Wer braucht noch Archivare und Records Manager? Dr. Ulrich Kampffmeyer Fachhochschule Potsdam Potsdam, 24.04.2009 P R O J E C T C O N S U L T Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH FH-Potsdam Archivare und Records Manager Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2009

Agenda Destruktiv Einführung Gestern: Veränderung in den Prozessen Heute: Web 2.0 Konstruktiv Ausbildung und Weiterbildung Anforderungen an neue Berufsbilder Ausblick FH-Potsdam Archivare und Records Manager Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2009

mehr denn je! Vorab Brauchen wir noch Informationsspezialisten? JA! FH-Potsdam Archivare und Records Manager Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2009

Eine andere Sicht auf die „Welt“ Schriftgut- verwaltung Schriftgut- verwaltung FH-Potsdam Archivare und Records Manager Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2009 Records Management Vorgangs- bearbeitung Vorgangs- bearbeitung Langzeitarchivierung

These aus dem Jahr 2009* „The profession of records management is dead, software will take over their task.“ *Blogeintrag Januar, 2009 FH-Potsdam Archivare und Records Manager Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2009

GESTERN Prozesse: Erfassung und Recherche FH-Potsdam Archivare und Records Manager Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2009

Thesen aus dem Jahr 2002* „In der elektronischen Welt beginnt das Records Management bereits bei der Entstehung und beim Empfang von Informationsobjekten.“ „Records-Manager und Archivare müssen bereits bei Entstehung und Empfang tätig werden, um den möglichst sicheren, automatisierbaren und konsistenten Übergang von Informationsobjekten in Records sicherzustellen.“ „Die Tätigkeit von Records-Managern und Archivaren gehören nicht ans Ende des Informationslebenszyklus sondern an den Anfang.“ * DLM Forum Barcelona 2002 FH-Potsdam Archivare und Records Manager Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2009

Indizierung, Kategorisierung Indizierung und Kategorisierung beginnen bereits bei Eingang und Erstellung von Informationen durch den Bearbeiter Automatische Klassifikation unterstützt bei Erfassung und bei Recherche FH-Potsdam Archivare und Records Manager Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2009

Beispiel Vorgangsbearbeitung, Archivierung Herkömmlich manuell mit Papier: Sachbearbeiter/Vorgesetzter Archivar, Registrar Erstellung Versand Eingang Bearbei-tung Registrierung Weiter- leitung Ablage Archiv Elektronische Verarbeitung: FH-Potsdam Archivare und Records Manager Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2009 Sachbearbeiter/Vorgesetzter Erstellung Eingang Bearbei-tung Versand Weiterleitung Archivierung

Beispiel Vorgangsbearbeitung, Recherche Herkömmlich manuell mit Papier: Sachbearbeiter Archivar Sachbearbeiter Heraussuchen von Archivgut Anforderungen Bereitstellung Ausgabevermerk Elektronischer Zugriff: FH-Potsdam Archivare und Records Manager Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2009 Sachbearbeiter Anforderungen Archiv

Beispiel Redaktion und Erstellung Herkömmlich manuell mit Papier: Redakteur Information Recherche Satz Druck Freigabe Bearbei-tung Dokumentar Kategorisierung Indizierung Archiv Erstellung Elektronische Verarbeitung: FH-Potsdam Archivare und Records Manager Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2009 Information Recherche Druck Online Freigabe Erstellung Archiv

Grundsätzliche Veränderungen Sequentielles Bearbeiten durch unterschiedliche Spezialisten wurde abgelöst durch adhoc-Arbeiten von „Semi“-Spezialisten. Die Aufgaben der Ordnung und Klassifikation werden von „Halbgebildeten“ und nicht mehr von Spezialisten wahrgenommen. Die traditionellen Aufgaben von Records Managern und Archivaren haben sich auf jeden verlagert, der Information empfängt oder erstellt. FH-Potsdam Archivare und Records Manager Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2009

Heute Archivare und Web 2.0-Anwender FH-Potsdam Archivare und Records Manager Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2009

Einige Provokationen* *DLM Forum Toulouse 2009 FH-Potsdam Archivare und Records Manager Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2009 Der Archivar** der Vergangenheit ** kann auch durch Dokumentar, Records Manager, Registrar … ersetzt werden Der Archivar*** der Zukunft? *** Web 2.0 nicht im Sinne Marketing-Hype oder Technologie, sondern als Parabel für geändertes Nutzungsverhalten

Records Managers love Metadata! Einige Provokationen Records Managers love Metadata! They are used to complex Data Entry Forms. „2.0“-Users hate complex Data Entry Forms! They want to trust in automatic Categorization. FH-Potsdam Archivare und Records Manager Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2009

Records Managers are excellent in structured Search! Einige Provokationen Records Managers are excellent in structured Search! They are used to Expert Search Forms. „2.0“-Users hate complex Data Entry Forms! They want to trust in automatic Categorization. FH-Potsdam Archivare und Records Manager Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2009

Records Managers are aware of the Importance of Context Information! Einige Provokationen Records Managers are aware of the Importance of Context Information! They are used to spent hours to create orderly Structures. „2.0“-Users are lazy! They don‘t mind where they are storing their stuff. FH-Potsdam Archivare und Records Manager Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2009

It‘s just about having Fun. Einige Provokationen Records Managers perfectly know to navigate by Tree Views and Folder-Sub-Folder-Volume-Hierarchies! It‘s just about having Fun. „2.0“-Users will loose temper when the Interface doesn‘t work like a Media Library or Youtube! Or they get bored and just stop to search what they have been looking for. FH-Potsdam Archivare und Records Manager Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2009

Records Managers know about the Importance of Selection and Disposal! Einige Provokationen Records Managers know about the Importance of Selection and Disposal! They work until late in the Night to keep their Repositories clean. „2.0“-Users know, that a 1-TB-Disk at the Grocers Store is now only 100 €! They believe, that there will always be enough Space for Everything. FH-Potsdam Archivare und Records Manager Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2009

Everybody gets Copies of Everything, so Somebody will take care of it. Einige Provokationen Records Managers are Specialists in regard to determine the Value of Records! They are working eagerly, to keep Information accessible and available for all time. „2.0“-Users have no idea about a record and who might be responsible to store it safely! Everybody gets Copies of Everything, so Somebody will take care of it. FH-Potsdam Archivare und Records Manager Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2009

„2.0“-Users believe in Folksonomy! Einige Provokationen Records Managers are fond of their Fileplans, Thesauri, Taxonomies, Ontologies and Classification Schemes! They move even through 7 Levels of Hierarchy to find the right Spot for a Note. „2.0“-Users believe in Folksonomy! If there are enough Users choosing the same Tag, it can not be false. FH-Potsdam Archivare und Records Manager Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2009

„2.0“-Users love their iPod! Einige Provokationen Records Managers are prepared to learn hard every Function of their RM Solution! With extensive Training every Software Interface can be turned into a usable Tool. „2.0“-Users love their iPod! If the User Interface is not sexy and if it not works like Facebook, they will just shut the Application down. FH-Potsdam Archivare und Records Manager Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2009

„2.0“-Users, the Digital Natives, started living in a virtual World … Einige Provokationen Records Managers know by Heart (or by their Retrieval System) the place of every Object! They are in Control of Everything in the Electronic Realm and in the World of Paper Documents. „2.0“-Users, the Digital Natives, started living in a virtual World … FH-Potsdam Archivare und Records Manager Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2009

… and the Systems are no longer jailed in their Silicon Cages. Einige Provokationen … and the Systems are no longer jailed in their Silicon Cages. With RFID, Robotics, Cameras, Sensors they are entering the Real World and take over Control. FH-Potsdam Archivare und Records Manager Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2009

Herausforderungen an die Ausbildung von Archivaren, Dokumentaren und Records- Managern FH-Potsdam Archivare und Records Manager Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2009

These aus dem Jahr 2005* „Es geht nicht nur um die Ausbildung, Die rasante technologische Entwicklung erfordert die ständige Auseinandersetzung und Weiterbildung.“ “Es müssen nicht nur Angebote geschaffen werden, sondern bereits in der Ausbildung die Grundlagen vermittelt werden, sich ständig neu anzupassen.“ „Dokumentare müssen das Denken in statistischen Kategorien verlassen und sich dem Change Management öffnen.“ Frühjahrstagung VDA, FG 7 in Hamburg, 2005 FH-Potsdam Archivare und Records Manager Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2009

Ausbildung Die Ausbildung muss neuen Medien mehr Rechnung tragen die Studenten auf die schnellen Veränderungen in der technologischen und organisatorischen Entwicklung vorbereiten auf Records-Management-nahe Prozesse und deren Umsetzung in Verwaltung und Privatwirtschaft fokussieren die Erschließung und Nutzung von Informationsobjekten und Records durch Nicht-Fachkräfte stärker adressieren betriebswirtschaftliche und organisatorische Themen bei Entwicklung und Betrieb von Lösungen stärker betonen neue Berufsbilder jenseits des herkömmlichen Archivars und Dokumentars entwickeln. Ziel: der Informationsmanager FH-Potsdam Archivare und Records Manager Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2009

Weiterbildung Die ständige Weiterbildung muss durch neue Lehrangebote – Präsenzveranstaltungen wie auch im Web – gefördert werden wesentliche Komponente der Weiterbildung muss das Change Management werden. Bereits das Studium muss das Thema „ständige Weiterbildung“ adressieren die sich ständig verändernden und erweiternden Compliance-Anforderungen zur Handhabung elektronischer Informationen berücksichtigen Veränderungen z.B. bei Standards, Formaten, Metadaten und Nutzungsmodellen berücksichtigen FH-Potsdam Archivare und Records Manager Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2009

Folgerungen für die Aus- und Weiterbildung Die Ausbildung und Weiterbildung muss Bedarf adressieren, jenseits der traditionellen Berufe im Bereiche von Dokumentation Bibliotheken, Presse und Medien Öffentliche Verwaltung … Archiven Öffentliche Verwaltung mit kommunalen, regionalen oder anderen historisch ausgelegten Archiven FH-Potsdam Archivare und Records Manager Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2009

These aus dem Jahr 1999* „Berufsbezeichnungen wie Mediendokumentar, Archivar usw. verhindern, dass Absolventen vernünftige Jobs in der Industrie finden.“ * Podiumsdiskussion zum Berufsbild des Mediendokumentars, HAW, 2000 FH-Potsdam Archivare und Records Manager Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2009

Folgerungen für die Aus- und Weiterbildung Die Ausbildung sollte den Bedarf adressieren von: Anwenderunternehmen der freien Wirtschaft Berufsbilder: Projektleiter, Organisationsleiter, CIO Chief Information Officer, CCO Chief Compliance Officer, CKO Chief Knowledge Officer, IQO Information Quality Manager Herstellern von Software Berufsbilder: Produktmanager, Systemberater, Marketing, Entwickler Integratoren und Systemhäusern Berufsbilder: Systemberater, Organisationsberater, Projektmanager, Anwendungsentwickler Beratungsunternehmen Berufsbilder: Unternehmensberater, Organisationsberater, Projektmanager IT-Dienstleistern Berufsbild: Informationsmanager, Qualitätsmanager FH-Potsdam Archivare und Records Manager Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2009

These Es werden „multifunktionale“ Informationsmanager benötigt. FH-Potsdam Archivare und Records Manager Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2009

Anforderungen Neben dem herkömmlichen „Handwerkszeug“ Projektmanagement Bildung und Anleitung von Projektteams, Durchführung von Ausschreibungen, Einführung von SW-Lösungen, usw. Beratung, Moderation, Training Ausbildungsplanung einschließlich Skill-Management, Ausbildung von Mitarbeitern, „Psychologische Anhaltung zur Disziplin“, Rhetorik zum „internen Verkauf“, Präsentation, Help Desk Management, usw. FH-Potsdam Archivare und Records Manager Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2009

Anforderungen Neben dem herkömmlichen „Handwerkszeug“ Rechtskunde Bewertung von rechtlichen Vorgaben, Compliance Management, Verfahrensdokumentation, Erstellen von Policies, Prüfung von Verträgen, Datenschutz, Methoden wie ITIL, CoBIT u.a., usw. Betriebswirtschaftliche Grundlagen Wirtschaftlichkeit von Lösungen, Kosten der Informationshaltung und –nutzung, ROI-Betrachtungen, Bestimmung des Werts von Information, Risikobewertung, usw. FH-Potsdam Archivare und Records Manager Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2009

Anforderungen Neben dem herkömmlichen „Handwerkszeug“ Prozess Design Methodik, Analyse und Bewertung von Prozessen, Design und Optimierung von Prozessen, Implementierung von Prozessen, Entwicklung von Kontrollen für Prozesse, usw. Qualitätsmanagement Definition von Qualitätsmaßstäben, Verfahren, Umsetzung, Maßnahmen zur Sicherstellung von Informationsqualität, Anleitung von „Qualitätszirkeln“, usw. FH-Potsdam Archivare und Records Manager Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2009

Anforderungen Neben dem herkömmlichen „Handwerkszeug“ Technologie Software ALLER Bereiche, in denen „Records“ entstehen, Auswirkungen von Migrationen, Verfolgung und Bewertung von Technology Obsolence, Technologiefolgebewertung, Spezielle Lösungen für Storage Management, ECM, Records Management, Archivierung, Berechtigungsverwaltung, Collaboration, etc. Standards, usw. IT-Strategie Planung von IT- und Organisationslösungen, Betriebs- und Nutzungskonzeption, IT-Architektur, usw. FH-Potsdam Archivare und Records Manager Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2009

Anforderungen Neben dem herkömmlichen „Handwerkszeug“ Change Management Planung von Veränderungsprozessen, Nachhaltung der Auswirkungen von Veränderungen, Interne und externe „Marktbeobachtung“, Indikatorenanalyse und -bewertung, usw. Ressourcen Management Intern und externe Beschaffung und Verwaltung von Mitteln, Personalbedarfsplanung, Infrastruktur, Raum- und Betriebs-Management, Arbeitsplanung, usw. FH-Potsdam Archivare und Records Manager Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2009

Anforderungen Alles mit dem Ziel, Information langfristig verfügbar zu halten, zur Bildung von Wissen zu nutzen, den Lebenszyklus zu verwalten, zu bewerten, zu schützen, in Prozessen nutzbar zu machen und kontrolliert zu entsorgen. … und dies mit dem Ansatz des Archivars und Records Managers … FH-Potsdam Archivare und Records Manager Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2009

Fazit Der Informationsmanager der Zukunft darf nicht am Ende des Lebenszyklus der Information stehen und Information nur verwalten, sondern muss den gesamten Prozess der Informationsnutzung steuern und kontrollieren. Wir bekommen nur Ordnung in die elektronischen Archive, wenn wir bereits bei der Entstehung und Nutzung der Information ansetzen! FH-Potsdam Archivare und Records Manager Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2009

Vision Wir brauchen engagierte Öko-Krieger um die zunehmende Umweltverschmutzung der Welt mit Informationsmüll in den Griff zu bekommen! FH-Potsdam Archivare und Records Manager Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2009

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit ! Dr. Ulrich Kampffmeyer E-Mail: info@PROJECT-CONSULT.com Präsentation, Newsletter, Informationen ... www.PROJECT-CONSULT.com FH-Potsdam Archivare und Records Manager Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2009