C9-2 Fortschrittskontrolle und Projektsteuerung Alle Maßnahmen, die zur (Über-)Erreichung der Projektziele führen und dabei helfen die Auswirkungen von Planabweichungen zu beseitigen oder zu mildern.

Warum Projektsteuerung? Durch aktuelle Information können Korrekturmaßnahmen zeitnah erfolgen Rechtliche Aspekte werden erfüllt Die Koordination zwischen Leistung, Terminen und Kosten erlaubt Adaption an eintretende Ereignisse 2

Was gehört zur Projektsteuerung? 3

Wer findet wo welches Dokument Sicherstellen der Aktualität Leichte Auffindbarkeit garantieren Projektfortschritte und –ergebnisse nachvollziehbar machen Richtigkeit, Vollständigkeit und Angemessenheit beachten Projektoffice sollte für einheitliches, zentrales Berichtssystem sorgen. Projekthandbuch/Projektakte nicht gleich Projektmanagment-Handbuch. 4 Dokumentation

5 Beispiel: Projektakte

Regelmäßige, geplante Statussitzungen – Je kürzer das Projekt, desto häufiger die Termine – Persönliche Treffen ermöglichen Beseitigung von Unklarheiten, Maßnahmen können sofort besprochen werden. – Im Krisenfall Frequenz erhöhen Persönliche Gespräche – Unumgänglich, um die Stimmung im Projekt zu erfassen („weiche“ Information) 6 Kommunikation

Möglichst zentral aufgehängt, um Wildwuchs und Ausuferung zu verhindern Berichte enthalten die Ergebnisse der laufenden Projektarbeit, sind in die Vergangenheit orientiert Protokolle enthalten Entscheidungen und Aufgaben -> Verdichtung an Hierarchiestufe anpassen 7 Berichtswesen Kommunikation

8 Bedarfsmatrix Berichtswesen

Cockpit-Berichte Typische Berichtsbestandteile – Kosten, Termin und Qualitätsberichte – Probleme, Risiken und Ursachen Weitere Darstellungsmöglichkeit sind Ampelberichte 9 Beispiel: Projektbericht

Voraussetzung: Realistische Meilensteine Regelmäßige Abschätzung, wann MS fertiggestellt wird Ergibt Trendaussage Bespiel mit Ampel und Fertigstellungsgrad 10 Beispiel: Meilenstein-Trendanalyse

Grundlage sind die Arbeitspakete des Projektplans Fragen hierzu können unter anderem lauten: – Arbeitspakete, die seit letzter Statussitzung fertigstellt wurden – Beginnende Arbeitspakete – Schwierigkeiten bei Arbeitspaketen und Auswirkungen – Änderung von Arbeitspaketen und Auswirkungen – Aktuelle Kosten- und Termindaten Schlüssel ist Vergleich von Ist- und Sollwerten 11 Maßnahmen

12 Beispiele: Maßnahmen