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Die Poststelle macht mobil Drehscheibe für sichere und zeitgemäße Kundenkommunikation PENTADOC Crossroad Tour 2012 – Die Poststelle 2.0 Silke Liebscher-Trapp,

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Präsentation zum Thema: "Die Poststelle macht mobil Drehscheibe für sichere und zeitgemäße Kundenkommunikation PENTADOC Crossroad Tour 2012 – Die Poststelle 2.0 Silke Liebscher-Trapp,"—  Präsentation transkript:

1 Die Poststelle macht mobil Drehscheibe für sichere und zeitgemäße Kundenkommunikation PENTADOC Crossroad Tour 2012 – Die Poststelle 2.0 Silke Liebscher-Trapp, Senior Consultant Unisys Information Services GmbH

2 © 2012 Unisys Corporation. All rights reserved. 2 Unisys – Geschäftskritische Umgebungen sind unser Geschäft. Unisys Weltweiter Anbieter von IT (und IT-nahen) Services und Lösungen Über Kunden weltweit Mitarbeiter : ~ Umsatz 2011: ~3,85 Mrd. USD Silke Liebscher-Trapp, Senior Consultant ECM > 12 Jahre Erfahrungen im Dokumentenmanagement Schwerpunkte von Unisys im ECM-Bereich: –Inputmanagement –Outputmanagement / Customer Communication –Workflowmanagement und Collaboration

3 © 2012 Unisys Corporation. All rights reserved. 3 Die Poststelle macht mobil Drehscheibe für sichere und zeitgemäße Kundenkommunikation 1.Kurze Zustandsanalyse 2.Vorgehensmodell – Unisys 3D-Blueprinting 3.Inputmanagement / Posteingang 4.Outputmanagement / Postausgang mit Secure Document Delivery 5.Zusammenfassung AGENDA

4 Wo stehen wir heute? Die Poststelle macht mobil Drehscheibe für sichere und zeitgemäße Kundenkommunikation

5 © 2012 Unisys Corporation. All rights reserved. 5 Wo stehen wir heute? Es wird gescannt und klassifiziert … Die Anzahl der eingehenden s nimmt ständig zu … Postfächer quellen über … Es wird gedruckt, gedruckt, gedruckt … D und E-Postbrief kommen nicht in Fahrt Die Kundenerwartungen entwickeln sich rasant! – als (Haupt-) Kommunikationskanal ist etabliert –Informationen in lesbarer Formatierung sind gefordert … wenn Worte meine Sprache wären … Tim Bendzko, Mir fehlen die Worte … … wenn Worte meine Sprache wären … Tim Bendzko, Mir fehlen die Worte …

6 © 2012 Unisys Corporation. All rights reserved. 6 Die Poststelle macht mobil? Die Poststelle beschäftigt uns alle: Die unterschiedlichen (Eingangs-)Medien bedingen jeweils unterschiedliche Verfahrensabläufe. Die Möglichkeiten und Fähigkeiten der heutigen Poststelle limitieren die Unternehmenskommunikation. Es bestehen keine medienübergreifende Transparenz und nur geringe Steuerungsmöglichkeiten. Archivierungs- und Compliance-Anforderungen werden nicht übergreifend gelöst. Reaktionszeiten sind wesentlich von den Prozess- und Durchlaufzeiten in der Poststelle bestimmt.

7 © 2012 Unisys Corporation. All rights reserved. 7 Wir brauchen die Poststelle 2.0 Als Portal für die Kundenkommunikation das –Geschäftsprozesse flexibel unterstützt und es ermöglicht –auf die sich ändernde Kundenanforderungen einzugehen. ……

8 © 2012 Unisys Corporation. All rights reserved. 8 Ein einheitlicher Prozess für alle Inputkanäle (medien- unabhängig, flexibel, transparent) Den Output auf Tastendruck im vom Kunden gewünschten Format, personalisiert und individualisiert. Output und Input laufen optimal zusammen. Der Sachbearbeiter muss sich nicht mehr um die Steuerung von Input und Output kümmern – > Das löst sich automatisch und von allein Art und Weise der Kommunikation entspricht dem Kundenwunsch > Information at your Fingertips Wie wird die Poststelle zur Drehscheibe für für sichere und zeitgemäße Kundenkommunikation?

9 © 2012 Unisys Corporation. All rights reserved. 9 Input Management/ Posteingang Input Management/ Posteingang SAP ERP- Systeme ERP- Systeme Arbeitsfelder auf dem Weg zur Poststelle 2.0 Response Optimierung Response Optimierung Knowledge Management Collaboration Workflow Knowledge Management Collaboration Workflow Archivierung Output Management/ Postausgang/ Distribution Output Management/ Postausgang/ Distribution

10 Unisys 3D-Blueprinting Vorgehensmodell Die Poststelle macht mobil Drehscheibe für sichere und zeitgemäße Kundenkommunikation

11 © 2012 Unisys Corporation. All rights reserved. 11 3D Blueprints mappen jede Ebene Ihrer Organisation: Die Vision. Die Prozesse. Die Funktionalität. Die Infrastruktur. Unisys 3D Blueprinting

12 © 2012 Unisys Corporation. All rights reserved. 12 Nachvollziehbarkeit Ist die Grundlage für die organisatorische Ausrichtung Verknüpfen der Business-Strategien mit der Informationstechnologie, die sie unterstützt. BUSINESS ARCHITEKTUR SERVICES-BASED TECHNISCHE ARCHITEKTUR INFRASTRUKTUR MODELL FUNKTIONALES & APPLIKATIONS-MODELL BUSINESS PROZESS MODELL & STRUKTUREN BUSINESS VISION & OPERATIVES MODELL

13 © 2012 Unisys Corporation. All rights reserved. 13 Ganzheitliche Betrachtung Einheitliches Vorgehensmodell unternehmensweit Experten für jeden vertikalen Themenbereich Einfache Nutzbarmachung von Referenzprojekten Templates, Best Practice > Blueprints sind verfügbar Lokales Projekt-Know-how Unisys Vorgehensmodell – 3D-Blueprinting

14 Inputmanagement/ Posteingang Arbeitsfelder Die Poststelle macht mobil Drehscheibe für sichere und zeitgemäße Kundenkommunikation

15 © 2012 Unisys Corporation. All rights reserved. 15 Gelbe Post (Papier) FAX ü. Faxserver FAX … Formulare (Papier) … CAPTURE SW Workflow DMS Archiv Scannvorbereitung Grobsortierung Postkorb Anträge Postkorb Rechnungen Postkorb Allgemein Bildver- besserung OCR Klassifikation Extraktion Validierung QS Datenauf- bereitung Stammdaten Arbeitsfelder Inputmanagement/ Posteingang (I) Ziel: Einheitlicher Prozess 1.Scanprozess in Bezug auf Klassifikation und Extraktion 2.Persönliche s in Sammelpostfächern 3.Integration von s in den Standard- Inputprozess 4.Überarbeitung des Faxeingangs

16 © 2012 Unisys Corporation. All rights reserved. 16 Der grüne Ansatz: Kein Papiertransport Risikominimierung Kostenreduktion des Transports Zeitersparnis Remote capture server Indexing via Citrix Network-attached scanner Web client scan and index Remote index clients Remote scan clients Network-attached MFP Arbeitsfelder Inputmanagement / Posteingang (II) Verteilter Posteingang - Dezentrale Digitalisierung

17 © 2012 Unisys Corporation. All rights reserved. 17 Weitere Teilbereiche mit Optimierungspotential: 7.Geschäftsvorfallspezifische Datenextraktion und Datenerfassung zur Verringerung der Komplexität 8.Datenübergabe an Archiv entsprechend der Compliance- Vorgaben und Workflowkomponenten in Teampostkörbe 9.Vorbereitung des Outputs für automatischen Input: Verwendung von Barcodes Gestaltung von Response-Elementen Link zu Response-Formularen Arbeitsfelder Inputmanagement / Posteingang (III)

18 Outputmanagement / Postausgang / Distribution Arbeitsfelder Die Poststelle macht mobil Drehscheibe für sichere und zeitgemäße Kundenkommunikation

19 © 2012 Unisys Corporation. All rights reserved Einheitlicher Prozess für individualisierte Kommunikation, Multi-Channel 2.Unisys Secure Document Delivery - Sichere als zeitgemäßer, alternativer Versandweg Schwerpunkte: Arbeitsfelder Outputmanagement / Postausgang / Distribution

20 © 2012 Unisys Corporation. All rights reserved. 20 Vorher: Nachher: Arbeitsfelder Individualisierte Kommunikation

21 © 2012 Unisys Corporation. All rights reserved. 21 Individualisierte und personalisierte Kommunikation Von Daten … On Demand Batch XML … zu Dokumenten Abrechnungen Korrespondenz Verträge Bescheinigungen / D Web Archive Print SMS/ App Multi Channel Document Composition Nachbearbeitung

22 © 2012 Unisys Corporation. All rights reserved. 22 Kundenbindung und Kundenzufriedenheit! Durch kundenindividuelle Zustellung des Dokuments (Kommunikationskanäle) Erhöhte Antwortquote durch zielgruppengerechtes Marketing Erhöhen von cross-sell / up-sell Opportunities Reduzieren der Erstellungskosten Erhöhen der Flexibilität: Ein Layout für verschiedenen Outputkanäle und Sprachen Personalisierte Dokumente in Echtzeit erstellt!

23 Unisys Secure Document Delivery Sicherer -Versand als zeitgemäßer alternativer Versandweg

24 © 2012 Unisys Corporation. All rights reserved. 24 Secure Document Delivery mit direkter Bezahlmöglichkeit Sichere personalisiert entsprechend Kundenwunsch: Sicherer Rückmeldekanal über HTTPS zur direkten Weiterverarbeitung der Daten in den Folgesystemen. Direkte Rechnungsbezahlung aus dem verschlüsselten Anhang heraus. Abwicklung der Zahlung über einen Zahlungsdienstleister. Sicherer Datenaustausch zwischen Unternehmen und SDD-System (Rohdaten vs. Feedback), etc. Endnutzer: Empfang der Entschlüsselung über shared secret Senden von vertraulichen Informationen per mit verschlüsseltem Anhang

25 © 2012 Unisys Corporation. All rights reserved. 25 Secure Document Delivery vers. E-Postbrief Unisys Secure Document Delivery Papierversand Versand von Kommunikation mit hohem Sicherheitsniveau an Kunden mit E-Postbrief-Adresse. Versand von Kommunikation verschiedener Sicherheitsniveaus an Kunden mit klassischen E- Mail-Konten – mit wesentlich breiterem Funktionsumfang (Bezahlmöglichkeit, Rückkanal). Versand von Kommunikation verschiedener Sicherheitsniveaus an Kunden ohne Konten. Versand von vertraulichen Unterlagen in Papierform. Hohe Kosten Geringe Kosten Großer Empfängerkreis Geringer Empfängerkreis Hohe Kosten Großer Empfängerkreis

26 © 2012 Unisys Corporation. All rights reserved. 26 Referenzen für SDD-Projekte Barclays: eStatements (elektronische Kontoauszüge) in 8 Ländern, inklusive ABSA ABSA Statistik: –Postalischer Versand von mehr als 7 Millionen Kontoauszügen und Kreditkartenabrechnungen monatlich –Projektumsetzung innerhalb von 12 Wochen –Positiver ROI innerhalb von 8 Monaten –Jährlich Kosteneinsparung von ca. 1 Million US-Dollar –97% aller Kreditkartenkunden nutzen die Lösung Barclaycard Rollout ist für Mitte 2012 erwartet

27 Zusammenfassung Die Poststelle macht mobil Drehscheibe für sichere und zeitgemäße Kundenkommunikation

28 © 2012 Unisys Corporation. All rights reserved. 28 Die Poststelle macht mobil Mit neuen Wegen für sichere und zeitgemäße Kundenkommunikation Art und Weise der Kommunikation entspricht dem Kundenwunsch > Information at your Fingertips Bessere Kundenbindung durch Personalisierung Complianceanforderungen erfüllt Reaktionszeit auf sich ändernde Anforderungen deutlich verringert Standortunabhängikeit und Mobilität für intern und extern ist erreicht Transparenz, Steuerbarkeit, Lastenausgleich, Messbarkeit

29 © 2012 Unisys Corporation. All rights reserved. 29 Der Weg Die Vision Ein Vorgehensmodell Viel Kleinarbeit im Inputmanagementbereich 2 Aufgaben im Outputbereich Ihr Partner:

30 © 2012 Unisys Corporation. All rights reserved. 30 Unisys … Wir sind fokussiert auf die Anforderungen unserer Kunden Wir geben nicht starre Lösungspfade vor, sondern arbeiten mit unseren Kunden daran, die beste Lösung umzusetzen Gemeinsam mit unseren Kunden definieren wir die passgenauen Lösungen Wir sind neutraler Systemintegrator Wir sind unvoreingenommen bzgl. einzusetzender Technologien Wir unterstützen unsere Kunden ihre ECM-Strategie umzusetzen Wir besitzen hohe Kompetenz im Bereich Input-Management und ECM Wir verfügen über langjährige Erfahrung, in diesem Bereich und können bei unsere Kunden vollumfänglich unterstützen

31 © 2012 Unisys Corporation. All rights reserved. 31 Weltweites Vertrauen in Unisys 22 der 25 weltweit größten Banken vertrauen auf Unisys Verwaltungs- einrichtungen sind Unisys Kunden 2 Milliarden+ Zahlungsverkehrsbelege jährlich in Europa werden von Unisys verarbeitet ~70% der Schecks in UK werden von Unisys verarbeitet ~50% des beleghaften Zahlungsverkehrs in den Niederlanden und in Belgien werden von Unisys verarbeitet Ausgewählte Kunden ~50% der weltweit ausgestellten Schecks werden mit Unisys Lösungen bearbeitet 150 Millionen Voic -Nutzer weltweit generieren Umsatz mit Unisys Lösungen 7,5 Millionen Bankkonten sind durch Unisys Managed Security Services geschützt 250 Millionen Einkommens- steuerformulare werden mit Unisys bearbeitet 10 Millionen+ Mailboxen auf Netzwerk- Plattformen werden von Unisys Kunden gemanagt

32 © 2012 Unisys Corporation. All rights reserved. 32 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Silke Liebscher-Trapp, Senior Consultant Unisys Information Services GmbH Tel:


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