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Schulung für Microsoft ® Office Word 2007 Mit Vorlagen Zeit sparen [Ihr Firmenname] stellt vor:

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Präsentation zum Thema: "Schulung für Microsoft ® Office Word 2007 Mit Vorlagen Zeit sparen [Ihr Firmenname] stellt vor:"—  Präsentation transkript:

1 Schulung für Microsoft ® Office Word 2007 Mit Vorlagen Zeit sparen [Ihr Firmenname] stellt vor:

2 Mit Vorlagen Zeit sparen Kursinhalt Übersicht: Schnellstart beim Erstellen von Dokumenten Lektion 1: Die Leistungsfähigkeit von Vorlagen Lektion 2: Erstellen eigener Vorlagen Jede Lektion beinhaltet eine Liste mit Aufgabenvorschlägen sowie einige Testfragen.

3 Mit Vorlagen Zeit sparen Übersicht: Schnellstart beim Erstellen von Dokumenten Bevor Sie in Word 2007 ein Dokument völlig neu erstellen, sollten Sie überlegen, ob Sie nicht eine der bereits vorhandenen Vorlagen mit vielfältigen Inhalten verwenden können. Word enthält zahlreiche Vorlagen, von Briefen und Lebensläufen über Kalender bis hin zu Broschüren. Sie können sogar noch einen Schritt weiter gehen und ein vorhandenes Dokument, das genau Ihren Anforderungen entspricht, in eine Vorlage umwandeln. In diesem Kurs lernen Sie die entsprechende Vorgehensweise kennen.

4 Mit Vorlagen Zeit sparen Lernziele für den Kurs Beschleunigen Sie Ihre Arbeit mit den Vorlagen, die in Word und Microsoft Office Online bereitgestellt werden. Erstellen Sie eigene Vorlagen, die auf Ihre geschäftlichen Anforderungen abgestimmt sind.

5 Lektion 1 Die Leistungsfähigkeit von Vorlagen

6 Mit Vorlagen Zeit sparen Die Leistungsfähigkeit von Vorlagen Auch wenn Sie bereits in Word gearbeitet haben, sind Sie mit Word-Vorlagen möglicherweise weniger vertraut. Was ist eine Vorlage, und welche Vorteile bietet sie? Eine Vorlage ist eine Art von Dokument, das bereits Inhalt enthält. Mit Hilfe einer Vorlage stellen Sie für Ihre Dokumente leichter ein bestechendes Layout sicher und sparen gleichzeitig Zeit. In dieser Lektion erhalten Sie anhand einiger Beispiele einen ersten Eindruck von den vielen Vorlagen, die bereits in Word und Microsoft Office Online vorhanden sind.

7 Mit Vorlagen Zeit sparen Verwenden eines vordefinierten Faxdeckblatts Angenommen, Sie müssen beruflich häufig Faxmitteilungen an andere Unternehmensenden. Für diese Faxmitteilungen wird stets ein Deckblatt verwendet. Sie könnten diese Seite jedes Mal mit dem entsprechenden Zeitaufwand in Word neu erstellen oder alternativ ein Faxdeckblatt verwenden, das bereits in Word enthalten ist. Diese und andere Vorlagen finden Sie unter den mit Word installierten Vorlagen.

8 Mit Vorlagen Zeit sparen Verwenden einer vordefinierten Tagesordnung Hier sehen Sie ein weiteres Beispiel für die praktische Verwendung von Vorlagen in Word. Angenommen, Sie müssen die Tagesordnung für die wöchentlichen Teambesprechungen erstellen. Schauen Sie sich zuerst die Vorlagen an, die in Microsoft Office Online verfügbar sind, bevor Sie mit einer leeren Seite beginnen (in Word gibt es eine direkte Verknüpfung zu diesen Vorlagen). In Office Online finden Sie zahlreiche, verschiedenartige Vorlagen, die in Kategorien unterteilt sind. In jeder Kategorie stehen verschiedene Vorlagentypen zur Auswahl.

9 Mit Vorlagen Zeit sparen Verwenden einer vordefinierten Tagesordnung Die Abbildung zeigt drei Vorlagen für Tagesordnungen. Unkompliziert, überschaubar und mit formatierten Textbereichen, die das Eingeben der Tagesordnung erleichtern. Ein vollständiges, kunstgerechtes Layout; der Mustertext kann überschrieben werden. Komplexes Layout einer Tagesordnung: Seitenlayout und Formatierung um eine Stufe besser, mit farblicher Gestaltung und Bereichen zur Tabellenerstellung. Öffnen Sie einfach die gewünschte Tagesordnung, und geben Sie Ihre Informationen ein.

10 Mit Vorlagen Zeit sparen Suchen nach installierten Vorlagen Word enthält über 30 vorinstallierte Vorlagenfür Dokumenttypen, wie beispielsweise Briefe, Faxe, Berichte, Lebensläufe und Blogbeiträge. Im Folgenden wird erläutert, wie Sie danach suchen. Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche, und klicken Sie dann auf Neu. Klicken Sie im Fenster Neues Dokument auf InstallierteVorlagen.

11 Mit Vorlagen Zeit sparen Suchen nach installierten Vorlagen Word enthält über 30 vorinstallierte Vorlagenfür Dokumenttypen, wie beispielsweise Briefe, Faxe, Berichte, Lebensläufe und Blogbeiträge. Im Folgenden wird erläutert, wie Sie danach suchen. Klicken Sie auf eine der Miniaturansichten. Die entsprechende Vorschau wird rechts angezeigt. Wenn Sie die gewünschte Vorlage gefunden haben, klicken Sie auf Erstellen. Ein neues Dokument, das auf der Vorlage basiert, wird geöffnet, und Sie können die gewünschten Änderungen vornehmen.

12 Mit Vorlagen Zeit sparen Suchen nach Office Online-Vorlagen Zum Öffnen von Vorlagen auf der Office Online-Website gehen Sie ähnlich vor. Wie aus der Animation hervorgeht, öffnen Sie erneut das Fenster Neues Dokument, durchsuchen in diesem Fall aber den Bereich unter Microsoft Office Online. Klicken Sie auf eine Kategorie, um die Miniaturansichten anzuzeigen. Wenn Sie eine Vorlage downloaden möchten, markieren Sie die Miniaturansicht, und klicken Sie auf Download. Animation: Klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf, und klicken Sie dann auf Wiedergabe.

13 Mit Vorlagen Zeit sparen Suchen nach Office Online-Vorlagen Zum Öffnen von Vorlagen auf der Office Online-Website gehen Sie ähnlich vor. Sie öffnen das Fenster Neues Dokument, durchsuchen aber in diesem Fall den Bereich unter Microsoft Office Online. Klicken Sie auf eine Kategorie, um die Miniaturansichten anzuzeigen. Wenn Sie eine Vorlage downloaden möchten, markieren Sie die Miniaturansicht, und klicken Sie auf Download.Die Vorlage wird auf Ihrem Computer als neues Dokument geöffnet, das nach Bedarf bearbeitet und anschließend gespeichert werden kann.

14 Mit Vorlagen Zeit sparen Die besondere Leistungsfähigkeit einer Vorlage Wenn Sie eine Vorlage öffnen, wird ein neues Dokument geöffnet, das auf der ausgewählten Vorlage basiert. Sie öffnen also eine Kopie der Vorlage und nicht die Vorlage selbst. Und hier liegt die besondere Leistungsfähigkeit einer Vorlage: Mit der Vorlage wird eine Kopie der Vorlage geöffnet, die ihren gesamten Inhalt für ein neues, aktuelles Dokument zur Verfügung stellt. Sie arbeiten in diesem neuen Dokument und können den gesamten Inhalt der Vorlage nutzen. Nach Bedarf nehmen Sie Hinzufügungen vor oder löschen Inhalte.

15 Mit Vorlagen Zeit sparen Die besondere Leistungsfähigkeit einer Vorlage Da es sich bei dem neuen Dokument nicht um die Vorlage selbst handelt, werden alle Änderungen im Dokument gespeichert. Die Vorlage bleibt im ursprünglichen Zustand erhalten. Daher kann eine Vorlage als Grundlage für eine unbegrenzte Anzahl von Dokumenten dienen. Jedes Dokument basiert auf einer bestimmten Vorlage, die im Hintergrund existiert.

16 Mit Vorlagen Zeit sparen Vorlagen, Dokumente: zwei unterschiedliche Dateitypen Vorlagen verhalten sich nicht nur anders als Dokumente, sondern gehören auch zu einem anderen Dateityp. Wenn Sie bereits viele Dokumente in Word gespeichert haben, wissen Sie wahrscheinlich, welche Dateitypen zum Speichern von Dateien zur Verfügung stehen. Als Standardformat ist der Dateityp für Dokumente vorausgewählt.

17 Mit Vorlagen Zeit sparen Vorlagen, Dokumente: zwei unterschiedliche Dateitypen Eine Vorlage gehört zu einem anderen Dateityp. Vorlagen und Dokumente verhalten sich unterschiedlich. Siehe Beispiel 1: Eine Vorlage wird mit dem Dateityp Word- Vorlagen gespeichert. Der Dateiname erhält die Erweiterung.dotx (in früheren Word-Versionen lautete diese Erweiterung.dot). Siehe Beispiel 2: Ein Dokument wird mit dem Dateityp Word- Dokument gespeichert. Der Dateiname erhält die Erweiterung.docx (in früheren Word-Versionen lautete die Erweiterung.doc).

18 Mit Vorlagen Zeit sparen Übungsvorschläge 1.Verwenden einer Vorlage für einen Geschäftsbrief 2.Hinzufügen von eigenem Brieftext 3.Verwenden einer Vorlage für einen Handzettel OnlineübungOnlineübung (Word 2007 erforderlich)

19 Mit Vorlagen Zeit sparen Test 1, Frage 1 Welchen gravierenden Unterschied gibt es zwischen einer Vorlage und einem Dokument? (Wählen Sie eine Antwort aus.) 1.Die Vorlage enthält Formate. 2.Die Vorlage enthält ein Word-Design. 3.Mit einer Vorlage wird eine Kopie dieser Vorlage als neues Dokument geöffnet.

20 Mit Vorlagen Zeit sparen Test 1, Frage 1: Antwort Mit einer Vorlage wird eine Kopie dieser Vorlage als neues Dokument geöffnet. Die Vorlage dient als Ausgangspunkt für ein Dokument, das Sie im weiteren Verlauf nach Bedarf anpassen können. Vorlagen weisen eine allgemein gültige Qualität auf und sind weitgehend anpassungsfähig. Sie können daher wiederholt für bestimmte Dokumenttypen verwendet werden.

21 Mit Vorlagen Zeit sparen Test 1, Frage 2 Welchen Schritt müssen Sie in Word zuerst ausführen, um nach vorhandenen Word-Vorlagen zu suchen? (Wählen Sie eine Antwort aus.) 1.Sie klicken zuerst auf die Microsoft Office-Schaltfläche und dann auf Neu. 2.Sie klicken zuerst auf die Microsoft Office-Schaltfläche und dann auf Word-Optionen.

22 Mit Vorlagen Zeit sparen Test 1, Frage 2: Antwort Sie klicken auf die Microsoft Office-Schaltfläche und dann auf Neu. Verknüpfungen mit installierten Vorlagen und Onlinevorlagen finden Sie im Fenster Neues Dokument, das nach dem Klicken auf Neu geöffnet wird.

23 Mit Vorlagen Zeit sparen Test 1, Frage 3 Eine Vorlage verhält sich im Gegensatz zu einem Dokument anders und gehört zu einem anderen Dateityp. (Wählen Sie eine Antwort aus.) 1.Richtig. 2.Falsch.

24 Mit Vorlagen Zeit sparen Test 1, Frage 3: Antwort Richtig. Eine Vorlage unterscheidet sich insofern von einem Dokument, da mit der Vorlage eine Kopie dieser Vorlage als neues, aktuelles Dokument geöffnet wird. Außerdem wird sie mit dem Dateityp 'Word-Vorlagen' mit der Dateinamenerweiterung.dotx gespeichert.

25 Lektion 2 Erstellen eigener Vorlagen

26 Mit Vorlagen Zeit sparen Erstellen eigener Vorlagen Angenommen, Sie verwenden häufig eine bestimmte Rechnung, deren grundlegender Inhalt gleicht bleibt. Verändert werden jeweils nur bestimmte Einzelheiten. Im Prinzip verwenden Sie das ursprüngliche Dokument als Vorlage, obwohl aus dem Dokument nie eine Vorlage erstellt wurde. Warum nicht? Sie hätten eine eindeutige Mastervorlage, mit der Sie arbeiten könnten, und brauchten beim Erstellen der aktuellen Rechnung keine überholten Inhalte zu entfernen.

27 Mit Vorlagen Zeit sparen Vorteile der Vorlagenerstellung Als Beispiel dient weiterhin das Rechnungsdokument. Im Folgenden sind einige Vorteile aufgelistet, die Sie durch das Umwandeln des Dokuments in eine Vorlage erzielen könnten. Sie brauchen nicht verschiedene Dokumentversionen zu durchsuchen. Alle Änderungen werden in der Vorlage gespeichert. Da eine Vorlage als Kopie geöffnet wird, brauchen Sie nicht zu befürchten, beim Speichern aus Versehen eine vorherige Rechnung zu überschreiben.

28 Mit Vorlagen Zeit sparen Vorteile der Vorlagenerstellung Als Beispiel dient weiterhin das Rechnungsdokument. Im Folgenden sind einige Vorteile aufgelistet, die Sie durch das Umwandeln des Dokuments in eine Vorlage erzielen könnten. Sie können den Inhalt der Vorlage so ändern, dass nur noch die Informationen enthalten sind, die allen Rechnungen gleich sind. Dadurch brauchen Sie nicht jedes Mal überholte Informationen zu löschen und reduzieren Ihren Zeit- und Arbeitsaufwand.

29 Mit Vorlagen Zeit sparen Vorteile der Vorlagenerstellung Als Beispiel dient weiterhin das Rechnungsdokument. Im Folgenden sind einige Vorteile aufgelistet, die Sie durch das Umwandeln des Dokuments in eine Vorlage erzielen könnten. Da die Vorlage keine überholten Inhalte mehr enthält, reduziert sich die Gefahr, aus Versehen eine Rechnung mit unerwünschten Informationen zu speichern und zu versenden. Die Vorlage befindet sich stets am selben Speicherort (zusammen mit allen anderen Vorlagen).

30 Mit Vorlagen Zeit sparen Vorbereiten des Vorlageninhalts Beim Erstellen einer Vorlagemüssen Sie die Informationen, die in der Vorlage enthalten sein sollen, erstellen bzw. alle unerwünschten Daten aus dem Dokument entfernen. Dies ist der Inhalt, der Ausgangspunkt für jedes neue Dokument sein soll, das auf der Vorlage basiert. Der Inhalt der Vorlage hängt größtenteils von Ihren Prioritäten und den inhaltlichen Bestandteilen ab.

31 Mit Vorlagen Zeit sparen Vorbereiten des Vorlageninhalts Öffnen Sie zunächst das Dokument, das Sie zum Erstellen der Vorlage verwenden möchten (in diesem Fall das Rechnungs- dokument), oder ein leeres Dokument. Behalten Sie den Inhalt bei, der eine Zeit lang unverändert bleibt. Fügen Sie im Datumsbereich der Rechnung den Befehl Datum und Uhrzeit ein. Dadurch wird das neue Dokument automatisch mit dem aktuellen Tagesdatum versehen. Im Folgenden sind einige typische Vorgänge aufgeführt, die im Anschluss daran erfolgen:

32 Mit Vorlagen Zeit sparen Vorbereiten des Vorlageninhalts Öffnen Sie zunächst das Dokument, das Sie zum Erstellen der Vorlage verwenden möchten (in diesem Fall das Rechnungs- dokument), oder ein leeres Dokument. Sehen Sie Bereiche mit Platzhaltertext für die Informationen vor, die sich in jeder Rechnung ändern: Firmenname und Anschrift des Rechnungsempfängers. Im Folgenden sind einige typische Vorgänge aufgeführt, die im Anschluss daran erfolgen: Lassen Sie die Bereiche leer, die sich in jeder Rechnung ändern: Arbeitsumfang, Stundenzahl und Gesamtkosten.

33 Mit Vorlagen Zeit sparen Speichern der Datei als Vorlage Da es sich bei einer Vorlage um einen eigenen Dateityp handelt, wählen Sie zum Speichern eines Dokuments als Vorlage den Dateityp Word- Vorlagen aus. Dabei gehen Sie wie folgt vor: Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche,zeigen Sie mit dem Cursor auf Speichern unter, und klicken Sie dann auf Word-Vorlagen. Klicken Sie im Dialogfeld Speichern unter auf Vertrauenswürdige Vorlagen als Speicherort für die Vorlage. Benennen Sie die Vorlage, und klicken Sie auf Speichern.

34 Mit Vorlagen Zeit sparen Speichern der Datei als Vorlage Es ist wichtig, die Vorlage im Ordner 'Vertrauenswürdige Vorlagen'zu speichern. Da Makros gefährlichen Code enthalten können, lässt Word beim Öffnen von Dokumenten mit Makros besondere Vorsicht walten. Wenn in den Sicherheitseinstellungen Ihres Computers die empfohlene Ebene eingestellt ist, öffnet Word zwar alle Vorlagendateien, deaktiviert jedoch die darin enthaltenen Makros. Dadurch weiß Word, dass es sicher ist, die Vorlage zu öffnen, selbst wenn sie Makros oder anderen Code enthält.

35 Mit Vorlagen Zeit sparen Speichern der Datei als Vorlage Es ist wichtig, die Vorlage im Ordner 'Vertrauenswürdige Vorlagen'zu speichern. Dadurch weiß Word, dass es sicher ist, die Vorlage zu öffnen, selbst wenn sie Makros oder anderen Code enthält. Bei Vorlagen, die sich im Ordner 'Vertrauenswürdige Vorlagen' befinden, deaktiviert Word die Makros nicht, sondern geht davon aus, dass die Dateien sicher sind. Achten Sie daher darauf, nur Dateien von vertrauenswürdigen Quellen in diesem Ordner zu speichern.

36 Mit Vorlagen Zeit sparen Erstellen eines Dokuments, das auf der Vorlage basiert Das Speichern einer Vorlageim Ordner VertrauenswürdigeV orlagen hat noch einen weiteren Vorteil. Die Vorlage ist dann in Word problemlos zu finden. Klicken Sie im Dialogfenster Neues Dokument auf Meine Vorlagen. Klicken Sie auf die gewünschte Vorlage. Vergewissern Sie sich, dass unten rechts die Option Dokument ( unter Neu erstellen)aktiviert ist, und klicken Sie dann auf OK.

37 Mit Vorlagen Zeit sparen Bearbeiten von Vorlagen Was passiert, wenn wichtige Informationen in der Vorlagenicht mehr aktuellsind (z. B. durch Änderungen am Firmenlogo)? Im Folgenden wird erläutert, wie Sie die Vorlage öffnen und bearbeiten. Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche, und klicken Sie dann auf Öffnen. Klicken Sie auf den Ordner Vertrauenswürdige Vorlagen. Markieren Sie die gewünschte Vorlage, und klicken Sie auf Öffnen.

38 Mit Vorlagen Zeit sparen Bearbeiten von Vorlagen Was passiert, wenn wichtige Informationen in der Vorlagenicht mehr aktuellsind (z. B. durch Änderungen am Firmenlogo? Im Folgenden wird erläutert, wie Sie die Vorlage öffnen und bearbeiten. Schützen von Vorlagen Wenn Sie eine Vorlage erstellt haben, die andere Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen verwenden sollen, ist es empfehlenswert, den Inhalt der Vorlage vor unerwünschten Änderungen zu schützen.

39 Mit Vorlagen Zeit sparen Übungsvorschläge 1.Anzeigen von Dateinamenerweiterungen 2.Umwandeln eines Dokuments in eine Vorlage 3.Suchen und Verwenden von Vorlagen 4.Bearbeiten von Vorlagen OnlineübungOnlineübung (Word 2007 erforderlich)

40 Mit Vorlagen Zeit sparen Test 2, Frage 1 Dokumentdateien und Vorlagendateien unterscheiden sich hinsichtlich des Dateinamens bzw. der Dateinamenerweiterung (dieBuchstaben hinter dem Punkt). Wie lautet die Dateinamenerweiterung für eine Vorlagendatei? (Wählen Sie eine Antwort aus.) 1..docx 2..dotx

41 Mit Vorlagen Zeit sparen Test 2, Frage 1: Antwort.dotx. Dies ist die Dateinamenerweiterung für eine Word-Vorlage, die in Word 2007 erstellt wurde.

42 Mit Vorlagen Zeit sparen Test 2, Frage 2 Wenn Sie eine Datei als Vorlage speichern, klicken Sie auf die 'Microsoft Office-Schaltfläche' und zeigen dann im Menü auf 'Speichern Unter'. Welchen Befehl wählen Sie anschließend aus? (Wählen Sie eine Antwort aus.) 1.Den Befehl Word-Vorlagen. 2.Den Befehl Word-Dokument.

43 Mit Vorlagen Zeit sparen Test 2, Frage 2: Antwort Den Befehl Word-Vorlagen.

44 Mit Vorlagen Zeit sparen Test 2, Frage 3 Warum sollen Sie Vorlagen im Ordner 'VertrauenswürdigeVorlagen' speichern? (Wählen Sie einen Grund aus.) 1.Dadurch kann die Vorlage über die Verknüpfung Meine Vorlagen im Fenster Neues Dokument aufgerufen werden. 2.Dadurch wird die Vorlage vor der Bearbeitung durch Dritte geschützt.

45 Mit Vorlagen Zeit sparen Test 2, Frage 3: Antwort Dadurch kann die Vorlage über die Verknüpfung Meine Vorlagen im Fenster Neues Dokument aufgerufen werden. Das ist ein wichtiger Grund. Ebenso wichtig ist jedoch, dass Microsoft Word dadurch weiß, dass Makros beim Öffnen der Vorlage nicht deaktiviert werden müssen (falls die Vorlage Makros enthält). Daher sollten Sie sich vergewissern, dass alle Vorlagen, die Sie in diesem Ordner speichern, vertrauenswürdig sind.

46 Mit Vorlagen Zeit sparen Kurzübersichtskarte Eine Übersicht der in diesem Kurs bearbeiteten Aufgaben finden Sie auf der Kurzübersichtskarte.Kurzübersichtskarte

47 HILFE ZUR VORLAGE Im Notizenfeld oder auf der vollständigen Seitenansicht der Notizenseite (Registerkarte Ansicht) finden Sie eine ausführliche Hilfe zu dieser Vorlage.


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