GoBD konform arbeiten Was Sie wissen sollten

Seite 2 Was bedeutet die GoBD? GoBD steht für: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Die Grundsätze definieren wie die Buchführung und ordnungsgemäße Aufbewahrung von steuerrechtlich relevanten Daten erfolgen muss – z.B.: Wann muss gebucht werden? Wie und was kann elektronisch gespeichert werden? Wie sehen die Dokumentationspflichten im Einzelnen aus? Welche Technologien dürfen eingesetzt werden?

Seite 3 Belege GoBD konform archivieren GoBD Verantwortlicher Als Steuerpflichtiger sind Sie „für die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Bücher” selbst verantwortlich und müssen darauf achten, im Bedarfsfall alle Belege im vorgeschriebenen Format vorlegen zu können. Im Kern schreiben die GoBD die „Unveränderbarkeit von Buchungen und Aufzeichnungen“ vor. Das bedeutet, dass steuerrelevante Ausgangsbelege (Rechnungen, Angebote, Lieferscheine, …) so aufbewahrt werden müssen, dass diese unveränderbar sind bzw. Veränderungen nachvollzogen werden können.

Seite 4 Formelle GoBD Anforderungen Betriebsprüfung Bei einer Betriebsprüfung wird die Konformität Ihrer Buchhaltung mit den Vorgaben der GoBD abgeglichen. Anforderungen Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit Vollständigkeit und Richtigkeit Zeitnahe Erfassung und Ordnung Unveränderbarkeit

Seite 5 Formelle GoBD Anforderungen – Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit: Ein Betriebsprüfer muss die steuerrelevanten Buchungen verstehen und überprüfen können. Voraussetzungen Belegprinzip eingehalten Ein Sachverständiger Dritter muss sich innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens verschaffen können Verfahrensdokumentation

Seite 6 Formelle GoBD Anforderungen – Vollständigkeit und Richtigkeit Vollständigkeit und Richtigkeit: Alle steuerlich relevanten Buchungen müssen vollständig und lückenlos und korrekt aufgezeichnet werden. Voraussetzungen Geschäftsvorfälle sind nach den tatsächlichen Verhältnissen abzubilden Lückenlose Aufzeichnungen über Wert, Inhalt und Geschäftspartner Jeder Geschäftsvorfall muss einzeln aufgezeichnet werden Verdichtungen müssen aufschlüsselbar sein Keine mehrmalige Verbuchung ein und desselben Geschäftsvorfalles

Seite 7 Formelle GoBD Anforderungen – Zeitnahe Erfassung und Ordnung Zeitnahe Erfassung und Ordnung: Unterlagen dürfen nicht planlos gesammelt bzw. aufbewahrt werden, sondern müssen geordnet sein und auch zeitnah gebucht werden. Voraussetzungen Laufende Verbuchung (innerhalb von 10 Tagen ist unbedenklich) Kasseneinnahmen und -ausgaben müssen täglich festgehalten werden Periodengerechte Verbuchung (Rechnungsabgrenzungen) Systematische Erfassung und nachvollziehbare Buchungen Getrennte Aufzeichnung von baren und unbaren Geschäften

Seite 8 Formelle GoBD Anforderungen – Unveränderbarkeit Unveränderbarkeit: Im Grundsatz dürfen laut GoBD Daten nicht geändert werden. Die Historie muss aus Gründen der GoBD immer nachvollziehbar sein. Veränderungen müssen daher deutlich kenntlich gemacht werden. Voraussetzungen Protokollierung von Änderungen und Löschungen Durchgehende Protokollkette vom Beleg bis zur Buchung Historie sowohl für Bewegungsdaten (Buchungen) als auch für Stammdaten, Metadaten oder Schlüssel erforderlich Die Vorgaben sind durch eine Verfahrensdokumentation und Verarbeitungsprotokolle zu verifizieren.

Seite 9 Papierbeleg oder elektronischer Beleg? Aufbewahrung elektronischer Belege Je nach Erstellung gelten die Belege als Papierbelege oder elektronische Belege. Für elektronische Belege gilt: eine Aufbewahrung von Rechnungen nur in Papierform nicht mehr zulässig! ErstellungFormat Rechnungserstellung per Hand oder SchreibmaschinePapierform Rechnungserstellung mit Textverarbeitungsprogramm. Nach dem Ausdruck wird die verwendete Maske (Dokumentenvorlage) mit den Inhalten der nächsten Rechnung überschrieben. Papierform Rechnungserstellung mit Textverarbeitungsprogramm. Jede Rechnung wird gedruckt und separat abgespeichert elektronisch Rechnungserstellung im DV-System mit Druck und Archivierungelektronisch

Seite 10 Einsatz von Word und Excel Nicht GoBD konform Für Unternehmen, die ihre Ausgangsbelege mit Word und Excel oder vergleichbaren Textverarbeitungssystemen erstellen besteht Handlungsdarf! Achtung Word und Excel sind Dateiformate, die leicht änderbar sind. Sie erfüllen die GoBD Anforderungen der Unveränderbarkeit nicht Die Speicherung und Ablage von Word oder Excel-Dateien in einem Datei-System (z.B. Windows Explorer, Dropbox oder ähnliches) entsprechen nicht Ordnungsmäßigkeitskriterien sind regelmäßig nicht GoBD-konform.

Seite 11 Einsatz von Word und Excel AnwendungVerstoß gegen GoBD Abspeichern auf Festplatte im normalen EDV-System Änderungen jederzeit möglich  Verstoß gegen Unveränderbarkeit Tabellen können – auch unbeabsichtigt – gelöscht werden Fehlender Schutz vor Löschen  Verstoß gegen Vollständigkeit Bei Änderungen werden die alten Texte oder Zellen überschrieben Ursprünglicher Inhalt ist nicht mehr feststellbar Fehlende Protokollierung und Historisierung: der Zeitpunkt der Änderung ist nicht mehr feststellbar  Verstoß gegen Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit Unter einem alten Dateinamen kann ein neues Dokument abgespeichert werden Kein Schutz vor Überschreiben  Verstoß gegen Unveränderbarkeit Daten bzw. „Belege“ gelangen nicht automatisch vom allgemeinen EDV-System in ein geschlossenes Buchführungssystem Die Daten werden nicht festgeschrieben  Verstoß gegen Zeitgerechtheit und Unveränderbarkeit Automatische Aktualisierungen beim Öffnen (Einstellen des aktuellen Datums, Verknüpfungen zu anderen Dateiinhalten) Ursprünglicher Inhalt ist nicht mehr feststellbar  Fehlende Protokollierung (s. o.)

Seite 12 Einsatz von Word und Excel Maßnahmen zur Weiternutzung Werden Belege (z. B. eine Rechnung) mit Word und Excel erstellt, werden die Anforderungen der GoBD nicht mehr erfüllt. Hier sind Ersatzmaßnahmen gefragt, um negative Folgen zu vermeiden. ErstellungFormat Berechtigungskonzepte und Änderungsschutz Es muss sichergestellt sein, dass keine unberechtigten Änderungen durchgeführt werden können. VersionierungDokumente dürfen nicht überschrieben werden können. Stattdessen muss bei Änderungen eine Version erzeugt werden. ProtokollierungÄnderungen an Dokumenten, Daten und Systemeinstellungen müssen protokolliert werden. Es müssen Zusatzfunktionen zur Nachvollziehbarkeit von Änderungen (z. B. Hashwerte, Zeitstempel) eingeführt werden. VerfahrensdokumentationDer Umgang mit aufbewahrungspflichtigen Belegen und Dokumenten muss dokumentiert beschreibt und bei Änderungen (Mitarbeiterwechsel, Softwareänderungen, …) aktualisiert werden

Seite 13 Wechsel auf Finanzsoftware GoBD automatisch erfüllt Ausgewählte Finanzsoftware gewährleistet die GoBD-konforme Erstellung und Archivierung aller Ausgangsbelege über den gesamten Aufbewahrungszeitraum automatisch! Mein Tipp: lexoffice von Lexware Weitere Informationen unter:

Seite 14 Folgen bei Nichtbeachtung Negative Folgen Werden die GoBD nicht eingehalten, kann im Falle einer Steuerprüfung die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung in Frage gestellt oder verworfen werden. FolgenBegründung Verlust von SteuerbefreiungenDas Finanzamt unterstellt manipulierte Befreiungsnachweise auf der Rechnung Zuschätzungen der Höhe nachDas Finanzamt unterstellt: Bei nicht fortlaufenden Rechnungsnummern nicht verbuchte Einnahmen Bei nicht sachgerechter Speicherung (vgl. Unveränderbarkeit) nicht verbuchte Rechnungen mit bereits in der Buchführung einmal vergebenen Rechnungsnummern Nachträgliche Reduzierung der Mengenangaben in der verbuchten Rechnung gegenüber dem Original Verlust des VorsteuerabzugsBei nicht ordnungsmäßigen Gutschriften

Seite 15 Sie haben noch Fragen? Meine Mitarbeiter und ich stehen Ihnen gerne zur Verfügung.

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