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MDS-Überblick für Sie. 2 KYOCERA MDS – Ihre Outputsysteme im Fokus MDS = Managed Document Services Ganzheitliche Organisation aller Kundenaspekte um das.

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1 MDS-Überblick für Sie

2 2 KYOCERA MDS – Ihre Outputsysteme im Fokus MDS = Managed Document Services Ganzheitliche Organisation aller Kundenaspekte um das Dokument

3 3 Die Kostensituation Quelle: IDC, Juli % der Unternehmen kennen die Gesamtkosten eines Dokumentes nicht Die Unternehmen sehen häufig nur die sichtbaren Kosten Jedoch sind nur 30% - 40% sichtbare Kosten MDS spürt verdeckte Kosten auf

4 4 Beispiele für verdeckte Kosten…

5 5 Sind Ihre Arbeitsplätze effektiv organisiert?

6 6 Kennen Sie Ihren Output?

7 7 Fakten um verdeckte Kosten… 34% der Befragten kennen die Größenordnung der gedruckten Seiten nicht Quelle: IDC, Juli % der gedruckten Seiten werden noch am gleichen Tag weggeworfen Quelle: IDC, Juli 2009 In 19% der Unternehmen erfolgt die Beschaffung der Drucker dezentral in den Abteilungen Quelle: Dokulife.de, 2009

8 8 Welche Dokumenten-Prozesse können optimiert werden?

9 9 Das sind Organisations-Fakten Ca. 9,6 Stunden pro Woche verbringt ein Mitarbeiter mit der Suche nach Dokumenten 42% der Mitarbeiter benutzen mind. 1x pro Woche falsche Informationen Etwa 3-5% der Dokumente sind nicht wieder auffindbar. Diese zu ersetzen kostet ca. 130,- pro Dokument. Quelle IDC, Juli % der Mitarbeiter glauben, dass weniger als 50% der verfügbaren Informationen richtig sind

10 10 Sind alle Informationen gesichert?

11 11 Wer managed die Output-Flotte?

12 12 Fakten um die IT… 20% aller Hotline-Anrufe sind Drucker bezogen KYOCERA UK, Oktober % des IT-Budgets wird für Innovationen ausgegeben Quelle: IDC, Juli 2009 Nur 21% der Unternehmen haben den Service für Ausgabegeräte outgesourct Quelle: IDC, Juli 2009

13 13 Ist der Einkauf von Verbrauchsmaterial effektiv organisiert?

14 14 Wie viele Servicepartner haben Sie?

15 15 Gründe für verdeckte Kosten Quelle: Kyocera, Juli 2009 Heterogene Gerätelandschaft Falsche Auslastung IT-Hotline & -Support Ineffektives Flottenmanagement Nicht ausreichende Kostenkontrolle Quelle: Kyocera, Juli 2009 Ineffektive Beschaffung Zu viele Lieferanten Arbeitszeit der Mitarbeiter Zu wenig Prozessdenken Zu wenig Document Solutions

16 16 Die Lösung = KYOCERA MDS

17 17 KYOCERA MDS - Keine verdeckten Kosten 50% - 60% der Gesamtkosten sind verdeckte Kosten Verdeckte Kosten entstehen zusätzlich zum Klickpreis MDS macht verdeckte Kosten sichtbar Quelle IDC, Juli 2009

18 18 KYOCERA MDS – Ihr Sparpotenzial Im Schnitt liegt das Sparpotenzial bei 20-30%! 29% der Unternehmen können keine Einsparung beziffern, weil es keine effektive Kostenerfassung gibt Nur max. 10% Einsparung können ohne zu Hilfenahme externer Dienstleister realisiert werden Quelle: IDC, Juli 2009

19 19 KYOCERA MDS – Wie hoch ist Ihr Sparpotenzial? Wie hoch ist Ihr Einsparpotenzial? Es folgt ein Rechenbeispiel: Quelle: IDC, Juli 2009 Zwischen 5% und 10% des Gesamtumsatzes betragen die Kosten für Erstellung, Verteilung und Archivierung von Dokumenten. Das Sparpotenzial auf Kundenseite beträgt 20% - 30% nach einer MDS-Optimierung.

20 20 KYOCERA MDS – Ihr Vorteil Quelle: IDC, Juli 2009 Als Faustformel sind mind. 1% Ihres Umsatzes MDS-Sparpotenzial Min. 20% Einsparpotenzial % des Umsatzes werden für Dokumente verwendet 10 Mio. Jahresumsatz Max. 30% Einsparpotenzial 1 Mio. 10% des Umsatzes werden für Dokumente verwendet 10 Mio. Jahresumsatz

21 21 KYOCERA MDS – Ein zentraler Ansprechpartner Nur ein Ansprechpartner für alle Belange Ihrer Dokumente SPOC-Konzept Optimale Koordination aller Prozesse Keine Reibungsverluste

22 22 KYOCERA MDS – Output Management für Sie Output Management bedeutet Erfassung aller sichtbaren und verdeckten Kosten Optimierung und Management von Ausgabegeräten Umfasst Hardware, Software und Services

23 23 KYOCERA MDS – Output Management für effektiven Druck 74% der Firmen benötigen eine Druckstrategie mit Geräte- & Ausfallmanagement Optimierten Betriebskosten, Verbrauchsmaterial, Vertrag und Abrechnung Verbesserter Bedienung und reibungsloser IT/Netzwerk Quelle: IDC, Juli 2009

24 24 KYOCERA MDS – Vorteile von Output Management Der KYOCERA Partner ist der zentrale Ansprechpartner Alle Kostenaspekte eines Dokumentes werden beleuchtet Alle Output-Aspekte werden analysiert

25 25 KYOCERA MDS – Document Solutions für Sie Document Solutions bedeutet Ganzheitliche Betrachtung der Dokumenten-Prozesse Verschlankte Abläufe Optimierte Prozesse

26 26 KYOCERA MDS – Document Solutions für effektive Abläufe 84% der Kunden benötigen Prozess-Lösungen zur Dokumentenerstellung Informationsverteilung und Informationsablage Formulardruck Sicherheit und Authentifizierung Quelle: IDC, Juli 2009

27 27 KYOCERA MDS – Vorteile von Document Solutions Informationen stehen effektiver zur Verfügung Prozesse werden optimiert

28 Beispielrechnungen für die verdeckte Kosten

29 29 Verdeckte Kosten Bestellwesen Bestellungen/Monat8 Durchschnittliche Bearbeitungszeit (in Stunden*)1,5 Stundenlohn70,- Arbeitszeit12 Std./Monat Verdeckte Kosten im Monat840,- Verdeckte Kosten im Jahr10.080,- *Anforderung, Bestellung, Lieferung, Verteilen, Rechnungskontrolle

30 30 Verdeckte Kosten auf IT Seite Betroffene Mitarbeiter50 Stundenlohn35,- Zusätzliche Arbeitszeit8 Std./Monat Verdeckte Kosten bei einem Monat Projektverschiebung14.000,- Verdeckte Kosten bei drei Monaten Projektverschiebung42.000,-

31 31 Verdeckte Kosten auf IT Seite Monatliche Arbeitszeit (38 Std. Woche)152 Stunden 20% der Arbeitszeit30 Stunden Stundenlohn70,- Verdeckte Kosten für Drucker Support im Monat2.100,- Verdeckte Kosten für Drucker Support im Jahr25.200,-

32 32 Verdeckte Kosten Finanzen Durchschnittliche VB Kosten/Stück50,- Kosten bei Lagerhaltung einer Reserve-Kartusche pro Druckertyp1.250,- Kosten bei Lagerhaltung von fünf Reserve-Kartuschen pro Druckertyp6.250,- Kosten bei Lagerhaltung einer Reserve-Kartusche pro Drucker am Arbeitsplatz (200 x) ,- Bei einem Anteil von 20% Farbdruckern (160 s/w & 40 Color-Drucker, 4 Kartuschen) ,-

33 33 Verdeckte Kosten Finanzen Druckertypen331 Durchschnittliche VBM Kosten/Stück50,- Kosten bei Lagerhaltung einer Reserve-Kartusche pro Druckertyp16.550,- Kosten bei Lagerhaltung von 5 Reserve-Kartuschen pro Druckertyp82.750,- Kosten bei Lagerhaltung einer Reserve-Kartusche pro Drucker am Arbeitsplatz (3.200 x) ,-

34 34 Verdeckte Kosten Geschäftsleitung Betroffene Mitarbeiter200 Durchschnittlicher Stundenlohn30,- Zusätzliche Arbeitszeit4 Std./Monat Verdeckte Kosten pro Quartal72.000,- Verdeckte Kosten pro Jahr ,-

35 35 Verdeckte Kosten Geschäftsleitung Betroffene Mitarbeiter50 Durchschnittlicher Stundenlohn25,- Arbeitszeit, die mit Suchen verbracht wird9,6 Stunden/Woche Verdeckte Kosten pro Jahr ,- Davon ca. 30% mit KYOCERA-Lösungen zu beseitigen43.200,- Quelle IDC, Juli 2009

36 36 Verdeckte Kosten für Mitarbeiter Betroffene Mitarbeiter50 Durchschnittlicher Mehraufwand4 Stunden Durchschnittlicher Arbeitslohn bei Überstunden40,- Mehraufwand pro Monat8.000,- Mehraufwand pro Quartal24.000,- Mehraufwand pro Jahr96.000,-

37 37 KYOCERA MDS Kreislauf – Ihre Schritte zum Erfolg

38 Kurzüberblick über die MDS-Bausteine

39 39 Baustein INVENTUR 1/2 Inventur USB Momentaufnahme an zwei Zeitpunkten im Netzwerk, anschließend Erzeugung einer Zählerdifferenz Schnelle Erfassung der Systeme ohne viel Aufwand Erfassung aller relevanter Zählerstände als Analysegrundlage

40 40 Baustein INVENTUR 2/2 Inventur Online Sammlung aller Gerätedaten & Zählerstände über DCA (Data Collector Agent) Meldung aller Systemzustände über eine gesicherte Internetverbindung Basis für späteres Flotten-Management Geringer IT-Aufwand

41 41 Baustein INVENTUR-REPORT Basis für alle weiteren Kalkulationen Auflistung der Systeme und deren Volumen Kosten-Hochrechnung auf 36 Monate Grundlage für alle weiteren Konzepte Report im Word-Format Funktions- gruppe Anzahl S/W- Volumen Farb- Volumen Gesamt- Volumen Kopierer Fax MFP Drucker

42 42 Baustein OPTIMIERUNG Basic Optimierung nach 1:1 Umstellung auf moderne KYOCERA Systeme Business Zusätzlich Konsolidierung anhand von Raumplänen Enterprise Begehung vor Ort erfasst alle Optionen. Ferner werden alle kaufmännischen Daten, sowie Servicevereinbarungen berücksichtigt

43 43 Baustein ROLLOUT SERVICE Vor-Konfiguration der Systeme Installation Netzwerkeinbindung Transport der Systeme Einweisung der Anwender Entsorgung von Verpackungsmaterial Abholung und Entsorgung der Altsysteme

44 44 Baustein SOLUTION CONSULTING Kostenkontrolle & Kostentransparenz Prozessoptimierung im Dokumentenmanagement Verbesserte Sicherheit im Output-Management

45 45 Baustein SOLUTION CONSULTING Einführung von Druckregeln Sicherheitsaspekte Druckrechtevergabe Print and Follow Druck Mail-/Scanrechte Vergabe Dokumentenverteilung DMS-Anbindung mit KYOcapture Automatisierte Datenübergabe Barcodeerkennung Inhaltsabhängige Dokumentenablage

46 46 Baustein SOLUTION IMPLEMENTIERUNG Pflichtenheft Vertragspartner Ziel des Projektes Beteiligte Abteilungen Definition/Preis der Dienstleistungen Terminierung Betroffene Systeme Kunden-Voraussetzungen Definition der Systemumgebung Zusatzvereinbarungen

47 47 Baustein FLOTTEN-MANAGEMENT Effektives Flottenmanagement vertreibt Zeitdiebe Wirtschaftliches Betreiben einer Geräteflotte Freisetzung interner IT-Ressourcen Beseitigung verdeckter Kosten Berichtswesen Aktive Benachrichtigungen

48 48 Baustein SERVICE-MANAGEMENT Zentrale Steuerung von Reparatur/Serviceeinsätzen Ein Ansprechpartner Zentrale Abrechnung Optimierte Kosten Definierter Servicelevel Überregionale Abwicklung Betreuung von Fremdsystemen

49 49 Baustein VBM-MANAGEMENT Lieferung vor Ort möglich Keine Falschlieferung Proaktive Lieferung Kein Systemstillstand Verringerte Kapitalbindung Einbindung von Fremdsystemen Gesenkte Verwaltungskosten Optimierte Flotte

50 50 KYOCERA MDS – Ein starker Partner KYOCERA wird als ein führender MDS-Anbieter gesehen! Ergebnis der umfassenden Betrachtung der Kundensituation Unser Know-how ist Ihre Stärke Quelle: IDC, Juli 2009

51 51 And the winner is….


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