Anlegen einer Freitextbestellung Klick auf „Warenkorb anlegen“ In welchen Fällen legen Sie eine Freitextbestellung an: Fall 1: Der gewünschte Artikel befindet sich in keinem der Kataloge im System, Angebote wurden eingeholt (bis 500 Euro netto ist keine Angebotseinholung erforderlich (Direktkauf*); bis Euro netto reicht ein Vergleichsangebot) und die *Bestellung soll direkt an die Firma übermittelt werden (Stichwort „Selbstbeschaffung“ im Lieferantentext erforderlich!) Fall 2: Der gewünschte Artikel soll von einer Vergabe- bzw. Beschaffungsstelle bestellt werden Fall 3 (nur für die Bereiche F1-F3/Kernbereich): Es wird eine nachträgliche Bestellung zur Rechnungs- erfassung benötigt (Stichwort „nur zur Rechnungserfassung) im Lieferantentext erforderlich!)

Um ein bestimmtes Kontierungsobjekt für die gesamte Bestellung voreinzustellen, das durch den Einkauf belastet werden soll, muss mit einem Klick auf „Details anzeigen“ vor dem Bestellvorgang der entsprechende Innen- auftrag (599xxxx) bzw. Kostenstelle (19xxxxxx) mitgegeben werden.

In das freie Feld lässt sich nun die Kostenstelle (K – Kostenstelle) bzw., nach entsprechender Auswahl eines anderen Kontierungstyps, auch ein Innenauftrag (F - Auftrag) o. ä. eintragen.

Unter lassen sich diverse Angaben für jeden Einkaufswagen individuell anpassen (siehe nächste Seite).

Erweiterte Angaben: - Rechnungsadresse - Telefonnummer des Ansprechpartners - -Adresse des Ansprechpartners - die Abladestelle für die zu bestellende Ware können hier für den aktuellen Einkaufswagen (oder später auch in jeder einzelnen Position) individuell angepasst werden.

Um nun die 1. Position bzw. den 1. Artikel des Einkaufswagens zu beschreiben, klicken Sie bitte auf Anforderung beschreiben

Die Felder sind wie folgt zu befüllen: Kurze Beschreibung des gewünschten Artikels Menge Nettopreis (Stückpreis, ohne MwSt.) Produktkategorie = Sammelbegriff Hinweis: Mit einem Klick auf den Pfeil hinter einem „Dropdown-Feld“ und durch einen Klick auf die drei lassen sich weitere Mengeneinheiten sowie Produktkategorien auswählen.

1.1. Durch einen Klick auf wird die Position; hier:„Skelett“ zum aktuellen Einkaufswagen hinzugefügt Hinweis: Um für diesen Einkaufswagen weitere Positionen hinzuzufügen, klicken Sie erneut auf das Feld und wiederholen den Vorgang wie ab Seite 6 beschrieben.

Mit einem Klick auf die gelangen Sie direkt in die Details zur jeweiligen Position.

Mit einem Klick auf die jeweiligen Bereiche öffnen sich die Reiter und weitere Eintragungen sind möglich (siehe ff. Seiten)

Folgende voreingestellte Angaben lassen sich nach Bedarf u. pro Position abändern: Menge Nettopreis (Stückpreis, ohne MwSt.) MwSt * Rechnungsadresse Telefonnummer -Adresse Abladestelle, an die die bestellte Ware vertragen werden muss * Steuerkennzeichen: Die im Schulbereich verwendeten Steuerkennzeichen beginnen i.d.R. mit „Z“. Wenn es jedoch um eine Bestellung für eine Sport- bzw. Schulschwimmhalle handelt, so sind die Steuerkennzeichen mit „X“, Mensen mit „V“ zu verwenden (BgA = Betrieb gewerblicher Art, aufgrund Fremdvermietungen an Vereine usw.).

Im Reiter „Kostenzuordnung“ können Sachkonto, Kostenstelle bzw. Innenauftrg ergänzt/abgeändert werden.

Welche Angabe kommt in welches Textfeld: Lieferantentext = Detailliertere Angaben zum bestellten Artikel (Farbe, Größe, Spezielles) Interne Notiz =Angaben für Vergabe- bzw. Beschaffungsstellen und Ihre Kundenbetreuung. Bitte beachten Sie, dass eine Bearbeitung der gewünschten Artikel für die Kundenbetreuung, bzw. die Vergabestellen nur möglich ist, wenn die Artikel bestmöglich (z. B. Angabe einer Artikelnummer, Hersteller, Internetadresse oder detaillierte Be- schreibung) eingegeben sind. Öffnungszeiten =Angaben der Öffnungszeiten a. d. Schule (vor allem i. d. Ferien) ACHTUNG: Die Textfelder „Frage 1 Katalog“ und „Frage 2 Katalog“ befüllen Sie bitte NICHT bei Freitextbestellungen. Diese sind lediglich bei manchen Katalogabrufen zu befüllen.

Wenn der Lieferant bekannt ist, so muss dieser hier mitgegeben werden. Zwingend erforderlich bei Freitextbestellungen, die direkt an die Firmen übermittelt werden sollen UND bei Freitextbestellungen zur Rechnungserfassung* ( * nur Bereiche F1-F3 bzw. Kernbereich) Der Wunschlieferant ist ausschließlich über das Fernglas zu ermitteln!

Name des Einkaufswagens: Hier kann dem Einkaufswagen ein individueller Name mitgegeben werden, um ihn später über die Funktion „Status prüfen“ leichter finden zu können Notizen für Genehmigung: Hier sind LEDIGLICH Mitteilungen an die Anlagen- verwaltung mitzugeben, z. B. wenn Sie aus Spenden etwas anlagenrelevantes beschaffen möchten, sowie den künftigen Standort (Versicherung)!

Zu guter Letzt: = Update der eingegebenen Daten = prüft auf Fehlermeldungen und Hinweise = merkt den Warenkorb für eine spätere Weiterbearbeitung (empfiehlt sich generell nach ca. ½ Std. Bearbeitung) zur Sicherung = übermittelt die Freitextbestellung der Kundenbetreuung bzw. dem Team BK zur weiteren Bearbeitung

Wichtig: Erst wenn die Meldung „Aktion erfolgreich durchgeführt“ zu sehen ist, ist der Einkaufswagen beim Klick auf oder auch wirklich bestellt bzw. gemerkt!