E-Archiv Durch die Präsentation führt sie: Jack Kraus ScanView ist ein Produkt der Allgeier IT GmbH (Feb 2010)

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1 e-Archiv Durch die Präsentation führt sie: Jack Kraus ScanView ist ein Produkt der Allgeier IT GmbH (Feb 2010)

2 e-Archiv 1. Email-Archivierung muss die revisionssichere Langzeitarchivierung aller in einer E-Mail enthaltenen Informationen, einschließlich Formatierungen, Rechteinformationen und Anhänge, auch verschachtelter Anhänge, sicherstellen. 2. Archivierte Mails müssen ohne Informationsverluste wieder herstellbar sein. 3. Es sollte eine hohe Skalierbarkeit in Bezug auf Anzahl zu archivierender E-Mails und Datenvolumina gegeben sein. 4. Es muss möglich sein eine bereits archivierte E-Mail ganz oder teilweise (Mailtext / Anhänge) aus dem führenden Mailsystem zu löschen. 5. Auch verschlüsselte Maildokumente müssen archiviert werden können. 10 Anforderungen an die E-Mail Archivierung

3 e-Archiv 6. Signierte E-Mails oder Anhänge müssen archiviert werden können und die Langzeitarchivierung dieser Dokumente muss möglich sein. 7. Single Instance Archivierung: Attachments von identischen Mails an mehrere Nutzer werden nur einmal archiviert. 8. Die rechtlichen und betrieblichen Anforderungen, insbesondere die des HGB/AO und des BDSG müssen erfüllt sein. 9. E-Mail-Archivierung darf nicht als Insellösung sondern muss als integrierter Teil eines gesamten Archivierungskonzeptes betrachtet werden. Und ! 10. Es muss intuitiv und einfach zu bedienen sein. 10 Anforderungen an die E-Mail Archivierung

4 e-Archiv Entlastung des Exchange Servers Attachments zeitgesteuert durch Links ersetzen Löschen der Mails im Exchange – sofern gewünscht. Outlook PST Datei Übernahme Einfache Anwendung für den Benutzer User verwaltet Mails unverändert in Outlook Transparenter Aufruf der Attachments Einfaches und intuitives Plugin für erweiterte Funktionen Volltextsuche über Attachments Kategorisierung im Archiv Compliance: „Alles“ wird serverseitig archiviert IT Infrastruktur optimal nutzen Standard Microsoft Komponenten (SQL, Exchange,.net, Windows) Single Instance im Archiv Teil einer Gesamtlösung DMS/Archiv und unsere Anforderungen e-Archiv

5 Archivierung unterschiedlicher Exchange Elemente Automatisches Archivieren im Hintergrund Systemweite Archivierungsregeln über Administrationstool Redundanzfrei durch ‚Single Instance‘ des Attachments im Archiv Attachments durch Archivlinks ersetzen Original beibehalten oder löschen Outlook Integration mit individuellen Einstellungsmöglichkeiten Benutzerregeln zum individuellen archivieren Unabhängig von Ordnerstrukturen Archivieren dezidierter Ordner Volltextsuche, auch über Attachments e-Archiv Leistungsmerkmale des Produkts

6 e-Archiv Komponenten zum Betrieb des ScanView e-Archivs EventSink (Exchange Server) Windows Services (Live und Batch, ggf verschiedene Hilfsdienste) Outlook Plugin (für Recherche und zusätzliche, manuelle Archivierung) Admin Tool (für Administratoren) DMS/Archiv ScanView® e-Archiv

7 Outlook Darstellung Erweiterung der Betreffzeile mit Archiv-ID Link zu einem ersetzten Attachement

8 e-Archiv Outlook Darstellung Öffnen des ArchivLinks durch den scanview Link-Loader

9 e-Archiv PlugIn Funktionen die auf den folgenden Folien vorgestellt werden. Aufruf der Suche nach archivierten Elementen Wiederherstellung von gelöschten Mails / Attachements Weiterleiten von Mails mit Original Attachments Outlook Darstellung Plugin Funktionen

10 e-Archiv Outlook Darstellung (hier Exchange 2003) Weiterleiten mit Original Attachments (Exchange 2003 über Outlook, Exchange 2007 über den Server)

11 e-Archiv Outlook Plugin Recherche im gesamten Postfach-Archiv (Historische Dokumente)

12 e-Archiv Outlook Plugin Recherche im gesamten Postfach-Archiv - Treffer

13 e-Archiv Outlook Plugin Historische Mails aus dem Archiv heraus weiterleiten / antworten / wiederherstellen

14 e-Archiv Administrationstool Die vielfältigen Konfigurationsmöglichkeiten werden durch ein dediziertes Admin Werkzeug verfügbar. Definiert werden hiermit z.B.: In welches Archiv soll archiviert werden? Outlook Folder aus denen automatisch Archiviert wird Absender (Domains, einzelne Absender) von denen archiviert wird, unabhängig aus welchem Verzeichnis Sollen Objekte nach dem archivieren gelöscht werden? Automatisches Erstellen der Archiv- Administrationselemente u.a.m

15 e-Archiv Darstellung / Einbindung im optionalen scanview® Client

16 e-Archiv Zusammenfassung E-Mail Archivierung Compliance gerechte, revisionssichere E-Mail Archivierung Entlastung vorhandener Exchange Server Basis für zugängliches Unternehmenswissen Technisch transparente Implementierung Volle Ausbaufähigkeit zu ECMS e-Archiv

17 Weiteres… Secure E-Mail –e-Archive-Archiv –JULIAJULIA scanview Version 6 SAP Schnittstellen scanview WEB Connector CAD Anbindung e-CRM (Microsoft dynamics CRM)

18 e-Archiv Danke für Ihr Interesse! Für Rückfragen stehen wir natürlich gerne zur Verfügung. hss daa Systemberatung GmbH http://www.hss-bremen.de Tel: 0421 - 3498537 http://www.hss-bremen.de