Projekt Geschäftsprozessoptimierung im Allgemeinen Sozialdienst Vorstellung im JHA Landkreis Goslar 26. Juni 2014

GEBIT Münster GmbH & CO KG IT-Unterstützung Sozialer Arbeit Sozialwissenschaftliche Analysen Qualifizierung Fort- und Weiterbildung Fach- und Organisationsberatung Folien Nr.2 von 16

Inhalt Der Prozess 1 2 Empfehlungen der GEBIT Münster 3 Die Zentralen Ergebnisse Folien Nr.3 von 16

DER PROZESS Folien Nr.4 von 16

Der Prozess  Workshop Klärung der Veränderungsbedarfe/ Ansatzpunkte, an denen gearbeitet werden soll  Auftakt zur Geschäftsprozessoptimierung  Geschäftsprozessoptimierung als Prozess – Zwei Leitungsworkshops -Fünf Arbeitsgruppenworkshops -Drei Steuerungsgruppen -Präsentation der Ergebnisse/des Arbeitshandbuches  Ergebnis: Arbeitshandbuch 1. Version/Endbericht  Umsetzungsbegleitung – Sechs Arbeitsgruppentreffen -Sechs Leitungstreffen -Eine Steuerungsgruppe  Ergebnis: Arbeitshandbuch Endversion  Abschlusspräsentation Folien Nr.5 von 16

DIE ZENTRALEN ERGEBNISSE Folien Nr.6 von 16

Ausgangslage  Fallzahlen im IBN-Vergleichsring ca. im Mittel mit wenigen Ausnahmen  Ausgaben bzw. Kosten pro Fall im IBN-Vergleichsring (abhängig von Entgelt oder Verweildauer) deutlich niedriger als in den Vergleichs-Gebietskörperschaften  Engagierte, aber z.T. verunsicherte MitarbeiterInnen  Unklare Verfahren; unklare Formulare  Gefühl von Überlastung, aber unklarer Personalbedarf Folien Nr.7 von 16

Verlagerung der Steuerungsverantwortung Ziel  Der Steuerungsrahmen ist in Rolle, Aufgabe und Verantwortung festgelegt unter Berücksichtigung der Ressourcenschonung durch Verantwortungsverlagerung bei allen Beteiligten und Leitungsebenen  Ergebnis -Stationäre und teilstationäre HzE auf FGL -Ambulante HzE auf SachbearbeiterInnen ASD -Weiterhin Einbeziehung PAKD-Leitung und FDL in besonderen Fallkonstellationen -Unterscheidung von „einfachen“ und „schweren“ Fällen und entsprechende Einbeziehung der jeweiligen Leitungsebene Folien Nr.8 von 16

Verwaltungsassistenz Ziel  Erhaltung der bürgerfreundlichen Zugänge zu den Leistungen des Allgemeinen Sozialdienstes (ASD) bei gleichzeitiger Erhaltung/ Verbesserung der Arbeitsbedingungen Bürgerfreundlichkeit ist, wenn die Bürger aktuell eine kompetente Auskunft zu ihrem Anliegen bekommen und erfahren, wie weiter damit umgegangen wird. Ergebnis  Einsatz einer Verwaltungsassistenz im Jugendamt für den ASD  Entlastung des ASD von Verwaltungstätigkeiten  Verbesserung bzw. Beibehaltung der Erreichbarkeit des ASD für den Bürger Folien Nr.9 von 16

Beratungen gem. §§ SGB VIII Ziel  Die Beratungsgrundlagen und – möglichkeiten sind BürgerInnen und BeraterInnen bekannt. Die BürgerInnen erhalten das für Sie erforderliche Unterstützungssetting Ergebnis  Trennung der unterschiedlichen Formen der Beratung -Allgemeine Beratung zu eingrenzbarem Problem -Formlose Betreuung/Kontrolle (Grauzone zu Kindeswohlgefährdung) -Lebenspraktische Unterstützung („Jugendamtsadel“; Zyklische Krisen)  Zuständigkeit der fallführenden Fachkraft des ASD ausschließlich bei klar eingrenzbaren, erzieherischen Problemen, die in zwei bis drei Beratungskontakten gelöst werden können. Anschließend Weiterleitung für tiefergehende Klärungsprozesse an andere Beratungsstellen, z.B BEKJ  Festlegung von Standards für Trennungs- und Scheidungsberatung Folien Nr.10 von 16

Fallablauf Hilfen zur Erziehung und Eingliederungshilfe Ziel Die MitarbeiterInnen wissen um die fachlichen Standards im Rahmen des Hilfeplanprozesses und setzen diese einheitlich um. Die Familien erfahren bei allen MitarbeiterInnen des ASD die gleiche Art der Hilfeplanung. Ergebnis  Trennung der sozialpädagogischen Diagnose und Planung der Hilfe  Festlegung von Mindeststandards in Bezug auf Inhalte, Dokumentation und Abläufe  Festlegung der kollegialen Beratung als Instrument zur Bedarfseinschätzung  Fallführende Fachkraft steuert und verantwortet die Hilfe  Kernstück der Hilfesteuerung: Hilfeplanung anhand von Zielen und der regelmäßigen Überprüfung der Zielerreichung. Ziel ist vor allem die ständige Überprüfung des Bedarfs, der Mitarbeitsbereitschaft, der Hilfeerbringung und damit, ob die Hilfe noch notwendig und geeignet ist.  Beendigung einer Hilfe wird als eigenständige und relevante Phase im Hilfeprozess definiert: Rückschau auf Durchführung und Erfolg der Hilfe  Hilfemaßnahmen nur bei Leistungsanbietern mit Zulassung gem. § 35 a SGB VIII und spezifischem Angebot gem. § 35 a SGB VIII Folien Nr.11 von 16

Umsetzungsbegleitung Ziel Die im Rahmen der Geschäftsprozessoptimierung erarbeiteten und im Arbeitshandbuch festgelegten Standards sind in der Praxis erprobt und ggfs. angepasst. Die Standards sind damit praxistauglich und werden einheitlich umgesetzt. Unklarheiten für die MitarbeiterInnen wurden beseitigt Ergebnis  Alle Formulare vereinheitlicht  Ständige Anpassung des Arbeitshandbuches bei Unklarheiten der Umsetzung  Rückkoppelung der Ergebnisse mit den Leitungskräften  Überprüfung der Einbindung der Empfehlungen des Landesrechnungshofes Folien Nr.12 von 16

Hinweis  Die erarbeiteten Fachstandards ergeben ggfs. einen veränderten Personalbedarf.  Aussagen zum Personalbedarf sowie zu Leitungsanteilen waren laut Auftrag im Rahmen des vereinbarten Prozesses nicht zu treffen und auch nicht zu berechnen. Folien Nr.13 von 16

EMPFEHLUNGEN DER GEBIT MÜNSTER Folien Nr.14 von 16

Empfehlungen  Anpassung des Arbeitshandbuches und Kompatibilität mit Fachlichen Konkretisierungen/Dienstanweisungen  Weiterführung eines Gremiums zur fachlichen Diskussion und Weiterentwicklung der Arbeitsstandards  Anpassung der Standards an die neue Organisationsstruktur -Heimspezialdienst -Schulspezialdienst  Kompatibilität herstellen zwischen neuem Info 51 und Standards  Prüfung der Spezialisierung der Eingliederungshilfefälle  Weiterentwicklung/Ausbau des Steuerungssystems für Leitungskräfte inkl. Jugendhilfeplanung und Controlling  Durchführung einer Personalbemessung auf Basis der umgesetzten Standards Folien Nr.15 von 16

Ich danke für Ihre Aufmerksamkeit! Folien Nr.16 von 16