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7TN25 Office 2007 und Office SharePoint Server 2007 Zusammenarbeit leicht gemacht Michael Greth Microsoft Deutschland GmbH.

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1 7TN25 Office 2007 und Office SharePoint Server 2007 Zusammenarbeit leicht gemacht Michael Greth Microsoft Deutschland GmbH

2 Michael Greth Senior Consultant MVP Office SharePoint Server web SharePointCommunity.de blog weblogs.mysharepoint.de/mgreth podcast SharePointPodcast.de mvp profilhttps://mvp.support.microsoft.com/profile/Michael.Greth

3 Inhalt Mit 2007 Microsoft Office System lassen sich einfach und schnell Lösungen bauen, die die gemeinsame Nutzung von Informationen so einfach machen wie nie zuvor. Lernen Sie verschiedene Konzepte für den Einsatz von Windows SharePoint Services und Microsoft Office SharePoint Server 2007 kennen und erfahren Sie, wie Sie ohne Programmieraufwand Lösungen erstellen können, die für Ihre Kunden einen erheblichen Mehrwert bieten. Anhand praktischer Beispiele lernen Sie Grundfunktionen wie Metadaten und Workflow und deren Anwendungen kennen.

4 Ziele Wo finde ich ein SharePoint Projekt bei meinem Kunden ? Wie setze ich ein SharePoint Projekt um ? Was muß ich dabei beachten ? Was kann ich OOB nutzen um Lösungen zu bauen ? Welche Tools und AddOns helfen mir dabei ?

5 Themen Die 2007 Microsoft Office System Plattform Aufbau und Ablauf eines Projektes Analyse der Kundenanforderungen Konzeption einer SharePoint Lösung Umsetzung der Lösungen mit Browserfunktionen Umsetzung der Lösungen mit SharePoint Designer Einführung der Lösung beim Kunden

6 SharePoint Plattform

7 Office Eco-System Wissens-Findung und Verständnis Bereitstellung der richtigen Informationen für mehr Menschen Enterprise Content Management Einfachere Erstellung und Verwaltung von Inhalten und Dokumenten Zusammenarbeit Mit Kollegen, Partnern, Kunden Grundlagen Sicherer, verwaltbarer, zuverlässiger Information Worker Solutions Client- und webbasierte Anwendungen mit Workflow und Line-of-Business Interoperabilität Persönliche Produktivität Verbesserte Effizienz und Eigenständigkeit

8 SharePoint Products and Technologies: Windows SharePoint Services 3.0 Zusammenarbeit Plattform Services Arbeitsbereiche, Mgmt, Sicherheit, Speicher, Topologie, Site Model Dokumente/Aufgaben/Termine, Blogs, Wikis, -Integration, Project Management lite, Outlook Integration, Offline Dokumente und Listen Kostenloses Add-On zu Windows Server 2003

9 Business Intelligence SharePoint Products and Technologies Microsoft Office SharePoint Server 2007 Zusammenarbeit Suche Portal Geschäfts- formulare Plattform Services Arbeitsbereiche, Mgmt, Sicherheit, Speicher, Topologie, Site Model Content Management Server-basierte Excel- Spreadsheets und Datenvisualisierung, Report Center, BI Webparts, KPIs/Dashboards Integriertes Dokumenten- management, Records Management und Web Content Management mit Policies und Workflow Client und Web Formulare, LOB Aktionen, Pluggable SSO Dokumente/Aufgaben/Termine, Blogs, Wikis, -Integration, Project Management lite, Outlook Integration, Offline Dokumente und Listen Enterprise-Skalierbarkeit, Kontextuelle Relevanz, Umfassende Personen und Geschäftsdaten-Suche Enterprise Portal Vorlage, Website- Verzeichnis, My Sites, Social Networking

10 Die SharePoint Vision

11 Mitarbeiter Kunden Partner SharePoint Technology Vision Einheitliche unternehmensweite Plattform XML Web Services HR, Buchhaltung usw. Zusammenarbeit im Team Persönlicher Arbeitsbereich Unternehmensportal Business Applications (SAP, Data Warehouse, custom...) Internet Website

12 SharePoint Plattform Praxisbeispiel

13 Plattform Vorteile Einheitliche Benutzeroberfläche Einheitliche technische Infrastruktur Einheitliches Berechtigungssystem Zentrale Administration Einheitliche Entwicklungsplattform Interoperabilität durch allgemeine Standards

14 SharePoint Projekte

15 Organisation 80 % Betriebliche Organisation / 20 % IT- Technologie Geschäftsprozesse Umsetzung von betrieblichen Abläufen mit Hilfe von SharePoint Personalprojekte Eingriff in den täglichen Arbeitsablauf Baukastenprojekte Das richtige Tool für den Anwendungszweck Fertige Komponenten nutzen und anpassen

16 SharePoint Projektstrategie Nutzen und Ziele definieren Beitrag der SharePoint-Lösung zur Erreichung der Unternehmensziele Umfang bestimmen Bereiche und/oder Prozesse, in denen SharePoint eingesetzt werden soll Rahmenbedingungen sichern Notwendige Anpassungen in der Personalpolitik, IT-Infrastruktur, Ausbildung/Schulung, Führungssystemen Vorgehen und Zeitplan definieren Grobe Schritte/Phasen für die Umsetzung der Lösung Verabschiedung durch die Geschäftsleistung

17 SharePoint Projekt Umsetzung Analyse Geschäftsprozesse analysieren, Abläufe reorganisieren Auswahl MOSS Komponenten zusammenstellen, SharePoint Site erstellen Anpassung Konfigurieren der Dienste, Browserbasierte Administration Erweiterung Anpassungen mit SharePoint Designer, Erstellen von Workflows Programmierung Programmierung einer Lösung, Visual Studio 2005 und VSTO 2005

18 Rolle der IT - aus Betreibern werden Beratern Wandel des Rollenbildes des Partners von Funktionen zu Prozessen von Vollzug zu Strategie von Support zu Innovation von Analyst zu Account Manager von Getriebenen zu Treibern

19 SharePoint Designer 2007 Professionelles Tool zum Erstellen interaktiver Lösungen auf der SharePoint-Plattform, ohne dass Code geschrieben werden muss (NoCode-Lösungen) Erstellen und Anpassen von SharePoint-Websites Erstellen von SharePoint Workflow-Anwendungen Entwerfen benutzerdefinierter SharePoint-Websites Unterstützung beim Berichtswesen und verwalteten von Sites und Berechtigungen Pflichtanwendung für Partner/SharePoint-Profis !

20 Umsetzung des Projekts Nutzen Lösung von Geschäftsprozessen SharePoint ist die Lösungsplattform Produktivitäts- und Kostenvorteile Investition Einmal Plattform aufbauen -> beliebige Lösungen

21 Demo: SharePoint Projekt

22 Projektszenario Ziel: Team soll Projekt SharePoint Einführung organisieren Umsetzung 1.Konzeption der Teamarbeitsumgebung 2.Definition der Rahmenbedingungen Metadaten und Abläufe 3.Einrichtung des Teamarbeitsbereiches Site mit Listen und Bibliotheken aus Vorlage erstellen 4.Anpassung des Teamarbeitsbereiches Anpassung mit Browser Anpassung mit SharePoint Designer 5.Praktische Arbeit des Teams Offline Funktionen Metadaten in Dokumenten

23 Projektanforderungen Organisation der Einführung einer SharePoint Umgebung Aufgaben und Termine koordinieren Konzeption der technischen Lösung Anweisungen und Anleitungen erstellen Sammlung von Informationen und Erfahrungen Kategorisierung von Informationen zur besseren Suche Einfache Prozesse zur Qualitätssicherung Trainings für die Mitarbeiter des Unternehmens organisieren

24 0. Zieldefinition Was sind die Ziele, die mit dieser Site erreicht werden sollen Organisation der Kommunikation der Teammitglieder Ablage und Organisation der Projektinformationen Welche Personen sind in die Lösung involviert Teamleiter, Teammitglieder, andere Mitarbeiter, Externe Welche Informationen sind zu managen Dokumente, Dateien, Links, Formulare usw.

25 1. Konzeption der Teamarbeitsumgebung Auswahl der Vorlage Auswahl der individuellen Listen/Bibliotheken für das Projekt Projektaufgaben - Koordination des Projektablaufs Projektdokumente – Ablage der Dokumente Projektwiki - Dokumentation der Ergebnisse Projektblog – Fortschrittsbericht Projekttermine – Wichtige Teamtermine ProjektOneNote – OneNote-Ablage Interne Listen Seiten – Webseiten für Projektdashboards KPI Liste – Liste für KPI Indikatoren

26 EX: Fantastic 40 Templates 40 WSS Vorlagen für verschiedene Anwendungsszenarien 20 davon in deutsch lokalisiert Kostenlos von Microsoft bereitgestellt BDM und TDM Worksheets Ausgangsbasis für eigene Lösungen Links, Livedemos und zusätzliche Anleitungen Templates.aspx

27 2. Definition der Rahmenbedingungen Metadaten Websitespalten Themenfeld Aufgabenfeld Inhaltstypen Artikel – Wordvorlage mit Workflow Protokoll – Wordvorlage mit Metadatenintegration Prozesse Zuweisung der Projektaufgaben Genehmigung der Protokolle Versionierung von Dokumenten

28 EX: Office Versionen und SharePoint Integration Microsoft Office Programs and SharePoint Products and Technologies Integration – Fair, Good, Better, Best 0d05a69-f67b-4d37-961e-2db3c4065cb9&displaylang=en&tmhttp://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?familyid=e 0d05a69-f67b-4d37-961e-2db3c4065cb9&displaylang=en&tm

29 Outlook 2007 und SharePoint 2007 Listen (Kontakte, Kalender, Aufgaben, Diskussionen) und Bibliotheken offline bereitstellen Inhalte von Listen offline ändern und hinzufügen Überlagern der SharePoint Kalender mit anderen Kalendern SharePoint Kalender als HTML- versenden InfoPath Formulare als versenden Aufgaben/Workflows direkt aus Outlook genehmigen ohne SharePoint Site oder die Office Applikation zu öffnen Records Management für s (Voraussetzung: Exchange 2007) mit der Integration in das SharePoint Records Management SharePoint Inhalte als RSS Feeds mit dem Outlook- RSS Reader abonnieren

30 Word 2007 und SharePoint 2007 Metadatenbearbeitung im Information Panel Benutzerdefinierte Information Document Panels mit BusinessLogik Workflowfunktionen (Starten, beenden..) in die Oberfläche integriert Information über anstehende Workflowaktionen, Check-In/Check- Out-Status und Geschäftsregeln in die Oberfläche integriert Inhalte für Websites können erstellt und veröffentlicht werden Dokumente in einer SharePoint-Bibliothek in Word 2007 geöffnet anzeigen aller vorhergehenden veröffentlichten oder Entwurfs-Versionen ältere Versionen wiederherstellen graphische Gegenüberstellung und Vergleich zweier beliebiger Versionen Erstellen von Blogeinträgen in SharePoint direkt aus Word

31 Excel 2007 und SharePoint 2007 Veröffentlichen von Arbeitsmappen in Excel Services Webbasierter Zugriff auf Excel-Tabellen Webservice Schnittstelle für Excel-Tabellen Metadatenbearbeitung im Information Panel Benutzerdefinierte Information Document Panels mit BusinessLogik Workflowfunktionen (Starten, beenden..) in die Oberfläche integriert Information über anstehende Workflowaktionen, Check- In/Check-Out-Status und Geschäftsregeln in die Oberfläche integriert

32 PowerPoint 2007 und SharePoint 2007 Unterstützung von SharePoint PowerPoint Folienbibliotheken Metadatenbearbeitung im Information Panel Benutzerdefinierte Information Document Panels mit BusinessLogik (mit InfoPath) Workflowfunktionen (Starten, beenden..) in die Oberfläche integriert Information über anstehende Workflowaktionen, Check- In/Check-Out-Status und Geschäftsregeln in die Oberfläche integriert

33 InfoPath/Access/OneNote2007 und SharePoint 2007 InfoPath 2007 InfoPath Formulare webbasiert in SharePoint Forms Services veröffentlichen. Formulare sind mit Internet Explorer, FireFox, Safari, Netscape oder Mobilen Devices verfügbar InfoPath Formulare als an Outlook 2007 Nutzer schicken. Access 2007 Erstellen von umfangreichen Auswertungen von SharePoint Listen Zentralisierung der Datenspeicherung in SharePoint Listen SharePoint Daten offline verfügbar machen OneNote 2007 OneNote Notizbücher zur gemeinsamen Nutzung in SharePoint Bibliotheken bereitstellen

34 3. Einrichten des Teamarbeitsbereiches Teamsite erstellen von leerer Vorlage Benutzer berechtigen Metadaten und Inhaltstypen erstellen Protokollvorlage mit Eigenschaften erstellen Listen und Bibliotheken einrichten Blog einrichten mit Word als Blogeditor Listenansichten und Webparts anpassen OneNote Notizbuch zur gemeinsamen Nutzung einrichten

35 4. Anpassen des Teamarbeitsbereiches Design und Logo ändern Bericht in Access 2007 einrichten und PDF Export SharePoint Designer Masterpage anpassen Individuellen Workflow einrichten Datenviewwebpart mit Verbindung zu externen Daten

36 5. Praktische Arbeit des Teams Wissenssammlung im Wiki Dokumentation des Projektverlauf im Weblog (Editor Word) Export von Daten nach PDF Offlinefunktionen mit Outlook Projektaufgaben und Termine mitnehmen Organisation einer Besprechung

37 Zusammenfassung

38 Analyse, Planung und Konzeption sind der wichtigste Prozess Interaktives Design der Lösung mit den Anwendern NoCode Lösungen mit Browser und SharePoint Designer Einfach und für den Anwender durchschaubar Fertige Lösungen nutzen und anpassen

39

40 Download der Folien und Ressourcensammlung

41 Fragen ? web SharePointCommunity.de blog weblogs.mysharepoint.de/mgreth podcast SharePointPodcast.de mvp profilhttps://mvp.support.microsoft.com/profile/Michael.Greth

42 Microsoft Deutschland GmbH Konrad-Zuse-Straße Unterschleißheim Der direkte Kontakt: Telefon:01805 – (0,12 Euro/Min., deutschlandweit) Alle mit ® und gekennzeichneten Bezeichnungen sind Marken oder eingetragene Marken der Microsoft Corporation in den USA und/oder anderen Ländern.


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