Modul 7 Handy-Signatur in der Übungsfirma

PDF-Signatur in der betrieblichen Korrespondenz „Eigenhändige Unterschrift“ Bundesgesetz über elektronische Signaturen (Signaturgesetz - SigG): § 4. (1) Eine qualifizierte elektronische Signatur erfüllt das rechtliche Erfordernis einer eigenhändigen Unterschrift, insbesondere der Schriftlichkeit im Sinne des § 886 ABGB, sofern durch Gesetz oder Parteienvereinbarung nicht anderes bestimmt ist. Es handelt jede/r Signator/in in der gleichen Rolle (zB Mitarbeiter/in, Porokurist/in u.a.), in der sie/er auch mit der eigenhändigen Unterschrift gehandelt hätte.

Anwendungsbeispiele für signierte PDF-Dateien Anfragen, Angebote, Bestellungen, Auftragsbestätigungen > Vor allem Dokumente, bei denen der Nachweis der Authentizität besonders wichtig ist! allgemeine Geschäftskorrespondenz, die im PDF-Format per versendet wird (Urgenzen, Fristsetzungen, Mängelrügen u.a.) Rechnungen – Siehe nähere Infos bei „E-Billing“ Online-Bewerbungsunterlagen PDF-Unterlagen im persönlichen E-Portfolio

PDF-Signatur Anbieter / Signaturarten Webbasierte Services Textuell: Wenn Inhalt ausschließlich Text Binär: Wenn auch Grafiken und Bilder dabei Einfache Oberfläche; Binäre Signatur Keine Bildmarke im PDF-Dokument Praktisch geeignet für Mehrfachsignaturen („Kollektivzeichnung“)

Vorgangsweise I

Vorgangsweise II

Vorgangsweise III Entweder „speichern“ oder bei Kollektivzeichnung „erneut signieren“ wählen!

Prüfung des Hashwertes in der Praxis: Dokument authentisch Dokument verändert

PDF Signatur für Übungsfirma anpassen Tool „PDF Over“ Lokale Installation notwendig! (Auch für MacOS und Linux verfügbar! Kostenfreier Download für Windows: Vorteil: Schnellere Anwendung Einbau des eigenen ÜFA Firmenlogos in den Signaturblock möglich Platzierung des Signaturblocks innerhalb der PDF Datei möglich!

PDF Over – Einrichtung I (Nach Standard-Installation) Wenn nicht am eigenen PC / im eigenen Profil gearbeitet wird, am Beginn der ÜFA Einheit die Einstellungen rücksetzen:

PDF Over – Einrichtung II (Nach Standard-Installation) Einbindung des ÜFA Logos

PDF Over – Einrichtung III (Nach Standard-Installation) Je nach Entscheidung der ÜFA (zB Bezug auf AGB etc. möglich!) Bitte Information bei Ihrem EDV-Kustodiat einholen!

PDF Over – Anwendung I PDF-Dokument auf „PDF Over- Symbol“ ziehen Position des Signaturblocks auswählen bzw. mit Tasten Shift / T/t bzw. B/b die Größe des Signaturblocks festlegen. (Und Auswahl zwischen binär/textuell treffen) Bestätigung: „ENTER“

PDF Over – Anwendung I Mobiltelefonnummer mit führender Vorwahl +43 eingeben Eingabe des Signaturpasswortes

Signaturblock mit selbstdefiniertem Logo Bei Installation bzw. Reset festgelegtes Logo Hinweis auf Prüflink

Elektronische Rechnungslegung („E-Billing“) Rechtliche Rahmenbedingungen: §11 UStG (2): Als Rechnung gilt auch eine auf elektronischem Weg übermittelte Rechnung, sofern der Empfänger zustimmt. Sie gilt nur unter der Voraussetzung als Rechnung, dass die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts gewährleistet sind. Der Bundesminister für Finanzen bestimmt mit Verordnung die Anforderungen, bei deren Vorliegen diese Voraussetzungen erfüllt sind. (Z.1561 / 1562)

Grundlagen E-Billing Formfreie Zustimmung des Rechnungsempfängers Echtheit der Herkunft und Authentizität des Inhaltes muss garantiert sein > ist für Rechtmäßigkeit des Vorsteuerabzuges Voraussetzung! > Daher Signatur notwendig! Zertifikate: Handy-Signatur = Qualifiziertes Zertifikat = ZULÄSSIG! Ebenfalls möglich: „Fortgeschrittene Signatur“ (Anwendung zB bei Massensignaturen u.a.) 7 Jahre Aufbewahrungspflicht für die DIGITALE VERSION der Rechnung bei Sender und Empfänger (Ausdruck reicht nicht; auf Datensicherung achten!)

E-Billing – Formate - PDF Signierte PDF-Datei: Vorteile: > Bekannter Standard > Kann von allen Empfänger/innen problemlos verarbeitet werden. > Alle erwähnten PDF-Signaturmöglichkeiten zulässig > B2C tauglich Nachteile: > „Medienbruch“ - Fakten der Rechnung müssen beim Empfänger wieder zB in ERP/FIBU-Systemen manuell erfasst werden. > Arbeitsaufwand und Fehleranfälligkeit!

E-Billing – Formate - XML Signierte XML-Datei: Vorteile: > Direkte Übernahme von Rechnungsdaten > Große Zeit- und Kostenersparnis > Österreichischer XML-Standard: „eb Interface“ ( Nachteile: > ERP/FIBU-System notwendig > Grundsätzlich auf B2B beschränkt

Wichtige Erwähnung zur Rolle der Mitarbeiter/innen Aus Erlass BMF /0458-VI/4/2008 Ein Zertifikat kann nach § 2 Z 2 SigG nur auf natürliche Personen ausgestellt werden. Es ist zulässig, dass eine oder mehrere natürliche Personen im Unternehmen bevollmächtigt werden, für den Unternehmer zu signieren. Eine Verlagerung der dem leistenden Unternehmer oder dem von diesem beauftragten Dritten obliegenden steuerlichen Verpflichtungen ist damit jedoch nicht verbunden.

Funktionalität „EB Interface“ Grundlagen Standardschnittstelle zur elektronischen Rechnungslegung bzw. automatisierten Verarbeitung > XML-Datei daher nicht direkt „schön“ anzuzeigen Namhafte FIBU/ERP-Systeme unterstützen den Standard (auch BMD, Winline, SAP u.a.) Umfangreiches Plugin für Word 2007/2010 vorhanden (Incl. Schnittstelle zur Handy-Signatur!) Erstellen einer Testrechnung: (Variante „Versenden“ wählen, dann ist die Testrechnung auch bereits signiert und kann geprüft werden!)

Conclusio Handy-Signatur einsetzen! E-Billing-Ablagesystem und Datensicherungsstrategie überlegen Proaktive Einführung von E-Billing in Absprache mit den Geschäftspartnern; signierte PDF-Rechnungen versenden (> Auf Aufbewahrungspflicht hinweisen!)