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16.4.2007 Nürtingen. Referent Michael Greth Consultant und Trainer SharePoint Technologien Microsoft Most Valuable Professional MVP SharePointCommunity.de.

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Präsentation zum Thema: "16.4.2007 Nürtingen. Referent Michael Greth Consultant und Trainer SharePoint Technologien Microsoft Most Valuable Professional MVP SharePointCommunity.de."—  Präsentation transkript:

1 Nürtingen

2 Referent Michael Greth Consultant und Trainer SharePoint Technologien Microsoft Most Valuable Professional MVP SharePointCommunity.de Weblog und Podcast

3 Inhalt In diesem Workshop wird anhand der Planung und Durchführung eines SharePoint-Projektes ein praxisorientierter Einstieg in die Möglichkeiten des Dokumenten- und Projektmanagements der SharePoint-Plattform gegeben. Ausgangspunkt ist eine exemplarische Anforderung aus der Praxis (Organisation der Informationen eines Projektteams), die wir schrittweise in eine konkrete Lösung auf Basis der SharePoint-Plattform umsetzen werden

4 Themen Auswahl der geeigneten SharePoint Bausteine Einrichten und Nutzen eines Metadatensystems mit Websitespalten und Inhaltstypen Erstellung und Verteilung als Feature Einbinden in Bibliotheken und Listen Einbindung und Konfiguration von Workflows Integration in Office 2007 (Offline, Mobil und RSS) Auswertung und Informationsaufbereitung Einsatz von Zusatztools

5 Die VPC Umgebung MOSS2007 auf W2003R2 Standard und SQL 2005 Domaincontroller Domain sharepoint.de Sprache DE, Language Packs EN Fantastic 40 Application Templates Startseiten: Portal : Zentraladministration: Shared Service Provider: Software Office 2007 Professional Enterprise SharePoint Designer 2007 OneNote 2007

6 Demomaschine User (Password für alle: Password1+) Administrator Manfred Oberbauer - manfredo Jesse Mariam - jessem Brain Cox – brianc Claus Hansen – claush Profile importiert My Site Manfred Oberbauer Jesse Mariam Brian Cox Claus Hansen

7 Virtual PC 2007 Starten über die Virtual-PC Konsole AltGR -> STRG+Alt wichtig Vollbild ein/aus -> AltGR+Eingabe STRG+Alt+Entf -> AltGR+Entf Beenden über das Menü Aktion – schliessen Zustand speichern

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9 Anforderung Jesse Mariam SharePoint Projekt Team Zuständig für die Informationsbeschaffung Unser Team, das über die Einführung von SharePoint in unserem Unternehmen entscheidet, hat eine Vielzahl von Informationen zu SharePoint zusammengetragen, allerdings völlig unkoordiniert.Unser Team, das über die Einführung von SharePoint in unserem Unternehmen entscheidet, hat eine Vielzahl von Informationen zu SharePoint zusammengetragen, allerdings völlig unkoordiniert. Diese sollen zunächst allen Mitgliedern des Teams, später auch in Auszügen den Anwendern bereitgestellt werden. Die Informationen sollen strukturiert werden und verlässlich sein. Für die Mitarbeiter unseres Unternehmens sollen nach der Bereitstellung der Informationen auch Trainings durchgeführt werden, die wir organisieren müssen

10 Personen Brian Cox Autor sammelt Informationen Brian Cox Autor sammelt Informationen Jesse Mariam Wissensmanager ordnet Informationen Jesse Mariam Wissensmanager ordnet Informationen Claus Hansen Anwender nutzt Wissensdatenbank Claus Hansen Anwender nutzt Wissensdatenbank

11 Schritte der Reorganisation Analyse des IST-Zustandes Vereinheitlichung der Arbeitsmittel Zusammenführung der Dateiablagen Klassifikation der Informationen über Metadaten Aufbau eines Redaktionsworkflows Zielgerichtete Präsentation von Informationen Offlineunterstützung

12 Ziel Website, die allen Teammitgliedern bei Problemen oder Fragen zur SharePoint-Plattform Hilfe bietet Teammitglieder sollen gefundene Informationen und Erfahrungen einfach bereitstellen können Informationen sollen nicht nur per Volltextsuche gefunden werden, sondern auch über verschiedene Kategorien strukturiert aufbereitet werden Einfache Prozesse zur Qualitätssicherung durch Genehmigungsworkflows sollen bereitgestellt werden Trainings für die Mitarbeiter des Unternehmens sollen über die Site organisiert werden können

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14 IST-Situation Jesse Mariam (KM) Interessante Artikel kopiert er sich in sein OneNote-Notizbuch Hat in einem Feed-Reader verschiedene Weblogs über RSS abonniert Legt Dokumente und Dateien in einem eigenen Ordnersystem ab Wünscht sich eine strukturierte, zentrale, einfach zugängliche Wissendatenbank, an der alle Mitarbeiter in geordneter Weise mitarbeiten und partizipieren können

15 IST-Situation Brian Cox (Autor) Sammelt Links zu interessanten Informationen im Intern als Favoriten in seinem Browser Hat in einem Feed-Reader verschiedene Weblogs über RSS abonniert Legt Dokumente und Dateien in einem eigenen Ordnersystem ab s kopiert er in einen Exchange Ordner

16 IST-Situation Claus Hansen (User) Sucht über Google oder Live Search Nutzt die Live Search Community Suche Sammelt Links zu interessanten Informationen im Internet als Favoriten in seinem Browser Gut für spezielle Themen, schlecht für Zusammenhänge Wünscht sich strukturierte, zielgerichtete und qualifizierte Zusammenstellung Würde eigene Informationen gerne mit anderen teilen, aber keine Plattform

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18 Planungshilfsmittel Projekt Brainstorming Mindmap Sammlung der Informationen über die Projektanforderungen Strukturierung und Zusammenfassung zu Gruppen InhaltePersonenAbläufe

19 Projektmanagement Organisation der Projektaufgaben Einrichtung eine Projektaufgabenliste Visualisierung der Timeline mit GANT-Chart Offlinesynchronisation mit in Outlook

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21 Umsetzung mit SharePoint Projekt Teamsite einrichten Berechtigungen Vorhandene Informationsablagen konsolidieren Outlook 2007 als RSS-Reader OneNote Notizbücher, Favoriten und Dateiablagen in SharePoint-Listen und –Bibliotheken konsolidieren Präsentationen in Folienbibliotheken Metadaten-System aufbauen Schlagworte und Kategorien zur Klassifikation der Inhalte Websitespalten und Website-Inhaltstypen Abläufe einrichten Genehmigungsworkflow für neuen Beiträge Diskussionsrunden für Feedback und Fragen Informationsrecherche einrichten Nach Metadaten gefilterte Ansichten

22 OneNote Notizbücher vereinheitlichen OneNote Einfache Clipping von Informationen Strukturierte persönliche Ablage Freigegebenes Notizbuch erstellen in der SharePoint Bibliothek OneNote Lokale Notizbücher hochladen einladungen versenden BerechtigungenExport Seite als Worddokument speichern Seite als PDF speichern Seite per versenden

23 OneNote Funktionales Notizbuch zum Speichern von Informationen für die eigene Nutzung Einfaches Cut/Paste bzw. Importieren aus diversen Anwendungen (Browser, Outlook, Printer usw) Ordnung der Information in Notizbüchern, Abschnitten und Seiten Gemeinsamer Zugriff auf Notizbücher über zentrale Ablage auf File-System oder SharePoint-Bibliotheken mit lokaler Kopie und Synchronisation

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25 OneNote Vorteile Vollständige Texte werden mit Quelle gespeichert Buch zum Thema der Informationssammlung Volltextsuche und Markierung/Kategorisierung Offline verfügbar Export nach Word oder PDF/XPS Nachteile Proprietäres Format und Anwendung Nichts für externe Bereitstellung von Informationen

26 Migration Dateiablagen Dateisystem Klassische Dateiablage besteht aus Ordnerstrukturen mit vielen Ebenen und Unterebnen Vorteile: Es funktioniert meist besser als erwartet Nutzer haben die Ordnerstruktur verinnerlich Nutzer sind es gewohnt, darin zu navigieren Nachteile Eindimensionale Gliederung Navigation über Suche durch die gesamte Struktur oder sukzessives Öffnen aller Ordner und Unterordner

27 Filesystem StrukturVersion 1.0, 2.0, 3.0 Produkt STS, WSSv2, WSSv3 SPS2001, SPS2003, MOSS ThemaPortalPlattformSuche…

28 Migration Dateiablagen SharePoint-Bibliotheken SharePoint-Bibliotheken als Container für Dateien Metadaten zur Beschreibung der Dokumentinhalte Berechtigungen auf Bibliothek-, Ordner und Dateiebene Metadaten müssen nicht mehr in Dokument- oder Ordnernamen eingebaut werden Ohne das Dokument zu öffnen lässt sich erfassen, um welches Thema es sich handelt Nach Metadaten können die Dokumente einer Bibliothek ausgewertet, gefiltert, gruppiert und sortiert werden

29 Dokumentbibliotheken InhaltsgenehmigungVersionierung Keine Versionskontrolle Keine Versionskontrolle Hauptversionen erstellen Hauptversionen erstellen Beispiel: 1, 2, 3, 4 Haupt- und Nebenversionen (Entwürfe) Beispiel: 1.0, 1.1, 1.2, 2.0 Grenzwert für die Anzahl von Versionen Erzwungenes Auschecken Papierkorb

30 Migration Dateiablagen SharePoint-Bibliotheken Nachteile Pflege der Attribute ist aufwendiger als Ablage in Ordner Nutzer bevorzugen die gewohnten Ordnerstrukturen Nutzer sind wenig begeistert von der Pflege der Attribute Ordner sind nur eindimensional auswertbar Vorteile Metadaten können auf verschiedene Arten kombiniert und ausgewertet werden Alle Dokumente können nach Metadaten gefiltert werden Mehrere Bibliotheken können auf einer Seite anzeigt und über WebPart-Verbindungen gleichzeitig gefiltert werden Die Attribute vereinfachen die Suche und Archivierung Für eine mögliche Workflow-Unterstützung sind Attribute – vor allem der Status- eine wichtige Voraussetzung.

31 Migration Dateiablagen Drag und Drop Migration Kopieren der Dateien vom File-System Dokumenten-Bibliothek angelegt und der komplette Inhalt des Netzlaufwerkes wird über die Explorer - Ansicht in die neue Bibliothek kopiert Vorteile Bekannte Strukturen bleiben erhalten Nachteile Mehrwert von Sharepoint wird nicht genutzt Gleiches Ablagen-Chaos auf technische höherem Niveau

32 Migration Dateiablage SharePoint Migration Strukturierung der zu verwaltenden Inhalte nach ihrer Gleichartigkeit in Sites und Bibliotheken Umsetzung der Anforderungen an Berechtigungen Differenzierung zwischen wichtigen und weniger wichtigen Dokumenten auf Basis von entsprechenden Bibliotheken. Definition von Ordnern und ggf. Metadaten für Bibliotheken mit weniger wichtigen Dokumenten. Definition von Ansichten oder alternativer Filter- Möglichkeiten für die Bibliotheken mit Metadaten

33 Vergleich Filesystem - SharePoint FilesystemSharePoint NavigationSchwierig bei tiefer VerschachtelungSehr leistungsfähig mit Ansichten und Filterung Office IntegrationOrdner werden direkt angezeigt: Bessere Übersicht Attribute können editiert werden, können beim Öffnen und Speichern jedoch nicht zur Verbesserung der Übersicht genutzt werden SucheNur Volltext bzw. Standardattribute, wie Dateityp oder Autor Basis für qualifizierte, attributierte Suche ZugriffNur eindimensionalMehrdimensional über Filterung und Gruppierung VerlinkungDirektNur auf Ansichten ArchivierungNachträgliche Attributierung erforderlich Gute Voraussetzung

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35 Metadaten Management Websitespalten Spaltendefinitionen von Eigenschaften Unabhängig von individueller Liste oder Bibliothek Websiteinhaltstypen Container für Typen von Informationen Unabhängig von individueller Liste oder Bibliothek Metadaten werden zentral erstellt und gepflegt Inhalte Metadaten (Websitespalten) DokumentvorlagenWorkflows Formulare zum Anlegen, Ändern und Anzeigen

36 Metadaten / Contenttypes Metadaten haben einen Geltungsbereich (Scope) Site-Collection oder Site Verwaltung Erstellen/Ändern im Webbrowser über die Websiteeinstellungen->Galerien Websitesspalten und Inhaltstypen lassen sich nicht aus einer Site exportieren Erstellen/Ändern/Verteilen als Features

37 Metadaten Website-Spalten ThemenfeldPlattformZusammenarbeitPortal…AufgabenbereichPlanungAnpassungAdministration…… Website-Inhaltstypen ArtikelTitelThemenfeldAufgabenbereichSpracheBeschreibungURL

38 Artikel Contenttype Artikel Metadatenpalten Titel, Themenfeld, Aufgabenbereich, BeschreibungSpracheURLWorkflow Genehmigung neue Artikel -> Jesse Mariam Wiedervorlage 3 Monate nach Änderung -> Brian Cox Vorlage Artikel Worddokument

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40 Informationsarten Links WebsitesWeblogs Dokumente WhitePaperArtikelNachrichten Dateien WebpartsTools Präsentationen Folienvorträge Multimedia WebcastsPodcasts RessourcenRessourcenArtikelArtikel DownloadsDownloadsFolienFolienMedienMedien Liste Bibliothek

41 Wiki mit SharePoint SharePoint Wiki als Liste und Websitevorlage Wiki Webseiten, die mit einen RichText/HTML-Editor im Browser bearbeitet werden können Verknüpfung der einzelnen Seiten über Wiki-Links [[link]] Automatische Versionierung und Änderungsprotokoll SharePoint Wiki Basis: Dokumentbibliothek mit HTML Seiten Jede Wikiseite ein Dokument in der Bibliothek SharePoint-Funktionen wie Workflow, Berechtigungen, Metadaten usw. können genutzt werden WikiSeite kann Webparts enthalten

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