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Ausgewählte Anwendungsfälle im Diakonie-Wissensportal 28.3.2011 Konkretisierung des Grobkonzepts von KMS Visualisierung der tabellarisch aufgeführten Anforderungen.

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Präsentation zum Thema: "Ausgewählte Anwendungsfälle im Diakonie-Wissensportal 28.3.2011 Konkretisierung des Grobkonzepts von KMS Visualisierung der tabellarisch aufgeführten Anforderungen."—  Präsentation transkript:

1 Ausgewählte Anwendungsfälle im Diakonie-Wissensportal Konkretisierung des Grobkonzepts von KMS Visualisierung der tabellarisch aufgeführten Anforderungen (Checklisten )

2 Folie 2 Die wichtigsten Anwendungsfälle 1. Zentrale Ablage 1. Dokumenten-Datenbank 2. Benutzer-Datenbank 3. Kalender 2. Zentrale Bereitstellung von Tools 1. Gruppen, Netzwerke und Teambereiche einrichten und pflegen 2. Content erzeugen, ändern, verwalten, publizieren 3. Interaktion ermöglichen 3. Zentrale Administration 1. Verwaltung der zentralen Ablage: z.B. Benutzerverwaltung 2. Aufbau und Pflege von Formularen, Taxonomien, Wertelisten 3. Evaluation und Qualitätssicherung 4. Fehler- und Änderungsmanagement 4. Arbeiten in geschlossenen Gruppen und Vernetzung 1. Zugriff auf die zentral bereitgestellten Tools 2. eigene Rechte, Rollenverwaltung für die Mitglieder 3. Workflows zum Publizieren von Content in der zentralen Ablage 5. Suchen und Finden

3 Folie 3 Legende Gruppenart wählen Gruppe nutzen Entscheidung Anwendungsfall oder Prozessschritt innerhalb eines Anwendungsfalls Weiterführender Anwendungsfall Statische Gruppe: Ausgewählte Personen Erläuterung Anwendungsfälle: Referenzen ergänzen

4 Folie 4 Die Idee des Diakonie-Wissensportals Dateien ??? Personen Termine Eine zentrale Ablage für Content (Wissen, Inhalte) wird generiert, bearbeitet und in verschiedenen Formaten publiziert, gelöscht oder archiviert einzelne Contentelemente können beliebig miteinander zu neuen Contentelementen verknüpft werden (komplexe Datensätze) alle Contentelemente sind eindeutig identifizierbar und können mit Metadaten beschrieben werden

5 Folie 5 Gruppe Die Idee des Diakonie-Wissensportals Dateien??? Personen Termine Tools für die Erstellung, Bearbeitung, Nutzung von Content werden zentral bereitgestellt Tools bereitstellen Berechtigungen verwalten Vernetzung und Austausch ermöglichen Gruppe mit Teambereich Import/ Export Office- Anwendungen Import/ Export andere CMS Import/ Export Spezialanwendungen Freigabe für Nutzung ohne Login Angemeldete Benutzer und Gruppen

6 Folie 6 Anwendungsfall Benutzer verwalten KMS: Nutzerprofil und Verwaltung, S.42 Dynamischen Gruppen zuordnen Benutzer wird (ggf. zusammen mit anderen) in das Benutzerverzeichnis importiert Benutzer meldet sich am System an (Formular mit Metadaten) Als Nutzer registrierenNutzer importieren Name + Mailadresse Dublettenkontrolle Benutzer kann von allen Portalbenutzern recherchiert werden Regelmäßige Aufforderung, Profil zu aktualisieren und damit Portalmitgliedschaft zu verlängern Benutzer freischalten Profil aktualisieren Benutzerdaten zusenden Statischen Gruppen zuordnen Mitgliedschaft in einer Gruppe ist im Benutzerprofil sichtbar/ recherchierbar Gruppenadmin prüft regelmäßig Liste der Mitglieder und bereinigt sie

7 Folie 7 Anwendungsfall Gruppen bilden KMS: Gruppen im Wissensportal, S.12; S.20 Folie 7 Mitglieder suchen (Filter festlegen) Gruppe nutzen Gruppe anzeigen Gruppe speichern Teambereich einrichten Gruppe beschreiben (Metadaten) Statische Gruppe Manuelles Hinzufügen / Entfernen von einzelnen Mitgliedern Manuelles Hinzufügen einer gespeicherten dynamischen Gruppe oder einer anderen statischen Gruppe. Änderungen werden überall synchronisiert Beispiel: Mailverteiler, Mitglieder eines Teambereichs Statische Gruppe Dynamische Gruppe Optional Dynamische Gruppe Dynamische Gruppen pflegt das System automatisch (wird einer Person ein Metadatum hinzugefügt oder ein Wert eines Metadatums geändert, ändert sich ihre Gruppenzuordnung) Der Anwender kann die Filterkriterien jederzeit ändern Eine dynamische Gruppe kann gespeichert werden (Netzwerk, Verteiler) Eine gespeicherte dynamische Gruppe kann zur Nutzung an andere Portalmitglieder freigegeben werden Gruppenart wählen Mitglieder auswählen (manuelle Selektion)

8 Folie 8 Anwendungsfall Gruppe verwalten KMS: Gruppen im Wissensportal, S.12; S.20 Gruppe auswählen Dynamische Gruppe Statische Gruppe Mitglieder entfernen Selektionskriterien (Filter) ändern Änderungen speichern Gruppe nutzen Gruppe verwalten Gruppe löschen Rechte und Rollen der Gruppe verwalten Auswahl aus Verzeichnis (Personen, gespeicherte oder gefilterte Gruppen) Kommunikation/ Vereinbarung mit Mitglied via Anzeige im Benutzerprofil: Person ist Mitglied in Gruppe X Mitglieder einladen Metadaten der Gruppe ändern

9 Folie 9 Anwendungsfall Teamraum registrieren KMS: Mitarbeiter agieren als Initiatoren…, S.20 GruppeTeamraum zugeordnet Gruppe selektieren oder erstellen Neuen Teamraum erstellen Über Formular Ersteller und Ansprechpartner werden Teamraumadministrator Teamraum wird mit allen Metadaten angezeigt Teamraum ist recherchierbar Nutzungskonditionen für Teamraum werden vereinbart (z.B. Nutzungsdauer, Speicherplatz etc., Pflicht zur regelmäßigen Aktualisierung der Daten und damit Verlängerung der Laufzeit) Ggf. Auswahl des Teamraumtypus je nach Ziel (Template) Mitglieder zuweisen [Gruppe] Systemintern entsteht eine neue Gruppe (Mitglieder des Teamraums XY) Teamräume haben keine Mitglieder. Ihnen wird eine (statische/dynamische) Gruppe zugewiesen, die die Mitglieder des Teamraums umfasst

10 Folie 10 Anwendungsfall Teamraum einrichten KMS: Schematischer Seitenaufbau, S.41 Funktionen der heutigen Teambereiche übernehmen: Startseite gestalten Strukturierte Dokumentenablage (DMS) mit Explorer-Tree Benachrichtigung per (von jeder Stelle aus können Mails versendet werden) Diskussionsforen Mitgliederlisten Suche / Was ist neu? Kalender Aufgabenliste Weitere Funktionen nach Bedarf zuschalten (Wiki, Umfragen, weitere (Funktionen des Werkzeugs) Mehrere Dokumente gleichzeitig hochladen (ohne ActiveX/Java) Möglichkeit, Unterräume einzurichten (Teilmenge der Mitglieder hat Zugang zu zusätzlich geschützten Inhalten) Teamraum nutzen Teamraum gestalten Content erstellen Menüstruktur gestalten Content platzieren Werkzeuge bereitstellen Teamraum registrieren Standardraum mit Standardinhalten und Standardfunktionen einrichten Administration (Mitglieder, Statistik …) Standardraum initialisieren Spezifische Taxonomie pflegen

11 Folie 11 Über ähnliche Metadaten identifizieren Anwendungsfall Netzwerk knüpfen KMS: Nutzerprofil & Verwaltung, S.42 Anwender suchen (A) Kontaktwunsch senden (A B) Kontaktwunsch bearbeiten (B) Kontakt herstellen (B A) Spezialfall der Gruppenbildung: Private, statische Gruppe Vorgehen orientiert sich an Xing Passende Profile vorschlagen Netzwerk-Aktivitäten beobachten Netzwerk erweitern Anwender suchen

12 Folie 12 Content-Repository Zentrale Datenbank Definition: Content KMS: Inhalte im Wissensportal, S.9 Content-Element erlaubt direkten Zugriff auf die jeweils aktuelle und gültige Version Referenz (Link / URL) Kopie Metadaten hängen an Content- Element (nicht an den Content- Element-Versionen) Die Information über die verfügbaren Versionen hängt am Content- Element Kopie erzeugt neues Content-Element auf Basis der gewählten Version Gelber Rahmen, gestrichelt: Verfügt über eine URL Ansicht (View) auf Content Export, z.B. PDF Repository enthält n durch das System verwaltete Content-Elemente Die wichtigsten Content-Typen: Dateien (z.B. Text) Personendaten (z.B. Benutzer) Gruppen Termine Texte (z.B. Nachrichten aus CMS) Media-Content Content-Element kann versioniert werden 1 2 Content- Element 3.Version

13 Folie 13 Content KMS: Inhalte im Wissensportal, S.9 Gibt es spezifische Conten-Repositories für unterschiedliche Content-Typen oder gibt es eine einzige physische/virtuelle Content-Library für alle Content-Typen? Wo werden welche Content-Typen gespeichert? Dateien (z.B. Text) Personendaten (z.B. Benutzer) Gruppen Termine Texte (z.B. Nachrichten aus CMS) Media-Content Werden Content-Elemente immer komplett separiert gespeichert? Beispiel Confluence-Wiki: Dokumente hängen immer an einer Seite

14 Folie 14 Anwendungsfall Content erstellen + bearbeiten KMS: Inhalte im Wissensportal, S.9 Content erstellen Erfolgt typischerweise auf lokalem PC. Anwendung auf lokalem PC: MS Office / Open Office / Libre Office / Google Docs / Lotus … Alternativ: Online-Erstellung mit WYSIWYG-Editor Neue Version im WMS erzeugen Best. Version im WMS aktualisieren Content publizieren Content speichern Content bearbeiten Prozess- Ausprägung für unterschiedliche Content-Typen darstellen (max. 2) Intuitives Arbeiten (analog zur Büroumgebung) Darf nicht lokal sein sondern gleich im Wissensmanagement

15 Folie 15 Anwendungsfall Content publizieren KMS: Inhalte im Wissensportal, S.9 Metadaten und Taxonomien Beschreibung mit Metadaten für einheitliche Recherche Pflicht s. KMS: Strukturierte Klassifikation, S.8, je nach Anwendung weitere Metadaten Metadaten ergänzen / Archivierungsdauer festlegen Content auswählenContent bearbeitenContent erstellen Änderungen an Content Einfach und übersichtlich Vergleichbar Dokumentiert Änderungen am Content ermöglichen Veröffentlichung des Contents in der Wissensdatenbank des Portals Verschieben aus dem Teambereichen Umwandlung in andere Formate: pdf-A, Druckausgabe im CD, Excel- Export für Listen und Tabellen, ical etc. Verlinkung für externen Zugriff (ohne Login) z.B. diakonie.de, FID etc. Ich habe das Copyright berücksichtigt Nutzung erlaubt für Auswahl In Teambereich publizieren In Teambereiche verlinken Content veröffentlichen Content extern publizieren Content finalisieren Nutzungsrechte klären

16 Folie 16 Anwendungsfall Content verwalten KMS: Inhalte im Wissensportal, S.9 Content auswählenContent bearbeitenContent erstellen Content verschlagworten Content in Taxonomie einordnen Content versionieren Sich über Änderungen informieren Nur für textuellen Content Versionen vergleichen

17 Folie 17 Anwendungsfall Content finden KMS: Suche im Wissensportal, S.10 Personalisierung / Individualisierung IP Metadaten Inhaltsdarstellung personalisieren - Personalisierung / Individualisierung von Inhalten Startseite personalisieren (Individualisierte Startseiten) Navigationen Über Seitenstruktur Rechtesteuerung Suche Siehe Folgeseite Wie stellen sich diese Funktionen dar, wie werden sie am besten kombiniert?

18 Folie 18 Volltextsuche (Google) Anwendungsfall Content finden KMS: Suche im Wissensportal, S.10 Suchkriterien festlegen diakonie-wissen.de Alle Anwendungen Ausgewählte Anwendungen diakonie.de Mit Stichworten suchen/ Taxonomien und anwendungstypische Metadaten Content anhand Taxonomie filtern Anzeige Trefferliste (Anzahl) Alle anzeigen/ blättern Ansicht ändern (Liste/ Tabelle) Mehr / weniger Details anzeigen Liste der Suchergebnisse Sortieren Einzelne Treffer markieren, die Liste drucken, in Excel/ Word exportieren, per versenden Ggf. Vorschau auf Datei Suche speichern Systeme durchsuchen Ergebnisse anzeigen

19 Folie 19 Anwendungsfall Kategorien/Schlagworte verwalten KMS: Strukturierte Klassifikation, S.8 Kategorien 1) (thematisch, regional, anwendungsspezifisch…) Bleiben relativ stabil, dienen der langfristigen Strukturierung der Inhalte, der Navigation und als Filter Kategorien werden zentral verwaltet und können an beliebigen Stellen genutzt werden 1)Die bei KMS aufgeführten Kategorien (Themen, Region…) sind für jeden Content Pflichtfelder und einheitlich zu verwenden! 2)Schlagworte sind Kann-Felder und müssen technisch funktionieren wie gewünscht. Der Aufbau und die Pflege eines Thesaurus sind sinnvoll, wahrscheinlich aber personell nicht zu leisten. Ggf. Zugriff auf andere gepflegte Thesauri (Deutsche Nationalbibliothek?) Änderungsvorschläge verwalten Historie der Änderung von Taxonomien vorhanden Hierarchische Darstellung (Baum) Alphabetische Darstellung mit Beschreibung (Glossar) Import / Synchronisierung mit anderen Taxonomien Export für andere Anwendungen (Diakonie.de) Zentrale Bereitstellung der Taxonomie über Standard-Schnittstelle oder Export/Import- Funktionen, z.B. im SKOS-Format Kategorien im- und exportieren Kategorien darstellen Kategorien ändern Schlagworte 2) Auswahl aus einer gepflegten SWT-Liste (Thesaurus) Freie Formulierung möglich Können mehrteilig sein (Evangelischer Kindergarten) Auswertung der Nutzungshäufigkeit ermöglichen Ersetzen/Umbenennen von Schlagworten ermöglichen Import/ Export/ Synchronisierbarkeit mit anderen Thesauri ermöglichen Relation Kategorie / Schlagworte abbilldbar? Kategorien verwalten Schlagworte verwalten

20 Folie 20 Anwendungsfall Content taggen & klassifizieren KMS: Strukturierte Klassifikation, S.8 Content auswählenContent bearbeiten Durch Kategorien navigieren System generiert – wenn möglich – automatisch Vorschläge Content taggen und klassifizieren Schlagworte auswählen Schlagworte vorschlagen Neues Schlagwort erstellen Zuordnung speichern Kategorie zuweisen Optional, sofern System mehrere Taxonomien unterstützt und dies sinnvoll ist. Taxonomie wählen

21 Folie 21 Anwendungsfall Umfragen erstellen KMS: Inhalte im Wissensportal, S.9 Umfrage durchführen Umfrage auswerten Anforderungen: das von KMS entworfene CD muss umsetzbar sein Papierausdrucke, elektronische Formulare im Anhang an s und ggf. für Webumfragen sollen damit möglich sein Dynamische Formulare, d.h. Verzweigungen in den Fragestellungen müssen möglich sein Pop-up Menus zur Anleitung für den Endnutzer müssen ermöglicht werden Im Falle von mit s verschickten Formularen muss die Auswertung automatisiert in eine Tabelle oder Datenbank erfolgen, so dass nicht jeder rücklaufende Bogen händisch einkopiert werden muss. Endnutzer müssen das Formular ausfüllen können ohne dazu Software kaufen zu müssen. Bausteine Text für Überschriften auf drei Ebenen Text um Fragen zu formulieren oder zu erläutern Textfeld, in dem Text eingeben werden kann. Hier werden flexible Größen gebraucht Numerisches Feld zur Eingabe von Zahlen Optionsfeld zur Auswahl zwischen mehreren Möglichkeiten Im Unterschied dazu ein Ankreuzfeld oder Haken, um verschiedene Möglichkeiten zu markieren Schaltflächen für Ausdruck und zur Rücksendung Umfrage erstellen


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