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Projektmanagement in der Schule. Was bedeutet Projektmanagement? Projektmanagement ist ein umfassendes Führungskonzept, das ermöglichen soll, komplexe.

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Präsentation zum Thema: "Projektmanagement in der Schule. Was bedeutet Projektmanagement? Projektmanagement ist ein umfassendes Führungskonzept, das ermöglichen soll, komplexe."—  Präsentation transkript:

1 Projektmanagement in der Schule

2 Was bedeutet Projektmanagement? Projektmanagement ist ein umfassendes Führungskonzept, das ermöglichen soll, komplexe Vorhaben (=Projekte) effizient und mit hoher Qualität durchzuführen.

3 Projekt- management in der Schule Klärung der Voraussetzungen Was ist ein Projekt? Projekte in der Schule? Projekt- inhalte Anstöße für Projekte Motivation für Projekte Aufgaben von Projekt- management Merkmale von Projekten Formale und rechtliche Vorgaben Stolpersteine Ziele/ Vorteile von Projekten

4 Was ist ein Projekt? Bau der Pyramiden in Ägypten oder Landung des Menschen auf dem Mond Idee Verwirklichung Innovations- kraft Investitionen Unsicherheits- faktoren

5 Projekte in der Schule??? Notwendigkeit von Veränderungen Weiterentwicklungen Innovationen dynamisch lebendig zeitbezogen Projekte in der Schule!!!

6 Projektinhalte und Projektarten SchulkulturSchulentwicklung Theater Streit- Schlichtung Jugend forscht Schul- zeitung Schüler- austausch Wettbe- werbe Projekt- tage Hilfs- aktionen Kleinere Vorhaben, die in das bestehende Schulleben eingebettet sind Schüler- paten- schaften Verbesserung des Schulklimas Einbeziehung der neuen Medien in den Unterricht Implementierung einer neuer Lernkultur Implementierung ökonomischer Bildung Entwicklung eines Schulprogramms Budgetierung der Lehrerstunden Verbesserung der Qualität des Unterrichts Schulentwicklung Eigenverantwortliche Schule Tief greifende Veränderungen, die professionell organisiert werden müssen

7 Ziele/Vorteile von Projekten Verbesserung des Arbeits- klimas Größere Zufriedenheit mit der Arbeit Realisierung der eingenverantwortlichen Schule Gestaltung von Schulentwicklungs- prozessen durch Projekte Für die Schule Für die Lehrer

8 Wo kommen die Anstöße für ein Projekt her? Projekt Externer Auftrag Interner Auftrag BiMi: Gewaltprävention Lehrerbudgetierung Interne Veränderungen: Erziehungspartnerschaft Qualitätsverbeserungen Schul- leitung Kollegium Eltern Schüler

9 Welche Merkmale machen ein Projekt aus? Komplexität Start - und Endtermin Unklarer Lösungsweg/ Ausgang Zielsetzung Team- arbeit Keine Routine Verschiedenartige Teil- aufgaben: miteinander verbunden voneinander abhängig Aufgabenverteilung, Organisation, zwischen- menschliche Beziehungen, Unterordnung unter das Projektziel, Führung des Teams Einmaligkeit der Aufgabe, Kreativität, über den Tellerrand hinausschauen Nicht unendlich arbeiten, zeitlicher Rahmen schafft Effizienz und Ziel- orientierung Risiko des Schiefgehens, flexibles Reagieren auf Stolpersteine und unbe- kannte Variablen Eindeutige Zielsetzung und Aufgabenstellung für ein zu erreichendes Gesamt- ergebis

10 Welche Merkmale machen ein Projekt aus? Ressourcen Organisation Akzeptanz Verantwor- tung Nachhaltig- keit Vorhandensein personeller und finanzieller Ressourcen Projektleiter, Koordinierung der Vorgehensweise Projektmanagement Dauerhafte Implemen- tierung des Projektpro- duktes in den Schulalltag Organisationsrahmen, das den Ablauf des Projektes sicherstellt Mehrheit der Entscheidungs- kräfte tragen das Projekt mit

11 Motivation für echte Projekte in der Schule Positive Erfahrungen mit Teamarbeit Interesse an Verbesserung des Systems Schule Identifizierung mit der eigenen Schule Mitgestaltung des Arbeitsplatzes Leidensdruck Schaffung von Qualifi- zierungsmerkmalen für persönliche Karriere Synergie-Effekte durch gegenseitige Unter- stützung und Anregung Verbesserung des Arbietsklimas

12 Stolpersteine für Projekte in der Schule Arbeit am Projekt in der Freizeit Unfähigkeit zur Teamarbeit Angst vor Konflikten Ausbildung als Einzelkämpfer Diffamierung als Aktionismus oder Projektitis Jede Veränderungen in der Schule wird ab- gelehnt Ablehnung von Mehrarbeit Angst vor den neuen Anforderungen

13 Formale und rechtliche Vorgaben für Projekte Gesamt- konferenz Schulkonferenz Schüler- versammlung Schuleltern- versammlung Personal- versammlung oder Dienstbesprechung

14 Wozu brauchen wir ein Projektmanagement in der Schule ? Wir brauchen in den Schulen ein Projekt- management, mit dem systematische Ver- änderungsprozesse organisiert werden. Professionalisierung Professionelles Projektmanagement erhöht Erfolgserwartungen und Engagement bei den Beteiligten und wirkt möglichen Frustrationen vor. Erfolgssicherung Beharrungstendenzen in der Schule können nur durch gut durchgeführte Projekte aufgeweicht werden. 80% der Veränderungsvorhaben in Schulen scheitern an unzulänglichen Konzepten der Implementierung. daher Was leistet ein Projektmanagement?

15 Welche Vorteile bringt ein Projektmanagement? Projektmanagement ist ein umfassendes Führungskonzept, das ermöglichen soll, komplexe Vorhaben termingerecht, effizient und mit hoher Qualität durchzuführen Formulierung eines klaren Projektziels Zerlegung der Aufgabe in Teilbereiche und Zuweisung von Zuständigkeit Wichtig für die Messung von Erfolg oder Misserfolg Lösung der Gesamtaufgabe wird erleichtert und beschleunigt Gemeinsame Planung mit entsprechender Arbeitsteilung Dadurch wird das Verständ- nis für das Projekt erhöht und die Motivation gesteigert Ständige Reflexion Schwächen des Projektes können bereits in der Projektentwicklung be- seitigt werden. Die Projektleitung (siehe Fragebogen zur Qualifikation) Moderator und Motivator Koordination des Projekts: achtete auf Einhaltung der Pläne und steuert die Zusammenarbeit Steuerung des Arbeitsprozesses und Kontrolle über den Fortschritt des Projektes

16 Zusammenfassung Projektmanagement in der Schule hilft Vorhaben der Schul- entwicklung so zu planen, dass sie Aussicht auf Realisierung haben Projekte so zu strukturieren, dass sie überschaubar sind und bleiben die Kooperation der Be- teiligten effizient und motivierend zu gestalten Veränderungen der eigenen Schule in einen Schulentwicklungsprozess zu implementieren

17 Wie gliedert man ein die Entwicklung eines Projektes? Einteilung in Projektphasen Strukturierung des Vorhabens Herausstellen der Arbeitsschwerpunkte Einteilung in Meilensteine Meilenstein: Abschluss einer Phase Phasenprodukt Meilensteine sind Zwischenergebnisse, die an wichtigen Abschnitten des Projekts er- zielt werden müssen, damit das Projekt in seine nächste Phase treten kann

18 Aus welchen Phasen besteht ein Projekt? Definitions- phase Planungs- phase Aktions- phase Abschluss Vorlauf Durch- führung Rückblick Kontrolle Initiativ- phase Meilensteine

19 Wichtig Am Ende einer jeden Phase muss das Phasenprodukt schriftlich dokumentiert und allen Beteiligten zur Verfügung gestellt werden!

20 Beschreibung der einzelnen Phasen

21 Welche Inhalte hat die Initiativphase? Initiativ- phase Anregung einer Veränderung Entscheidung für Projekt Schaffung von Akzeptanz in der Schulgemeinschaft Rekrutierung der Teammit- glieder Informeller Meinungs- austausch Besprechnung und Ab- stimmung in den ver- schiedenen Schulgremien persönliche Ansprache von Kolleginnen/Kollegen Verpflichtung von Funktionsträgern AufgabenVorgehen/Instrumente

22 Welche Kernpunkte hat die Initiativphase? Projektthema darf nicht aus heiterem Himmel fallen Feststellen und Thematisieren eines Mangels bzw. einer wünschenswerten Verbesserung Alle Betroffenen sind in den informellen Meinungsaustausch einzubeziehen Erweiterte Schulleitung Elternversammlung Schülerversammlung Personalversammlung Offizielle Entscheidung und damit Legitimation Gesamtkonferenz Schulkonferenz

23 Rekrutierung der Teammitglieder Lehrer - Eltern und Schüler Freiwilligkeit Verpflichtung von Funktionsträgern

24 Welche Inhalte hat die Definitionsphase? Definitions- phase Klärung des Ziels Definition des Rahmens Klärung der Voraussetzungen Situationsanalyse Umfeldanalyse Projektauftrag AufgabenVorgehen/Instrumente

25 Welche Kernpunkte hat die Definitionsphase? Ausarbeitung des Projektauftrages Schlüssel- dokument Geschäfts- grundlage des Projekts Rahmen bedingungen auflisten Indikatoren bezeichnen Qualitätsbe- reich ein- grenzen Leitbild klären Kernziele spezifizieren Methoden konkretisieren Thema benennen Betroffene Per- sonen/Gruppen benennen

26 Welche Kernpunkte hat die Definitionsphase? Projektteam Rahmen bedingungen auflisten Projekt- leitung Beginn Meilen- steine Ende Budget Ressourcen: Räume, Personal usw.

27 Welche Kernpunkte hat die Definitionsphase? Welche Intention verfolgen wir mit unserem Projekt? Leitbild klären Von welcher Situation gehen wir aus? Welche Erwartungen verbinden wir mit dem Projekt? Welche externen Erwartungen werden an das Projekt gerichtet?

28 Welche Kernpunkte hat die Definitionsphase? Wo wollen wir hin? Qualitäts- bereich eingrenzen Was soll durch das Projekt besser werden? Was wollen wir konkret erreichen? Welche Qualitäts- gütezeichen soll das Projekt aufweisen?

29 Welche Kernpunkte hat die Definitionsphase? Was soll getan werden? Kernziele spezifizieren Was soll auf jeden Fall erreicht werden? Welches Ziel ver- folgen wir damit? Was soll am Ende als Ergebnis heraus- kommen? Thema nennen

30 Welche Kernpunkte hat die Definitionsphase? Betroffene Personen benennen Elternschaft: Schulelternversammlung Schulelternsprecher Klassenelternsprecher Eltern in der Schulkonferenz Interessierte Schülerschaft Schülerversammlung SV-Vorstand Schüler in der Schulkonferenz Interessierte Schulträger Kollegium alle bestimmte Fachbereiche Funktionsträger Interessierte Personalrat Externe Ver- treter Innenarchitekt Computerspezialist Schulleitung engerer Kreis erweiterter Kreis

31 Welche Kernpunkte hat die Definitionsphase? Woran soll der Erfolg erkennbar sein? Indikatoren bezeichnen Wie ist der Erfolg feststellbar oder messbar? Was wurde gut erreicht? Was wurde nicht gut erreicht?

32 Welche Kernpunkte hat die Definitionsphase? Interne Evaluation? Methoden konkretisieren Externe Evaluation? Welche Methoden und Verfahren? Einzelne Schritte?

33 Arbeitspapier für Definition des Projektauftrages Projektauftrag für das Projekt: Projektteam - Mitglieder Projektleitung Beginn Ende Budget Meilensteine Ressourcen Qualitätsbereich Leitbild Rahmenbedingungen Indikatoren Kernziele Methoden der Evaluation

34 Welche Inhalte hat die Planungsphase? Planungs- phase Erstellen eines Überblicks Strukturierung der Aufgaben Koordinierung der Aktivitäten Klärung der Aufgaben im Team Strukturplan für Projekt Ablaufplan für Projekt Risikoanalyse Aktionsplan Teamsitzungen AufgabenVorgehen/Instrumente

35 Erstellen eines Projektstruktur- plans Ziel: Erarbeitung eines detaillierten Netzplans, der einen Überblick über alle zu erbringenden Leistungen und Aktivitäten bietet Arbeitspaket Welche Kernpunkte hat die Planungsphase?

36 Erstellen eines Projektablaufplans Ziel: Erarbeitung einer Übersicht über den zeitlichen Ablauf der zu erbringenden Leistungen des Projektstrukturplans Festlegen der logischen Reihenfolge Zeitliche Aufwandschätzung Beachten der feststehender Termine (Ferien) Welche Kernpunkte hat die Planungsphase? September 2003 Oktober 2003 Januar 2004

37 Risikoanalyse Ziel: Check des Projektablaufplans auf mögliches Konfliktpotenzial Welche Kernpunkte hat die Planungsphase? Mögliche Risiken: Konflikte unter beteiligten Personen Zeitliche Vorgaben zu eng finanzielle Vorgaben nicht sicher genug Welche Probleme können entstehen?

38 Aktionsplan Ziel: Festlegung und personelle Zuordnung klar voneinander abgegrenzter Ver- antwortungsbereiche und Kompetenzen Welche Kernpunkte hat die Planungsphase? WerWasWann mit Wem Klärung von Verfahrensfragen: Wie oft, wann und wo finden Sitzungen statt? Wer bereitet die Sitzungen vor, macht die Tagesordnung und lädt dazu ein? Wer moderiert die Sitzungen? Wer schreibt das Protokoll? Wie werden Entscheidungen getroffen? ArbeitsgruppenTeamsitzungen

39 Welche Inhalte hat die Aktionsphase? Aktions- phase Teamsitzungen Interventionen Steuerung Kommunikation Information AufgabenVorgehen/Instrumente

40 Welche Kernpunkte hat die Aktionsphase? Schlechte Sitzungen machen schlechte Stimmung Sitzungen müssen gut vorbereitet und gut strukturiert sein Die Sitzungen müssen in einem angenehmen Rahmen stattfinden.

41 Welche Inhalte hat die Abschlussphase? Abschluss Evaluation Auswertung Aufgaben Vorgehen/Instrumente

42 Welche Kernpunkte hat die Abschlussphase? Abschluss Manöverkritik: Haben wir unsere Ziele erreicht? Was hat gut geklappt? Wo gab es Probleme? Wie war die Zusammenarbeit im Team und in den Arbeitsgruppen? Welche Folgerungen ziehen wir daraus für nachfolgende Projekte? Evaluation des Ergebnisses Kartenabfrage im Team Evaluationsscheibe im Team Fragebogen Interviews Externe Evalutaion

43 Evaluationsscheibe

44 Belohnungen Brief mit Ausdruck der Anerkennung Gutscheine: Buch, Essen... Lobende Er- wähnung in Konferenzen Namentliche Erwähnung in Presseerklärung Blumenstrauß Unterrichts- entlastung Stundenplan- wunsch Freier Tag: Wandertag, letzter Schultag... Einladung zum Essen Nachhaltigkeit erkennbar Identifikation mit Projekt Aufnahme in Beurteilung bei Bewerbung

45 Mögliche Schwierigkeiten Ermüdungs- erscheinungen Aufwand Ergebnis Mehrarbeit Konflikte im Team alt gegen jung Verfahren zu aufwendig Verfahren zu formal keine schnellen Erfolge Berufliche Belastung zu groß Kein Konsens im Kollegium Zu große Gruppe Vorbehalte der Schulleitung Frust wegen fehlender Nachhaltigkeit

46 Vereinfachungen Kleinere Gruppe Ausführliche Vorlagen Schulleitung muss moti- vieren Verkürzung des Zeit- horizonts

47 Literaturhinweise Litke, Hans-D. und Kunow, Ilonka Projektmanagement Freiburg 2002 ISBN Endler, Susanne Projektmanagement in der Schule Lichtenau 2003 ISBN:

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