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1 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Organisationsmethoden und -techniken - Fallstudien - Dr. Richard C. Geibel ExperTeam AG WS 1998/99.

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1 1 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Organisationsmethoden und -techniken - Fallstudien - Dr. Richard C. Geibel ExperTeam AG WS 1998/99

2 2 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Gliederung (1) I.Einführung Ziele dieses Vorlesungsteils Vorbemerkungen Lebenslauf / ExperTeam Literatur Projektmanagement II.Fallstudien 1. Bank 2. Bauindustrie 3. Bundeswehr

3 3 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Gliederung (2) III. Methoden und Techniken der Organisation Metaplan Mind Map IV. Zusammenfassung Erfahrungen und abgeleitete 'Erkenntnisse' Projektmanagement Prozeßmanagement Anforderungen an Hochschulabsolventen Fachliche Fähigkeiten Soziale Fähigkeiten

4 4 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Ziele dieser Vorlesung Projekte aus der Praxis darstellen Ergänzungen zur Theorie Konkretisierung anhand von Fallstudien Darstellung ausgewählter Methoden Erfahrungen wiedergeben und systematisieren Persönliche Eindrücke Generalisierbare Rückschlüsse Hinweise zur Ausbildung und Persönlichkeits- entwicklung

5 5 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Lebenslauf R. Geibel Grundschule, Gymnasium, Bundeswehr Informatik-Studium, RWTH Aachen Wiss. Mitarbeiter am Organistionsseminar und Promotionsstudium in BWL Forschungsaufenthalt an der 'Sloan School' am 'Massachusetts Institute of Technology', Boston, USA Leitender Berater bei ExperTeam ( Mobil: )

6 6 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel ExperTeam Software- und Beratungsunternehmen gegründet 1985 ca. 200 Mitarbeiter ca. 40 Mio. DM Umsatz Niederlassungen, incl. Österreich und Schweiz Hauptsitz ist Köln ExperTeam gehört den Mitarbeitern Strukturierung in Kompetenz-Teams (weitere Infos:

7 7 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Literatur Bröhl/Dröschel:Das V-Modell, München - Wien, 1994 Burghardt, M.:Projektmanagement, Berlin/München, 1988 Frese, Erich:Grundlagen der Organisation, 6. Aufl., 1995 Frese, Erich:Projektorganisation, HWO, 2. Aufl., Stuttgart 1980, Sp ff. Geibel, Richard:Computergestützte Gruppenarbeit, Stuttgart 1993 Haberfeller, R.:Projektmanagement, HWO, 3. Aufl., Stuttgart, 1992 Sp ff. Kirckhoff, M.:Mind Mapping, 8. Aufl., Offenbach 1995 Madauss, B.:Handbuch Projektmanagement, 5. Aufl., Stuttgart 1994 Mintzberg, H.:The Nature of Managerial Job, New York 1973 RKW/GPM:Projektmanagement-Fachmann, 4. Aufl., Eschborn 1998 (2 Bände,ISBN )

8 8 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Projektmanagement Definition Projekt Definition Management Definition Projektstruktur Bereiche des Projektmanagement Fragen zu PM am Organisationsseminar

9 9 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Definition Projekt zeitlich begrenzt (Beginn, Abschluß); definiertes [bzw. zu definierendes] Ziel (Aufgabe, Ergebnis); in gewissem Sinn außergewöhnlich, wodurch eine innovative, kreative Komponente einfließt (keine Routineaufgabe, die in der gleichen oder unmittelbar vergleichbaren Form laufend durchgeführt wird) ; meist mehrere Personen bzw. Stellen beteiligt; oft umfangreich und komplex; häufig mit Unsicherheit bzw. Risiko behaftet.

10 10 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Definition Management Planen (Vorausdenken) Entscheiden (Steueren) (Wahl zwischen Handlungsalternativen) Anordnen und kontrollieren Organisieren (Strukturen, Zuständigkeiten und Abläufe klären) "Staffing" (richtige Person an richtige Stelle)

11 11 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Definition Projektstruktur Projektlenkungsausschuß Projekt- leiter Projekt- mitarbeiter Projekt ooo beauftragt, kontrolliert, entscheidet leitet, steuert, berichtet arbeitet, fordert Ent- scheidung

12 12 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Bereiche des Projektmanagement Die Vielfalt der Projektmanagement-Themen läßt sich in vier Kompetenzbereiche* aufteilen: Grundlagenkompetenz Soziale Kompetenz Methodenkompetenz Organisationskompetenz Jeder Bereich umfaßt 9 bis 11 Kapitel * RKW: Projektmanagement-Fachmann

13 13 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel PM: Grundlagenkompetenz Management Projekte und Projektmanagement Projektumfeld und Stakeholder Systemdenken und Projektmangement Projektmanagement-Einführung Projektziele Projekterfolgs- und mißerfolgskriterien Projektphasen und -lebenszyklus Normen und Richtlinien

14 14 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel PM: Soziale Kompetenz Soziale Wahrnehmung Kommunikation Motivation Soziale Strukturen, Gruppen und Team Lernende Organisationen Selbstmanagement Führung Konfliktmanagement Spezielle Kommunikationssituationen

15 15 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel PM: Methodenkompetenz Projektstrukturierung Ablauf- und Terminmanagement Einsatzmittelmanagement Kostenmanagement Finanzmittelmanagement Leistungsbewertung und Projektfortschritt Integrierte Projektsteuerung Mehrprojektmanagement Kreativitätstechniken Methoden zur Problemlösung

16 16 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel PM: Organisationskompetenz Unternehmens- und Projektorganisation Qualitätsmanagement Vertragsinhalte und -management Konfigurations- und Änderungsmanagement Dokumentationsmanagement Projektstart Risikomanagement Informations- und Berichtswesen EDV-Unterstützung im Projekt Projektabschluß und -auswertung Personalwirtschaft und Projektmanagement

17 17 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Fragen zu PM am Organisationsseminar Welche Kriterien der sachlogischen (entscheidungslogischen) Dimension sind für ein erfolgreiches PM notwendig? Sollte PM nur bzw. überwiegend sachlogische Aspekte berücksichtigen (Koordination)? Inwieweit müssen Aspekte der Verhaltens- Dimension einbezogen werden (Motivation)?

18 18 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel II.1. Fallstudie Bank Großbank in den neuen Ländern Aufbau der Bank: Start mit ca. 20 Mitarbeitern Innenstadtbüro mit ca. 50 Mitarbeiter Umzug in neues Gebäude, ca 100 Mitarbeiter Erweiterung auf ca. 200 Mitarbeiter Umzug in eigenes Gebäude, ca. 400 Mitarbeiter geplant

19 19 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Auftrag Unterstützung bei dem organisatorischen Aufbau der Bank, insb.: Management von Projekten Einführung des Berichtswesens Schulung der Mitarbeiter bzgl. Planung und Durchführung von Projekten Strukturierung und Moderation von Sitzungen Unterstützung bei Problemen mit Informations- systemen (IS)

20 20 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Ausgangssituation die Bank befindet sich im Aufbau keine festen Zuständigkeiten bzw. Befugnisse inhomogene Mitarbeiterstruktur unzureichendes Know-how hohe Fluktuation der Mitarbeiter wenig Systematik und viel Improvisation

21 21 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Aufbauorganisation

22 22 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Informationssystem (IS) Strategische Entscheidung des Aufsichtsrats: KEIN eigenes Rechenzentrum ( ), sondern Anschluß an Host XY-Bank Verwendung von PCs und Office- Software sowie Aufbau lokales Netz Einsatz dezentraler Fachinformations- systeme (Anwendungsprogramme) nach Bedarf

23 23 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Informationssystem (IS) Unterschiedliche Standpunkte zu Großrechner dezentrale Systeme Host ist ausgereift, aber relativ starr große Datenmengen, aber unzeitgemäße Benutzeroberfläche Einheitlich, aber wenig Gestaltungsspielraum für Benutzer Konflikt innerhalb Bankmanagement ( )

24 24 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Informationssystem (IS) Unterschiedliche Standpunkte zu Vorgaben DV Entscheidung der Fachbereichsleiter Darf eine dritte Rechnerebene (Abteilungsrechner) eingeführt werden? Dürfen weitere Betriebssysteme (UNIX) integriert werden? Konflikt zwischen Fachabteilung und DV-Abteilung ( )

25 25 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Lösung IS Vorsichtige, aber kontinuierliche Migration von reinem Host-Betrieb zu dezentralen und vernetzten Systemen Einbindung neuer, dezentraler Anwendungs- software in die vorhandene Software- Landschaft (z.B. Schnittstellen) Aufbau einer Client/Server-Architektur

26 26 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Vorhandenes Berichtswesen (1) basiert auf MS-Project Darstellung der Abhängigkeit von Aktivitäten Errechnung des kritischen Pfads Auslastung der Ressourcen reine Momentbetrachtungen, keine Verän- derungen im Zeitverlauf sichtbar Pflege und Änderung der Pläne durch die DV/Org-Abteilung für Fachabteilungen

27 27 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Vorhandenes Berichtswesen (2) Mängel: schwer zu bedienen => DV-Abteilung keine Verinnerlichung dieser Form und damit keine Verantwortung in der Fachabteilung Ursachen von Verschiebungen / Überschreitungen werden verdeckt Korrekturmaßnahmen können nicht ergriffen werden technikzentrierte Perspektive

28 28 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Bisherige Darstellung 11/93

29 29 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Bisherige Darstellung 1/94

30 30 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Neue Projektorganisation (1)

31 31 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Neue Projektorganisation (2)

32 32 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Neue Projektorganisation (3)

33 33 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Neue Projektorganisation (4)

34 34 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Neue Projektorganisation (5)

35 35 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Neue Projektorganisation (6)

36 36 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Neue Projektorganisation (7)

37 37 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Neues Berichtsformular (1)

38 38 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Neues Berichtsformular (2)

39 39 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Projektsteckbrief (1)

40 40 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Projektsteckbrief (2)

41 41 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Neues Berichtswesen (1) Organisatorische Regelungen stehen im Vordergrund: eindeutige Projektnummer Projektbezeichnung, -ziele und -beschreibung Verantwortlicher und beteiligter Fachbereich sowie Projektmanager, -leiter und -mitarbeiter Start-/Ende-Termin und Meilensteine Kosten/Nutzenbetrachtung

42 42 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Neues Berichtswesen (2) Positive Effekte Berichtswesen ist übersichtlich und verständlich Verantwortung in den Fachbereichen höhere Transparenz bzgl. der Anzahl und der aktuellen Situation jedes Projektes 'Negative' Effekte verdeckte Schwierigkeiten wurden offengelegt Konfrontation mit vielen Probleme auf einmal Org/DV/Verw.-Bereich als Engpaß identifiziert

43 43 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Probleme (1) Abstimmung mit dem Auftraggeber unklare Problem-/Aufgabenstellung dynamische Aufgabenstellung unspezifizierte Abnahmekriterien vorhandenes Berichtswesen war technik- zentriert, neues Berichtswesen ist benutzerorientiert, d.h. Entmachtung des Org/DV/Verw.-Bereichs

44 44 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Probleme (2) Know-how und Problembewußtsein der Mitarbeiter unzureichend (Schulung nötig) Aufwandschätzungen i.d.R. zu optimistisch technische Probleme unterschätzt Sitzungen kein konstruktiver Ansatz Verteidigung bestehender Positionen

45 45 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Fazit Ziele und Vorgehensweise des Projekts schriftlich fixieren (klarere Absprachen treffen => höhere Transparenz) Als Berater bei fehlender/unzureichender Aufgaben- stellung selbst Teilaufgaben und Zwischenschritte definieren, die einvernehmlich abgestimmt werden (Abnahmeprotokoll) Interne Machtstrukturen berücksichtigen und Konflikte moderieren (nicht selbst Stellung beziehen)

46 46 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel II.2 Fallstudie Bauunternehmung SF-BAU Projektentwicklung GmbH Leistungsangebot Projektidee Grundstückbeschaffung Erschließung schlüsselfertige Realisierung Vermarktung und Verwaltung der Objekte Zentrale in Köln, 10 Standorte in Deutschland ca. 300 Mitarbeiter

47 47 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel STRABAG (1)

48 48 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel STRABAG (2)

49 49 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Verlauf eines Projekts Wie sieht das 'normale Geschäft' in einer Unternehmensberatung aus? Wie verläuft ein typisches Projekt? Welche Phasen lassen sich unterscheiden? Welche (Zwischen-)Ergebnisse werden im Projektverlauf erzeugt? Wie wird ein Projekt abgerechnet?

50 50 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Projektphasen (1) Kontaktaufnahme Persönliche Bekanntschaft Kompetenz im Markt Auswahl zwischen mehreren Anbietern Einladung zum Kunden (Kennenlernen) Kurze gegenseitige Vorstellung Problemschilderung, evtl. Zielsetzung Aufforderung einen Lösungsansatz zu entwickeln und ein Angebot zu schreiben

51 51 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Projektphasen (2) Erstellung eines Angebots Skizzierung eines Vorschlags zur Problemlösung (Strukturierung in Teilaktivitäten) Schätzung des benötigten Aufwands (Festpreis oder 'Manntage') Präsentation des Angebots (2. Gespräch) Aushändigung der schriftlichen Unterlagen und Folienpräsentation (ggf. PC-Demonstration) Auftragserteilung oder "wir melden uns wieder"

52 52 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Projektphasen (3) Auftragserteilung mit Spezifikation (Aufwand bzw. DM-Betrag) Genaue Untersuchung der Firma bzw. des geschilderten Problems Interviews mit Mitarbeitern, Sitzungen Einsicht in Unterlagen Prüfung der Technik (PC, Netz, Software, etc.) Erstellung der IST-Analyse Detaillierte Analyse des Untersuchungsgegenstands Aufdecken von Schwachstellen

53 53 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Projektphasen (4) Interne Aktivitäten Marktinformationen (Strategien, Verfahren, Organi- sation, Produkte, etc.) Sitzungen mit Spezialisten Entwicklung des SOLL-Konzepts Detaillierte, schriftliche Darlegung des Lösungs- ansatzes in Stufen konkrete Kostenberechnung Präsentation der IST-Analyse und des SOLL- Konzepts (3. 'offizielles' Gespräch)

54 54 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Projektphasen (5) Entwicklung des Realisierungsplans, incl. 'Machbarkeitsstudie' Vorkalkulation von Zeitdauern und Kosten Vielfach Prototyping oder Referenzanlage Realisierung der Aufgabe bei laufender Abstimmung mit dem Auftraggeber Eigenentwicklung Fremdvergabe (in diesem Bsp.), d.h. Beteiligung von Spezialisten

55 55 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Projektphasen (6) Vorbereitung der Ausschreibung Erstellung eines Pflichtenheftes für Anbieter Auswahl von kompetenten Firmen und Aufforderung zur Abgabe eines Angebots Auswertung der Angebote Präsentation der Angebotsbewertung (4. Gespräch), ggf. mit Auftragsfreigabe Begleitung der Realisierung (Trouble shooting) Endabnahme

56 56 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Ist-Situation bei der SF-Bau Datenkommunikation - über 180 PCs in 10 voneinander unabhängiger Netzen - Zugriff auf gemeinsame Daten ausschließlich über Strabag-Host - Datenaustausch entweder in Papierform oder Datenträger - Remote Netzmanagement mittels Einloggen als Supervisor in entfernte LANs Sprachkommunikation - unterschiedliche TK-Anlagen an allen Standorten - keine Nutzung von ISDN-Leistungsmerkmalen - ausschließlich analoge Endgeräte Faxkommunikation - über Faxgeräte, teilweise an seperatem Telefonanschluß - meist nur ein Faxgerät pro Niederlassung

57 57 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Projekt ISDN-Kommunikation SF-Bau Ziel: Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit Produktivitätsgewinn durch Verbesserung der Infrastruktur (z.B. einheitliche TK-Anlagen) Verbesserung von Qualität und Effizienz in der internen Kommunikation (z.B. mittels Electronic Mail) Kosteneinsparung durch Einsatz neuer Kommunikationstechniken (z.B. Videoconferencing) Kosteneinsparung durch Migration zu anderen Netzen (z.B. Nutzung von Festvebindungen) Kosteneinsparung durch geänderte Vertragsgestaltung (z.B. Telekom Designed Network, TDN)

58 58 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Kommunikationsprofil der SF-Bau Elektronischer Datenaustausch auschließlich über Datex-P 9,6 Zentrale greift täglich auf den Host zu, Niederlassungen mehrmals Im Mittel werden 45 MB pro Monat übertragen, Tendenz steigend Datex-P Gebühren betragen im Mittel DM pro Monat Dates-P Kosten für alle Standorte im Mittel DM pro Jahr LAN-to-LAN Kopplung ist benutzerunfreundlich und wird daher nicht von den normalen Usern, sonder nur vom Netzwerkadminis- trator genutzt

59 59 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Empfohlene Maßnahmen für SF-Bau Vernetzung aller Standorte der SF-Bau Aufbau eine internen -Systems PC-Fax für alle Installation eines remote Network Management Systems Anwenderunterstützung mittels Fernwartung Einheitliche TK-Anlagen an allen Standorten Abschluß eines neuen Vertrags mit der Telekom Anmietung Festverbindung zwischen Zentrale + SF-Bau Ersatz der Datex-P 9,6 Hauptanschlüsse durch ISDN

60 60 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Gegenüberstellung der Angebote SF-Bau Auf der Basis des erstellten Pflichtenhefts und der darin entwickelten Lösungsansatzes wurde eine Auschreibung durchgeführt An dieser Ausschreibung haben sich 8 Firmen beteiligt Die Auswertung der Angebote und die Gegen- überstellung der Firmen erfolgte in einer Matrix Das Ergebnis wurde der Geschäftsleitung von SF-Bau präsentiert Anschließend erfolgte die Beauftragung des Gewinners und die Begleitung der Installation durch ExperTeam

61 61 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Präsentation (1) - Deckblatt Projekt Netze- und Dienste-Integration SF-Bau Projektentwicklung GmbH Ergebnis der Ausschreibung 14. Juni 1995

62 62 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Präsentation (2) - Projektziele Steigerung der Qualität der internen Kommunikation durch Verbesserung der Kommunikationsinfrastruktur Senkung der Kosten der internen Kommunikation durch Einsatz neuer Techniken und einheitlicher Verträge Erhöhung der Wettbewerbsfähigkeit der SF-Bau

63 63 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Präsentation (3) - Anbieter Atlantia Deutschland GmbH AVM Computersysteme GmbH ComupNet GmbH Deutsche Telekom AG Hancke & Peter GmbH ITK GmbH & Co. KG Lion Network Consult GmbH NTG GmbH Oevermann Ingenieurbüro STS-Spectrum GmbH Sysnet GmbH Telemation GmbH 12 Firmen wurden aufgefordert anzubieten:

64 64 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Präsentation (4) - Ausschreibung 8 Firmen haben ein Angebot abgegeben 3 Firmen kamen in die engere Auswahl CompuNet GmbH Hancke & Peter GmbH Lion Network Consult GmbH

65 65 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Präsentation (5) - Auswahlprozeß Kriterien für die Beurteilung der Anbieter: Kosten 20 % Integriertes Konzept20 % Qualität15 % Standortabdeckung15 % Service-Konzept15 % Referenzprojekte 5 % Marktstellung 5 % Teststellung 5 % Vertragsgestaltung 5 %

66 66 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Präsentation (6) - Lösungsansätze BereicheLösungen RouterAVM FaxFerrari MS-Mail FernwartungPC-Anywhere NetzmanagementNovell ManageWise

67 67 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Präsentation (7) - Kostenstrukturen Studie von ExperTeam: ,- DM Teuerster Anbieter: ,- DM Mittlere Anbieter: ,- DM ,- DM Günstigster Anbieter: ,- DM

68 68 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Präsentation (8) - Auswahlempfehlung => Firma Hancke & Peter GmbH Günstigstes Angebot (inkl. zusätzlicher Personal Computer) Integriertes Konzept (passend zu vorhandener Hw/Sw) Hohe Qualität der Komponenten Installation der Komponenten Wartung und Service von Köln

69 69 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Infrastruktur der SF-Bau heute

70 70 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Infrastruktur der SF-Bau zukünftig

71 71 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel II.3 Fallstudie: Bundeswehr Eine bestehende Anwendung (WEWIS), die ausschließlich auf Großrechnern basiert, soll auf eine moderne Client/Server-Architektur umgestellt werden Vorschriften und Richtlinien der Bundeswehr bei der Projektdurchführung beachten V-Modell

72 72 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Die Projekte WEWIS II und WEBIB WEWIS II - ein Informationssystem für die öffentliche Verwaltung Einführung und Historie von WEWIS Client/Server-Projekt WEWIS II HW/SW-Architektur von WEWIS II WEBIB - ein Entscheidungsunterstützungssystem (EUS) Zielsetzung von WEBIB Softwarearchitektur von WEBIB Nutzen von WEBIB Zusammenfassung Ausblick

73 73 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Verwaltung aller männlichen Personen Verfahrens- anweisung WE Rechtsprechung ErlasseVerfügungen Wehrpflicht- gesetz Zivildienst- gesetz Medizinische Tests Psychologische Tests WEWIS ZDv und AU

74 74 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel WEWIS und WEWIS II Personen Circa 4700 Mitarbeiter arbeiten im Wehrersatzwesen Zentrales Bundesamt für Wehrersatzwesen (BAWV) Etwa 85 nachgeordnete Dienststellen (WBV, KWEA) WEWIS Verwaltungssystem für alle männlichen, deutschen Personen Mainframe-orientiertes System mit dummen Terminals In COBOL vor circa 16 Jahren geschrieben Basiert auf einer hierarchischen Datenbank (IBM IMS/DB) WEWIS II Das Projekt startete im Sommer 1994 Komplette Überarbeitung von WEWIS (Re-engineering) Erhöhung der Flexibilität und Grundlage für leistungsfähige Anwendungsprogramme Großes Client/Server-Projekt mit einer Drei-Ebene-Architektur Dieses Projekt wird voraussichtlich 1999 beendet sein

75 75 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel HW/SW-Infrastruktur von WEWIS II WEWIS II basiert auf einer Drei-Ebenen-Client/Server-Architektur 1. Computer-Ebene IBM Großrechner mit MVS Komplexe Reports und Statistiken Zentrale Datenspeicherung 2. Computer-Ebene IBM RS/6000 mit AIX Lokale Reports und Datenabfragen Lokale Datenspeicherung für eine Dienststelle 3. Computer-Ebene PC mit Windows NT Graphische Benutzeroberfläche Vorgangssteuerung und Textverarbeitung Keine lokalen Daten

76 76 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel WEWIS II - Ein Client/Server-Projekt Es existieren vier neue und wichtige Bereiche: Vorgangssteuerung und Optisches Archiv Data Base Management System Netzwerk und Connectivity System Management

77 77 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Workflow und Optisches Archiv Die Reorganisation der Vorgänge und Abläufe steht im Vordergrund (Business Process Reorganization, BPR) Verwendung eines Vorgangssteuerungssystems (work flow manage- ment system) für die automatische Abwicklung bzw. Verfolgung von gut strukturierten Aufgaben Computergestütztes Dokumenten-Management-System Scanner für die eingehende Papierpost Daten werden auf optischen Disks (CD) gespeichert IBM Flow Mark als Basis

78 78 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Data Base Management System Migration Wechsel von dem bestehenden hierarchischen DBMS (IBM IMS/DB und IMS/DC) zu einem relationalen DBMS (IBM DB2/MVS) Dies betrifft nicht nur das Host-System DB2/MVS (Ebene 1) sondern auch DB2/6000 (Ebene 2 - IBM RS/6000) und DB2/OS/2 (Ebene 3 - Personal Computer) Zusätzlich werden neue Common Server-Funktionen implementiert: erweiterte Speicherelemente für Text, Sprache, Video, Finger- abdrücke, etc. (TextExtender, VoiceExtender, VideoExtender, etc.) Unterstützung der Volltextsuche (full text retrieval) Dezentralisierte (verteilte) Datenspeicherung mit asynchronem Update (Data Replication) synchronem Update (Two Phase Commit)

79 79 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Netzwerk und Connectivity Ein Kontrollzentrum für das Netzwerkmanagement Rechenzentren mit IBM Großrechnern auf der Basis des SNA- und TCP/IP-Protokolls Dezentrale Dienststellen mit high speed local area networks (LAN: 100 Mbit/s Fast Ethernet, ATM in Zunkunft) Verbindungen auf der Basis von ISDN/Bw (64 Kbit/s) als Weitverkehrsnetz (Wide Area Network, WAN)

80 80 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel System Management Steuerung und Verwaltung des kompletten Informationssystems einschließlich Ebene 1: Großrechner mit zentralen Programmen und zentraler Datenspeicherung Ebene 2: Dienststellenrechner mit lokalen Programmen und lokalen Daten Ebene 3: Personal Computer mit Benutzeroberfläche Software-Verteilung Programm download für Verbesserungen und neue Versionen Datenaustausch von und zum Großrechner Single point of control (SPOC) Ferndiagnose und -wartung Zentrales Netzwerkmanagement Zentraler Benutzerservice (user help desk)

81 81 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Zusammenfassung für WEWIS II Jedes dieser vier Gebiete ist relativ neu Die gleichzeitige Änderung aller dieser vier Bereiche führt zu einer deutlichen Problematik für das Vorhaben Der eigentliche Nutzen des Projekts WEWIS II wird erst durch die Einführung neuer und leistungsfähiger Anwendungen deutlich WEWIS II dient als Grundlage für das Entscheidungsunterstützungssystem WEBIB ?

82 82 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Entscheidungsunterstützungssystem WEBIB Verfahrens- anweisung WE RechtsprechungZDv und AUErlasseVerfügungen Wehrpflicht- gesetz Zivildienst- gesetz Psychologische Tests Medizinische Tests

83 83 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Es existieren einige gute Gründe für ein elektronisches EUS Unterschiedlichste Informationen müssen berücksichtigt werden Information ändern sich sehr häufig Erhebliche Menge an Papier Lange Transportzeiten des Papiermaterials Aufwendige Einsortiervorgänge notwendig Durch WEBIB soll erreicht werden Alle relevanten Informationen sind beinhaltet Information sind immer auf dem neuesten Stand Gleichartige Darstellung aller Informationen Einheitliche Ausgangsbasis für alle Mitarbeiter Einfache Benutzung auch für ungeübte Nutzer EUS WEBIB: Gründe und Zielsetzung Das EUS ist für alle MA gedacht

84 84 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Abstrakte WEBIB-Architektur Lese- system Datenbank Volltext- suche Scanner Station Text- verarbeitung Eine ZentraleCa. 85 dezentrale Dienststellen Software- verteilung Datenbank Volltext- suche Redaktions- system

85 85 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Implementierte WEBIB-Architektur HyReader Omni- Page MS- WinWord Eine ZentraleCa. 85 dezentrale Dienststellen IBM System Management IBM DB2/6000 IBM TextExtender HyPublisher IBM DB2/6000 IBM TextExtender

86 86 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Lese- und Redaktionssystem von WEBIB Lesesystem Informationen sind in Büchern angeordnet Fenstertechnik für die Darstellung mehrerer Bücher Suche (directory, search words, full text retrieval) Druck (one page, parts of a book, whole book) Protokoll (collect all interesting material) Inividuelle Notizen zu jeder Textstelle anfügbar Automatische Information der Benutzer Redaktionssystem Textmanipulation (modificate, insert, delete) und gleichzeitig konsistente Datenbank Erzeugung/Löschung von Hypertext-Links Benutzerverwaltung mit Authorisationsebenen (Unterscheidung zwischen mehreren Sicherheitsstufen) Historienverwaltung Entscheidungsunterstützung für spezielle Situationen

87 87 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Die Benutzeroberfläche von WEBIB

88 88 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Nutzen von WEBIB Drei allgemeine Ziele sollten durch das System erreicht werden: Verringerung der Kosten (monetärer Aspekt) Minimierung von Papier-, Druck und Transportkosten Reduzierung unproduktiver Mitarbeiterzeiten Verbesserung der Leistung (qualitativer Aspekt) Erhöhung der Entscheidungs- und Dokumentationsqualität Vereinfachung von Verwaltungsprozessen Beschleunigung der Abläufe (quantitativer Aspekt) Verringerung der Suchzeiten Höhere Aktualität der Weisungsbibliothek

89 89 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Zusammenfassung Das Projekt WEWIS II stellt eine leistungsfähige Infrastruktur zur Verfügung Client/Server-Architektur Graphische Clients verteilte Datenhaltung high speed local area networks und umfassendes System Management. Auf der Grundlage dieser Infrastruktur erlaubt das EUS WEBIB den Mitarbeitern Entscheidungen schneller, besser und billiger zu treffen. Die Nachteile auf der anderen Hand sind die hohen Kosten der Implementierung des Systems und das Vorhaben trägt sich nur aufgrund der Verringerung der Anzahl der Mitarbeiter

90 90 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Ausblick WEWIS II erzeugt eine leistungsfähige Infrastruktur und wird etwa 1999 beendet sein WEBIB enthält alle relevanten Informationen für die Entscheidungsfindung Die Funktionalität von WEBIB wird permanent erweitert Ein Prototyp für die Client-Software auf der Basis eines Internet-Browser ist fertiggestellt (e.g. Netscape Navigator) Wenn das EUS WEBIB durch die Mitarbeiter gut akzeptiert wird, könnte das Programm 1998/1999 zu einem Entscheidungsunterstützungs- system für Gruppen ausgebaut werden (Group Decision Support System, GDSS)

91 91 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Das V-Modell des BMI Das V-Modell umfaßt neben dem Projekt- management weitere wesentliche für den Erfolg eines Projekts relevante Bereiche. Es existieren vier Submodelle des V-Modells: Projektmanagement (PM) Qualitätssicherung (QS) Konfigurationsmanagement (KM) Software-Entwicklung (SWE)

92 92 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Aufbau des V-Modells

93 93 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Projektmanagement (PM)

94 94 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel PM: Projektplan

95 95 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel PM: Projekt-Organigramm

96 96 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Qualitätssicherung (QS)

97 97 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Konfigurationsmanagement (KM)

98 98 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Software-Entwicklung (SWE)

99 99 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Produktfluß einer Aktivität

100 100 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Phasen bis Vertragsabschluß

101 101 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Dokumente für WEWIS II Projekthandbuch Projektplan QS-Plan KM-Plan IT-WiBe I und II Systemanforderungen Systemarchitektur Sicherheitskonzept Schulungskonzept Betriebliches Modell Soll-Vorstellungen Geschäftsprozesse Systemmanagement- konzept Speicherkonzept Infrastrukturkonzept IT-Konzept Client/Server-Architektur Leistungsbeschreibung DB2-Migration Vedingungsunterlagen

102 102 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Bsp.: Verdingungsunterlagen Grundlage stellt die "Unterlage für Ausschrei- bung und Bewertung von IT-Leistungen, Version II" (UfAB) dar, die fünf 'Teilbäume' unterscheidet: Softwareentwicklungsumgebung (SEU) Archivierung und Workflow Hardware/Software/Netzkomponenten/Infrastruktur System-Management/Betrieb Datenhaltung

103 103 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Bsp.: Realisierungsplan Erstellung des RPL nach AU 220: Zielsetzung des Vorhabens Definitionsentscheidung Technische Lösung und organisatorische Auswirkungen Entscheiungen zu militärisch-administrativen Elementen (Personal, Ausbildung, Sicherheit, Führung/Einsatz, Organisation, SWPÄ, Logistik, Infrastruktur) Begründung der Lösung Wirtschaftlichkeit Spezifikation für die Entwicklung Gesamtverantwortlicher Auftragnehmer Weiteres Vorgehen mit Angaben zu Kosten/Terminen

104 104 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Bsp.: IT-WiBe (1) IT-gestützte Wirtschaftlichkeitsrechnung: Voraussetzung für die Bewilligung einer Investitions- maßnahme ist die Durchführung einer Berechnung der Wirtschaftlichkeit des Vorhabens Drei Ebenen sind dabei zu beachten: Quantifizierbarkeit der Größen bestimmen Ermittlungsebene zuordnen Bewertungskriterien auswählen und Werte ermitteln

105 105 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Bsp.: IT-WiBe (2) Quantifizierbarkeit der Größen unmittelbar monetär bestimmbar mittelbar monetär bestimmbar qualitativ bestimmbar Ermittlungsebenen zuordnen arbeitsplatzbezogen arbeitsplatzübergreifend gesamte Organisation externe Effekte

106 106 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Bsp.: IT-WiBe (3) Bewertungskriterien Die Bewertungskriterien befinden sich auf vier unterschiedlichen Ebenen: einmalige Kosten / einmaliger Nutzen laufende Kosten / laufender Nutzen Dringlichkeitskriterien qualitative Kriterien

107 107 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Bsp.: IT-WiBe (4) Einmalige Kosten/Nutzen Planung/Entwicklung Projektorganisation Kosten externer Beratung Systemkosten Hardware Software Material/Zubehör Systemeinführung Anpassung/Systemtest Schulung/Einarbeitung Nutzen Ablösung Altverf. Laufende Kosten Hostkosten Leitungskosten Verbrauchsmaterial Energie-/Raumkosten Personalkosten Wartung/Systempflege jeweils: Lfd. Kosten Neuverfahren Lfd. Nutzen Wegfall Alt

108 108 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Bsp.: IT-WiBe (5) Dringlichkeitskriterien Kontinuität Altsystem Fehlerquote, Ausfälle Wartungsprobleme Ausbaugrenzen Schnittstellenprobleme Benutzerfreundlichkeit Gesetzliche Verschriften Datenschutz/-sicherheit Interne Standards Sonstige Auflagen Qualitativ-Strategisch IT-Rahmenkonzept Konzept Bundesverwalt. Pilot-Projekt-Charakter Aufgabenabwicklung Beschleunigung Prozeße Informationsstand Entscheidungsspielraum Attraktivität Arbeitsbeding. Qualifizierung Bürgernähe

109 109 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Bsp.: IT-WiBe (6)

110 110 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Wirtschaftlichkeitskriterien

111 111 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Werkzeuge 'V-Modell-Hypertext-Datei' für das Hilfe-System von Windows IT-WiBe (Berechnung der Wirtschaftlichkeit) IVF Erstellung von Haushaltsplänen (AZF) Process Manager (Unterstützung des Prozeßmanagements)

112 112 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel III. Methoden und Techniken Metaplan-Technik Mind-Map-Technik Fallstudie "Klausurtagung Sparkassen" Fallstudie "Studium organisieren"

113 113 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Metaplan Bei der Metaplan-Technik handelt es sich um eine Moderationstechnik "Eine Methode ist eine planmäßige Handlungsweise und Organisationsform, mit der in optimaler Weise versucht wird, Probleme anzugehen, Aufgaben zu bewältigen und gesteckte Ziele zu erreichen." Die Metaplan-Methode hat in jüngster Zeit den Bereich der Aus- und Weiterbildung sowie die Gestaltung von Sitzungen, Workshops, Arbeits- treffen, Klausurtagungen, etc. stark geprägt.

114 114 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Metaplan: Vorbehalte und Lösungen

115 115 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Der Metaplan-Moderator

116 116 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Metaplan-Arbeitstechniken

117 117 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Probleme der Gruppenarbeit

118 118 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Literatur Metaplan und Mind Map Neuland, Michéle: Neuland-Moderation, Neuland-Verlag, Eichenzell 1995 In 17 Kapiteln wird die Moderation als Methode in allen ihren Facetten kritisch und tiefgreifend ausgeleuchtet. Als Rahmen wird das ganzheitliche Lernen gewählt. Neuland-Moderation, 2 Videocassetten je 40 Minuten Krickhoff, Mogens: Mind Mapping, 9. Auflage, 1992 (leicht verständlich, viele Praxisbeispiele, recht umfassend) Huhn, Gerhard: Mind Mapping, 1994 (Trainerleitfaden mit 24 Farbfolien und einem Arbeitsbuch) PC-Software: Mindmanager, Version 3.5, (http://www.mindmanager.de, Testverson erhältlich)

119 119 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Mind Map Bei der Methode 'Mind Mapping' handelt es sich um eine kreative Arbeitsmethode, die versucht, logisches und analytisches Überlegen sowie assoziatives und kreatives Denken miteinander zu verbinden. Dabei werden sowohl die linke als auch die rechte Gehirnhälfte miteinbezogen.

120 120 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Zwei Gehirnhälften linke Seite strukturiert organisatorisch ordentlich mathematisch sequentiell digital => Texte lesen rechte Seite kreativ chaotisch verspielt musikalisch vernetzt analog => Texte schreiben

121 121 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Beispiel Mind Map

122 122 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Zusammenfassung Mind Map

123 123 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Empfehlung Mind Map

124 124 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel IV. Zusammenfassung Erfahrungen und abgeleitete 'Erkenntnisse' Projektmanagment Prozeßmanagement Anforderungen an Hochschulabsolventen Fachliche Fähigkeiten Soziale Fähigkeiten

125 125 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Projekt-/Prozeßmanagement Projekt planen Projekt kontrollieren Projektmanagement

126 126 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Projekt-/Prozeßmanagement Projekt planen Projekt kontrollieren Projektmanagement Prozeß definieren Prozeß verbessern Prozeßmanagement

127 127 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Anforderung: fachliche Fähigkeiten Fachliches Know-how Organisationslehre (Aufbau-/Ablauforganisation) Projektmanagement Ressourcenmanagement Personen (Projektmitarbeiter, 'Betroffene', Auftrag- geber, Unternehmensleitung, Spezialisten) Sachmittel (Computer, Flip-Chart, Metaplan-Wand) Terminmanagement (Arbeitspakete, Meilensteine) Kostenmangement Personalaufwand (Stunden der Mitarbeiter, Reisekosten) Materialaufwand (Hard- und Software)

128 128 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel PM-Methodik Lernen der PM-Methodik hilft bei der Abwicklung der Projekte in der Praxis Den Wissenspeicher Projektmanagement-Fachmann als eine Grundlage zur theoretischen Erarbeitung und als Nachschlagwerk benutzen Selber in einem Projekt mitarbeiten, einzelne Tätig- keiten übernehmen (Assistenzfunktion), Teilprojekt- leitung anstreben und anschließend Projektleitung bei kleineren und danach bei großen Vorhaben Organisation ist sehr häufig Projektarbeit (Reorgansiationsprojekte, BPR, Gestaltung von IV)

129 129 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Anforderungen: Fachliche Fähigkeiten Beherrschung von Werkzeugen Textverarbeitung (z.B. MS-Word) Tabellenkalkulation (z.B. MS-Excel) Präsentation (z.B. MS-PowerPoint) Projektmanagement (z.B. MS-Project) Grafikprogramm (z.B. Visio, Designer, CorelDraw)

130 130 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Fachliche/soziale Fähigkeiten Organisationstechniken Kommunikationstechniken Diskussionstechniken Bewertungstechniken Darstellungstechniken Moderationstechniken Fragetechniken Visualisierungstechniken (z.B. Ursache/Wirkung) Kreativitätstechniken Intuitionstechniken (z.B. Verfahren 635) Analysetechniken Analogietechniken (z.B. Morphologischer Kasten)

131 131 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Fachliche/soziale Fähigkeiten Präsentation frei reden können überzeugend darstellen Problem eingrenzen und Lösungsansatz aufzeigen Präsentationstechniken Overhead-Folien Flip-Chart Metaplan

132 132 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Anforderung: Soziale Fähigkeiten Persönliche Stabilität nicht provozieren lassen, Nerven behalten Fehler auch mal zugeben 'Mensch sein' Kommunikationsfähigkeit aktiv auf andere Personen zugehen Fragen stellen, aktiv zuhören 'Small talk' pflegen persönlicher Kontakt Konsensmanagement (Konfliktmanagement)

133 133 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Kommunikation Kommunikationsproblematik: 'gedacht ist nicht gesagt' 'gesagt ist nicht gehört' 'gehört ist nicht verstanden' 'verstanden ist nicht getan' horizontale Ebene: Fachabteilung vs. DV-Abteilung vertikale Ebene: unterschiedliche Sichtweise auf das Problem

134 134 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Konfliktmanagement Differenzen erkennen und verstehen: Sachliche Streitpunkte Fakten Ziele Vorgehensweisen Werte Zugrundeliegende Faktoren Informationsunterschiede Wahrnehmungsunterschiede

135 135 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Konfliktmanagement Stadien des Konflikts Ahnung bewußte, nicht ausgedrückte Differenzen Diskussion offene Auseinandersetzung offener Konflikt

136 136 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Konfliktmanagement Wie geht man mit Konflikten um? Vermeidung Unterdrückung Verschärfung Transformation in einen kreativen Prozeß von der Auseinandersetzung zu einem kreativen Problemlösungsprozeß kommen!

137 137 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Fazit Ständig den Horizont erweitern Methoden & Techniken, Werkzeuge Perspektiven, Lösungsansätze Zeit jetzt nutzen hätte ich vorher mehr gewußt, wären die Projekte besser gelaufen Lebenslanges Lernen (Life Long Learning) Praktika, Auslandsaufenthalt, studentische Unternehmensberatung, Selbständigkeit

138 138 Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel Empfehlung Weiterbildung


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