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Promorxr/2000/Seminare/RechtePflichtenAR.ppt Seite: 2 © 2000 Arthur Andersen. All rights reserved. Rechte und Pflichten des Aufsichtsrates in Unternehmen.

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2 Promorxr/2000/Seminare/RechtePflichtenAR.ppt Seite: 2 © 2000 Arthur Andersen. All rights reserved. Rechte und Pflichten des Aufsichtsrates in Unternehmen der Öffentlichen Hand Redner und Mitwirkende Datum a -

3 Rechte und Pflichten des Aufsichtsrates in Unternehmen der öffentlichen Hand Geschäftsführung Gemeinderat Kreistag Bezirkstag Gesellschafter Wirtschaftsprüfer Beteiligungs- management Rechnungshöfe Aufsichtsrat Seite: 3 © 2000 Arthur Andersen. All rights reserved. Promorxr/2000/Seminare/RechtePflichtenAR.ppt

4 Seite: 4 © 2000 Arthur Andersen. All rights reserved. 1.Rechtliche Grundlagen 2.Neuerungen durch das KonTraG 3.Betriebswirtschaftliche Aufgaben 4. Überwachung und Haftung 5. Überwachung nach § 53 HGrG 6.Berichtspflicht 7.Wirtschaftsprüfungsbericht Inhalt des Seminars

5 Promorxr/2000/Seminare/RechtePflichtenAR.ppt Seite: 5 © 2000 Arthur Andersen. All rights reserved. privatrechtliche Organisationsformen öffentlich -rechtliche Organisationsformen Formen wirtschaftlicher Betätigung der öffentlichen Hand Anstalt Regie- betrieb Eigen- betrieb Zweck- verband öffentl. Rechts GmbH AG e.V. Stiftung 1. Rechtliche Grundlagen

6 Promorxr/2000/Seminare/RechtePflichtenAR.ppt Seite: 6 © 2000 Arthur Andersen. All rights reserved. Die Organe der Aktiengesellschaft und der GmbH und ihre wesentlichen Funktionen 1. Rechtliche Grundlagen Vorstand unabhängige und grds. Weisungsfreie Leitung der AG Aufsichtsrat Überwachung der Leitungstätigkeit des Vorstandes und Bestellung der Vorstandsmitglieder Hauptversammlung (oberstes Organ der Gesellschaft) Grundlagenentscheidungen (u. a. Satzungsänderung/Feststellung des Jahresabschlusses Geschäftsführer weisungsabhängige Leitung der GmbH Aufsichtsrat, - nur soweit in der Satzung festgelegt - MitbestimmungsG (200 AN) - BetriebsverfassungsG 1952 (500 AN) Überwachung der Geschäftsführung und ausnahmsweise Bestellung des Geschäftsführers Gesellschafterversammlung - Grundlangenentscheidungen - Weisungsrechte gegenüber Geschäftsführung bei Einzelentscheidungen Aktiengesellschaft GmbH

7 Promorxr/2000/Seminare/RechtePflichtenAR.ppt Seite: 7 © 2000 Arthur Andersen. All rights reserved. Anwendbare Gesetze Aktiengesellschaft Aktiengesetz MitbestimmungsG 1976 (2000 Arbeitnehmer) BetriebsverfassungsG 1952 (500 Arbeitnehmer) (MontanmitbestimmungsG) GmbH GmbHG mit Verweis auf Aktiengesetz Mitbestimmungsgesetz 1976 (2000 Arbeitnehmer) Betriebsverfassungsgesetz 1952 (500 Arbeitnehmer) Gesetze des Beteiligungsunternehmens, wie z.B.: – Satzung bzw. Gesellschaftsvertrag (insbesondere zustimmungspflichtige Geschäfte) – Geschäftsführungsvertrag – Geschäftsordnung für den Aufsichtsrat bzw. die Geschäftsführung 1. Rechtliche Grundlagen

8 Promorxr/2000/Seminare/RechtePflichtenAR.ppt Seite: 8 © 2000 Arthur Andersen. All rights reserved. Bestellung, Dauer und Beendigung des Aufsichtsratsmandats Amtszeit Beginn: gemäß Bestel- lungsbeschluss und Annahme der Bestellung Dauer: höchstens fünf Jahre -- Satzung / Bestellungsbeschluss u.U. kürzer -- anders u. U. in der GmbH Wiederwahl Beendigung des AR-Mandats Wegfall der persönlichen Vor- aussetzungen (Inkompatibi- lität, Anzahl der AR-Mandate) Amtsniederlegung Ablauf der Bestellungs- zeitraums Abberufung » durch die HV bzw. Gesellschafter- versammlung, mit drei Viertel Mehrheit jederzeit und ohne Vorliegen eines wichtigen Grundes möglich » durch den Entsendenden » durch das Amtsgericht des Sitzes der Gesellschaft (u. U. auch bei GmbH) » bei Arbeitnehmer-Vertretern: Abwahl durch Belegschaft Bestellung Wahl durch die Hauptversammlung der Aktiengesellschaft bzw. der Gesellschafterversammlung der GmbH Ausnahmen u.a. »Entsendung von Aktionärsvertretern kraft Satzungsbestimmung »MitbestG, BetrVG 1952: Wahl durch Arbeitnehmer 1. Rechtliche Grundlagen

9 Promorxr/2000/Seminare/RechtePflichtenAR.ppt Seite: 9 © 2000 Arthur Andersen. All rights reserved. Weisungsrecht, Verschwiegenheit, Befangenheit Weisungsrecht:Ein Weisungsrecht gegenüber Mitgliedern des Aufsichtsrats, die von ihr vorgeschlagen oder entsandt werden, besteht grundsätzlich nicht. So ist z.B. die Formulierung in den Verwaltungsvorschriften zur Gemeinde- ordnung, dass der Aufsichtsrat auch die Belange und die Interessen der Gemeinde zu beachten habe, ist lediglich eine Empfehlung. Rein gesell- schaftsrechtlich gehen die Interessen der Gesellschaft vor. Insoweit bestimmt das Bundesrecht (Aktiengesetz und GmbH-Gesetz sind Bundes- recht) die Handlungspflichten (vgl. auch § 65 VI BHO). Verschwiegenheits- pflicht:Die Verschwiegenheitspflicht ergibt sich aus der nichtöffentlichen Beratung und Entscheidung eines Sachverhalts und daraus, dass nach § 93 Abs. 1 AktG über vertraulich zugegangene Informationen Stillschweigen zu bewahren ist. Dies gilt für Vorstand und Auf- sichtsrat (§ 116 AktG). Einen höheren Grad als die Verschwiegen- heitspflicht erlangt die Verpflichtung zur Geheimhaltung von Geschäfts- und Betriebsgeheimnissen. Ein (vorsätzlich) unbefugt offenbartes Geheimnis führt auf Antrag der Gesellschaft zur Strafbarkeit (§ 404 AktG und § 85 GmbHG). 1. Rechtliche Grundlagen

10 Promorxr/2000/Seminare/RechtePflichtenAR.ppt Seite: 10 © 2000 Arthur Andersen. All rights reserved. § 394 AktGBerichte der Aufsichtsratsmitglieder Aufsichtsratsmitglieder, die auf Veranlassung einer Gebietskörperschaft in den Aufsichtsrat gewählt oder entsandt worden sind,unterliegen hinsichtlich der Berichte, die sie der Gebietskörperschaft zu erstatten haben, keiner Verschwiegen- heitspflicht. Für vertrauliche Angaben und Geheimnisse der Gesellschaft, namentlich Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse, gilt dies nicht, wenn ihre Kenntnis für die Zwecke der Berichte nicht von Bedeutung ist. § 395 AktGVerschwiegenheitspflicht (1) Personen, die damit betraut sind, die Beteiligungen einer Gebietskörperschaft zu verwalten oder für eine Gebietskörperschaft die Gesellschaft, die Betätigung der Gebietskörperschaft als Aktionär oder die Tätigkeit der auf Veranlassung der Gebietskörperschaft gewählten oder entsandten Aufsichtsratsmitglieder zu prüfen, haben über vertrauliche Angaben und Geheimnisse der Gesellschaft, namentlich Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse, die ihnen aus Berichten nach § 394 bekannt geworden sind, Stillschweigen zu bewahren; dies gilt nicht für Mitteilungen im dienstlichen Verkehr. (2) Bei der Veröffentlichung von Prüfungsergebnissen dürfen vertrauliche Angaben und Geheimnisse der Gesellschaft, namentlich Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse, nicht veröffentlicht werden. 1. Rechtliche Grundlagen

11 Promorxr/2000/Seminare/RechtePflichtenAR.ppt Seite: 11 © 2000 Arthur Andersen. All rights reserved. Verschwiegenheitspflicht im Spannungsfeld zwischen Handels-/Gesellschaftsrecht und öffentlichem Recht Grundsatz:Verschwiegenheit hinsichtlich vertraulichen Angaben/Geheimnisse Ausnahme:Dispens von der Verschwiegenheitspflicht, §§ 394,395 AktG Bei Berichtspflicht gegenüber Gebietskörperschaften (soweit Kenntnis vertraulicher Sachverhalte für Bericht notwendig) Berichtsadressat:Verwaltungsspitze (z.B. 1. Bürgermeister; Leiter Beteiligungsmanagement) NICHT Gemeinderat, Kreistag, Bezirkstag Diesen gegenüber gilt Verschwiegenheitspflicht 1. Rechtliche Grundlagen

12 Promorxr/2000/Seminare/RechtePflichtenAR.ppt Seite: 12 © 2000 Arthur Andersen. All rights reserved. Weisungsrecht, Verschwiegenheit, Befangenheit Befangenheitsvorschriften (am Beispiel der Gemeindeordnung): Befangenheitsvorschriften dienen der Sauberkeit der Verwaltung. Soweit aus persönlichen Gründen der Verdacht auf Befangenheit bestehen kann, greifen z.B. die Verbotsvorschriften der Gemeindeordnung (persönliche Vorteile oder Nachteile auch für Angehörige). Soweit eine Interessenkollision allein dadurch besteht oder bestehen kann, dass das Mitglied eines Aufsichtsrats als Vertreter der Gemeinde im Aufsichtsrat und im Gemeinderat an der Beratung und Entscheidung beteiligt ist, schließt die Gemeindeordnung eine Befangenheit aus. Ob sich gleichwohl eine Nichtbefassung im Aufsichtsrat oder im Gemeinderat empfiehlt, um jeden Anschein zu vermeiden, muss jeder Aufsichtsrat für sich entscheiden. Unterhalb der Befangenheit führt eine Nicht- befassung nicht zu einem Abstimmungsfehler oder zu einer Gefährdung ent- sprechender Aufsichtsrats- oder Gemeinderatsbeschlüsse. 1. Rechtliche Grundlagen

13 Promorxr/2000/Seminare/RechtePflichtenAR.ppt Seite: 13 © 2000 Arthur Andersen. All rights reserved. Corporate Governance nach dem KonTraG I.Grundgedanke:Aufsichtsrat als Herr der Unternehmensüberwachung Effektive Unternehmensüberwachung durch Stärkung des Aufsichtsrates Verantwortung des Aufsichtsrates steigt II.Elemente: Aufsichtsrat und Wirtschaftsprüfer als Eckpfeiler einer effizienten Unternehmensüberwachung Unternehmensüberwachung als arbeitsteiliger Prozess (Kommunikation als Grundlage) WP als Erfüllungsgehilfe des Aufsichtsrates Aufsichtsrat Dialog Aufsichtsrat 2. KonTraG © 2000 Arthur Andersen. All rights reserved. Promorxr/2000/Seminare/RechtePflichtenAR.ppt

14 Seite: 14 © 2000 Arthur Andersen. All rights reserved. Corporate Governance nach dem KonTraG III.Einzelheiten der Corporate Governance: Reform der Aufsichtsratstätigkeit Unternehmer überwachen Unternehmer § 111 Abs. 1 AktG Beschränkung der Höchstzahl von Aufsichtsratsmandaten (§ 100 Abs. 2 AktG) Mitteilung des ausgeübten Berufs und der Mitglied- schaft in Gremien § 124 Abs. 3, § 125 Abs. 1 AktG Geltendmachung von Schadensersatzansprüchen wegen Pflichverletzung erleichtert, § 147 Abs. 3 AktG Erweiterung der Prüfungs- pflichten durch den Aufsichtsrat, § 171 Abs. 1, § 337 Abs. 1 AktG Erhöhung der Sitzungsfrequenz, § 110 Abs. 3 AktG Rechenschaftsbericht über die Aufsichtsratstätigkeit, § 171 Abs. 2 AktG 2. KonTraG

15 Promorxr/2000/Seminare/RechtePflichtenAR.ppt Seite: 15 © 2000 Arthur Andersen. All rights reserved. III. Einzelheiten der Corporate Governance: Reform der Zusammenarbeit zwischen Aufsichtsrat und Abschlussprüfer Intensivierung der Kooperation Aufsichtsrat - Wirtschaftsprüfer Auftragserteilung durch Aufsichtsrat § 111 Abs. 2 Satz 3 AktG § 218 Abs. 1 Satz 4 HGB Teilnahme des WP an der Bilanzsitzung § 171 Abs. 1 AktG Aushändigung des Prüfungsberichts § 170 Abs. 3 AktG § 318 Abs. 7 HGB Intensivierung der Abschlussprüfung § 317 HGB 2. KonTraG

16 Promorxr/2000/Seminare/RechtePflichtenAR.ppt Seite: 16 © 2000 Arthur Andersen. All rights reserved. Auftragserteilung an den Wirtschaftprüfer durch den Aufsichtsrat + Vermeidung von Interessenkonflikten zwischen Geschäftsführung und Wirtschaftsprüfer + Rolle des Aufsichtsrats als Herr der Unternehmensüberwachung wird deutlich + Abstimmung der Jahresabschlussprüfung mit den Informations- und Überwachungsbedürfnissen des Aufsichtsrats (Arbeitsteilung) 2. KonTraG

17 Promorxr/2000/Seminare/RechtePflichtenAR.ppt Seite: 17 © 2000 Arthur Andersen. All rights reserved. Intensivierung der Abschlussprüfung + Prüfungsbericht als wichtige Informationsquelle des Aufsichtsrats + Problemorientierung der Abschlussprüfung: Ausrichtung auf Erkennen von Unrichtigkeiten und Rechtsverstößen + Prüfung des Lageberichts: Information für Aufsichtsrat hinsichtlich Lage des Unternehmens und eventuelle Gefährdungen + Prüfung des Risikofrüherkennungssystems: Unterstützung des Aufsichtsrats bei der Überwachungstätigkeit 2. KonTraG

18 Promorxr/2000/Seminare/RechtePflichtenAR.ppt Seite: 18 © 2000 Arthur Andersen. All rights reserved. Aushändigung des Prüfungsberichts an den Aufsichtsrat + Prüfungsbericht als zentrales Kommunikationsmittel zwischen Aufsichtsrat und Wirtschaftsprüfer + Ergänzung der Überwachungstätigkeit des Aufsichtsrats + Überblick über die Tätigkeit der Geschäftsführung 2. KonTraG

19 Promorxr/2000/Seminare/RechtePflichtenAR.ppt Seite: 19 © 2000 Arthur Andersen. All rights reserved. Teilnahme/Berichterstattung des Wirtschaftsprüfers an/in der Bilanzsitzung des Aufsichtsrates + Wirtschaftsprüfer zeigt Schwerpunkte der Prüfung auf und legt Gesamtzusammenhänge offen + Aufsichtsrat erhält Möglichkeit der Nachfrage (Informationsfunktion) + Aufsichtsrat erhält Anregung für eigene Überwachungstätigkeit 2. KonTraG

20 Promorxr/2000/Seminare/RechtePflichtenAR.ppt Seite: 20 © 2000 Arthur Andersen. All rights reserved. Modell eines Zielbildungsprozesses im öffentlichen Bereich Formulierung bundes- politischer Ziele Ableitung und Formulierung eines Unternehmenszwecks Ableitung strategischer Ziele Ableitung taktischer Ziele Ableitung operativer Ziele Realisierung Parlament Gesellschafter Bundesregierung Aufsichtsrat Geschäftsführung Abteilungsleitung 3. Betriebswirtschaftliche Aufgaben

21 Promorxr/2000/Seminare/RechtePflichtenAR.ppt Seite: 21 © 2000 Arthur Andersen. All rights reserved. Öffentlich gebundene Aufgabenübertragung Verstärkte Aufgaben- verfolgung Schnelle und umfassende Veräußerung Reduzierung der Aufgabenwahrnehmung hoch niedrig Langfristiger Leistungsbedarf niedrig hoch Erfordernis öffentl. Leistungserstellung Portfolio Analyse 3. Betriebswirtschaftliche Aufgaben

22 Promorxr/2000/Seminare/RechtePflichtenAR.ppt Seite: 22 © 2000 Arthur Andersen. All rights reserved. Überblick über die zentralen Aufgaben des Aufsichtsrates, Umsetzung der Rechte und Pflichten eines Aufsichtsrates in die betriebswirtschaftliche Unternehmenspraxis 1.Corporate Governance 2.Strategische Unternehmensplanung 3.Personalentscheidungen Top-Management 3. Betriebswirtschaftliche Aufgaben

23 Promorxr/2000/Seminare/RechtePflichtenAR.ppt Seite: 23 © 2000 Arthur Andersen. All rights reserved. 1. Corporate Governance Controlling als die ständige Überwachung der Geschäftsführung darf nicht auf Kontrolle im Sinne des nachträglichen Aufzeigens von Fehlentwicklungen beschränkt sein, sondern auf den zukunftsorientierten Vergleich der Ist- mit den Planwerten für: die Dauerhaftigkeit der Kontrolle (Kontinuität) die Analyse von Abweichungen (Interpretation) das rechtzeitige Erstellen von Korrekturvorschlägen Das Controlling des Aufsichtsrates greift somit bereits in der Planungsphase ein. Überprüfung der Planungsergebnisse auf Plausibilität hinsichtlich: Rechtmäßigkeit Zweckmäßigkeit Wirtschaftlichkeit 3. Betriebswirtschaftliche Aufgaben

24 Promorxr/2000/Seminare/RechtePflichtenAR.ppt Seite: 24 © 2000 Arthur Andersen. All rights reserved. Grenzen der Controllingfunktion Die Grenzen der Controllingfunktion des Aufsichtsrates liegen dort, wo die Geschäftsführung beginnt. Beispiel: Es ist nicht die Aufgabe des Aufsichtsrates neue Produkte zu entwickeln. Er ist dafür verantwortlich, dass die Aufgabe Entwicklung neuer Produktedurch das Top- Management geplant und durchgeführt wird. Aufgabe des Aufsichtsrates muss es sein, diese Grenzen zu definieren auf das Einhalten dieser Grenzen zu achten 3. Betriebswirtschaftliche Aufgaben

25 Promorxr/2000/Seminare/RechtePflichtenAR.ppt Seite: 25 © 2000 Arthur Andersen. All rights reserved. Festlegung der Unternehmensziele Entwickeln von Strategien Vereinbaren von Maßnahmen zur Umsetzung der Strategien Empfehlung:Langfristige Strategieplanung (5 Jahre) 2. Strategische Unternehmensplanung gemeinsam mit dem Top-Management 3. Betriebswirtschaftliche Aufgaben

26 Promorxr/2000/Seminare/RechtePflichtenAR.ppt Seite: 26 © 2000 Arthur Andersen. All rights reserved. 3. Personalentscheidungen TOP-Management Auswahl und Bestellung der Vorstandsmitglieder einer Aktiengesellschaft Mitwirkung bei der Bestellung von Geschäftsführern durch die GmbH-Gesellschafter Erarbeitung eines Anforderungsprofils Empfehlung: Ausschuss für human resources management 3. Betriebswirtschaftliche Aufgaben

27 Promorxr/2000/Seminare/RechtePflichtenAR.ppt Seite: 27 © 2000 Arthur Andersen. All rights reserved. § 111 Abs. 1 AktG: Der Aufsichtsrat hat die Geschäftsführung zu überwachen Geschäftsführungsprüfung ist eine Totalprüfung des gesamten Unternehmens in formaler und materieller Hinsicht. Maßstab für die Ordnungsmäßigkeit gem. § 93 Abs. 1 S. 1 AktG bzw. § 43 Abs. 1 GmbHG istdie Sorgfalt eines ordentlichen und gewissenhaften Geschäftsleiters. 4. Überwachung und Haftung

28 Promorxr/2000/Seminare/RechtePflichtenAR.ppt Seite: 28 © 2000 Arthur Andersen. All rights reserved. Ordnungsmäßigkeitskontrolle Wirtschaftslichkeitskontrolle Zweckmäßigkeitskontrolle Informationsrechte Zustimmungsvorbehalte Richtlinienkompetenz Verschwiegenheitspflicht Rechte und Pflichten des Aufsichtsrates Haftung (Verantwortlichkeit) des Aufsichtsrates als Gremium und als Mitglied hängen vom Umfang der Rechte und Pflichten ab Kontrolle Kompetenzen Pflichten 4. Überwachung und Haftung

29 Promorxr/2000/Seminare/RechtePflichtenAR.ppt Seite: 29 © 2000 Arthur Andersen. All rights reserved. 1.Überwachung der Geschäftsführung (§ 111 Abs. 1) 2.Prüfung der Gesellschaftskasse, der Bestände an Wertpapieren und Waren (§ 111 Abs. 2) 3.Erteilung des Prüfungsauftrages an den Wirtschaftsprüfer (§ 111 Abs. 2) 4.Einberufung der Hauptversammlung (§ 111 Abs. 3) 5.Zustimmungsvorbehalt für bestimmte Arten von Geschäften (§ 111 Abs. 4) 6.Vertretung der Gesellschaft gegenüber Vorstandsmitgliedern (§ 112) 7.Bestellung und Abberufung des Vorstands (§ 84) 8.Entgegennahme von Gewinnverwendungsvorschlägen (§ 170 Abs. 2; § 171) 9.Feststellung und Prüfung des Jahresabschlusses (§ 171 und § 172) Aufgaben des Aufsichtsrates nach dem Aktiengesetz 4. Überwachung und Haftung

30 Promorxr/2000/Seminare/RechtePflichtenAR.ppt Seite: 30 © 2000 Arthur Andersen. All rights reserved. 1.Überwachung der Geschäftsführung (§ 111 Abs. 1) 2.Prüfung der Gesellschaftskasse, der Bestände an Wertpapieren und Waren (§ 111 Abs. 2) 3.Erteilung des Prüfungsauftrages an den Wirtschaftsprüfer (§ 111 Abs. 2) 4.Einberufung der Hauptversammlung (§ 111 Abs. 3) 5.Zustimmungsvorbehalt für bestimmte Arten von Geschäften (§ 111 Abs. 4) 6.Vertretung der Gesellschaft gegenüber Vorstandsmitgliedern (§ 112) 7.Bestellung und Abberufung des Vorstands (§ 84) 8.Entgegennahme von Gewinnverwendungsvorschlägen (§ 170 Abs. 2; § 171) 9.Prüfung des Jahresabschlusses (§ 171) Im Unterschied zum Aktienrecht gehören die Bestellung und Abberufung der Geschäftsführung nicht zu den Aufgaben des Aufsichtsrates (sondern zu den Aufgaben der Gesellschafter), es sei denn die Satzung ermächtigt den Aufsichtsrat dazu. Aufgaben des Aufsichtsrates nach dem GmbH-Gesetz (§ 52 GmbHG verweist auf das AktG) 4. Überwachung und Haftung

31 Promorxr/2000/Seminare/RechtePflichtenAR.ppt Seite: 31 © 2000 Arthur Andersen. All rights reserved. Unternehmensinterne Kommunikation im Rahmen der Überwachung Vorstand Bücher, Unterlagen Gesellschaftskasse Waren, Wertpapiere Aufsichtsrat Aufsichtsrats- vorsitzender Aufsichtsrat Aufsichtsratsmitglied Aufsichtsrat Schriftliche und mündliche Berichte § 90 Abs. 1 Satz 1 AktG § 90 Abs. 1 Satz 2 AktG § 90 Abs. 3 AktG § 111 Abs. 2 Satz 2 AktG Berichte aus wichtigen Anlässen Anforderung besonderer Berichte Einsichtnahme zur Überprüfung 4. Überwachung und Haftung

32 Promorxr/2000/Seminare/RechtePflichtenAR.ppt Seite: 32 © 2000 Arthur Andersen. All rights reserved. Dreifach abgestufte Überwachungspflicht I.Normaler Geschäftsverlauf Zurückhaltung II.Abzeichnende Ergebnisverschlechterung Unterstützende Überwachung III.In der Krise Führende Überwachung 4. Überwachung und Haftung

33 Promorxr/2000/Seminare/RechtePflichtenAR.ppt Seite: 33 © 2000 Arthur Andersen. All rights reserved. Qualitative Angaben zur Art der Überwachungstätigkeit Regelmäßige schriftliche und mündliche Berichte nach § 90 Abs. 1 Satz 1 AktG. Unterrichtung des Vorsitzenden des Aufsichtsrates über wichtige Anlässe (§ 90 Abs. 1 Satz 2 AktG). Anforderungen besonderer Berichte gem. § 90 Abs. 3 AktG durch den Gesamtauf- sichtsrat oder ein einzelnes Aufsichtsratmitglied. Einsichtnahme in Bücher und Schriften sowie Überprüfung der Vermögensgegenstände Gesellschaftskasse, Bestände an Wertpapieren und Waren gem. § 111 Abs. 2 AktG. Beauftragung von Sachverständigen zur Erledigung bestimmter Überwachungsauf- gaben (soweit Geheimhaltungs- und Verschwiegenheitspflicht dies zulassen gem. § 111 Abs. 2 Satz 2 AktG). wurde die Überwachung durch einen Ausschuß vorgenommen: Dabei muss nicht auf die zugrundeliegenden Vorgänge eingegangen werden, jedoch ob sich Beanstandungen ergeben haben. 4. Überwachung und Haftung

34 Promorxr/2000/Seminare/RechtePflichtenAR.ppt Seite: 34 © 2000 Arthur Andersen. All rights reserved. Angaben zum Umfang der Prüfung Ausreichend ist z. B. folgende Formulierung: Der Aufsichtsrat hat sich während des Geschäftsjahres durch laufende Berichterstattung des Vorstandes über die Geschäftsführung des Unternehmens unterrichtet. In verschiedenen Sitzungen mit dem Vorstand wurden im Berichtszeitraum wichtige Fragen der Geschäftsführung besprochen. Zahl der Aufsichtsratssitzungen und Häufigkeit der Prüfungen stellt für den Gesellschafter keine Information von Bedeutung dar (Auffassung der h.M.) Ausreichend ist die allgemeine Angabe, ob die Überwachung regelmäßig über das Geschäftsjahr verteilt oder nur einmalig durchgeführt wurde (vgl. Claussen in Kölner Komm. AktG, §171 Anmerkung 11) 4. Überwachung und Haftung

35 Promorxr/2000/Seminare/RechtePflichtenAR.ppt Seite: 35 © 2000 Arthur Andersen. All rights reserved. Haftung des Aufsichtsrates bei Pflichtverletzungen Zivilrechtliche Verantwortung - überstimmte Aufsichtsratsmitglieder - Sorgfaltsmaßstab - Verjährung Strafrechtliche Sanktionen - Allgemeine Straftatbestände - Geheimnisverrat 4. Überwachung und Haftung

36 Promorxr/2000/Seminare/RechtePflichtenAR.ppt Seite: 36 © 2000 Arthur Andersen. All rights reserved. Haftung des Aufsichtsrates bei Pflichtverletzung Fazit:Die Gesamtdarstellung der Haftung und Verantwortlichkeit soll gewiss nicht über- bewertet werden. Es ist aber wichtig, darauf hinzuweisen, dass ein Fehlverhalten keineswegs folgenlos bleibt. Dies gilt ganz besonders und für den Täter in empfindlicher Weise dort, wo Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse unbefugt offenbart werden. Mangelnde Befugnis liegt stets vor, wenn Vertraulichkeit eines bestimmten Sachverhalts offenkundig ist oder sich aus den Umständen ergibt. Zu den Geschäftsgeheimnissen gehören kaufmännische Vorgänge, aber auch Personalangelegenheiten im weitesten Sinne. Zu den betrieblichen Geheimnissen zählt man technische Vorgänge. 4. Überwachung und Haftung

37 Promorxr/2000/Seminare/RechtePflichtenAR.ppt Seite: 37 © 2000 Arthur Andersen. All rights reserved. Sorgfaltspflichten der Gesellschaftsorgane Geschäftsführer einer GmbH gem. § 43 Abs. 1 GmbHG Vorstand einer AG gem. § 93 AktG Aufsichtsrat-Mitglied gem. § 116 AktG haben in den Angelegenheiten der Gesellschaft die Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsleiters anzuwenden. Verletzt er seine Pflicht zur sorgfältigen Geschäftsführung, so haftet er für den entstandenen Schaden mit seinem privaten Vermögen. Die Haftung erstreckt sich auch auf leichte Fahrlässigkeit. Die AG bzw. GmbH muss beweisen, dass ein eventueller Schaden durch eine Verletzung der Pflicht des Geschäftsführers, die Geschäfte mit der Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsleiters zu führen, entstanden ist. 4. Überwachung und Haftung

38 Promorxr/2000/Seminare/RechtePflichtenAR.ppt Seite: 38 © 2000 Arthur Andersen. All rights reserved. Grundsätze ordnungsmäßiger Überwachung (GoÜ - nach Theissen) Grundprinzipien Grundprinzip der Ordnungsmäßigkeit Grundprinzip der Gesetzmäßigkeit Grundprinzip der Richtigkeit Grundprinzip der Zielgerichtetheit und Zweckmäßigkeit Grundprinzip der Transparenz Grundprinzip der Nachprüfbarkeit Grundprinzipien Grundprinzip der Ordnungsmäßigkeit Grundprinzip der Gesetzmäßigkeit Grundprinzip der Richtigkeit Grundprinzip der Zielgerichtetheit und Zweckmäßigkeit Grundprinzip der Transparenz Grundprinzip der Nachprüfbarkeit Allgemeine Grundsätze Personelle Anforderungen Grundsatz der Unabhängigkeit Grundsatz der Eigenverantwortlichkeit und Eigenständigkeit Grundsatz der Funktionsgerechtigkeit und Sachverständigkeit Grundsatz der Verschwiegenheit Grundsatz der Vergütung und Entlastung Institutionelle Anforderungen Grundsatz der Planung und Kontrolle Allgemeine Grundsätze Personelle Anforderungen Grundsatz der Unabhängigkeit Grundsatz der Eigenverantwortlichkeit und Eigenständigkeit Grundsatz der Funktionsgerechtigkeit und Sachverständigkeit Grundsatz der Verschwiegenheit Grundsatz der Vergütung und Entlastung Institutionelle Anforderungen Grundsatz der Planung und Kontrolle Besondere Grundsätze Einzelne Ist-Überwachungsobjekte Bücher und Schriften Berichtserstattungspflicht des Vorstandes Jahresabschluss Abschlussprüferbericht steuerlicher Außenprüfungsbericht etc. Besondere Grundsätze Einzelne Ist-Überwachungsobjekte Bücher und Schriften Berichtserstattungspflicht des Vorstandes Jahresabschluss Abschlussprüferbericht steuerlicher Außenprüfungsbericht etc. 4. Überwachung und Haftung

39 Promorxr/2000/Seminare/RechtePflichtenAR.ppt Seite: 39 © 2000 Arthur Andersen. All rights reserved. Struktur der Unternehmensüberwachung bei Unternehmen der öffentlichen Hand Ziel: Sicherung der öffentlichen Interessen durch effektive Corporate Governance Unternehmenstätigkeit Aufsichtsrat Risikomanagementsystem Beteiligungsmanagement der Gebietskörperschaft Abschlussprüfung nach HGB und HGrG Betätigungsprüfung der Rechnungshöfe Unternehmensinterne Kontrolle = Corporate Governance im engeren Sinn durch AR und RMS Unternehmensexterne Kontrolle durch Wirtschaftsprüfung Mittelbare Kontrolle durch Beteiligungsmanagement der Gemeinde und Betätigungsprüfung der Rechnungshöfe 5. § 53 HGrG

40 Promorxr/2000/Seminare/RechtePflichtenAR.ppt Seite: 40 © 2000 Arthur Andersen. All rights reserved. Überwachung der Geschäftsführung = Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung § 53 HGrG Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführungs- tätigkeit Ordnungsmäßigkeit des Geschäftsführungs- instrumentariums Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführungs- organisation Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung ist Bestandteil der Jahresabschlussprüfung von Unternehmen, an denen die öffentliche Hand mehrheitlich beteiligt ist. Ermöglicht tieferen Einblick in die Geschäftstätigkeit Erleichtert die Überwachungstätigkeit Unterstützung der Überwachungstätigkeit durch Wirtschaftsprüfer 5. § 53 HGrG

41 Promorxr/2000/Seminare/RechtePflichtenAR.ppt Seite: 41 © 2000 Arthur Andersen. All rights reserved. Prüfung der Ordnungsmäßigkeit bedeutet: nicht der Entscheidungsprozeß ist in seinen Einzelheiten zu prüfen, sondern wurden ungewöhnliche, risikoreiche oder nicht ordnungsgemäß abgewickelte Geschäftsvorfälle oder erkennbare Fehldispositionen durchgeführt? ist die Art der getätigten Geschäfte durch die Satzung gedeckt und wurde eine nach Satzung, Geschäftsordnung oder Beschluss des Aufsichtsrats erforderliche Zustimmung eingeholt? 5. § 53 HGrG

42 Promorxr/2000/Seminare/RechtePflichtenAR.ppt Seite: 42 © 2000 Arthur Andersen. All rights reserved. Überwachungs- und Prüfungsbereich I Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführungs- organisation Prüfungslemente: Konkretisierung der Überwachungspflichten Übereinstimmung der tatsächlichen Geschäfts- führungstätigkeit mit Gesetzen, Satzung und Gesellschaftsvertrag Firmeninterne Regelungen für die Geschäftsführung Zusammensetzung und Tätigkeit der Geschäftsführung Zweckmäßigkeit der Regelung im Hinblick auf die Erfordernisse einer effizienten und flexiblen Unternehmensführung 5. § 53 HGrG

43 Promorxr/2000/Seminare/RechtePflichtenAR.ppt Seite: 43 © 2000 Arthur Andersen. All rights reserved. Überwachungs- und Prüfungsbereich II Prüfungselemente: Konkretisierung der Überwachungspflichten Aufbau- und ablauf- organisatorische Grundlagen Ordnungsmäßigkeit des Geschäftsführungs- instrumentariums Rechnungswesen Informationssystem Risikomanagementsystem PlanungswesenVersicherungsschutz Interne Revision 5. § 53 HGrG

44 Promorxr/2000/Seminare/RechtePflichtenAR.ppt Seite: 44 © 2000 Arthur Andersen. All rights reserved. Überwachungs- und Prüfungsbereich III Ordnungsmäßigkeit des Geschäftsführungs- tätigkeit Investitionsentscheidungen Übereinstimmung der Rechtsgeschäfte und Maßnahmen mit Gesetz, Satzung, Geschäftsordnung und bindenden Beschlüssen des Überwachungsorgans Auftragsvergabe Lieferverpflichtungen Entgeltregelungen Zustimmungsbedürftige Rechtsgeschäfte und Maßnahmen Berichterstattung an das Überwachungsorgan 5. § 53 HGrG

45 Promorxr/2000/Seminare/RechtePflichtenAR.ppt Seite: 45 © 2000 Arthur Andersen. All rights reserved. Kernstück der Berichtspflicht Mitteilung über Art und Umfang der Prüfung der Geschäftsführung der Gesellschaft während des Geschäftsjahres gem. § 171 Abs. 2 Satz 2 AktG. Qualitative Angaben zur Art der Überwachungstätigkeit Angaben zum Umfang der Prüfung 6. Berichtspflicht

46 Promorxr/2000/Seminare/RechtePflichtenAR.ppt Seite: 46 © 2000 Arthur Andersen. All rights reserved. Berichtspflichten vom GeschäftsführerAufsichtsrat vom AufsichtsratGesellschafter Es gibt bei entsprechender Satzung keine direkte Berichtspflicht GeschäftsführerGesellschafter an den 5 6. Berichtspflicht

47 Promorxr/2000/Seminare/RechtePflichtenAR.ppt Seite: 47 © 2000 Arthur Andersen. All rights reserved. Gesetzliche Grundlagen Der Aufsichtsrat hat der Hauptversammlung / Gesellschafterversammlung schriftlich mitzuteilen 1.sein Ergebnis der eigenen Prüfung unter Einbeziehung des Abschlussprüfers des Jahresabschlusses (einschließlich Anhang) des Lageberichts des Gewinnverwendungsvorschlages (§ 171 Abs. 1 Satz 1 AktG) 6. Berichtspflicht

48 Promorxr/2000/Seminare/RechtePflichtenAR.ppt Seite: 48 © 2000 Arthur Andersen. All rights reserved. Gesetzliche Grundlagen 2.in welcher Art und in welchem Umfang er die Geschäftsführung der Gesellschaft während des Geschäftsjahres geprüft hat (§ 171 Abs. 2 Satz 2). 3. welche Ausschüsse gebildet worden sind sowie die Anzahl der Sitzungen des Aufsichtsrates und die der Ausschüsse; nur bei börsennotierten Gesellschaften (§ 171 Abs. 2). 4.wie seine Stellungnahme zum Abschlussprüfer-Bericht lautet (§ 171 Abs. 2 Satz 3) 5.sein abschließendes Ergebnis eventuelle Einwendungen Billigung des vom Vorstand aufgestellten Jahresabschlusses (§ 171 Abs. 2 Satz 4) 6. Berichtspflicht

49 Promorxr/2000/Seminare/RechtePflichtenAR.ppt Seite: 49 © 2000 Arthur Andersen. All rights reserved. Aufstellung des Jahresabschlusses innerhalb der ersten drei bzw. sechs Monate durch Vorstand (§264 Abs. 1 HGB) Vorlage an Abschlussprüfer unverzüglich (§ 320 Abs. 1 HGB) Prüfung des Jahresabschlusses/ BestätigungsvermerkDatum (§ 321 Abs. 3 HGB) ca. 4 Wochen Übergabe des Prüfungsberichts an Geschäftsführung Übergabe des Jahresabschlusses plus Unverzügliche Weitergabe an den Prüfungsbericht an Aufsichtsrat Aufsichtsrat Prüfung durch Aufsichtsrat maximal 4 Wochen (§ 171 Abs. 3) plus 4 Wochen Kulanz Übergabe des Aufsichtsrats-Berichts an Geschäftsführung Einberufung der Gesellschafter -mindestens 1 Woche vorher (§ 51 GmbHG) versammlung t 6. Berichtspflicht

50 Promorxr/2000/Seminare/RechtePflichtenAR.ppt Seite: 50 © 2000 Arthur Andersen. All rights reserved. Problemfelder bei der Berichterstattung durch den Aufsichtsrat Das Gesetz nennt keine konkreten formalen Vorschriften hinsichtlich Schrift- lichkeit und Vollständigkeit. Die Versagung der Billigung des Jahresabschlusses bei Fristüberschreitung ist theoretisch möglich. Die Berichtspflichten des Aufsichtsrates sind nicht übertragbar auf einen Aufsichtsrats-Ausschuss. Beschlussfassung bei Bedarf durch den Gesamt-Aufsichtsrat. Abweichende Auffassung von Mitgliedern des Aufsichtsrates kommen nur intern durch das Protokoll zum Ausdruck, oder durch Amtsniederlegung. 6. Berichtspflicht

51 Promorxr/2000/Seminare/RechtePflichtenAR.ppt Seite: 51 © 2000 Arthur Andersen. All rights reserved. Aufsichtsrat und Wirtschaftsprüfer Ausgangspunkt: §§ 316ff HGB bzw. Satzung Prüfung der Ordnungsmäßigkeit des Rechnungswesens Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung (§ 53 HGrG) Ablauf einer Jahresabschlussprüfung Aufbau eines Prüfungsberichtes Bestätigungsvermerk 7. Wirtschaftsprüfungsbericht

52 Promorxr/2000/Seminare/RechtePflichtenAR.ppt Seite: 52 © 2000 Arthur Andersen. All rights reserved. Ablauf einer Jahresabschlussprüfung 7. Wirtschaftsprüfungsbericht

53 Promorxr/2000/Seminare/RechtePflichtenAR.ppt Seite: 53 © 2000 Arthur Andersen. All rights reserved. Planung Vorprüfung Schlussprüfung Allgemeine Risikoanalyse unter PrüfungsergebnissePrüfungsergebnisse Darstellung von Industrie- und Marktverhältnissen Zusammenfassung spezieller Prüfungsrisiken Zusammenfassung von EDV-Risiken Beurteilung des allgemeinen Kontrollumfeldes Flowcharts zu den Verfahren Verabschiedung des Zeitplans Erstellen der Arbeitsprogramme Präsentationen/Berichte an die geschäftsführenden Organe der Unternehmen des Bundes Zusammenfassung kritischer Zusammenfassung derZusammenfassung der SachverhalteVorprüfungsergebnissePrüfungsergebnisse Vorschlag zum Prüfungsablauf Anregungen für BilanzpolitikManagement Letter und ZeitplanTestat und Püfungsberichte Interne Produkte 7. Wirtschaftsprüfungsbericht

54 Promorxr/2000/Seminare/RechtePflichtenAR.ppt Seite: 54 © 2000 Arthur Andersen. All rights reserved. Muster-Inhaltsverzeichnis D.WESENTLICHE BILANZIERUNGS- UND BEWERTUNGSGRUNDSÄTZE E.OFFENLEGUNG F.PRÜFUNGSFESTSTELLUNGEN I.Buchführung und Belegwesen II.Jahresabschluss III.Lagebericht IV.Sonstiges V.Nachweise durch die Geschäfts- führung G.BESTÄTIGUNGSVERMERK Erläuterungen zum Jahresabschluss A.AUFTRAG UND AUFTRAGSDURCH-FÜHRUNG B.RECHTLICHE VERHÄLTNISSE I.Handelsregister und Gesellschafts- vertrag II.Geschäftsführung/ Vertretungs- befugnis III.Aufsichtsrat IV.Beirat V.Stammkapital VI.Gesellschafterversammlungen VII.Aufsichtsratssitzungen VIII.Konzern- und Beteiligungs- verhältnisse C.WIRTSCHAFTLICHE VERHÄLTNISSE I.Gegenstand des Unternehmens II.Vermögens, Finanz- und Ertragslage III.Wesentliche Verträge 7. Wirtschaftsprüfungsbericht

55 Promorxr/2000/Seminare/RechtePflichtenAR.ppt Seite: 55 © 2000 Arthur Andersen. All rights reserved. Wie lese ich eine Bilanz? ðBilanz ist Bestandteil des Jahresabschlusses ðJahresabschluss besteht aus I.Bilanz II.Gewinn- und Verlustrechnung III.Anhang IV.Lagebericht (§ 264 I 1 HGB) V.Gewinnverwendungsvorschlag und ðBestätigungsvermerkDie Buchführung und der Jahresabschluss (hoffentlich uneingeschränkt entsprechen nach unserer pflichtgemäßen und ohne Hinweise bzw. Zu- Prüfung den gesetzlichen Vorschriften. Der sätze bzw. Vorbehalte) Jahresabschluss vermittelt unter Beachtung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buch- führung ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage der XYZ-GmbH. Der Lagebericht steht im Einklang mit dem Jahresabschluss. 7. Wirtschaftsprüfungsbericht

56 Promorxr/2000/Seminare/RechtePflichtenAR.ppt Seite: 56 © 2000 Arthur Andersen. All rights reserved. Muster - Bilanz Gezeichnetes Kapital Rücklagen Bilanzgewinn = Eigenkapital Pensionsrückstellungen Langfristige Verbindlichkeiten = Langfristige Verbindlichkeiten Sonstige Rückstellungen Kurzfristige Verbindlichkeiten Bankverbindlichkeiten = Kurzfristige Verbindlichkeiten Bilanzsumme AKTIVA Berichts- jahr Vor- jahr PASSIVA Berichts- jahr Vor- jahr Immaterielle Vermögensgegenstände Sachanlagen Finanzanlagen = Anlagevermögen Vorräte Forderungen Sonstige Vermögensgegenstände Liquide Mittel = Umlaufvermögen Bilanzsumme 7. Wirtschaftsprüfungsbericht

57 Diskussion Seite: 56 Geschäftsführung Gemeinderat Kreistag Bezirkstag Gesellschafter Wirtschaftsprüfer Beteiligungs- management Rechnungshöfe Aufsichtsrat Promorxr/2000/Seminare/RechtePflichtenAR.ppt © 2000 Arthur Andersen. All rights reserved.

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