ein geeignetes Instrument zur Planung und Umsetzung komplexer Aufgaben Projektmanagement ein geeignetes Instrument zur Planung und Umsetzung komplexer Aufgaben

Projektmanagement Ausgangsthese: Kompetenzen im Bereich des Projekt-managements erleichtern die Führungsarbeit und sind wichtige Instrumente für eine erfolg-reiche Planung und Umsetzung komplexer Aufgaben.

Projektmanagement Projektorganisation ist dann angezeigt, wenn die Aufgabe  begrenzbar ist  keine Routineaufgabe ist  zielorientiert ist  komplex und teamorientiert zu lösen ist  innovativ ist  handlungsorientiert ist

Projektmanagement Projektmanagement bedeutet ein Projekt/Vorhaben  zu planen  zu koordinieren  zu überwachen  zu steuern  Projektmanagement ist eine Führungsaufgabe  ... beinhaltet eine systematische Vorgehensweise  ... verlangt Technik und Methodenwissen  ... verlangt Kenntnisse der Konfliktsteuerung

Die Aufgabe der Führung Vermittlung der Ziele Notwendigkeit des Projektmanagements nicht so sondern so

Merkmale von Projekten  Klarer Auftrag  Zielvorgabe bzw. Zieldefinition  Zeitliche Begrenzung  Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben  Projektspezifische Organisation

Grundsätze des Projektmanagements  Klare Projektstruktur  Betonung der Definitionsphase  Ziele und Vorgabe sind allen transparent  Transparenz über den jeweiligen Projektstand  Schnelle Reaktion auf Störungen  Personifizierte Verantwortung

Risikoanalyse im Vorfeld Kriterien, die vor dem Start eines Projekts zu klären sind Einmaligkeit Kommt eine derartige Aufgabe nochmals vor? Bedeutung Einfluss auf Qualität; Wettbewerbssituation Risiko Schaden bei Nichterreichung der Ziele? Umfang Sind die Aufgaben mit der bestehenden Organisation lösbar? Erfahrung Vorhandene oder externe Hilfe erforderlich? Komplexität Wie weit müssen interne und externe Stellen koordiniert werden? Schwierigkeitsgrad Ressourcenlage, Termine, Leistungsumfänge?

Phasen des Projekt-managements Abschluss Definition Problemanalyse Zielklärung Projektdefinition Grobplanung Durchführbar- keitsüberprüfung Projektauftrag Projektevaluation System- implementierung Realisierung Planung Arbeitspakete durchführen Information sicherstellen Steuerung bei Abweichungen Planung aktualisieren Definition der Arbeitspakete Feinplanung Verantwortung klären Definition der Schnittstellen

Projektziele S M A R T Merkmale: – pezifisch Ziele müssen klar erkennbar und eindeutig sein. Dann wissen alle Beteiligten, was von ihnen erwartet wird. M – essbar Ziele müssen messbar sein. Man muss erkennen können, ob und inwieweit Fortschritte gemacht wurden und woran man den Zeitpunkt der Zielerreichung erkennen kann. A - usführbar Ziele müssen ausführbar und selbst erreichbar sein. Realistische Ziele erhöhen die Erfolgswahrscheinlichkeit R elevant Ziele müssen ein wichtiges Instrument zum Erreichen der Vorgaben und der Aufgaben sein. T - erminiert Ziele sollen einen Anfang und einen festgelegten End- punkt haben. Projektziele werden schriftlich formuliert.

Projektmanagement Zeit Spannungs- dreieck Inhalt Ressour- und cen Umfang

Ein Projekt ist dann erfolgreich, wenn die Projektziele erreicht sind. Projekterfolg Ein Projekt ist dann erfolgreich, wenn die Projektziele erreicht sind. Alle Beteiligten ziehen an einem Strang. Sie sind sich ihrer Aufgaben und ihrer Verantwortung bewusst. Alle Beteiligten sind in die Organisations- und Kommunikations-struktur des Projekts eingebunden. Lenkungsmanagement ist installiert: Projektleiter ist für Steuerung zuständig. Er hat das nötige Wissen und Können, sowie die Erfah- rung um eine Konfliktbewältigung durchführen zu können.

Projektmanagement „Wenn du wenig Zeit zur Verfügung hast, dann nimm dir am Anfang viel davon“ Unbekannter Projektmanager

Phasen des Projekt-managements Definition Abschluss Realisierung Planung Problemanalyse Zielklärung Projektdefinition Grobplanung Durchführbar- keitsüberprüfung Projektauftrag Projektevaluation System- implementierung Arbeitspakete durchführen Information sicherstellen Steuerung bei Abweichungen Planung aktualisieren Definition der Arbeitspakete Feinplanung Verantwortung klären Definition der Schnittstellen

Zeitplanung „Je genauer man plant, desto härter trifft einen der Zufall.“ „Managerweisheit“

Kardinalfragen des PM Was muss getan werden ?  Projektstrukturplan Was muss wann getan werden?  Projektablaufplan Wann muss wer etwas tun ?  Terminplan Wer tut was (wie viel) mit wem?  Kapazitätsplan Wo wird was getan?  Raumplan Wie wird was getan? Wie viel kostet was? (Ressourcen) Welche Unterstützung brauchen wir?

Projektplanung Risikoanalyse Planoptimierung Kostenschätzung Notfall-Plan Risikoanalyse Planoptimierung Kostenschätzung Projektstart Ressourcenplanung Auf Vorgänge verteilen Bestimmung der Dauer der Arbeitspakete (Pufferzeiten) Aufwandschätzung Ablaufplan Festlegung der Reihenfolge Projektstrukturplan Definition der Arbeitspakete

Alpen-Methode zur Zeitplanung A  Aktivitäten, Aufgaben und Termine schriftlich zusammenstellen L  Länge der Aktivitäten schätzen P  Pufferzonen reservieren E  Entscheidungen über Prioritäten und Delegationsmöglichkeiten treffen N  Nachkontrolle

Projektteam Projekt- kernteam Kompetenzen des Projektleiters: Soziale Kompetenz Fachlicher Überblick Moderationskompetenz Durchsetzungskraft im Hinblick auf Projektziele

Phasen des Projekt-managements Definition Abschluss Realisierung Planung Problemanalyse Zielklärung Projektdefinition Grobplanung Durchführbar- keitsüberprüfung Projektauftrag Projektevaluation System- implementierung Arbeitspakete durchführen Information sicherstellen Steuerung bei Abweichungen Planung aktualisieren Definition der Arbeitspakete Feinplanung Verantwortung klären Definition der Schnittstellen

Dokumentation im Projekthandbuch Projektcontrolling Unumgängliche, begleitende Maßnahme zur Überwachung der Projektabwicklung: Lernchance statt Kontrolle. Vorbeugender, geplanter Vorgang mit abgeleiteten Maßnahmen; findet mehrmals während des Projekt-verlaufs statt und wird im Team durchgeführt. Leistungscontrolling: Projektstrukturplan-Abgleich Termincontrolling: Projektablaufplan-Abgleich Ressourcencontrolling: Abgleich zwischen verbrauchten und geplanten Ressourcen Personaleinsatzcontrolling Organisationscontrolling Dokumentation im Projekthandbuch

Lernende Organisation Transparenz und offene Kommunikation Ergebnis- verant- wortung (was? wie? wann? wer?) Ziel- verein- barungen Controlling Organisatorisches Lernen Kontinuierliche Weiterentwicklung der Organisation

Regelkreis des Lernens Plan Planen des Vorgehens und Erstellung von Projektplänen Visionsdenken Mentale Modelle Team-Lernen Personal Mastery Systemdenken Review Lernen und Überprüfen Der Umsetzung, Entwicklung von Ver- Besserungspotentialen, Änderung der Um- setzungsstrategie Deploy Umsetzung der Pläne und Durchführung des Projekts

Lernende Organisation Wandel ist ein Normalfall Wandel ist ein Teil des Systems in der Organi- sation Wandlungsfähigkeit wird als generelle Kompe- tenz angesehen

Literatur Schelle, Heinz: Projekte zum Erfolg führen, dtv Dyrda, Klaus Innovationen erfolgreich organisieren – Pädagogisches Projektmanagement an Schulen, Gabal Hemmrich/Harrant Projektmanagement, Hanser Kraus/Westermann Projektmanagement mit System, Gabler Berger/Schubert Projektmanagement, Manz