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Statistik-Tool für Bildungsträger Excel – Applikation www.statistik-tool.de vhs-Vaterstetten - Hubert Schierl Stand: 11.03.2008.

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1 Statistik-Tool für Bildungsträger Excel – Applikation vhs-Vaterstetten - Hubert Schierl Stand:

2 statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c) 22 Einsatzgebiet Bildungsträger in der Erwachsenen- und Jugendbildung Volkshochschulen

3 statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c) 33 Zielsetzung Controlling Entwicklung der Einrichtung, Fachbereichen, Unterfachbereichen Auswertung als Blitzlicht Auswertung als Semestervergleich Entwicklung innerhalb eines Semesters Darstellung in Zahlen und Diagrammen Auswertungen auch kalenderjahrweise Benchmarking von vhsen

4 statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c) 44 Voraussetzung Einsatz einer Branchensoftware die in der Lage ist, Daten hinsichtlich bestimmter Kriterien (Filter) zu exportieren. Zum Beispiel: winBasys; sqlBasis (Kufersoftware); Lissy; Fischer-Software in Vorbereitung ExcelXP, Excel2003 oder Excel2007

5 statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c) 55 Greift das Tool in den eigenen Datenbestand ein? NEIN! Es bereitet den exportierten Datenbestand aus und analysiert diesen Eigene, benutzerdefinierte Analysen sind darüber hinaus möglich

6 statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c) 66 Auswertungsmöglichkeiten Standardauswertungen Individuelle Auswertungen (erfordert entsprechende Excelkenntnisse) Fehlerprotokolle Erstellung von Benchmarking-Kennzahlen des bvv ToDo-Listen Kursbezogene Listen mit dem ListGenerator

7 statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c) 77 Standardauswertungen Interpretation der Kursnummer in Bezug zu definierten Fachbereichen Grobe Auswertung Feine Auswertung (für Unterfachbereiche) Interpretation dvv/bvv-Statistik in Bezug zu den definierten Fachbereichen Grobe Auswertung Feine Auswertung (für Unterfachbereiche)

8 statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c) 88 Standard-Indikatoren Stand der Anmeldungen Kursanzahl mit Ausfallquote Gebühren Unterrichtseinheiten Teilnehmer-Doppelstunden Kursbezogene Ausgaben Deckungsbeitrag

9 statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c) 99 bvv-Indikatoren Siehe Standard-Indikatoren Innovationsrate Kursraumauslastung Personalkosten pro Doppelstunde Alle Indikatoren sind als Gesamtschau, Fachbereichs- und Mitarbeiterbezogen dargestellt oder als Vergleich zwischen Semestern darstellbar

10 statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c) 10 Finanzcontrolling Kalenderjahr Das Exceltool gibt folgende Indikatoren kalenderjährlich aus: Einnahmen Ausgaben DB1 Weitere Indikatoren (Anmeldungen, UEs, etc. können ebenfalls sehr schnell manuell angezeigt werden

11 statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c) 11 Finanzcontrolling Kalenderjahr Nach Monaten Nach Quartalen

12 statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c) 12 Wieviele Kenntnisse muss ich mitbringen? Keine besonderen Auswertungen über die Standard- Auswertungen hinaus erfordern spezielle Excelkenntnisse (Umgang mit Pivot-Tabellen: ca. 4 Std. Seminar)

13 statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c) 13 Kurdaten-Export am Beispiel Kufer Der Kursdatenexport läuft auf der Basis eines vordefinierten Exportfilters. Dieser wird bei der Installation mitgeliefert.

14 statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c) 14 Kurdaten-Export am Beispiel Kufer Aufruf

15 statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c) 15 Kurdaten-Export am Beispiel Kufer Kursauswahl (i.d.R. EIN Semester)

16 statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c) 16 Kurdaten-Export am Beispiel Kufer Exportfilter auswählen Dateiname (Semkennung_JJJJMMTT.dbf)

17 statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c) 17 Kurdaten-Export am Beispiel Kufer Export läuft…

18 statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c) 18 Kurdaten-Export TIPP Die Exporte sollten regelmäßig mind. 1x wöchentlich immer am gleichen Wochentag durchgeführt werden. In der Einschreibezeit (über ca. 2 Wochen hinweg täglich). WARUM? Kursdatenexporte sind Momentaufnahmen zu einem bestimmten Zeitpunkt. Die Momentaufnahmen verschiedener Semester können verglichen werden und Tendenzen eindeutig abgelesen werden. Z.B. Wenn entsprechend die Exporte vorhanden sind: Herbstsemester 2006 / 2007 / 2008 exakt drei Wochen nach den jeweiligen Kursbeginnen vergleichend auswerten.

19 statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c) 19 Individuelle Auswertungen Prinzipiell können ALLE! exportierten Datenfelder der Datenbank aus der Branchensoftware ausgewertet werden. Beispiele: Verlaufskennziffern, freiwählbare Eingabefelder (Kufer), Raumdaten, u.v.a.

20 statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c) 20 Beispiele aus der Praxis für individuelle Auswertungen Voraussetzung: die Kurse müssen an einem exportierbaren Feld gekennzeichnet sein: Kooperationen mit Nachbar-VHSen oder anderen Institutionen Kurkarte Krankenkassenkursen Kinderkurse Seniorenkurse Veranstaltungsarten Auswertungen für Gebäude oder Raum Rankingtabellen (Dozenten, Deckungbeiträge, etc.) u.v.m.

21 statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c) 21 Schnelle Lösungen für Praxisnahe Probleme Angenommen ein vollgeplanter Gesundheitsraum geht an die Schule – in der man Gast ist – verloren In wenigen Minuten lassen sich mit dem Tool Aussagen darüber machen, wie viel Teilnehmer, Kurse, und Dozenten davon betroffen sind. Wie viel UE; TN+UE; Einnahmen etc. davon bedroht sind. Das Tool erstellt eine vorzeigbare Tabelle mit den zugehörigen Diagrammen

22 statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c) 22 excel-tool der vhs-Vaterstetten (c) 22 Beispiel Semesterauswertung HPM & Fachbereichsbezogen – Anzahl der Anmeldungen

23 statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c) 23 excel-tool der vhs-Vaterstetten (c) 23 Beispiel Semesterauswertung HPM & Fachbereichsbezogen – Anzahl der Kurse m. Ausfallquote

24 statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c) 24 excel-tool der vhs-Vaterstetten (c) 24 Beispiel Semesterauswertung für einen HPM & feine Fachbereichsauswertung (Anmeldungen)

25 statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c) 25 excel-tool der vhs-Vaterstetten (c) 25 Beispiel Semestervergleiche für einen HPM & feine Fachbereichsauswertung (Entwicklung von Anmeldungen für ausgewählte Unterfachbereiche)

26 statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c) 26 Beispiel bvv-Kennzahlen Gesamt- auswertung

27 statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c) 27 excel-tool der vhs-Vaterstetten (c) 27 Wozu ein Fehlerprotokoll Vor Abgabe eines geplanten Semesters an den Layouter/Drucker kann man allen Beteiligten das Leben erheblich erleichtern, wenn relevante Kursdaten automatisch geprüft werden. Die Qualität kann damit gesteigert werden

28 statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c) 28 excel-tool der vhs-Vaterstetten (c) 28 Indikatoren für das Fehlerprotokoll Abfrage auf Plausibilität b.z.w. Vorhandensein von Einträgen Beginndatum? Raumplanung durchgeführt? Konten- und Kostenstellen eingetragen? Zuständigkeit eingetragen? Dozent eingetragen? bvv/dvv-Statistik eingetragen? u.v.m.

29 statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c) 29 excel-tool der vhs-Vaterstetten (c) 29 Beispiel Fehlerprotokoll

30 statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c) 30 Wie arbeitet das Tool: Fehlerprotokoll Es stellt nur die mit Fehlern behafteten Kurse in einer Tabelle dar und markiert das Fehlende b.z.w. Falsche

31 statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c) 31 ToDo-Listen für HMPs Das Tool kann genutzt werden um automatisch ToDo-Listen zu generieren Output ist: Absage gefährdete Kurse Kurse die über Presse beworben werden sollten Kurse mit Warteliste

32 statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c) 32 ToDo-Listen für HMPs Das Tool kann genutzt werden um automatisch ToDo-Listen zu generieren Input ist: HPM-Namenskürzel Startdatum Zeitfenster Pressevorgabe

33 statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c) 33 excel-tool der vhs-Vaterstetten (c) 33 ToDo-Lisen für HMPs

34 statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c) 34 excel-tool der vhs-Vaterstetten (c) 34 Der Listgenerator

35 statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c) 35 Der Listgenerator …wurde im März 2008 auf Wunsch von Anregungen der Anwender eingearbeitet Zielsetzung sind: Kursbezogene Listen Basis: Excel-Spezialfilter für vordefinierte oder schnell neu definierte Listen

36 statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c) 36 Der Listgenerator Liste der exportierten Felder (Feld kann auch einfach eingetippt, aus ausgewählt werden) und oder

37 statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c) 37 Der Listgenerator Die Ausgabefelder werden im Ausgabebereich genauso wie im Filterbereich definiert…

38 statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c) 38 Der Listgenerator

39 statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c) 39 Der Listgenerator Die Listendefinitionen können abgespeichert und wieder aufgerufen werden

40 statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c) 40 Wozu einen Listgenerator? Schnelle Filter - und Ausgabedefinitionen Speichern und Rückspeichern der Definitionen Sehr schnelle Listenerstellung Einfache Handhabung

41 statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c) 41 Der Listgenerator eignet sich für… Komplexe, selten genutzte benutzerdefinierte kursbezogenen Listen Immer wiederkehrende kursbezogene Listen lassen sich schnell erstellen. Filter- und Listeausgabe lassen sich leicht abspeichern und wieder aufrufen. Beispiele (mit entsprechenden Hinterlegungen): Was beginnt in einem Raum/Gebäude am Vormittag Liste von Kursen mit Anmeldungen die in Kooperation angeboten werden Liste von Kursen für's Wochenende mit Notizen für Schließdienst/Hausmeister u.v.m.

42 statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c) 42 Referenzen Bayr. Volkshochschulverband vhs-Vaterstetten vhs-Rosenheim vhs-Prien vhs-Neubiberg/Ottobrunn vhs-Mühldorf vhs-Kitzingen vhs-Starnberger See Das Tool haben folgende Institution im Einsatz (Stand März. 2008): vhs-Grafing vhs-Dachau vhs-Unterhaching vhs-Taufkirchen vhs-Sauerlach vhs-Garmisch vhs-Lkr. Regensburg Darüber hinaus gibt es zahlreiche Anfragen.

43 statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c) 43 Kann das Tool an unsere Bedürfnisse angepasst werden? Die Art der Kursnummer kann leicht konfiguriert werden: Semesterkennung, ggf. vhs-Kennung (für vhs- Verbund) Anzahl der Stellen, Suffixe

44 statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c) 44 Wie wird das Tool installiert? Bisher wurde das Tool von Hubert Schierl - der eng mit der Entwicklung verknüpft ist – vor Ort bei der jeweiligen Einrichtung installiert, konfiguriert und auf die persönlichen Bedürfnisse angepasst. Eine Einweisung erfolgt gleich im Anschluß Eine weitergehende Schulung (insb. Excel- Pivot-Tabellen) ist möglich.

45 statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c) 45 Weitere Entwicklung Der bvv möchte das Tool für alle vhsen, die sich am Benchmarking- Projekt beteiligen empfehlen Vielen vhsen möchten das Tool demnächst implementieren Bildungseinrichtungen aus Österreich, Italien und Ungarn sind daran interessiert. Geplant ist eine englische Übersetzung des Tools

46 statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c) 46 Kosten Excel-Tool: EUR Installation/Einweisung nach Aufwand 50.- EUR / Std. Fahrtkosten

47 statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c) 47 Weitere Tools die an der vhs- Vaterstetten entwickelt wurden Wohnortstatistik (Analyse und Darstellung von Teilnehmerbelegungen als Relation von Wohnort zu Kursort und umgekehrt) Qualitätssicherung über elektronisch Auswertbare Fragebögen

48 statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c) 48 Kontakt Hubert Schierl (stellv. Leiter) vhs-Vaterstetten Wendelsteinstr Vaterstetten +49 (0) 8106 / vhs-Vaterstetten Mail: Webauftritt des Tools: Anfragen für zentrale kostenlose Vorführungen sind willkommen!


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