Wie das Finanzamt auf unsere E-Mails zugreift Martin Heinemann

Mücken Zwei Mücken vor dem Finanzamt Mücken Zwei Mücken vor dem Finanzamt. eine kommt gerade heraus, die andere will hinein. „Zwecklos!“, sagt die erste. „Die saugen selbst.“

GDPdU (seit 2008) Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen Datenformate der GDPdU Die Betriebsprüfer verwenden die Software IDEA, die folgende Datenformate erkennt, wenn die Strukturinformationen in auswertbarer Form bereitstehen: ASCII feste Länge ASCII Delimited (inklusive kommagetrennter Wert) EBCDIC-Dateien mit fester Länge EBCDIC-Dateien mit variabler Länge Excel Access dBASE Lotus 123 ASCII Druckdateien mit Informationen für Datenelemente und Struktur Dateien von SAP/AIS

GoBD (ab 01.01.2015) Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff Oder kurz: Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung Digital Die GoBD ist kein Gesetz, aber doch eine klare Arbeitsanweisung vom Finanzamt. Wer Rechtsstreitigkeiten mit dem Fiskus aus dem Weg gehen möchte, sollte sich an die GoBD halten. Ein Verstoß gegen die GoBD alleine führt nicht zu einer Strafe oder Neubewertung der Steuerpflicht.

Vorschriften Gesetzgeber Eine E-Mail darf nicht gelöscht werden, wenn sie irgendetwas mit dem Umsatz zu tun hat. Sie darf auch nicht gelöscht werden, wenn sie vorher ausgedruckt wurde. Der Gesetzgeber verlangt: Jedes Dokument muss genau in der gleichen Form, wie es erfasst wurde, wieder angezeigt und gedruckt werden können.

Bundesministerium der Finanzen 37 Seiten / 184 Absätze

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Datensicherung außer Haus! Seite 14/58 Datensicherung außer Haus!

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Bei 1000 Ausgangsrechnungen Kostenersparnis € 700,00 Seite 30/138 Bei 1000 Ausgangsrechnungen Kostenersparnis € 700,00 Seite 30/139

Diese kleine Ausnahme kann sicherlich ignoriert werden  Seite 30/140 Diese kleine Ausnahme kann sicherlich ignoriert werden  Seite 32/153

Inhalt Protokoll Datei

So sieht das aus: Seite 36/177

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Die Dokumente sind unverändert aufzubewahren und dürfen nicht vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden (10 Jahre?). Buchungssätze in Richtung Finanzbuchhaltung müssen „bis zum Ablauf des Folgemonats“ festgeschrieben werden. Das bedeutet also im Regelfall spätestens zur Umsatzsteuervoranmeldung. Der große Konflikt: Bewerbungsunterlagen, E-Mails an den Betriebsrat, E-Mails an den Steuerberater.

Die Unveränderbarkeit der Daten kann auch hardwaremäßig (z. B Die Unveränderbarkeit der Daten kann auch hardwaremäßig (z. B. durch unveränderbare, fälschungssichere Datenträger) als auch organisatorisch (z. B. mittels Zugriffsberechtigungskonzepten) gewährleistet werden. CDH setzt auf WORM (write once read multiple)

Steuer-Flucht Zwei Schiffbrüchige erreichen mühsam eine einsame Insel: „Oh man, wir sind verloren!“ „Kein Sorge, die finden uns. Ich schulde dem Finanzamt noch 10.000 Euro!“

Für den Datenzugriff gibt es prinzipiell 3 Möglichkeiten Den unmittelbaren Zugriff (der Prüfer setzt sich an einen Computer des Unternehmens) Den mittelbaren Zugriff (der Prüfer setzt sich mit einem Mitarbeiter des Unternehmens an einen Computer und fordert Auswertungen bestimmter Daten an) Und die Datenträgerüberlassung (der Prüfer fordert elektronische Daten zur Prüfung an seinem eigenen Computer mit seinem eigenen System an)

Zusammenfassung E-Mails sind elektronisch aufzubewahren E-Mails sind unveränderbar aufzubewahren E-Mails müssen lesbar sein E-Mails sind zeitgerecht zu erfassen Papier kann digitalisiert und entsorgt werden E-Mails unterliegen dem Datenzugriff E-Mail-Speicherung ist zu dokumentieren