Ablauf der Inventur beim Landkreis Rhön-Grabfeld

Präsentation zum Thema: "Ablauf der Inventur beim Landkreis Rhön-Grabfeld"—  Präsentation transkript:

1 Ablauf der Inventur beim Landkreis Rhön-Grabfeld
Begrüßung Vorstellung der Personen der Anlagenverwaltung Kurze Erklärung des Ablaufes der Infoveranstaltung Sollten Fragen sein, dann bitte gleich stellen

2 Abschluss der Bewertung
Warum wird eine Inventur durchgeführt? Allgemeines zur Inventur Die Verpflichtung zur Inventur ergibt sich aus §§ 70, 71 KommHV-Doppik, aus § 240 Handelsgesetzbuch (HGB) i.V.m. §§ 140 und 141 der Abgabenordnung (AO). Nach diesen Vorschriften sind aufgrund jährlicher Bestandsaufnahmen eine kommunale Eröffnungsbilanz und darauffolgende Abschlüsse zu erstellen. Die ordnungsgemäße Inventur ist eine Voraussetzung für die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung. Inventurzeitraum: – Die Inventur im Landkreis hat mehrere Bereiche, wir führen mit Ihnen die körperliche Inventur der Betriebs- und Geschäftsausstattung durch. Inventurzeitraum beachten Die Bewertung durch die Anlagenverwaltung muss bis Ende März abgeschlossen sein. Abschluss der Bewertung

3 Allgemeines zur Inventur
Was ist von der Inventur betroffen? Allgemeines zur Inventur Kreisstraßen Gebäude Brücken Bildstöcke und Denkmäler Vorräte Landratsamt Schulen Kreiseigene Galerien, Museum Die körperliche Inventur ist nur kleiner Teil der Inventurarbeiten. Die Anlagenverwaltung ist auf die Hilfe der Sachgebiete und Schulen angewiesen. Rücklagen Liquide Mittel Außenanlagen Grundstücke Software Außenstellen des Landratsamtes Bauhöfe Zeltplatz Hillenberg Beteiligungen

4 Unterlagen Vorarbeiten
Die Anlagenverwaltung muss im Vorfeld einer jeden Inventur folgende Unterlagen erstellen bzw. aktualisieren: Allgemeine Folgeinventurrichtlinie mit Bewertungsleitfaden für alle Verwaltungseinrichtungen, Schulen und sonstige kommunale Einrichtungen des Landkreises Rhön-Grabfeld Sachplan Zeitplan Personalplan Zähllisten Die Unterlagen kurz in Natura zeigen und grob darauf eingehen. Die Präsentation ist auch im Internet abrufbar  Information an Aufnahmeteams weitergeben. Diese Unterlagen, Zähllisten nur als Blankovordruck und diese Präsentation sind jederzeit im Intranet „ unter „Intranet Landkreis und Kommunen“ - „Informationen“ - „Doppik Landkreis“ oder im Internet „ - „Service und Einrichtungen“ - „Einrichtungen“ - „Bildung“ - „Schulen A-Z“ - „Inventur“ abrufbar.

5 Sachplan Unterlagen Im Sachplan werden die Inventurfelder nach örtlichen und/oder sachlichen Gesichtspunkten fest-gelegt. Auszug aus dem Sachplan Verantwortlicher des Inventurbereiches (Aufnahmeleiter) genaue Bestimmung des Inventurbereichs Inventur-Nr. Es trifft normalerweise für Sie nur eine Zeile des Sachplanes zu. Inventur- bereich Ansprechpartner für die Anlagenverwaltung, dieser bekommt sämtliche Unterlagen

6 Legt fest, bis wann der Personalplan zurückgegeben werden muss.
Zeitplan Unterlagen Im Zeitplan wird der zeitliche Ablauf der körperlichen Inventur festgelegt und gemeinsam mit dem Personalplan an die Inventurbereiche verschickt. Legt fest, bis wann der Personalplan zurückgegeben werden muss. Ganz wichtig ist der INVENTURZEITRAUM! Die körperliche Inventur MUSS in diesem Zeitraum durchgeführt werden. Hier werden wichtige Termine aufgeführt. Wichtig ist der Inventurzeitraum. Nur in diesem Zeitraum darf die Inventur durchgeführt werden. Bis zu diesem Datum sind die bearbeiteten Zähllisten an die Anlagenverwaltung zurückzugeben. Nach Absprache ist eine Verlängerung möglich.

7 Unterlagen Personalplan
Der Personalplan wurde bereits mit dem Informationsschreiben Mitte November verschickt. Hier werden die Aufnahmeteams eingeteilt. Frau Müller Herr Meier Herr Kirchner Erdgeschoss Frau Huber Frau Schmitt Frau Huber Tipps zum Einteilen der Aufnahmeteams: Teilen Sie nicht zu viele Aufnahmeteams ein! Keine Einteilung nach Fach-schaften! Nur 1 Team pro Raum! Zimmer Nicht so viele Aufnahmeteams einteilen. Nur 1 Team pro Raum. Erst wenn der Personalplan in der Anlagenverwaltung abgegeben wurde, erhalten sie ihre Zähllisten. Erst nach Abgabe des ausgefüllten Personalplans erhalten Sie rechtzeitig vor Beginn des Inventurzeitraumes die Zähllisten!!!

8 Durchführung Inventaraufkleber
Die Anlagenverwaltung unterscheidet folgende Inventaraufkleber: Rote Inventaraufkleber in der alten und neuen Version Der Gegenstand ist in der AnBu aufgenommen. Der Aufkleber ist mit der Inventarnummer aus der AnBu beschriftet. 12345 12345 Hinweis: Sind Inventaraufkleber nicht mehr lesbar, melden Sie sich bei der Anlagenverwaltung. Im Jahr 2013 wurde ein Etikettendrucker angeschafft, der gewährleistet, dass Inventaraufkleber nicht mehr verwischen oder verblassen! Blaue Inventaraufkleber Der Gegenstand, der mit diesem Aufkleber versehen ist, wurde geprüft, fällt jedoch unter die Wertgrenze. Er ist in der AnBu nicht aufgenommen und ist für Inventuren nicht mehr relevant. Der blaue Aufkleber dient als Kennzeichnung hierfür. Auf die großen Kopien an der Pinnwand hinweisen bzw. erklären. Etikettendrucker Ein Gegenstand der Informationstechnik, der zwar im internen Verzeichnis der EDV-Stelle enthalten ist, jedoch nicht inventarisiert wurde. 142014

9 Auftrag an die Aufnahmeteams
Durchführung Prüfen, ob die eingetragenen Vermögensgegenstände auf der Zählliste vorhanden sind. Kontrolle, ob sich Gegenstände ohne Inventaraufkleber im Raum befinden. Erfassen von weiteren Vermögensgegenständen mit roten Inventaraufklebern in die Zählliste. Erfassen von Gegenständen ohne Inventaraufkleber. Gegenstände mit blauen Inventaraufklebern nicht in die Zähllisten erfassen. Bitte darauf achten, dass auch Gegenstände der IT (Rechner, Wyse C10LE, Drucker, Scanner, Faxgeräte etc.) geprüft und ggf. in die Zähllisten aufgenommen werden müssen!

10 Gegenstände, die nicht in die Zähllisten aufgenommen werden müssen
Durchführung Weitere Details finden Sie in der Folgeinventurrichtlinie unter Punkt , Seite 15 Verbrauchsmaterial (Kreide, Papier, Stifte...) Leihgaben & geleaste Gegenstände Schülertische- & stühle Abfall, Schrott Kleinteile speziell in Physik, Chemie,… Klammern, Spulen, Kabel Gebäudebestandteile (Aufzug, Klimaanlagen…) selbstentwickelte Software Fremdeigentum Verschiedene Materialen und Geräte müssen nicht mit aufgenommen werden. Rollos, Gardinen... Kleine Sportgeräte Kleinere Werkzeuge Schaufel, Rechen, Besen…

11 Durchführung Die Zählliste Inventur-Nr. bzw. AOD-Nr. Inventurbereich
Zähllisten-Nr. 1 Standort , Raum Vorhandene Vermögensgegenstände in der Anbu Hier sollen weitere Vermögensgegenstände eingetragen werden. Erklärung der Zählliste. Sollten noch zusätzliche benötigt werden, dann bitte im Intranet bzw. Internet herunterladen. Sie können auch jederzeit in der Anlagenverwaltung welche anfordern. Sie erhalten diese dann per . Ungeklärte Standorte ansprechen.

12 Ablauf Durchführung Das Aufnahmeteam erhält vom Aufnahmeleiter die entsprechenden Zähllisten der zugewiesenen Räumen. Das Aufnahmeteam betritt den Raum und verschafft sich einen Überblick. Bevor Sie nun loslegen, denken Sie bitte an folgendes: Die Eintragungen in den Zähllisten sind mit dokumentenechten, blauen Stift durchzuführen! Eine Eintragung mit Bleistift ist unzulässig. Die Eintragungen in den Zähllisten dürfen nicht nachträglich entfernt werden. Sind falsche Eintragungen gemacht worden, so sind diese durchzustreichen und die Korrektur in einer neuen Zeile einzutragen. Dabei ist zu beachten, dass der ursprüngliche Eintrag lesbar bleiben muss. Durch ihre Unterschrift auf der Zählliste wird diese zur Urkunde. Deshalb dürfen die falschen Eintragungen nicht mit Tipp-Ex oder den Korrekturband überklebt werden. Bitte nur Streichungen. Der ursprüngliche Eintrag sollte lesbar sein.

13 Ablauf Durchführung Prüfen, ob die werthaltigen Vermögensgegenstände, die bereits auf der Zählliste für den Raum aufgeführt sind, vorhanden sind. Regal, Aktenregal, 224,5x80x42, 6 OH 11516 Regal, Aktenregal, 224,5x80x42, 6 OH 11517 Der Aufschreiber liest die Eintragungen in der Zählliste vor und der Ansager prüft die Inventaraufkleber. Immer von Links nach Rechts den Raum durchgehen. PC, Wyse C10LE 120432

14 Eintragung in die Zählliste
Durchführung Wenn ja, ist der Gegenstand auf der Zählliste abzuhacken und gleichzeitig die Funktionsfähigkeit zu prüfen. 1 X X X X X X Die Funktionsfähigkeit muss nur stichprobenartig kontrolliert werden, denn bei Benutzung des Gegenstandes wird die Funktionsfähigkeit vorausgesetzt. Die Funktionsfähigkeit muss nur stichprobenartig geprüft werden, denn bei der ständigen Benutzung des Geräte wird die Funktionsfähigkeit vorausgesetzt.

15 Ablauf Durchführung Prüfen, ob die werthaltigen Vermögensgegenstände, die bereits auf der Zählliste für den Raum aufgeführt sind, vorhanden sind. Handdiktiergerät, Grundig Sh 10 ? 13865 Bitte auch in den Schränken prüfen, ob sich dort noch werthaltige Vermögensgegenstände befinden. Prüfen, ob sich noch Vermögensgegenständen auf den Zähllisten befinden. Diese im Raum suchen. Auch evtl. in den Schränken. Sollten diese verschlossen sein, dann bitte den Verwalter des Raumes fragen. Sollte das Gerät überhaupt nicht gefunden werden, dann bitte die Kollegen danach fragen. Das Handdiktiergerät war defekt und wurde zum ausgesondert.

16 Eintragung in die Zählliste
Durchführung Wenn nein, ist dies in der Spalte „Bemerkung“ einzutragen - Möglichkeit 1: Aussonderung 1 Defekt, ausgesondert zum X X X X X X Wenn Vermögensgegenstände ausgesondert oder verkauft wurden, dann sollte dies der Anlagenverwaltung unverzüglich mitgeteilt werden. Dies kann formlos per oder über das Formblatt erfolgen. Wichtig ist die Angabe der Inventarnummer, welcher Gegenstand und wann die Aussonderung erfolgte. Sollte ein ausgesondertes Gerät noch an der Schule/im Sachgebiet verbleiben, ist es als „ausgesondert“ zu kennzeichnen und der Inventaraufkleber zu entfernen.

17 Eintragung in die Zählliste
Durchführung Wenn nein, ist dies in der Spalte „Bemerkung“ einzutragen - Möglichkeit 2: Verkauf 1 Verkauf an Fr. Werner, 10 €, X X X X X X Sollte das Gerät oder der Gegenstand verkauft worden sein, dann bitte den Kaufpreis mitteilen.

18 Eintragung in die Zählliste
Durchführung Melden Sie den Abgang des Handdiktiergerätes bereits mit der nach Punkt der Folgeinventurrichtlinie erforderlichen Halbjahresmeldung, erscheint das Gerät auf den Zähllisten nicht. Die Halbjahresmeldung kann formlos per an oder mittels dem nun mit dem PC ausfüll- und speicherbaren Formular „Zu-Abgang u Standortwechsel_NEU “ gemeldet werden. Es muss zum und zum jeden Jahres eine Abgangsmeldung an die Anlagenverwaltung erfolgen, damit diese aus der Anlagenbuchhaltung entfernet werden und nicht in den Zähllisten erscheinen. Weiterhin sollten auch Standortänderungen gemeldet werden, damit die Zähllisten aktuell sind. Siehe Nr Satz 9 der Allgemeinen Folgerichtlinie.

19 Durchführung Eintragung in die Zählliste X X X X X X
Wenn nein, ist dies in der Spalte „Bemerkung“ einzutragen - Möglichkeit 3: Standortänderung 1 Neuer Standort: Zimmer 208 X X Bei Angabe des Standortes bitte immer die Raumnummer angeben. Sie erleichtern uns die Arbeit, wenn Sie bereits bei der Kontierung auf der Rechnung die Raumnummer angeben. X X X X Bei einer Standortänderung muss natürlich der Vermögensgegenstand beim neuen Standort manuell in die Zählliste eingetragen werden. In unserem Beispiel müsste in der Zählliste für das Zimmer 208 das Handdiktiergerät manuell aufgenommen werden. Im allgemeinen bekommt die Anlagenverwaltung die Rechnung nachdem diese bezahlt wurde, es wäre schön, wenn auf der Rechnung der Standort des Vermögensgegenstand bereits eingetragen wäre, dann können die Nachfragen bei Ihnen unterbleiben. In der Berufsschule klappt das sehr schön. Hier wird der Standort gleich auf dem Bezahlstempel eingetragen.

20 Ablauf Durchführung Prüfen, ob sich weitere Gegenstände mit rotem Inventaraufkleber im Raum befinden. Drucker, Kyocera FS-4100DN 140122 Stuhl, Bürodrehstuhl m. Armlehnen, Bezug schwarz 16703 Warum sind noch weitere Gegenstände im Raum und nicht auf der Zählliste. Es dürfte hier versäumt worden sein, eine Standortänderung durchgegeben.

21 Eintragung in die Zählliste
Durchführung Weitere Gegenstände mit rotem Inventaraufklebern in der Zählliste unter „weitere Vermögensgegenstände“ aufführen! 1 Neuer Standort: Zimmer208 X X X X X X 140122 X X Wichtig dabei sind die Inventarnummer mit einer kurzen Beschreibung des Gerätes z.B. Drucker von HP. Drucker, Kyocera FS-4100DN S2ELD808 1 545,02 X X 16703 Bürodrehstuhl m. Armlehnen 1 391,31

22 Bitte diese Information an die Aufnahmeteams weitergeben.
Ablauf Durchführung Gegenstände mit blauen Inventaraufklebern, die sich im Raum befinden. festeingebauter Wandschrank wurde als Gebäudebestandteil bewertet Besucherstuhl AKH unter 150,00 € netto Gegenstände mit blauen Inventaraufklebern werden nicht in die Zähllisten eingetragen. Die Gegenstände wurden bereits durch die Anlagenverwaltung geprüft und fallen entweder unter die Wertgrenze oder die Nutzungsdauer ist überschritten. Der blaue Inventaraufkleber dient als Kennzeichnung dieser Gegenstände. Bitte diese Information an die Aufnahmeteams weitergeben. Beistelltisch AKH unter 150,00 € netto Schreibtisch Anschaffung vor Bei der Erstbewertung lag die Grenze der AHK bei > 500,00 € netto. Gegenstände mit blauen Aufklebern werden nicht in die Zählliste eingetragen, auch wenn diese Nummern haben. Der Gegenstand, der mit diesem Aufkleber versehen ist, wurde geprüft, fällt jedoch unter die Wertgrenze. Er ist in der AnBu nicht aufgenommen und ist für Inventuren nicht mehr relevant. Der blaue Aufkleber dient als Kennzeichnung hierfür. Sollten diese eine Nummer haben, dann bezieht sich die Nummer auf das Bestandsverzeichnis der EDV. Bildschirm AKH unter 150,00 € netto 130456 Telefon Anschaffung vor Bei der Erstbewertung lag die Grenze der AHK bei > 500,00 € netto.

23 Ablauf Durchführung Prüfen, ob sich Gegenstände ohne Inventaraufkleber im Raum befinden. 2 Stück Regal, Aktenregal, 224,5x80x42, 6 OH Es kann vorkommen, das neue Gegenstände noch keinen Inventaraufkleber haben. Entweder liegt noch keine Rechnung vor oder die Geräte müssen noch erfasst. Wir sind bemüht die Geräte so schnell wie möglich zu erfassen und die Inventaraufkleber raus zu schicken. Aber meistens liegt es an der fehlenden Rechnung.

24 Eintragung in die Zählliste
Durchführung Gegenstände ohne Inventaraufkleber in der Zählliste unter „weitere Vermögensgegenstände“ aufführen! 1 Neuer Standort: Zimmer208 X X X X X X Hinweis: Bei Gegenständen ohne Inventaraufkleber bitte eine aussagekräftige Beschreibung und soweit möglich Anschaffungsdatum, evtl. –wert, ggf. die Seriennummer angeben. X X 140122 Bei Gegenständen ohne Inventarnummer bitte ein aussagekräftige Beschreibung, wichtig wäre noch das Anschaffungsdatum, bei technischen Geräten ist auch eine Seriennummer hilfreich. Wir können nicht einfach einen Gegenstand in die Anlagenbuchhaltung erfassen, hierzu benötigen wird die Rechnung mit der Ausgabebuchung. Bei älteren Gegenständen könnte es sein, dass die Aufkleber entfernt wurden. Bitte prüfen, ob sich noch Reste der Inventaretiketts auf dem Gegenstand befinden. Sobald sie diese auf die Zählliste schreiben, müssen wir die Herkunft und den Eigentümer klären. Drucker, Kyocera FS-4100DN S2ELD808 1 545,02 X X 16703 Bürodrehstuhl m. Armlehnen 1 391,31 X X Regal, Aktenregal, 224,5x80x42, 6 OH 2 343,95

25 Ablauf Durchführung Prüfen, ob sich Gegenstände im Raum befinden, die gespendet oder geschenkt wurden. Spenden und Geschenke müssen immer belegt werden! Daher bitte eine Rechnung oder ein sonstiges Dokument beilegen aus dem der Wert des Gegenstandes und das Anschaffungsdatum hervorgehen. Diese Gegenstände sind wie Vermögensgegenstände ohne Inventaraufkleber zu behandeln und in die Zählliste einzutragen. Es kommt nicht oft vor, dass man was gespendet oder geschenkt bekommt. Bekommt z. B. eine Schule eine Spende von außerhalb oder vom Förderverein, dann geht diese automatisch in den Besitz des Schulaufwandträgers (Landkreis) über und der Landkreis ist Eigentümer dieser Sachen. Das Eigentum des Landkreises muss in der Anlagenbuchhaltung erfasst werden. Hierzu benötigen wir den Anschaffungswert und den Zeitpunkt der Spende. Danach werden wir die Sachen in die Anlagenbuchhaltung einbuchen und sie erhalten einen Inventaraufkleber. Zusätzlich wird auf der Gegenseite ein Sonderposten gebildet, weil der Landkreis die Anschaffungskosten nicht getragen hat.

26 Ablauf Durchführung Prüfen, ob sich Gegenstände im Raum befinden, die nicht Eigentum des Landkreises Rhön-Grabfeld sind. Gegenstände, die Eigentum von Kollegen oder anderen Institutionen sind, sollten vom Eigentümer gekennzeichnet werden. Gegenstände, die im Privatbesitz sind müssen als solche gekennzeichnet sein.

27 Durchführung Ablauf Wurden alle Gegenstände geprüft?
Wenn alles geprüft wurde, dann Zählliste abschließen.

28 Eintragung in die Zählliste
Durchführung So bitte nicht – Negativbeispiel!!! Keine Inventarnummer überschreiben. Neue bzw. andere Inventarnummer über „weitere Vermögensgegenstände“ erfassen.

29 Durchführung Vollzähligkeit
Die Anlagenverwaltung ist dazu verpflichtet, die Vollzähligkeit aller Vermögens-gegenstände nachzuweisen. Es müssen ALLE Gegenstände angekreuzt werden, es sei denn der Gegenstand wurde ausgesondert. Ist ein Gegenstand nicht auffindbar und nicht ausgesondert, geht die Anlagenver-waltung von DIEBSTAHL aus. Die Anlagenverwaltung muss Vollzähligkeit nachweisen. Bitte darauf achten, dass alle Gegenstände auf den Zähllisten angekreuzt sind, die vorhanden sind. Wurde ein Gegenstand nicht angekreuzt und der Anlagenverwaltung ist kein Abgang bekannt, gehen wir von Diebstahl aus. Ein Diebstahl wird zukünftig zur Anzeige bei der Polizei gebracht.

30 Durchführung Zählliste abschließen X X X X X X X X X X X X
1 Neuer Standort: Zimmer208 X X X X X X Freie Zeilen sind zu entwerten. Die Aufnahmeleitung unterschreibt nur die Zähllisten, die sie stichprobenartig geprüft hat. X X 140122 Drucker, Kyocera FS-4100DN S2ELD808 1 545,02 X X 16703 Leere Spalten entwerten und gleich unterschreiben. Es müssen mindestens zwei Unterschriften sein. Der Aufnahmeleiter unterschreibt nur die Zähllisten, die er stichprobenartig geprüft hat. Bürodrehstuhl m. Armlehnen 1 391,31 Die Zählliste ist vom Aufnahmeteam sofort zu unterschreiben. X X Regal, Aktenregal, 224,5x80x42, 6 OH 2 343,95 Herr Straub Frau Werner Herr Miller Straub Werner Miller

31 Zählliste abschließen
Durchführung Auch leere Zähllisten sind zu entwerten und zu unterschreiben. Es müssen immer zwei Unterschriften pro Zählliste getätigt werden. Sollten sich in Räumen keine werthaltigen Vermögensgegenstände befinden, dann bitte entwerten und gleich unterschrieben, auch hier werden zwei Unterschriften benötigt. Sie ersparen sich sonst die lästige Nachbearbeitung. Herr Straub Frau Werner Straub Werner

32 Sonderfall: Serverraum
Durchführung Nach Absprache mit der EDV-Stelle wurde eine „Inventarliste Serverraum“ entwickelt, die am Serverschrank oder der Tür zum Serverraum angebracht wurde. Die EDV-Stelle trägt die Veränderungen während des Jahres in die Liste ein. Die Zählliste bitte mit der Liste abgleichen, unterschreiben und eine Kopie der „Inventarliste Serverraum“ den Inventurunterlagen beifügen. Die „Inventarlisten Serverraum“ bitte vorher abgleichen mit der Zählliste. Danach bitte eine Kopie erstellen und der Zählliste beilegen. Nach Bearbeitung der Inventur bekommen Sie eine neue Inventurliste Serverraum.

33 Durchführung Neuer Raum
Nachdem der Raum fertig ist und die Zähllisten abgeschlossen wurden, erfolgt der Wechsel in einen neuen Raum. Nachdem die vorgenannten Arbeiten erledigt sind, wechseln sie in den nächsten Raum und es geht von vorne los.

34 Wenden Sie sich an die Anlagenverwaltung!
Unklarheiten? Wenden Sie sich an die Anlagenverwaltung! Herr Straub Frau Werner Frau Werner und Herr Straub sind während des Inventurzeitraumes telefonisch unter den bekannten Nummern erreichbar.

35 Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Inventur.