kriterien: Typischerweise arbeitstäglich oder je Woche zwei volle Arbeitstage oder ein Drittel der vereinbarten Arbeitszeit, und der Arbeitnehmer dort seine eigentliche Tätigkeit erbringt Referent: Ivonne Beutler, StBin

Referent: Ivonne Beutler, StBin Definitionen Erste Tätigkeitsstätte Empfehlung: Prüfung der Arbeitsverträge zum 01.01.2014 Steuerrecht folgt der arbeitsvertraglichen Festlegung Bezüglich der Frage, ob eine ambulante Pflegekraft eine erste Tätigkeitsstätte hat, sind die Antworten auf zwei Fragen ausschlaggebend: Hat der Arbeitgeber für die Pflegemitarbeiter eine bestimmte ortsfeste betriebliche Einrichtung dauerhaft als erste Tätigkeitsstätte arbeits – oder dienstrechtlich festgelegt? Soll der Arbeitnehmer dauerhaft an einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung mindestens ein Drittel seiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit tätig werden? Referent: Ivonne Beutler, StBin

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Referent: Ivonne Beutler, StBin Fahrtkosten bei Fahrten Wohnung und Arbeitsstätte (erste Tätigkeitsstätte) Entfernungspauschale wie bisher 0,30 € je vollen Entfernungskilometer nicht steuerfrei erstattungsfähig aber Erstattung + pauschale Besteuerung durch AG (15%) möglich Arbeitnehmer ohne erste Tätigkeitsstätte, auch anzuwenden bei Fahrten zu festgelegten Treff- oder Sammelpunkten Statt Ansatz der Fahrtkosten Begrenzung auf Entfernungspauschale Hinweis: bis Veranlagungsjahr 2013 können nach der neuen BFH – Rechtsprechung 0,30 € pro gefahrenen Kilometer geltend gemacht werden Referent: Ivonne Beutler, StBin

Referent: Ivonne Beutler, StBin Fahrtkosten bei beruflich veranlasster Auswärtstätigkeit Ansatz in Höhe der tatsächlich entstanden Aufwendungen Individueller Kilometersatz abgeleitet aus den Gesamtkosten des jeweiligen Kfz für 12 Monate Ansatz bis zur wesentlichen Änderung der Verhältnisse (Ablauf AfA-bzw. Leasingzeitraums) Unterlagen sind zum Lohnkonto zu nehmen Ersatzweise pauschale Kilometersätze, Typisierend nach Art des benutzten Verkehrsmittels Pkw wie bisher 0,30 € je Kilometer Aufwendungen für laufenden Betrieb des Kfz abgegolten Referent: Ivonne Beutler, StBin

Referent: Ivonne Beutler, StBin Fahrtkosten Fahrtkosten / öffentliche Verkehrsmittel Bahn, Bus, Taxi, Schiff, Flugzeug Wahl der höheren Tarifklasse ist zulässig Taxikosten, z. B. für Fahrt zum Bahnhof Kosten für Mietwagen Fahrpreis plus Zuschläge Fahrkarten/Rechnungen sind als Belege zum Lohnkonto aufzubewahren es genügt auch, wenn sich aus anderen Unterlagen wie Hotelrechnungen, Korrespondenz die Auswärtstätigkeit ergibt Fahrtkosten müssen dann geschätzt werden Kosten Bahncard können steuerfrei ersetzt werden, wenn dies im Ergebnis für AG günstiger ist Referent: Ivonne Beutler, StBin

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Verpflegungsmehraufwendungen Nur noch zweistufige Staffelung Bei einer Abwesenheit von mind. 8 h: 12 € Bei einer ganztägigen Abwesenheit: 24 € Bei mehrtägigen Reisen: An- und Rückreisetag 12 € ohne Mindestabwesenheitszeit Ausland: jeweiliger Länderpauschbetrag 3 Monatsfrist bleibt grundsätzlich Neubeginn bei Unterbrechung von „mindestens 4 Wochen“ Greift laut Formulierung im Gesetz Gesetzesbegründung besagt: auch bei Urlaub oder Krankheit Mitternachtsregelung bleibt: Abwesenheit über 8 h und über Mitternacht, ohne Übernachtung 12 € Referent: Ivonne Beutler, StBin

Verpflegungsmehraufwand Eintägige Auswärtstätigkeit Haben die ambulanten Pflegekräfte keine erste Tätigkeitsstätte, liegt an jedem Arbeitstag eine eintägige Auswärtstätigkeit vor. Bei Abwesenheit von mehr als acht Stunden kann der Arbeitgeber einen Pauschbetrag von 12 € steuerfrei an die betroffenen Arbeitnehmer auszahlen. Zahlt der Arbeitgeber grundsätzlich keine Verpflegungspauschalen an die Pflegekräfte, können die Arbeitnehmer diese als Werbungskosten ansetzen. Referent: Ivonne Beutler, StBin

Verpflegungsmehraufwand Beispiele Eine ambulante Pflegekraft hat eine Vollzeitbeschäftigung. Arbeitstage 250 Tage Urlaubstage 30 Tage Krankheitstage 16 Tage Tage der Auswärtstätigkeit 204 Tage Maximale Pauschale 12 € x 204 Tage = 2.448 € Referent: Ivonne Beutler, StBin

Verpflegungsmehraufwand Dienstreise: Der Arbeitnehmer A ist auf einer dreitägigen Auswärtstätigkeit. Der Arbeitgeber hat für den Arbeitnehmer in einem Hotel zwei Übernachtungen jeweils mit Frühstück sowie am Zwischentag ein Mittag- und ein Abendessen gebucht und bezahlt. Der Arbeitnehmer A erhält vom Arbeitgeber keine weiteren Reisekostenerstattungen Verpflegungsmehraufwand Anreisetag (unabhängig vom Beginn der Dienstreise) 12,00 Euro Zwischentag (Abwesenheit 24 Stunden) 24,00 Euro Kürzung wegen Verpflegung 1 x Frühstück 4,80 Euro 4,80 Euro 1x Mittagessen: 9,60 Euro 9,60 Euro 1x Abendessen: 9,60 Euro 0 Euro Rückreisetag (unabhängig vom Ende der Dienstreise) 7,20 Euro Steuerfreie Erstattung Verpflegungsmehraufwand 19,20Euro Referent: Ivonne Beutler, StBin

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Referent: Ivonne Beutler, StBin Übernachtungskosten Übernachtungskosten tatsächliche Aufwendungen für eine Unterkunft als WK AG kann anstelle der tatsächlichen Kosten ohne Nachweis folgende Pauschalen steuerfrei erstatten (LStR 9.7 Abs. 3) : Im Inland 20 € je Übernachtung Im Ausland ausgehend von den Pauschalen laut Ländertabelle bei privater Mitnahme von Personen, nur die Aufwendungen, die bei alleiniger Nutzung angefallen wären abzugs- bzw. erstattungsfähig Zeitliche Begrenzung: 48 Monate, danach nur Höchstbetrag für doppelte Haushaltsführung nach 48 Monaten im Inland höchstens 1.000 € im Monat Zeit beginnt neu nach Unterbrechung von mindestens 6 Monaten Referent: Ivonne Beutler, StBin

Referent: Ivonne Beutler, StBin Übernachtungskosten Übernachtungskosten Beispiel private Mitnahme von Personen: Der Arbeitnehmer wird auf einer einwöchigen beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit von seinem nicht berufstätigen Ehegatten begleitet. Die Übernachtungskosten für das Doppelzimmer betragen 120 € für zwei Personen. Die Kosten für das Einzelzimmer hätten 100 € betragen. Die Übernachtungskosten sind nur i. H. der Kosten für ein Einzelzimmer (100 €) beruflich veranlasst. Referent: Ivonne Beutler, StBin

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Referent: Ivonne Beutler, StBin Fazit Reisekostenreform bringt finanzielle Vorteile für ambulante Pflegedienste bzw. ihre Arbeitnehmer Wesentliche Neuerung: Ambulante Pflegekräfte haben in der Regel keine erste Tätigkeitsstätte und sind damit auswärts tätig. Reisekosten können vom Arbeitgeber steuer – und sozialversicherungsfrei ausgezahlt oder vom Arbeitnehmer im Rahmen der persönlichen Veranlagung als Werbungskosten geltend gemacht werden. Im Wesentlichen handelt es sich um die Verpflegungspauschalen bei einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden. Referent: Ivonne Beutler, StBin

Erstattungen durch Arbeitgeber Rechtsgrundlage § 3 Nr. 16 EStG Steuerfreier Arbeitgeberersatz/ Werbungskostenabzug möglich für Fahrtkosten Mehraufwendungen für Verpflegung Übernachtungskosten Reisenebenkosten Nicht erstattungsfähig Aufwendungen für Bekleidung, Koffer u.a. Reiseausrüstung, selbst wenn diese Gegenstände nur für die Auswärtstätigkeit angeschafft wurden Referent: Ivonne Beutler, StBin

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