Digitale Langzeitarchivierung im Österreichischen Staatsarchiv Eine Bestandsaufnahme

15. Oktober 2008 Folie 2 Ausblick Jänner 2008 Ausschreibung des Projektes „digLAimBund“; Umsetzung bis 2011 Allgemeine Policies, Übernahmemodalitäten, Standards für ÖStA und Aktenproduzenten entwickeln Allgemeine Verzeichnungsrichtlinien des ÖStA erweitern Archivinformationssystem (Überarbeitung/Erweiterung) Digitalisierungs- und Öffentlichkeitsprojekte des ÖStA Preservation Planning Group des ÖStA

15. Oktober 2008 Folie 3 Status Oktober 2008 Ausschreibung des Projektes „digLAimBund“; Umsetzung bis 2011 Allgemeine Policies, Übernahmemodalitäten, Standards für ÖStA und Aktenproduzenten entwickeln Allgemeine Verzeichnungsrichtlinien des ÖStA erweitern Archivinformationssystem (Überarbeitung/Erweiterung) Digitalisierungs- und Öffentlichkeitsprojekte des ÖStA Preservation Planning Group des ÖStA

15. Oktober 2008 Folie 4 Ausschreibung „digLAimBund“ Mehrstufiges Ausschreibungsverfahren Interessentensuche im Sommer abgeschlossen Derzeit 2. Stufe => Angebotslegung Veröffentlichung der Ausschreibung demnächst Zielsetzungen: Entwicklung eines technischen Kernsystems für digitale Archivierung nach derzeit gültigen technischen und archivischen Standards Anwendbar für alle gültigen digitalen Objekte Finanzielles Gesamtkonzept Technische Umsetzung für die Betriebserrichtung und Betriebsführung, für Anwendungssupport und Weiterentwicklung eines „digLA“ Software gemäß OAIS-Modell Entwicklung von notwendigen Schnittstellen (z.B. zu externem AIS) Durchführung von Migrationen

15. Oktober 2008 Folie 5 Status Oktober 2008 Ausschreibung des Projektes „digLAimBund“; Umsetzung bis 2011 Allgemeine Policies, Übernahmemodalitäten, Standards für ÖStA und Aktenproduzenten entwickeln Allgemeine Verzeichnungsrichtlinien des ÖStA erweitern Archivinformationssystem (Überarbeitung/Erweiterung) Digitalisierungs- und Öffentlichkeitsprojekte des ÖStA Preservation Planning Group des ÖStA

15. Oktober 2008 Folie 6 ÖStA-Policies I ÖStA-Policies wurden Anfang Februar 2008 von den Abteilungsleitern des Archivs erarbeitet Positionspapier zu den zentralen Archivaufgaben: Übernahme (Bewertung/Skartierung), Erschließung, Erhaltung und Benutzung von Schriftgut Zutreffend für analoge und digitale Archivierung ÖStA übernimmt wesentliche Aufgaben des Document-Lifecycle- Managements Digitales Langzeitarchiv: Technisches Kernsystem und Archivinformationssystem sind eine Einheit. Alle darin enthaltenen Daten unterliegen denselben sicherheitstechnischen Anforderungen in Bezug auf ihre langfristige Aufbewahrung und Benutzung

15. Oktober 2008 Folie 7 ÖStA-Policies II Akten und Findmittel bzw. Content und Metadaten sind ebenfalls untrennbar => dennoch wären auch Metadaten von nicht archivwürdigen Akten zu archivieren Hintergrund: Nachvollziehbarkeit der Bundesverwaltung, Historisch-wissenschaftlicher Anspruch Preservation Planning als zentrales Zukunftsprojekt Übernahme der Daten als EDIAKT-Pakete, elektronisch signiert Erschließung nach internationalen Standards (ISAD-G, ISAAR, METS, EAD, PREMIS etc.) und ÖStA-Verzeichnungsrichtlinien Digitalisierungsprojekte zur Erhaltung historisch wertvoller Archivbestände und Nutzbarmachung über das Internet (Webshop)

15. Oktober 2008 Folie 8 Status Oktober 2008 Ausschreibung des Projektes „digLAimBund“; Umsetzung bis 2011 Allgemeine Policies, Übernahmemodalitäten, Standards für ÖStA und Aktenproduzenten entwickeln Allgemeine Verzeichnungsrichtlinien des ÖStA erweitern Archivinformationssystem (Überarbeitung/Erweiterung) Digitalisierungs- und Öffentlichkeitsprojekte des ÖStA Preservation Planning Group des ÖStA

15. Oktober 2008 Folie 9 Verzeichnungsrichtlinien I Erarbeitet von einer Expertengruppe des Staatsarchivs Ausgangspunkt: Erschließungsarbeiten erfolgen im ÖStA nur mehr im Archivinformationssystem (AIS) Praxisnah, Modern, Internet-tauglich, Benutzerfreundlich Ziel: Einheitliche, nach internationalen Standards erfolgende Verzeichnung und (Neu-)Ordnung der Archivbestände bzw. der Archivtektonik Zusatznutzen: Überarbeitung etlicher veralteter Archivbehelfe; Zügigere Neuaufnahme bis dato nicht elektronisch verzeichneter Archivalien bzw. neu übernommener Bestände => Vorarbeiten in Richtung digitaler Datenübernahme

15. Oktober 2008 Folie 10 Verzeichnungsrichtlinien II Vorgaben: mehrstufige Verzeichnung vom Allgemeinen zum Besonderen allgemeine Erschließung hat Vorrang vor Tiefenerschließung einheitliche, moderne Schreibweisen (z.B. Hofkriegsrat => Hof- Kriegs-Rath, Geheime Konferenz => Geheime Conferentz) einheitliche, benutzerfreundliche Optik der Bestände/Archivalien Rücksichtnahme auf technische Vorgaben (z.B. Geburtsdatum) To Do´s: Überarbeitung bzw. Aktualisierung der Bestandsbeschreibungen Vorbereitung der Archivtektonik für dígLA Pflege bzw. Ausbau der Despriktoren (Ort, Person, Sache)

15. Oktober 2008 Folie 11 Status Oktober 2008 Ausschreibung des Projektes „digLAimBund“; Umsetzung bis 2011 Allgemeine Policies, Übernahmemodalitäten, Standards für ÖStA und Aktenproduzenten entwickeln Allgemeine Verzeichnungsrichtlinien des ÖStA erweitern Archivinformationssystem (Überarbeitung / Erweiterung) Digitalisierungs- und Öffentlichkeitsprojekte des ÖStA Preservation Planning Group des ÖStA

15. Oktober 2008 Folie 12 Archivinformationssystem I Derzeit Umstellung auf „scopeArchiv“ Version 4.3; Echtbetrieb ab November 2008 => wichtigste Änderung: Neugestaltung der „Query“ (Internetmodul) To Do´s: Aufbereitung der bereits importierten Datensätze / Verzeichnis- einheiten in Anlehnung an die aktuellen Verzeichnungsrichtlinien Verstärktes Augenmerk auf Bildimporte, Digitalisate und Despriktoren Vorbereitung des AIS auf digitale Datenübernahme (z.B. „digLA“- Archivtektonik, technische Schnittstellen) Probeimporte (Elak => Scope)

15. Oktober 2008 Folie 13 Archivinformationssystem II

15. Oktober 2008 Folie 14 Archivinformationssystem III

15. Oktober 2008 Folie 15 Archivinformationssystem IV

15. Oktober 2008 Folie 16 Status Oktober 2008 Ausschreibung des Projektes „digLAimBund“; Umsetzung bis 2011 Allgemeine Policies, Übernahmemodalitäten, Standards für ÖStA und Aktenproduzenten entwickeln Allgemeine Verzeichnungsrichtlinien des ÖStA erweitern Archivinformationssystem (Überarbeitung/Erweiterung) Digitalisierungs- und Öffentlichkeitsprojekte des ÖStA Preservation Planning Group des ÖStA

15. Oktober 2008 Folie 17 Digitalisierung I Ausgangsbasis: Digitalisierung im Zuge der Erschließung von Archivgut im AIS verstärkt gefordert Einzelreproaufträge von Archivbenutzern kanalisieren und nutzen Vorgaben: Technische Anforderungen: Format TIFF, 300 dpi, True Color Ausnahmen: Großformatige Karten (200 dpi), Fotos/Negative (600 dpi) Verknüpfung einzelner Verzeichniseinheiten des AIS mit Digitalisaten mittels Scope-Bildassistent Signierung der Digitalisate; Einhaltung des Copyrights Nutzbarkeit (Bestellung, Webshop)

15. Oktober 2008 Folie 18 Digitalisierung II Probleme: Viele Einzelscans, kaum Digitalisierung geschlossener Gesamtbestände Scannen technisch und zeitlich aufwändig (mehrere Laufwerke...) Zuordnung der Scans zu den AIS-VE´s schwierig (keine einheitliche Signatur...) Verknüpfungen der Digitalisate mit AIS zeitintensiv Langfristige Archivierung der Scans ungeklärt Ziele: Zukünftige Bestellung von Digitalisaten direkt über Internet/Query/Webshop ermöglichen Vermehrt zielgerichtete „Großprojekte“ starten Verstärkte Integration Digitalisierungsprojekte Dritter

15. Oktober 2008 Folie 19 Momentanes Großprojekt: Digitalisierung der Wappen im Bestand „Reichsadelsakten“

15. Oktober 2008 Folie 20 Öffentlichkeitsarbeit I Projekt „ÖStA goes Public“ Team von Archivmitarbeitern unter der Leitung des AVA/FHKA Ausgangspunkt: Ausstellung 90 Jahre Republik => verstärkte Öffentlichkeitsarbeit Primäre Präsentationsplattform: Homepage des ÖStA Ziele: neue Zielgruppen (z.B. Schüler, Genealogen) ansprechen populäre Aufbereitung der Archivbestände Zimelienschau erweitern Verknüpfungen zum AIS „bewerben“ Vorarbeiten zum „Webshop“

15. Oktober 2008 Folie 21 Öffentlichkeitsarbeit II Vorläufiges Endergebnis: => „Themen“

15. Oktober 2008 Folie 22 Status Oktober 2008 Ausschreibung des Projektes „digLAimBund“; Umsetzung bis 2011 Allgemeine Policies, Übernahmemodalitäten, Standards für ÖStA und Aktenproduzenten entwickeln Allgemeine Verzeichnungsrichtlinien des ÖStA erweitern Archivinformationssystem (Überarbeitung/Erweiterung) Digitalisierungs- und Öffentlichkeitsprojekte des ÖStA Preservation Planning Group des ÖStA

15. Oktober 2008 Folie 23 Preservation Planning I Ausgangslage: Projekt „digLAimBund“ (Preservation als Teil des OAIS-Modells) Aktenübernahmen der „Politischen Büros“ durch Neuwahl 2008 Kostituierung der „Preservation Planning Group“ des Staatsarchivs im September 2008 Sitz im ÖStA / Archiv der Republik Leitung Direktor des Archivs der Republik Kernteam (Archivdirektoren, Archivare, Projektleiter, BKA-IT) => erweitert durch interne und externe Experten Nahziel: Empfehlungspapier für die „Politischen Büros“

15. Oktober 2008 Folie 24 Preservation Planning II Langfristig soll durch die Preservation Group die Lesbarkeit und Benutzbarkeit digitaler Informationen des Bundes dauerhaft sichergestellt werden Aufgaben: Erhaltung/Bewahrung des (digitalen) Archivguts Organisatorische Planung/Durchführung von Migrationen Permanenter Technologie-„Check-up“ Wartung der Datenpakete Signatur-Update Überprüfung der „Benutzbarkeit“ „Restaurierung” Wartung/Update/Sicherung des AIS und externer Digitalisate

15. Oktober 2008 Folie 25 Zusammenfassung Archivspezifische interne Vorarbeiten des Staatsarchivs zur digitalen Archivierung laufen plangemäß Projekt „digLAimBund“ prolongiert die Entwicklung einer derzeit einzigartigen Lösung zur digitalen Langzeitarchivierung Verbindung von bewährten internationalen Standards und den Erkenntnissen aus laufenden Projekten Gültig für möglichst alle marktüblichen Objektformate 100% Mandantenfähig durch individuell anpassbare Schnittstellen Kostenreduktion für Kunden, da Erstinvestition bereits getätigt Preservation Group zur Gewährleistung der Qualitätssicherung

15. Oktober 2008 Folie 26 Kontakt/Fragen: Österreichisches Staatsarchiv / Archiv der Republik Mag. Susanne Fröhlich, Mail: Tel: 01/ Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit !!