1 „Internes Kontrollsystem bei kommunalen Versicherungsgeschäften“ 2. Dezember 2014 Dr. Gerhard Pircher WP/Stb

NÖ. Gemeindeberatungs- und SteuerberatungsgesmbH2 Alle Maßnahmen und Vorkehrungen mit dem Ziel der: Bewahrung und Sicherung des Vermögens Zuverlässigkeit des Rechnungswesens Verbesserung der Effizienz der Abläufe (und Steigerung der Leistungsfähigkeit) Sicherstellung der betrieblichen Überwachung und Kontrolle Einhaltung der Geschäftspolitik Einhaltung der Gesetze Allgemein

3 Planung 1.Festlegung von Verantwortlichkeiten –Informations- und Berichtssystem –Dokumentationssystem 2.Festlegung von Regeln für den Ablauf –Beginn –Laufende Kontrolle –Ende/Verlängerung

4 Beispiel für Informations- und Berichtssystem Kleine Gemeinde Bürgermeister Amtsleiter (ev. Kassenleiter) Größere Gemeinde Bürgermeister Stadtamtsdirektor/Amtsleiter Abteilungsleiter 1 Abteilungsleiter 2 Abteilungsleiter 3

5 Beispiel für Dokumentationssystem 1.Zentral gegliedert nach (beispielsweise) –Vermögensschäden –Haftpflicht –Gegenstand 2.Dezentral –Zentrale allgemeine Ablage –Dezentrale Ablage in jeweiliger Abteilung 3.Inhalt (Beispiel) –Gegenstand, Risiko, Schadenssumme, Versicherer, Zuständigkeit, etc. 4.Physisch/Digital

6 Beginn 1.Auswahl möglicher externer Dienstleister -> Definition der Konditionen (+ Dokumentation!) 2.Auflistung und Bewertung möglicher Risken : ->Dokumentation 3.Festlegung der Risken, die tatsächlich versichert werden sollen -> Dokumentation der Begründung (Aufnahme/Ablehnung) 4.Ausschreibung/Auswahl des Versicherungsunternehmens -> Dokumentation

7 Beginn 5.Genehmigungsprozesse in der Gemeinde (Externer Dienstleister und Versicherung) 6.Anlage Dokumentations- und Berichtssystem

8 Auflistung und Bewertung möglicher Risken Objektversicherungen (v.a. Gebäude, Kfz,…) Subjektversicherung (Versicherung bestimmter Personen, Mitarbeiter, etc.) Risikobeurteilung (Häufigkeit, Schadensvolumen, Sanktionen, etc.)

99 Laufende Kontrolle 1.Einhaltung Konditionen externer Dienstleister -> Bericht 2.Regelmäßiges Abstimmungsgespräch (1 x p.a.?) -> Bericht 3.Einhalten Konditionen der Versicherung (wenn nicht durch Makler) -> Bericht 4.Regelmäßige (1 x p.a.?) Evaluierung der Rahmenbedingungen der Grundlagenentscheidung (Änderung von Objekten, Subjekten, Änderung der Einschätzung des Bedrohungspotentiales = Risiko) -> Bericht

10 Ende/Verlängerung -> Zusammenschau von Punkt 1 und Punkt 2 Achtung: Rechtzeitige Befassung mit dem Thema

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