Archivierungsmodell für Personalakten Dr. Elke-Ursel Hammer19.02.2016 1 Das Modell zur Archivierung von Personalakten Bild: Sebastian Wilhelmi.

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1 Archivierungsmodell für Personalakten Dr. Elke-Ursel Hammer19.02.2016 1 Das Modell zur Archivierung von Personalakten Bild: Sebastian Wilhelmi

2 Archivierungsmodell für Personalakten Dr. Elke-Ursel Hammer19.02.2016 2 Archivfähig: Personalhauptakten

3 Archivierungsmodell für Personalakten Dr. Elke-Ursel Hammer19.02.2016 3 Nicht anzubieten: Personalnebenakten Besoldungsakten Beihilfeakten Urlaubsakten Kindergeldakten Ausbildungs- und Prüfungsakten Versorgungsakten

4 Archivierungsmodell für Personalakten Dr. Elke-Ursel Hammer19.02.2016 4 Grundsatz: Eine Akte bleibt immer als Ganzes erhalten. Wenn nur eine z.B. fadengeheftete Personalakte existiert, werden die nicht archivwürdigen Teile natürlich nicht entnommen.

5 Archivierungsmodell für Personalakten Dr. Elke-Ursel Hammer19.02.2016 5 Bild: Sebastian Wilhelmi

6 Archivierungsmodell für Personalakten Dr. Elke-Ursel Hammer19.02.2016 6 Auswahlverfahren: 1. Aussonderung der anbietungsreifen Personalakten. 2. Prüfung hinsichtlich der Archivwürdigkeit durch die personalaktenführende Stelle

7 Archivierungsmodell für Personalakten Dr. Elke-Ursel Hammer19.02.2016 7 Auswahlkriterien: -Besoldung / Tarifgruppe -Geburtsdatum -„Besondere Biographie“ Nur eines dieser Kriterien muss erfüllt sein.

8 Archivierungsmodell für Personalakten Dr. Elke-Ursel Hammer19.02.2016 8 Besoldung / Tarifgruppe: -ab A 14 / A 16 aufwärts -ab R 2 aufwärts -BAT 1 / TO: A I / TVöD A 4 Ausführlicher: s. Infoblatt

9 Archivierungsmodell für Personalakten Dr. Elke-Ursel Hammer19.02.2016 9 Geburtsdatum: Jahrgänge bis 1851, 1873, 1880, 1895, 1900, 1905, 1910, 1915, 1920, 1925, 1927 = jeweils vollständig Jahrgänge 1930, 1935, 1940, 1945, 1950 usw. = jeweils Geburtsmonat Juni

10 Archivierungsmodell für Personalakten Dr. Elke-Ursel Hammer19.02.2016 10 „Besondere Biographie“: -Aktive Teilnahme an beiden Weltkriegen -Offiziersrang im Ersten oder Zweiten Weltkrieg -Mitgliedschaft in der NSDAP -Mitgliedschaft in SA, SS, SD, Gestapo -Beschäftigung bei Reichsministerien -Verurteilung wegen Spionagetätigkeit -Strafprozess aus dienstlichen oder außerdienstlichen Gründen -Inhaber von Patenten / Erfindungen -presse- oder öffentlichkeitsbekannte Persönlichkeit

11 Archivierungsmodell für Personalakten Dr. Elke-Ursel Hammer19.02.2016 11 „Besondere Biographie“ -Widerstandstätigkeit in der NS-Zeit -Entlassung aus politischen Gründen -Frauen in besonderen Positionen -schwere Dienstunfälle, v.a. bei Todesfolge -Verfasser wichtiger Publikationen / Forschungen Ausführlicher: s. Infoblatt

12 Archivierungsmodell für Personalakten Dr. Elke-Ursel Hammer19.02.2016 12 Sonderfälle: -von unabhängigen Forschergruppen o.ä. bereits eingesehene und zitierte Akten -auffällige, nicht näher erklärbare Markierungen auf dem Aktendeckel (z.B. rotes Dreieck)

13 Archivierungsmodell für Personalakten Dr. Elke-Ursel Hammer19.02.2016 13 Bild: Sebastian Wilhelmi

14 Archivierungsmodell für Personalakten Dr. Elke-Ursel Hammer19.02.2016 14 Auswahlgrundsatz: Bitte geben Sie im Zweifelsfall lieber einige Personalakten mehr an uns ab. Setzen Sie sich wegen der Definition der „Besonderen Biographien“ gerne mit uns in Verbindung.

15 Archivierungsmodell für Personalakten Dr. Elke-Ursel Hammer19.02.2016 15 Behandlung nicht archivwürdiger Personalakten: 1. Bitte die Personalbögen entnehmen und ohne detaillierte Abgabeverzeichnisse an das Bundesarchiv übersenden. 2. Die nicht archivwürdigen Akten können anschließend vernichtet werden. Bitte die Anzahl der vernichteten Akten dem Bundesarchiv für statistische Zwecke mitteilen.

16 Archivierungsmodell für Personalakten Dr. Elke-Ursel Hammer19.02.2016 16 Abgabe an das Bundesarchiv: 1.Ausfüllen des Abgabeverzeichnisses (Excel-Tabelle) und Übersendung per E-Mail 2.Übersendung der Akten 3.Eingangsbestätigung und Mitteilung der konkreten Archivnummern (Signaturen)

17 Archivierungsmodell für Personalakten Dr. Elke-Ursel Hammer19.02.2016 17 Ihr Ansprechpartner: Sebastian Wilhelmi s.wilhelmi@bundesarchiv.de Tel. 0261/505-466