1 Vertragsmanagement Übung zur Vorlesung Vertragsmanagement

2 Welcher Lösung geben Sie den Vorzug? Schlanker Vertrag oder ausführliches Vertragswerk? Tipp: ausführlich alles zusammentragen (gerade z.B. bei Verträgen mit / in USA, welches Recht gilt hier ?) Es ist komfortabler, wenn alles zentral nachlesbar ist Übung Vertragsmanagement

3 Welches Grundeinstellung und welches Selbstverständnis ist Voraussetzung für Vertragsmanagement? Wichtig ist der Wille, alle Gesetze und Vertragspassagen einzuhalten. Der Fachbegriff für Gesetzes- und Vertragstreue lautet: Compliance Übung Vertragsmanagement

4 Strukturieren Sie die Elemente des Vertragsmanagements im Sinne von Ordnungssystemen! Objekte Verträge Akten Partner Daten- verarbeitung digitale Akte Dokumenten- management Fristen- management Optionen and Tools Volltextsuche Berechtigungen Reporting Übung Vertragsmanagement

5 Vertragsmanagement Im Vertrag vereinbaren Sie, dass das Fahrzeug den anerkannten Regeln der Technik entsprechen muss. Wo liegt das vertragsrechtliche Problem?  welcher Stand ist gemeint, Stand der Technik zum Abschlusszeitpunkt oder zum Zeitpunkt der Übergabe  ggf. unkalkulierbare Risiken aus neuen Anforderungen  Zulassungszeiten bis zu 48 Monate (technischer Fortschritt)  keine exakte Definition Übung Vertragsmanagement

6 Welche Gestaltungs- und Ausstattungsmerkmale können Gegenstand des Vertragsmanagements bei Straßenbahnfahrzeugen sein? Sitzlandschaft / Haltestand Decke und Beleuchtung Seitenwandverkleidung Sitzkästen Außentüren inkl. Rollstuhlrampen Fahrraumrückwand Fahrerarbeitsplatz Übung Vertragsmanagement

7 Vertragsmanagement Welche Behörde kann richtig Stress machen? EBA entwirft neue Richtlinien ist mit vorgelegten Nachweisen nicht zufrieden Übung Vertragsmanagement

8 Vertragsmanagement Wie nennt der Kunde fehleranfällige Schienenfahrzeuge? grüne Bananen - die reifen beim Kunden - Übung Vertragsmanagement

9 Worauf ist beim Controlling zu achten, wenn es erfolgreich sein soll? Es muss ein Frühwarnsystem sein die Daten und Zahlen müssen erstens erhoben werden und zweitens an die richtigen Adressaten verteilt werden es soll Lotse sein und Hilfestellung anbieten und nicht „Vertreter der Anklage“ sein Die Informationen müssen früh fließen, damit noch Zeit zum Gegensteuern bleibt und es nicht eine „Heckwasserbetrachtung“ bleibt. Übung Vertragsmanagement

10 Welche Risiken sehen Sie bei fehlendem Vertragsmanagement? Verstoß gegen gesetzliche Vorschriften Risiken der Fehl-Nutzung von zu vielen Freiheiten und fehlender Kontrolle Verlustrisiken Imagerisiken keine Revisionssicherheit Übung Vertragsmanagement

11 Im Kapitel Kostenmanagement haben wir über LCC gesprochen. Wofür stand diese Abkürzung und was hat LCC mit Vertragsmanagement zu tun? LCC = Life Cycle Costs kann zur Sollbeschaffenheit erklärt werden und es kann sanktioniert werden, falls der Kostenwert nicht erreicht wird. Übung Vertragsmanagement

12 Übung Vertragsmanagement

13 Was ist der zentrale Meilenstein bei Herstellung und Vertrieb von Schienenfahrzeugen? Die Abnahme/Übergabe an den Kunden Hat der Hersteller das Fahrzeug vertragsgerecht erstellt, hat er das Recht auf Abnahme. Übung Vertragsmanagement

14 Wodurch entstehen die Probleme im Vertragsbereich? niemand denkt an worst case jeder denkt an Abschluss und Umsatz und will die Verhandlungsfortschritte nicht mit “klein-klein“ erschweren Vertrieb & Technik preisen Leistungen, die so kaum zu erbringen sind Übung Vertragsmanagement

15 Nennen Sie beispielhaft Rechte des Auftragnehmers bei Leistungsstörungen! Zurückbehaltungsrecht Verzugszinsen berechnen Rücktritt Schadenersatz (bei Verschulden des Auftraggebers) Kündigung Übung Vertragsmanagement

16 Was ist unvollständig an der freundlichen Kundenorientierung der Ingenieure? Richtig ist, sich an zukünftigen Rechnungen zu orientieren und nicht daran, dem Kunden „karierte Maiglöckchen“ zu programmieren – und das schon bloß nicht “for free“. Schulde ich das, muss die Frage lauten. Wenn ich es nicht schulde, muss es extra bezahlt werden. Übung Vertragsmanagement

17 Warum ist die Liquiditätsebene des Vertrages (Zahlung der offenen Rechnungen) so wichtig? Es kommt nicht nur auf die Rechnungsstellung an, sondern auch oder gerade darauf, dass Geld fließt, um Mitarbeiter und Vorlieferanten bezahlen zu können. Was hilft die „schönste Rechnungsstellung“, wenn der Rechnungsempfänger nicht zahlt. Übung Vertragsmanagement

18 Nennen Sie Rechte des Auftraggebers bei Leistungsstörungen! Vertragsstrafe (z.B. bei verspäteter Auslieferung) Zurückbehaltungsrecht Nacherfüllung Minderung / Rücktritt Schadenersatz Kündigung Übung Vertragsmanagement

19 Welcher Ausdruck ist ‚umfangreicher‘? Garantie oder Gewährleistung? Garantie: geht oftmals über die Gewährleistung / das gesetzlich geschuldete Maß hinaus Übung Vertragsmanagement

20 Was ist eine lock-in-Situation beim Kauf eines Wirtschaftsguts und wie sieht ein lock-in bei Schienenfahrzeugen aus? Drucker günstig - Farbpatronen teuer Kaffeemaschine günstig- Nespressokapseln teuer Schienenfahrzeug günstig- Wartung und Instandhaltung teuer Übung Vertragsmanagement

21 Welche Abteilung betreut das Vertragsmanagement? Nicht eine einzelne, hier bedarf es der Einbindung zahlreicher Abteilungen / Stabstellen. Es kommt auf die Qualität des Teams an, eine Abteilung allein kann das nicht leisten. Übung Vertragsmanagement

22 Was können Sie tun, um sich über die Geschäftspartner und deren „finanzielle Frische“ zu informieren? externe Rechercheinterne Recherche interne Quellenexterne Quellen Übung Vertragsmanagement

23 Welche Rolle spielt bei der Recherche die Seite „unternehmensregister.de“? Im elektronischen Handelsregister sind die Jahresabschlüsse deutscher Unternehmen zu veröffentlichen. Diese sind eine wichtige Informationsquelle, anhand derer die Finanzkraft beurteilt werden kann. Übung Vertragsmanagement

24 „Knackpunkte“ sind oft die Schnittstellen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer. Warum ist das so? Mitwirkungsleistungen werden nicht termingerecht nicht qualitätsgerecht nicht mengengerecht erbracht.  Behinderungsanzeige Übung Vertragsmanagement

25 Formulieren Sie Leitbilder für das Claim-Management!  Ist der Claim nicht gut genug für den Richter, ist er auch nicht gut genug für den Kunden.  Claims sind unverzüglich nach ihrem Erkennen zu bearbeiten und zu reporten. (Die Claimchancen sinken mit zunehmender Dauer, wenn positives Wissen vorhanden war, aber ohne Reaktion blieb) Übung Vertragsmanagement

26 Welche Bedeutung hat Reporting beim Claim Management? eine ganz hohe kontinuierlich sind alle eigenen und fremden Forderungen zu reporten Übung Vertragsmanagement

27 Was ist Auslöser für Claim Management? In der Regel ist der Vertrag ziemlich konkret, aber oft nicht perfekt. Der Claim nutzt die Lücken Vertrag ist : - nicht eindeutig - in sich widersprüchlich - interpretierbar - nicht umfassend  Chance für Nachtrag Übung Vertragsmanagement

28 Wie kann man Eskalation beim Claim Management vermeiden? Durch sogenanntes Alliance Contracting. Dabei erklären die Parteien schriftlich den Verzicht auf gerichtliche Entscheidungen von Streitigkeiten bzw. überhaupt auf eine Streitentscheidung durch Dritte. Übung Vertragsmanagement

29 Vertragsmanagement Welche Inhalte sind besonders claimträchtig? Bitte erstellen Sie eine Übersicht und führen im Einzelnen aus: 1.Lieferzeitenüberschreitungen (Ursachen und Auswirkungen/Projektstörungen) 2.Technische Probleme im Betrieb (Ursachen) 3.Abgrenzung der Liefer- und Verantwortungsbereiche im Konsortialgeschäft 4.Schutzrechtsverletzungen Übung Vertragsmanagement

30 Vertragsmanagement 1. Projektstörungen Claimträchtig sind Projektstörungen, die einerseits zu Mehrkosten führen, andererseits zu Projektverspätungen. Unterschiedliche Sichtweisen gibt es zwischen den Parteien hinsichtlich der Verantwortung für die Störungen und/oder deren Konsequenzen. In Deutschland kam in den letzten Jahren das unberechenbare Verhalten des Eisenbahnbundesamtes hinzu (hierzu war ja in der Presse zu allen Herstellern zu lesen, beispielsweise Siemens beim ICE, Bombardier beim Talent 2, Stadler beim Kiss ). Hier entsprechende Links:  Rail-droht-Millionenklage-in-Deutschland/story/ Rail-droht-Millionenklage-in-Deutschland/story/  zulassungsverfahren-deutsche-bahn-muss-auf-22-neue-regionalzuege- warten_aid_ html zulassungsverfahren-deutsche-bahn-muss-auf-22-neue-regionalzuege- warten_aid_ html  vor-gericht-id html vor-gericht-id html Übung Vertragsmanagement

31 Vertragsmanagement 2. technische Probleme im Betrieb Häufig ist die Ursache technischer Probleme im Betrieb umstritten. Einerseits kann die Ursache im Betrieb und der Wartung liegen, andererseits in der Konstruktion oder Fertigung. Hierzu gab es mehrere große Rechtsstreitigkeiten zwischen der DB und allen großen deutschen Herstellern (Alstom, Bombardier und Siemens). Beispiel: Signalüberfahrungen im Herbst bei S-Bahnen (ET42x): Die DB behauptete eine falsche Auslegung der Bremssysteme, die Hersteller eine unangemessene Fahrweise („Vollgas auf schmierigem Herbstlaub“) Übung Vertragsmanagement

32 Vertragsmanagement 3. Konsortialgeschäft Viele Großaufträge können nur konsortial abgewickelt werden. Dabei gibt es gelegentlich unterschiedliche Meinungen hinsichtlich der einzelnen Liefer- und Leistungsanteile und der sich daraus ergebenden Konsequenzen (ähnlich der ARGE im Baubereich) Übung Vertragsmanagement

33 Vertragsmanagement 4. Schutzrechtsverletzungen In allen Technologiebereichen werden Schutzrechte angemeldet und verletzt. Über das Bestehen, den Umfang und die Konsequenzen der Schutzrechte gibt es auch im Schienenfahrzeugbereich Streitigkeiten (jedoch in weit geringerem Umfang als beispielsweise bei Consumer Electronics). Als namhaftes Beispiel sei die chinesische Kopie des Transrapid genannt: Übung Vertragsmanagement

34 Warum hat Claim Management Konjunktur? (aus subjektiver Sicht der Hersteller) Kunden werden mäkeliger Kunden werden trickreicher Kunden zahlen schleppender die Abhängigkeit von Monopollieferanten steigt (single sourcing), das eröffnet „Spielräume“ Übung Vertragsmanagement

35 Was ist die Hauptaufgabe des Claim Managers? Sicherstellung des vertragsgemäßen Verhaltens aller Vertragspartner (wer schuldet wem was). Übung Vertragsmanagement

36 Worin besteht die Doppelaufgabe des Claim-Managers?  unberechtigte Ansprüche wegverhandeln/abwehren  berechtigte Ansprüche durchsetzen Übung Vertragsmanagement

37 Ist es hilfreich, einen Manager „Claim Management & Contract risk“ zu haben? Ja, Sie brauchen einen ‚Team leader‘, aber alle Mitarbeiter sollten in dem Thema fit sein. Übung Vertragsmanagement

38 Was versteht man unter defensivem Claim Management? nur bei gravierenden Verstößen claimen nur die tatsächliche Höhe des „Schadens“ wird eingefordert berechtigte Gegenclaims werden akzeptiert nicht alle Möglichkeiten der Claimverhütung zu 100% ausschöpfen Übung Vertragsmanagement

39 Was versteht man unter offensivem Claimmanagement? beim geringsten Anlass Claim ‚aufmachen‘ maximale bis überhöhte Forderung anmelden alle Gegenargumente ausschöpfen alle Gegenclaims grundsätzlich in Frage stellen Förderung von Claims durch Verschweigen von Fakten Übung Vertragsmanagement

40 Wie arbeiten Sie die Claims ab? systematisch untersuchen, bei welchem - Projekt - Kunden - Lieferanten - Manager Häufungen auftreten zeitnah an einen Tisch alle Claims auf einmal besprechen Übung Vertragsmanagement

41 Was gehört zur minimalen Claim Dokumentation? Datum des Eintritts der Abweichung (gefühlt oder tatsächlich) Beschreibung des Claims Begründung des Claims Bewertung / Kalkulation Nachweise / Beweise Übung Vertragsmanagement

42 Wie sieht der ideale Claim Manager (das ist mittlerweile ein eigenes Berufsbild) aus? fachlich gut harter, aber fairer Verhandler kreativ, um Lösungen zu finden kein gesteigertes Harmoniebedürfnis vermeidet (Killer-) Phrasen Übung Vertragsmanagement

43 Was könnten Sie sich unter präventivem Claim Management vorstellen? Während der Vertragsanbahnung wird vorbeugend das wechselseitig geschuldete Leistungssoll möglichst umfangreich geschärft. Übung Vertragsmanagement

44 Wie priorisieren Sie die Claims? Top-Ten-Liste Ganz oben  teure Ansprüche  zeitkritisch  gerichtliches Verfahren droht Übung Vertragsmanagement

45 Ist es besser interne Kräfte oder externe für das Claim- Management einzusetzen? Es kommt auf die Qualitäten der Person an und nicht auf intern / extern. z.B. Anwälte, die früher für Schienenfahrzeughersteller gearbeitet haben Dr. Ulrich Hagen, KonsensKanzlei Übung Vertragsmanagement

46 Wie sieht ein gut aufbereiteter und gut vorgetragener Claim aus?  genau recherchiert  genau dokumentiert  detailreich  verständlich (auch für Außenstehende)  vollständig  sachlich (ohne Kampfansage, ohne Vorwürfe, ohne Schuldzuweisung) Übung Vertragsmanagement

47 Aus welchen Bausteinen besteht ein Claim? 1)Beschreibung des Sachverhalts (Abweichung zum Vereinbarten) 2)Auswirkung der Abweichung 3)konkrete Ursache 4)Soll-Zustand gemäß Vertrag inkl. Fundort 5)Kostenwirkung / Zeitwirkung / Qualitätswirkung 6)Forderung formulieren Übung Vertragsmanagement

48 Wie lässt sich Claim Management durch Vertragsmanagement vermeiden? Klare Spezifikation von Terminen, Kosten, Leistungen Widersprüchlichkeiten und Redundanzen vermeiden lückenlose Aufzeichnung von Abweichungen Übung Vertragsmanagement

49 Wofür ist Deutschland im Bereich Claim Management weltweit bekannt? Für eine sehr „tolerante“ Handhabung bei der Erfüllung von Kundenwünschen und zwar aufpreisfrei zu eigenen Lasten. Übung Vertragsmanagement

50 Wie wichtig ist Prävention beim Claim Management? extrem wichtig, sobald sich andeutet, dass die Gefahr einer Fremdforderung im Raum steht, muss entlastendes Material zusammengetragen werden. Übung Vertragsmanagement

51 Entwerfen Sie ein Mehr-Phasen-Modell, wie Claim Management ablaufen könnte! Einbeziehung Claim Manager Definition Claim Strategie Identifikation & Dokumentation des Claims Geltend- machung VerhandlungGeldfluss Übung Vertragsmanagement

52 Was ist ein Konsortium? Ein Konsortium ist eine vorübergehende Vereinigung zu gemeinsamen Operationen. Nach Abschluss des Geschäfts wird das Konsortium wieder aufgelöst. Ein Konsortium ist eine Zweckgemeinschaft auf Zeit. Übung Vertragsmanagement

53 Wo liegen die Nachteile eines Konsortiums? gemeinsame, unbegrenzte Haftung (gesamtschuldnerisch) oftmals unzureichende vertragliche Ausgestaltung (was sich meist spät herausstellt) Komplexitätskosten bei detaillierter vertraglicher Ausgestaltung Abstimmungsbedarf kostet Zeit und Geld Übung Vertragsmanagement

54 Wo liegt der Vorteil eines Konsortiums? gemeinsam kann eine Aufgabe bewältigt werden, die für den einzelnen nur bedingt oder gar nicht zu bewältigen ist hohe Kundenakzeptanz (1Vertragspartner mit mindestens 2 starken Gesellschaftern) flexibel und fast formlos (im Außenverhältnis) Übung Vertragsmanagement

55 Ab wann beginnt Dokumentation von Verträgen? Ab Unterschrift? Ab Genehmigung? Der Beginn der Dokumentation sollte bereits in der embryonalen Phase einsetzten, also ab der ersten Anbahnung. Übung Vertragsmanagement

56 Vertragsmanagement Was bedeutete eine verzögerte Auslieferung für die Finanzabteilung der Hersteller? Volumen der Anzahlungsbürgschaften steigt Banken bekommen “kalte Füße“ Bankverhandlungen, Prämien steigen

57 Vertragsmanagement Worin besteht der Nutzen einer Auszahlungsbürgschaft? Eine Bank/Versicherung sichert das Anzahlungsrisiko des Käufers ab  Nicht-Lieferung  Schlecht-Lieferung  Insolvenz des Herstellers

58 Vertragsmanagement Kann es gelingen, Haftungsrisiken zu limitieren (sog. Haftungs-Cap)? das kann man nur differenziert beantworten: Personenschäden = unbegrenzt (gesetzlich geregelt) Schadenersatz = begrenzbar/verhandelbar Nachbesserungspflichten = besser aus Sicht des Käufers nicht begrenzt, wahrscheinlich nicht verhandelbar

59 Vertragsmanagement Welche Betrachtungsebenen hat ein Ändern der EBA-Anforderungen? Zeit Kosten (verzögerung) (erhöhung)

60 Vertragsmanagement Wer trägt das Änderungsrisiko bei neuen Anforderungen, die das EBA stellt? Das ist Verhandlungssache. Für den Hersteller ist es ideal, wenn im Vertrag steht, dass die aktuellen Normen “ eingefroren“ werden (Normen-freeze).

61 Vertragsmanagement Was ist außer dem EBA ein limitierender Faktor, der beim Vertragsmanagement bedacht werden muss? Software/ IT Quellcode beim Notar hinterlegen, um im Insolvenzfall darauf zurückgreifen zu können

62 Vertragsmanagement Was bedeutet die übersichtliche Zahl von Marktteilnehmern? -Gefahr von Kartellen und Absprachen -Innovationsbremse -Risiko von Missbrauch von Marktmacht

63 Vertragsmanagement Beschreiben Sie die Kennzeichen des Marktes für Schienenfahrzeuge in Deutschland wenige Nachfrager (DB, Aufgabenträger) wenige Hersteller

64 Vertragsmanagement Welche Eingrenzung erfährt der Vertrieb von Schienenfahrzeugen in Deutschland durch den rechtlichen Ordnungsrahmen? frei öffentliche verhandelbarAusschreibung (SPNV) hohe Regelungs- dichte

65 Vertragsmanagement Wie kann technisches Controlling ausgestaltet werden?  MA des Auftraggebers hat ständiges Büro im Werk des Herstellers Vorteil:  vermeidet Verzögerungsrisiken  aktuelle Kontrolle z.B. von Schweißnähten, die schnell hinter Verkleidungen verschwinden

66 Vertragsmanagement Welche Gestaltungsmöglichkeiten und Vorteile ergeben sich aus Rahmenvertrags- vereinbarungen?