Wiener Archivinformationssystem WAIS Heinrich BERG

Archivierung „ Diesen Brief soll man hüten wie Gold!“

Urkunden Akten Bücher Handschriften Pläne Fotos Elektronische Unterlagen Unsere Bestände

Stand der digitalen Archivierung in Österreichischen Archiven (Zwischen)Archivierung durch EDV-Verwaltung Wechsel der Datenhoheit im laufenden Aktenführungssystem Eigenes Archivinformationssystem (konventionelles und digitales Archivgut)

EDV in der Aktenführung im Wiener Magistrat 1984 Protokollsystem IBS (DEC VAX) Verbunden mit Textverarbeitung, Mailfunktion 1990 Protokollsystem PROFI Dezentralisierter PC-Einsatz PC Office Produkte 1998 Fabasoft Components Beginn der Elektronischen Aktenführung „Rezentralisierung“ ELAK: genehmigter Workflow DMS: Arbeitsinstrument – nicht authentisch

Ausgangssituation 2002/2003 Arbeitsgruppe ARCHe: Digitale Langzeitarchivierung Auftrag zur Umsetzung durch den Magistratsdirektor-Stellvertreter Beschaffung eines Systems Konzentration auf den gegenwärtigen Stand der Aktenführung

2002 ISAD (G) als Erschließungsstandard im WStLA festgelegt Erschließungstiefe je nach Notwendigkeit –Minimum: Bestand, Serie –Nach unten offen Standardisierung

Archivische Erschließung von Akten Prozessgenerierte Information Prozesssteuernde Funktion Durch den Geschäftsprozess determiniert Wahrung des Kontexts: Provenienzprinzip

Archivwissenschaft I/8 Folie 9 Akt Teilbestand Serie Teilserie Akt Einzelstück Bestand Teilserie Akt Serie Akt Einzelstück ISAD (G)

Archivwissenschaft I/8 Folie 10 ISAD(G) Identifikation Kontext Inhalt und innere Ordnung Zugangs- und Benutzungsbedingungen Sachverwandte Unterlagen Anmerkungen Beschreibung der Archivierung

WAIS Umfassender Ansatz zur Unterstützung der Tätigkeit des Archivs für Papier in gleicher Weise wie für digitales Archivgut Weitgehend generisch für jeden Typ von Archivgut erstmals in einem Österreichischen Archiv

Ausschreibung 2004 –kein fertiges Produkt am Markt Ausschreibung 2005 –4 Anbieter –Zuschlag an SER/Startext Juni 2005 –Abnahme Juni 2006 –Ausbau Webmodul 2007 Beschaffung

Organisationsstrukturen Aufgaben Unterlagen Bewertungsentscheidungen ~ ISAAR (CFP) WAIS: Funktionalität

Erschließungsinformation: „Radikale Vereinfachung“ –ISAD-Elemente Thesaurus –Person, Rolle –Ort –Sachen „Lexikon“ WAIS: Funktionalität

Lagerverwaltung für konventionelles Archivgut –Archivdepot Zeiger auf Speicher für digitales Archivgut –ITA Server –EMC² Centera WAIS: Funktionalität

Archivgutverwaltungs- Client Verzeichnungs- Client Webmodul (Browser) VERA- Server Verzeichnungs- Datenbank Recherche- Datenbank Webserver Export Administratoren- Tools Druckservice ITA- Server Import Export & Import WAIS Architektur

Digitale Archivierung in WAIS Archivobjekt –Authentisch –In sich abgeschlossen –Unveränderbar –Containerformat z.B. EDIAKT-Objekt aus Fabasoft Components „Wiener“ Fachdaten: Adressen, Grundbuchdaten Auslesen von XML-Metadaten über CSS Speicherung von Stylsheets auf Serienebene

Derzeitiges Projekt: Archivieren von PROFI-Daten (ca ) –Nur Metadaten –Aus dem Ursprungssystem in HTML konvertiert –Weiterkonversion nach XML –Archivieren als XML-Objekte Digitale Archivierung in WAIS

Zumeist auf der Ebene des Stücks Komplexität von Akten –Akt –Geschäftstück –Beilage(n) Zusammenhang durch physische Struktur hergestellt Hoher Aufwand für retrospektive Darstellung der Strukur Retrodigitalisierung

Metadaten Verzeichnungs- einheit MD5 VERA Verzeichnungs-Server Digitales Dokument ITA Server ITA-ID Verzeichnungs- Datenbank Import digitaler Dokumente

XML-Dokument ISADG311_SIGN ISADG312_TITEL ISADG313_LAUFZEIT... DB - Tabelle DocKeyBLOBISADG311_SIGNISADG312_TITELISADG313_LAUFZEIT... Akt 01 Speicherung von XML- Dokumenten

Öffnen digitaler Dokumente Verzeichnungs- einheit MD5 VERA Verzeichnungs-Server Digitales Dokument ITA Server ITA-ID Verzeichnungs- Datenbank = Öffnen digitaler Dokumente Metadaten