„Eingangsdokumente in teamwork“ Monika Kremer dig it! Inhouse-Präsentation 17. September 2008

„Eingangsdokumente in teamwork“ theoretischer Einstieg * graphische Darstellung des internen Ablaufs in 2 Schritten * praktische Erläuterung an ausgewählten Beispielen kreditorische Eingangsdokumente in teamwork – Monika Kremer –

„Eingangsdokumente in teamwork“ im Nachfolgenden soll visuell der Ablauf der internen Bearbeitung von Dokumenten im Speziellen: der Kreditorenbelege einfach, übersichtlich und beispielhaft dargestellt werden der Grundsatz der doppelten Buchführung lautet: „KEINE BUCUHNG OHNE BELEG“ kreditorische Eingangsdokumente in teamwork – Monika Kremer –

„Eingangsdokumente in teamwork“ kurze Begriffserklärung mit Eselsbrücke: Debitor = Kunde = AusgangsRechnungen wir haben eine Forderung... wir bekommen Geld Kreditor = Lieferant = EingangsRechnung wir haben eine Verbindlichkeit... wir müssen bezahlen kreditorische Eingangsdokumente in teamwork – Monika Kremer –

„Eingangsdokumente in teamwork“ (m)eine Eselsbrücke: im deutschen Alphabet steht D( ebtior ) vor K( reditor ) F( orderung ) vor V( erbindlichkeit ) kreditorische Eingangsdokumente in teamwork – Monika Kremer –

„Eingangsdokumente in teamwork“ bei dig-it! und in teamwork werden a l l e Dokumente digital verarbeitet, ob als... Nachricht... Vertrag... Kassenbeleg... Ausgangs- bzw. EingangsRechnung... Lieferschein... oder als... Gutschrift... kreditorische Eingangsdokumente in teamwork – Monika Kremer –

„Eingangsdokumente in teamwork“ bei der Verarbeitung der Dokumente müssen wir 2 Vorgänge unterscheiden : 1. die Archivierung der Dokumente und 2. die Verbuchung der kreditorischen Eingangsdokumente

„1. Archivierung der Eingangsdokumente in teamwork“ kreditorische Eingangsdokumente in teamwork – Monika Kremer –

„1. Archivierung der Eingangsdokumente in teamwork“ kreditorische Eingangsdokumente in teamwork – Monika Kremer – ● das Dokument landet als Fax oder Mail oder als Scan in einem der zuvor genannten Postkörbe und wird von hier aus durch Klicken auf das Disketten-Symbol hochgeladen

„1. Archivierung der Eingangsdokumente in teamwork“ ● die vorhandenen Felder müssen geprüft und ausgefüllt werden ● Besonderheit bei Kassenbelegen: Ein-/Ausgang bezieht sich hier auf die Art des Dokuments aus Firmensicht

„1. Archivierung der Eingangsdokumente in teamwork“ noch mal zum besseren Verständnis: die Auswahl Eingang bzw. Ausgang bezieht sich auf die Art des Dokuments aus Firmensicht ! - Eingang = Dig it! Belegempfänger (Geldgeber) - Ausgang = Dig it! Belegaussteller (Geldempfänger) (entgegengesetzte buchhalterische Logik, da die Archivierung des Dokuments ansteht)

„1. Archivierung der Eingangsdokumente in teamwork“ die importierten... also... archivierten Dokumente sind jederzeit im teamwork-Modul vorgang unter dem betreffenden Dokumenttyp der entsprechenden AID anzeigbar kreditorische Eingangsdokumente in teamwork – Monika Kremer –

„Eingangsdokumente in teamwork“

„2. Verbuchung der Eingangsdokumente in teamwork“ kreditorische Eingangsdokumente in teamwork – Monika Kremer –

„2. Verbuchung der Eingangsdokumente in teamwork“ ● das archivierte Dokument wird mit den zuvor eingegebenen Informationen angezeigt und kann nun entsprechend verbucht werden

– Besonderheit bei Kassenbelegen: – Zahlart: BAR als Voreinstellung – Belegprüfung ergibt ein Ausgangs- statt einem Eingangsdokument > – vor der Verbuchung: Äderung in neuem Fenster in der AID ---> Modul Vorgang ---> Kassenbeleg anzeigen ---> durch Klicken auf ändern ---> speichern – „neu laden“ des offenen Verbuchungsfenster erforderlich, dann korrekte Buchung möglich

„2. Verbuchung der Eingangsdokumente in teamwork“ ● hier ein Beispiel für eine Splittverbuchung ● teamwork rechnet automatisch den jeweiligen Restbetrag zum Gesamtwert aus, User- Kontrollmöglichkeit ● eine Verbuchung ist nur möglich, wenn die Summe der Teilbeträge gleich dem Gesamtwert ist

„2. Verbuchung der Eingangsdokumente in teamwork“ kreditorische Eingangsdokumente in teamwork – Monika Kremer – ● hier ein Beispiel für eine EingangsRechnung

„2. Verbuchung der Eingangsdokumente in teamwork“ kreditorische Eingangsdokumente in teamwork – Monika Kremer – ● hier ein Beispiel für eine Gutschrift ● teamwork ändert automatisch das Betrags-Vorzeichen, wenn bei der Archivierung der Dokumenttyp: Gutschrift gewählt wurde

„2. Verbuchung der Eingangsdokumente in teamwork“ teamwork erzeugt nach dem Verbuchen mehrere Buchungssätze diese sind im Modul: finanzen sichtbar will ich die Buchungen zu einem Kreditoren sehen, AID ---> finanzen ---> Kreditor ---> Bu-sätze anzeigen Beispiel: Otto office (AID0069)

„Verbuchte Eingangsdokumente in teamwork“

„2. Verbuchung der Eingangsdokumente in teamwork“ teamwork erzeugt nach dem Verbuchen mehrere Buchungssätze diese sind im Modul: finanzen sichtbar will ich Buchungen unserer Firma sehen, AID > finanzen ---> Auswahl Dokumenttyp ---> Bu-sätze anzeigen Besonderheit: durch Klicken auf ein Konto, kann ich mir alle Buchungen zu diesem anzeigen

„Verbuchte Eingangsdokumente in teamwork“

„Eingangsdokumente in teamwork“ Vielen Dank!

„Eingangsdokumente in teamwork“ Nice to have * allgemeine Bu-maske: - da der Gesamtwert ein Mussfeld ist, wäre nach Füllung eine automatische Übernahme in das Feld Betrag sinnvoll * bei Splittbuchungen: - Curser bitte mit Fokus auf das Feld Filter - wenn Bu-satz hinzufügen, dann bitte auch Bu-satz löschen ermöglichen * bei Kassenbuchungen: - Wechelmöglichkeit zwischen Aus-/Eingang für Dokumente in die Bu-maske einfügen * bei Auswertungen: - Kontenansicht über alle Konten ermöglichen mit Auswahl über Kto-Nr. und Zeitraum