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Dominic Dacho Abteilung Ort / tt.mm.jjjj Definition, Bestandteile, Nutzen und Anwendungsbereiche Projektmanagement Lernfeld 9.

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1 Dominic Dacho Abteilung Ort / tt.mm.jjjj Definition, Bestandteile, Nutzen und Anwendungsbereiche Projektmanagement Lernfeld 9

2 1 Dominic Dacho Abteilung Ort / tt.mm.jjjj 1. Projekt (Definition) / Projektmerkmale Seite2 2. Projektphase: Projektvorbereitung Seite3 3. Projekt-Auftragsklärung Seite4 4. Projektauftrag und dessen Inhalte Seite5 5. Meilensteine (Definition und Funktionen) Seite6 6. Projektinhalt- und Ziele (Zieldefinition, Funktionen der Ziele, SMART-Regel) Seite7 7. Zielkonflikte (Magisches Dreieck und dessen Zielgrößen) Seite8 8. Projektplanung, Teilpläne und Instrumente (Bsp. PSP und dessen Gliederungsprinzipien) Seite9 9. Projektablaufplan Seite Balken oder Gannt-Diagramm Seite Netzplantechnik Seite12 Agenda

3 2 Dominic Dacho Abteilung Ort / tt.mm.jjjj Projekt (Definition) / Projektmerkmale Definition Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und –mittel für die Abwicklung eines Projekts. Zielorientierte Vorbereitung, Planung, Steuerung, Dokumentation und Überwachung von Projekten mit Hilfe spezifischer Methoden und Instrumente. Eigene Definition: Projekt ist aus der lateinischen Sprache abgeleitet und bedeutet Entwurf | Vorhaben Bestandteile DIN 69901: Ein Projekt ist ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch die Einmaligkeit der gesamten Bedingungen gekennzeichnet ist. Dazu gehören z.B. Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, personelle oder andere Begrenzungen, Abgrenzungen gegenüber Vorhaben und eine projektspezifische Organisation. Anwendungsbereiche Personalentwicklung | Dienstleistungsprojekt | IT-Projekte | Infrastrukturprojekte

4 3 Dominic Dacho Abteilung Ort / tt.mm.jjjj Projektphase: Projektvorbereitung Definition Problemanalyse, Entscheidung zur Projektdurchführung, Klärung der Projektziele, Projektauftrag, Projektorganisation, Kick-off-Meeting Bestandteile Enthält folgende Aufgaben: Zusammenführung der Mitarbeiter und die Reglung der Zusammenarbeit Klärung und Gestaltung der Rahmenbedingungen Bereitstellung der erforderlichen Ressourcen Festlegung der Aufbau der Projektorganisation Überprüfung der Machbarkeit Erstellung über ersten Planung Ermittlung der Ziele und Zielinhalte Erstellung und Vereinbarung der Projektauftrages Nutzen Harmonisches Arbeitsklima aller Mitarbeiter,

5 4 Dominic Dacho Abteilung Ort / tt.mm.jjjj Projekt-Auftragsklärung Definition Jedes Projekt hat einen Anlass. Das kann eine neuartige Idee (wie z.B. eine Produktinnovation), aber auch Problem (z.B. überhöhte Produktionskosten) sein. Wirtschaftsprojekten liegt in der Regel ein Problem zugrunde. Sie beginnen daher in den meisten Fällen mit einer Problemanalyse. Bestandteile Für wen ist das Ergebnis vorgesehen? Für welchen Zweck ist das Ergebnis vorgesehen? Bis wann soll welches Ergebnis erzielt werden? Woran wird das Ergebnis gemessen? Bis wann muss das Ergebnis bereit sein? Nutzen Alle Unklarheiten werden durch Fragen des Projektleiters und Antworten des Projektauftraggebers geklärt.

6 5 Dominic Dacho Abteilung Ort / tt.mm.jjjj Projektauftrag und dessen Inhalte Der Projektauftrag ist Voraussetzung für den offiziellen Start eines jeden Projektes – oder sollte es zumindest sein. Er ist anzusehen als Vertrag zwischen Projektleiter und Projektauftraggeber, der sowohl die Zusammenarbeit regelt, als auch gewährleistet, dass beide dieselben Ziele vor Augen haben. Die Problemstellung Wie läuft die Entstehung eines Projektes denn in der Praxis: Jemand hat eine Idee, ein zweiter findet sie gut und schon ist entschieden, ein Projekt zu starten. Ein Projektleiter ist schnell gefunden. Dieser weiß gar nicht wie ihm geschieht, als plötzlich sein Chef den Kopf zur Tür hereinsteckt und ihm mitteilt, dass er soeben befördert wurde – zum Leiter des Projektes Larifari. Aufgrund des klingenden Namens weiß der Projektleiter natürlich sofort, was da auf ihn zukommt und nimmt die Beförderung an. Nun muss der Projektleiter erst einmal herausfinden, warum das Projekt überhaupt durchgeführt werden soll, was damit zu erreichen geplant ist und wie viel Zeit und Geld das ganze Vorhaben in Anspruch nehmen darf. Mit viel Glück findet er jemanden, der ihm das sagen kann. Oft erhält er aber von drei verschiedenen Befragten vier verschiedene Antworten. Der Projektleiter muss nun durch Interpretationen und teilweise reine Vermutungen herausfinden, wo der Fokus liegt und was tatsächlich von ihm verlangt wird. Ist dies für ihn mehr oder weniger klar, sucht er sein Team zusammen und beginnt zu planen und umzusetzen. Bis zur ersten Präsentation vor den Auftraggebern, denn da kommt heraus, dass dieser sich alles ganz anders vorgestellt hat…

7 6 Dominic Dacho Abteilung Ort / tt.mm.jjjj Meilensteine (Definition und Funktionen) Definition Wichtige Zwischenergebnisse werden im Projektablauf als Meilensteine definiert. Bestandteile Zahlungstermine Sie können Meilensteine in einem Projekt erstellen, um externe Vorgänge (Externer Vorgang: Ein Vorgang, der den verknüpften Vorgang aus einem anderen Projekt darstellt. Auf diese Weise ist eine einfache Möglichkeit gegeben, die Merkmale eines verknüpften Vorgangs zu überprüfen, ohne zwischen Projekten wechseln zu müssen. Ein externer Vorgang kann nur im Quellprojekt geändert werden.) darzustellen. Ein Projekt kann beispielsweise die Entwicklung einer Anwendung durch ein externes Unternehmen erfordern. In diesem Fall können Sie im Projekt einen Meilenstein mit einer Dauer vom Wert Null erstellen, um die Fertigstellung dieser Anwendung darzustellen Nutzen Wird ein Meilenstein erreicht, findet eine Überprüfung der Ergebnisse statt und es wird über den weiteren Verlauf des Projekts entschieden. Anwendungsbereiche Projekte

8 7 Dominic Dacho Abteilung Ort / tt.mm.jjjj Projektinhalt- und Ziele (Zieldefinition, Funktionen der Ziele, SMART-Regel) Zieldefinition Das Projektziel ist das nachzuweisende Ergebnis des Projekts Funktionen der Ziele Präzisierungsfunktion Konkretisierung des Projektauftrags durch Auftraggeber und Auftragnehmer Bildet Grundlage für wichtige, während des Projekts zu treffende Entscheidungen Orientierungsfunktion Landkarte des Projekts Projektleiter und Projektteam können sich immer an vereinbarten Zielen orientieren Motivationsfunktion Mitarbeiter, die in das Geschehen mit eingebunden werden, sind motivierter SMART-Regel Spezifischso konkret wie möglich und abgegrenzt wie möglich, schriftlich Messbard.h. einen genauen Maßstab Aktivbeeinflussbar, anspruchsvoll, anwendbar Realistischeingeschätzt sein Terminiertd.h. Zwischenschritte und Endpunkte

9 8 Dominic Dacho Abteilung Ort / tt.mm.jjjj Zielkonflikte (Magisches Dreieck und dessen Zielgrößen)

10 9 Dominic Dacho Abteilung Ort / tt.mm.jjjj Projektplanung, Teilpläne und Instrumente (Bsp. PSP und dessen Gliederungsprinzipien) Definition Projektplanung ist eine der Hauptaufgaben des Projektmanagements. In der Regel bildet die Projektplanung die zweite der vier Haupt-Projektphasen eines Projektes, folgt zeitlich also auf die Projektdefinition und bereitet die eigentliche Projektdurchführung so gut wie möglich vor; doch ist Projektmanagement immer auch Krisenmanagement, die Projektplanung begleitet daher immer auch die Projektdurchführung, und muss auf nicht mehr kompensierbare Planabweichungen mit entsprechender Um- und Neuplanung reagieren. Nutzen Genaue Strukturierung, Ablauf von A nach B nach C, usw Anwendungsbereiche Strukturplanung, Aufwandsschätzung, Terminplanung, Materialplanung, Finanzplanung, Risikomanagement, Erstellung der Projektpläne

11 10 Dominic Dacho Abteilung Ort / tt.mm.jjjj Projektablaufplan Workshop zur Projektvorbereitung Workshop als Entscheidungsinstrument Kundenanforderung Aufwandsentschädigung Eckpunkte / Analyse kundenspezifischer Workflows Projektplanung Pflichtenheft Verbindliche Definition der Kundenanforderungen Verbindliche Definition des Projektablaufs und der einzelnen Bestandteile Auftragserteilung Grundschulung Einführungsschulung Demo Installation Anwenderschulung Basics Level I Adminschulung Anwenderschulung Admin Level I

12 11 Dominic Dacho Abteilung Ort / tt.mm.jjjj Balken oder Gantt-Diagramm Definition Ein Gantt-Diagramm oder Balkenplan ist ein nach dem Unternehmensberater Henry L. Gantt benanntes Instrument des Projektmanagements, das die zeitliche Abfolge von Aktivitäten grafisch in Form von Balken auf einer Zeitachse darstellt. Bestandteile Nutzen Genaue Berechnungen Anwendungsbereiche Im Gantt-Diagramm werden die Aktivitäten eines Projektes in die erste Spalte einer Tabelle eingetragen. In der ersten Zeile der Tabelle wird die Zeitachse dargestellt. Die einzelnen Aktivitäten werden dann in den jeweiligen Zeilen mit einem waagerechten Balken visualisiert. Je länger der Balken, desto länger dauert die Aktivität. Sich überschneidende Aktivitäten werden durch überlappende Balken dargestellt. Häufig wird mit Pfeilen versucht, Abhängigkeiten zwischen den Aktivitäten zu verdeutlichen. Bei einer großen Anzahl an Aktivitäten wird die Darstellung dann schnell unübersichtlich. Das Gantt-Diagramm eignet sich deshalb eher für Projekte mit einer geringen bis mittleren Anzahl an Aktivitäten. Die Zusammenfassung von Aktivitäten zu Projektphasen macht das Gantt-Diagramm erheblich übersichtlicher.

13 12 Dominic Dacho Abteilung Ort / tt.mm.jjjj Netzplantechnik


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