175 Jahre UZH Krisenkommunikation Kopfzeile 04.12.2017 175 Jahre UZH Krisenkommunikation Kommunikation in ausserordentlichen Situationen während des Jubiläums Fusszeile

Kopfzeile 04.12.2017 Krisenkommunikation Eine Krise kann als eingetretenes Risiko definiert werden, das bereits erkannt und bewertet wurde  IM, RM oder nicht wahrgenommen wurde und überraschend ist ausserordentliche Situation: vorbereitet sein lohnt sich! Mir scheint es ist wichtig, dass ein gemeinsames Verständnis darüber besteht, was eine Krise ist um überhaupt von der Krisenkommunikation zu sprechen. Sie kann als eingetretenes Risiko definiert werden, das bereits erkannt und bewertet wurde, z.B. durch ein Issue- oder Risikomgt. Oder eben nicht erkannt war und überrascht. Jedenfalls ist es eine ausserordentliche Situation. Die Kommunikation ist als Teil des Krisenmanagents vorzubereiten. Dr. Christina Hofmann, 175 Jahre UZH, Workshop Fusszeile

Charakteristiken einer Krise Kopfzeile 04.12.2017 Charakteristiken einer Krise Krisen sind schwerwiegende Störung der Geschäftstätigkeit erzeugen grosse öffentliche Aufmerksamkeit beeinträchtigen die Handlungsfähigkeit können politische, rechtliche und finanzielle Folgen haben und die unternehmerischen Grundlagen verändern (nach Institute for Crisis Management) Fachleute charakterisieren Krisen als schwerwiegende Störung der Geschäftstätigkeit, welche eine grosse öffentliche Aufmerksamkeit erzeugen und die Handlungsfähigkeit beieinträchtigen. Sie können sogar Auswirkungen auf die politischen, rechtlichen und finanziellen Rahmenbedingungen haben und die Grundlagen für die Organisation verändern. Dr. Christina Hofmann, 175 Jahre UZH, Workshop Fusszeile

Ausserordentliche Situation Erhöhte Aufmerksamkeit während des Jubiläums Eine ausserordentliche Situation muss nicht gerade eine Krise sein. Doch auch diese Situation ist kommunikativ anspruchsvoll. Dr. Christina Hofmann, 175 Jahre UZH, Workshop

Ziele Vorbereitet sein Projektverantwortliche kennen die Organisation Kopfzeile 04.12.2017 Ziele Vorbereitet sein Projektverantwortliche kennen die Organisation Instrumente sind vorbereitet Ansprechpersonen sind definiert Dr. Christina Hofmann, 175 Jahre UZH, Workshop Fusszeile

Strategie aktiv (nicht reaktiv) schnell, ehrlich auf Fakten basierend keine Vermutungen fortlaufend Dr. Christina Hofmann, 175 Jahre UZH, Workshop

Risiken Wirtschaftliche und gesellschaftspolitische Risiken: z. B. massive Budget-Überschreitung; diverse Issues werden erneut aufgegriffen Technisch-ökologisch-organisatorische Risiken: z. B. Unfall mit Personenschaden, Absage eines Grossanlasses Produktrisiken: z. B. fehlerhafte Produkte Innerbetriebliche Risiken: z. B. Schlüsselpersonen fallen aus 37 potenzielle Risiken/ausserordentliche Situationen; priorisiert nach Schadenspotenzial und Eintrittswahrscheinlichkeit Dr. Christina Hofmann, 175 Jahre UZH, Workshop

Organisation Vorfall im Sicherheitsdispositiv abgedeckt auf UZH-Gelände  Sicherheitsdipositiv UZH; Krisenstab UZH kommt zum Einsatz Vorfall auf anderem Gelände  Sicherheitsdipositiv gemäss jeweiligem Hausherr, Meldung an Abteilung Sicherheit und Umwelt, Del. f. Kom. wird informiert Für alle anderen Fälle Krisenteam im Ernstfall disponible : B. Müller, C. Hofmann, K. Reimann; ergänzt mit H. Weder (A. Fischer), K. Züger & PV, weitere mit erster Priorität mitwirken. Entscheid über Informationsgehalt und -form: C. Hofmann, H. Weder, K. Züger und PV Sind Sponsoren betroffen, gibt es eine Absprache Del. f. Kom. erste Ansprechpartnerin, (B. Müller, K. Reimann) Dr. Christina Hofmann, 175 Jahre UZH, Workshop

vorbereitete Instrumente Fact Sheet Q&A (Mitwirkung verschiedener Personen) Medientraining für Krisenteam Liste potenzieller Issues und evtl. fact sheets Checklisten, Telefonlisten Externe Krisenkommunikationsberaterin (Rahmenvereinbarung) Dr. Christina Hofmann, 175 Jahre UZH, Workshop

Instrumente im akuten Fall Medienmitteilung, -konferenzen Meldung auf Bildschirmen, SMS e-mail Hintergrundgespräch unipublic Dr. Christina Hofmann, 175 Jahre UZH, Workshop

Akuter Fall Gelände UZH: Notfall siehe Notrufnummern 4.Umschlagsseite Telefonverzeichnis; Tel. 112 (Aussenhäuser (0)118)  Sicherheitsdienst benachrichtigen Sich abzeichnende kommunikativ anspruchsvolle Situation  Telefon oder Mail an C. Hofmann zur Vorbereitung Akute Situation nicht unter Sicherheitsdipositiv fallend  Krisenteam C. Hofmann, B. Müller, K. Reimann Bei Unsicherheit C. Hofmann/B. Müller kontaktieren Mitwirkung seitens PV Erreichbarkeit ist sichergestellt Verfügbarkeit, erste Priorität (Kontaktperson, e-mail, Telefon- und Handynummern nötig) Sicherstellen der Kontakte zu weiteren Projektpartnern Dr. Christina Hofmann, 175 Jahre UZH, Workshop

Kontakt Christina Hofmann Tel. 044 63 422 49 / 079 818 04 25 Christina.Hofmann@unicom.uzh.ch Kurt Reimann Tel. 044 63 422 50 gs@rektorat.uzh.ch Beat Müller Tel. 044 63 444 32 Beat.Müller@unicom.uzh.ch Dr. Christina Hofmann, 175 Jahre UZH, Workshop

Umgang mit Medienschaffenden Handlungsanweisungen bei telefonischen Anfragen Freundliches, zuvorkommendes und kooperatives Verhalten ist förderlich für eine gute Presse. Bleiben Sie gelassen. I.d.R. wollen die Journalisten gute Arbeit leisten. 2. Unkomplizierte Anfragen unkompliziert beantworten. Dies ist meistens der Fall bei Anfragen an Experten; d. h. Fragen möglichst direkt beantworten, wenn es in der Kompetenz des /der Angerufenen liegt. Dr. Christina Hofmann, 175 Jahre UZH, Workshop

Umgang mit Medienschaffenden Falls die Anfrage etwas komplizierter ist, mehr Bearbeitungszeit für Bedenkzeit oder interne Abklärungen verlangen. Fragen entgegen nehmen und notieren. Bei komplizierten Anfragen eine Mail-Anfrage verlangen, damit diese intern den richtigen Personen zugestellt werden kann. Namen und Organ/Medium/Gefäss des Anrufenden sowie Kontakt wie Telefonnummer und e-mail-Adresse notieren. Fragen bis wann die Antwort benötigt wird und mitteilen, dass sich die UZH wieder melden wird. Tipps siehe Medien Guide des SNF http://www.unicom.uzh.ch/services/medien/Medien-Guide_SNF.pdf Dr. Christina Hofmann, 175 Jahre UZH, Workshop