Die Präsentation wird geladen. Bitte warten

Die Präsentation wird geladen. Bitte warten

Die Organisation des Umstellungsprozesses …. aus Sicht einer Beratungsgesellschaft Einführung des „Neuen kommunalen Finanzmanagements (NKF)“

Ähnliche Präsentationen


Präsentation zum Thema: "Die Organisation des Umstellungsprozesses …. aus Sicht einer Beratungsgesellschaft Einführung des „Neuen kommunalen Finanzmanagements (NKF)“"—  Präsentation transkript:

1 Die Organisation des Umstellungsprozesses …. aus Sicht einer Beratungsgesellschaft Einführung des „Neuen kommunalen Finanzmanagements (NKF)“

2 DWP Aktiengesellschaft Beratungsfelder 1 EDV – Beratung EDV – Beratung Organisationsberatung Organisationsberatung Fachberatung Fachberatung

3 DWP Aktiengesellschaft Beratungsfelder 2 EDV – Beratung EDV – Beratung Bestandsaufnahme / Analyse Bestandsaufnahme / Analyse Softwareauswahl Softwareauswahl Hardwareauswahl Hardwareauswahl Einführung Einführung Schulung Schulung

4 DWP Aktiengesellschaft Beratungsfelder 3 Organisationsberatung Organisationsberatung Bestandsaufnahme und Analyse von Abläufen Bestandsaufnahme und Analyse von Abläufen Empfehlungen zur Neuorganisation Empfehlungen zur Neuorganisation Umsetzung Umsetzung

5 DWP Aktiengesellschaft Beratungsfelder 4 Fachberatung Fachberatung Beratung bei der Umsetzung von gesetzlichen Vorschriften (GemO und GemHVO) Beratung bei der Umsetzung von gesetzlichen Vorschriften (GemO und GemHVO) Haushaltsführung Haushaltsführung Finanzbuchführung Finanzbuchführung Ertragsrechnung Ertragsrechnung Finanzrechnung Finanzrechnung Kostenrechnung Kostenrechnung Abschlusserstellung Abschlusserstellung Eröffnungsbilanz Eröffnungsbilanz Jahresabschluss Jahresabschluss

6 DWP Aktiengesellschaft Berater Es stehen folgende Anbieter zur Verfügung Es stehen folgende Anbieter zur Verfügung Hersteller Software Hersteller Software Hersteller Hardware Hersteller Hardware Verbände und Vereinigungen Verbände und Vereinigungen Eigenhilfe (interkommunal) Eigenhilfe (interkommunal) Beratungsgesellschaften Beratungsgesellschaften Unternehmensberatungsgesellschaften Unternehmensberatungsgesellschaften Wirtschaftsprüfungsunternehmen Wirtschaftsprüfungsunternehmen

7 DWP Aktiengesellschaft Beratung klassifiziert nach Abhängigkeitsinteressen Abhängig Abhängig Hersteller Software Hersteller Software Hersteller Hardware Hersteller Hardware Beratungs- gesellschaften mit Produktabhängigkeiten Beratungs- gesellschaften mit Produktabhängigkeiten Tochtergesellschaften oder Abteilungen von Herstellern Tochtergesellschaften oder Abteilungen von Herstellern Berater mit dem Fokus auf bestimmte Systeme Berater mit dem Fokus auf bestimmte Systeme Unabhängig Unabhängig Verbände und Vereinigungen Eigenhilfe Beratungs- gesellschaften ohne Produktabhängigkeiten Keine Bindung an Hersteller oder Produkt Wirtschaftsprüfungs- gesellschaften

8 DWP Aktiengesellschaft Entscheidungsparameter für die Inanspruchnahme einer externen Beratung Ressourcenknappheit Ressourcenknappheit Die Kommune verfügt nicht über ausreichendes Personal Die Kommune verfügt nicht über ausreichendes Personal Mengengerüst Mengengerüst Fachliche Vorbildung Fachliche Vorbildung Outsourcing von einmal anfallenden Arbeiten Outsourcing von einmal anfallenden Arbeiten Evtl. auch dauerhaftes Qutsourcing von Teilaufgaben Qualitative Vorteile Qualitative Vorteile Quantitative Vorteile Quantitative Vorteile Fachliche Unterstützung Fachliche Unterstützung Rechtssicherheit Rechtssicherheit

9 DWP Aktiengesellschaft Teillösung Dienstleistung im Rahmen der Einführung des „Neuen kommunalen Finanzmanagement“ Outsourcing = Ressourcenbezug von Außen Outsourcing = Ressourcenbezug von Außen Quantitative Vorteile Quantitative Vorteile Ausgliederung wegen ihrer Einmaligkeit kostenungünstiger Randaktivitäten Ausgliederung wegen ihrer Einmaligkeit kostenungünstiger Randaktivitäten Der Outsourcer kann Leistungen kostengünstiger anbieten als die Eigenkosten der Kommune für gleichartige selbsterbrachte Leistungen sind Der Outsourcer kann Leistungen kostengünstiger anbieten als die Eigenkosten der Kommune für gleichartige selbsterbrachte Leistungen sind Fixkostenreduzierung: Bei schwankenden Kapazitätsanforderungen bietet Outsourcing die Chance, schwer kalkulierbare (sprung-)fixe Kosten - Einstellung von Personal - zu reduzieren bzw. diese gar nicht erst entstehen zu lassen Fixkostenreduzierung: Bei schwankenden Kapazitätsanforderungen bietet Outsourcing die Chance, schwer kalkulierbare (sprung-)fixe Kosten - Einstellung von Personal - zu reduzieren bzw. diese gar nicht erst entstehen zu lassen

10 DWP Aktiengesellschaft Teillösung Dienstleistung im Rahmen der Einführung des „Neuen kommunalen Finanzmanagement“ Outsourcing = Ressourcenbezug von Außen, auch für einmalige Aufgabenstellungen Outsourcing = Ressourcenbezug von Außen, auch für einmalige Aufgabenstellungen Qualitative Vorteile Qualitative Vorteile Bündelung der Kräfte der Verwaltung auf seine strategisch wichtigen produktiven Kernkompetenzen und -aufgaben, Komplexitätsreduktion Bündelung der Kräfte der Verwaltung auf seine strategisch wichtigen produktiven Kernkompetenzen und -aufgaben, Komplexitätsreduktion Preis- und Kalkulationsbasis, da Abschluss eines Werkvertrages Preis- und Kalkulationsbasis, da Abschluss eines Werkvertrages Verbesserung der erbrachten Leistungen durch qualitativ höheres Know-How des Outsourcers. Eine Tätigkeit kann um so schneller und effizienter ausgeführt werden, je häufiger sie durchgeführt wird Verbesserung der erbrachten Leistungen durch qualitativ höheres Know-How des Outsourcers. Eine Tätigkeit kann um so schneller und effizienter ausgeführt werden, je häufiger sie durchgeführt wird

11 DWP Aktiengesellschaft Vorteile einer externen Beratung Analyse- und Empfehlungsberatung Analyse- und Empfehlungsberatung Betriebsblindheit wird ausgeschaltet Betriebsblindheit wird ausgeschaltet Empfehlung kann als Richtschnur der Durchsetzung übernommen werden Empfehlung kann als Richtschnur der Durchsetzung übernommen werden Erfolgskontrolle der Zielerreichung kann eingebunden werden Erfolgskontrolle der Zielerreichung kann eingebunden werden Umsetzungsberatung Umsetzungsberatung Zügige Durchläufe durch Mithilfe des Externen Zügige Durchläufe durch Mithilfe des Externen Aufstockung von Ressourcen Aufstockung von Ressourcen Termintreue durch Vorgaben an den Externen (Dienstleistungs- bzw. Werkvertrag) Termintreue durch Vorgaben an den Externen (Dienstleistungs- bzw. Werkvertrag) Bessere Durchsetzung von Zielen, wenn diese von Externen definiert werden (keine Kompetenzproblem, weniger Diskussionsbedarf) Bessere Durchsetzung von Zielen, wenn diese von Externen definiert werden (keine Kompetenzproblem, weniger Diskussionsbedarf)

12 DWP Aktiengesellschaft Vertragliche Grundlagen Genaue Auftragsdefinition Genaue Auftragsdefinition Negative Abgrenzung (Schnittstellenbeschreibung) Negative Abgrenzung (Schnittstellenbeschreibung) Positive Beschreibung Positive Beschreibung Vertragsart definieren Vertragsart definieren Entscheidende Bedeutung für Abwicklung und Vergütung (es gibt auch gemischte Verträge, es gilt grundsätzlich der Willen der Beteiligten) Entscheidende Bedeutung für Abwicklung und Vergütung (es gibt auch gemischte Verträge, es gilt grundsätzlich der Willen der Beteiligten) Dienstvertrag Dienstvertrag Leistung der versprochenen Dienste Leistung der versprochenen Dienste Leistungsstörung Leistungsstörung Kündigung Kündigung Keine Mängelbeseitigung Keine Mängelbeseitigung Beispiele: Beratung bei der Bewertung, Coaching, Schulung, Beratung bei Rechtsfragen, Beratung bei Steuerfragen Beispiele: Beratung bei der Bewertung, Coaching, Schulung, Beratung bei Rechtsfragen, Beratung bei Steuerfragen Werkvertrag Werkvertrag Schulden von Erfolg Schulden von Erfolg Leistungsstörung Leistungsstörung Mängelbeseitigung Mängelbeseitigung Nacherfüllung Nacherfüllung Eigenbeseitigung Eigenbeseitigung Rücktritt vom Vertrag oder Minderung Rücktritt vom Vertrag oder Minderung Schadensersatz Schadensersatz Beispiele: Erstellung einer Eröffnungsbilanz, Erstellung einer Finanzbuchhaltung, Herstellung eines effektiven Controllingsystemes Beispiele: Erstellung einer Eröffnungsbilanz, Erstellung einer Finanzbuchhaltung, Herstellung eines effektiven Controllingsystemes

13 DWP Aktiengesellschaft Vergütungsgrundlagen Gebührenordnungen Gebührenordnungen Bundesrechtsanwaltsgebührenordnung Bundesrechtsanwaltsgebührenordnung Steuerberatergebührenverordnung Steuerberatergebührenverordnung Grundsatz Gebühren nach Gegenstandswert Grundsatz Gebühren nach Gegenstandswert Gebühren nach BGB Gebühren nach BGB Vereinbarung Vereinbarung Stunden-/Tagessätze (regelmäßig nach Qualifikation) Stunden-/Tagessätze (regelmäßig nach Qualifikation) Pauschalgebühren Pauschalgebühren Übliche Vergütung (ohne Vereinbarung), auch häufig bei Nachberechnungen bei Leistungsüberschreitungen Übliche Vergütung (ohne Vereinbarung), auch häufig bei Nachberechnungen bei Leistungsüberschreitungen

14 DWP Aktiengesellschaft Best Buy Umsetzungsgarantie Zeitgarantie Festpreisgarantie Einzelthema Teilprojekt Gesamtprojekt

15 DWP Aktiengesellschaft Projektorganisation Durch eine gute Projektorganisation kann sich der Einführungsaufwand minimieren und die Einführung so wirtschaftlich wie möglich gestalten Bestandteile der Projektorganisation sind: Planung Steuerung Überwachung aller Aufgaben und Ressourcen, die notwendig sind das Projektziel zu erreichen

16 DWP Aktiengesellschaft Umsetzungsmodule (Beispiel) Einrichtung Anlagenwirtschaft Konzept Buchführung Konzept neue Steuerung (Verwaltung) Festlegung Kostenstellen Kosten- und Leistungsrechnung Leistungsverrechnung Konzept neue Steuerung (Politik) Konsolidierung Töcher (Konzern) Controlling und Auswertungen Testlauf Qualifikation Personal Hard-/ Software Ablauforganisation Aufbauorganisation Dokumentation DV-Konzept Kommunaler Abschluss Start Ziel

17 DWP Aktiengesellschaft Teilprojekte Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung für Kommunen Haushaltsplanung und Jahresabschluss Ergebnisrechnung Finanzrechnung und Kassenwesen Aktiva-Ansatz, Bewertung und Abschreibung des Vermögens Passiva-Ansatz und Bewertung des Kapitals Konzernabschluss Finanzstatistik

18 DWP Aktiengesellschaft Projektschritte - Auszug aus einem Projekttagebuch (I) Beschluss Gemeinde-/ Stadtrat Antrag an Innenministerium Einrichtung Projektorganisation Mitarbeiter-Information Grundlagenschulungen Funktionsanalysen / Schnittstellen Installation Test-Arbeitsplätze Erfassung und Bewertung Anlagevermögen Konzeption Kostenstellen Buchungsstoff und Kontenplan

19 DWP Aktiengesellschaft Projektschritte - Auszug aus einem Projekttagebuch (II) Anbindung sämtlicher Arbeitsplätze Erstellung Eröffnungsbilanz Probeweises Verbuchen von Geschäftsvorfällen Einrichtung Kostenrechnung Coaching Mitarbeiter Erstellen von Auswertungen Ablauforganisation Buchführung Verfahren zur politischen Steuerung Entwicklung und Verprobung Schnittstellen Controlling-Konzept Verwaltung

20 DWP Aktiengesellschaft Einrichtung einer Steuerungsgruppe bzw. eines Lenkungsausschusses Aufgabe: Kontroll- und Entscheidungsgremium für die Projektdurchführung Mitglieder: Vertreter der Leitungsebene Personalvertretung Interner Projektleiter Externer Projektleiter Berater (Wirtschaftsprüfer, Hochschule) Zeitliche Zusammenkunft Zusammenkunft periodisch Zusammenkunft bei Erreichung von Meilensteinen

21 DWP Aktiengesellschaft Projektkoordinator Aufgabe: Verantwortung für die operationelle Umsetzung des Projektes Koordination Organisation Kommunkation Persönliche Voraussetzung: Soziale Kompetenz Fachliche Kompetenz Keine persönliche Voraussetzung Beherrschung aller Instrumente im Orchester. Der Projektleiter ist der Dirigent Voraussetzung zur Durchführung Übertragung von Kompetenz um schnelle Entscheidungen und verbindliche Vereinbarungen treffen zu können

22 DWP Aktiengesellschaft Projektteam Idealfall Bildung auf freiwilliger Basis Nicht derjenige der gerade frei ist, ist der geeignete Projektmitarbeiter Stark eingebundene Projektmitarbeiter sollten zumindest teilweise vom Tagesgeschäft befreit werden

23 DWP Aktiengesellschaft Einbindung des Externen in das Projekt

24 DWP Aktiengesellschaft Mögliche Projektorganisation

25 DWP Aktiengesellschaft Empfehlung Nur in Ausnahmefällen ist es ratsam den externen Berater nicht in die Umsetzungsphase einzubeziehen Nur in Ausnahmefällen ist es ratsam den externen Berater nicht in die Umsetzungsphase einzubeziehen Bei reinem Coaching keine Erfolgsverantwortung für Beratungsempfehlungen Bei reinem Coaching keine Erfolgsverantwortung für Beratungsempfehlungen „Arbeit am harten Holz“ zeigt die tatsächliche Qualität und nutzt alle Vorteile eines Externen „Arbeit am harten Holz“ zeigt die tatsächliche Qualität und nutzt alle Vorteile eines Externen

26 DWP Aktiengesellschaft Der Projektplan Projektstrukturplan Was ist alles zu tun? Ablauf- und Zeitplan In welcher Reihenfolge müssen die Arbeitspakete abgearbeitet werden? Meilensteine Welche wesentlichen Ergebnisse müssen bis wann vorliegen? Ressourcenplanung Sind die Ressourcen ohne Überbelastung vorhanden? Kostenplanung Wie viel Kosten verursachen die einzelnen Arbeitspakete? Risikoanalyse Was könnte das Projekt gefährden und welche Maßnahmen kann ich dagegen treffen

27 DWP Aktiengesellschaft Der Projektplan Projektplan lebt Projektplan lebt Aktualisierung Aktualisierung Verfeinerung Verfeinerung Planung muss nicht mehrere hundert Zeilen umfassen sondern kann ü bersichtlich gestaltet sein Planung muss nicht mehrere hundert Zeilen umfassen sondern kann ü bersichtlich gestaltet sein Verwendung von Hilfsmitteln zur gesamtheitlichen Projektplanung Verwendung von Hilfsmitteln zur gesamtheitlichen Projektplanung

28 DWP Aktiengesellschaft Projektdokumentation Inhalte Projektauftrag, Projektziele Wirtschaftlichkeitsberechnungen Projektorganisation (u.a. Telefonverz. Etc..) Dokumentation Qualitätssicherungsprozess Projektpläne (Projektstrukturplan, Ablauf- und Zeitplan, Aufwandsschätzung. Kostenplanung etc. Meilensteinberichte, Statusberichte

29 DWP Aktiengesellschaft Beispiel Geschlossenes Projektmanagement Geschlossenes Projektmanagement Projektplanungstool Projektplanungstool Projektplanungstool Durch die Verwendung eines Projektplanungstools werden alle Teilnehmer an einem Projekt eingebunden, das Planungstool sollte folgende Anforderungen erfüllten Durch die Verwendung eines Projektplanungstools werden alle Teilnehmer an einem Projekt eingebunden, das Planungstool sollte folgende Anforderungen erfüllten Fähigkeit zum E-Raum Fähigkeit zum E-Raum Alle Projektteilnehmer haben den gleichen Projektstand Alle Projektteilnehmer haben den gleichen Projektstand Sämtliche Kommunikation unter den Projekteilnehmern inkl. -Verkehr und Projektstandsunterrichtungen sind abzuwickeln Sämtliche Kommunikation unter den Projekteilnehmern inkl. -Verkehr und Projektstandsunterrichtungen sind abzuwickeln Zeiterfassung und Wiedervorlagen möglich Zeiterfassung und Wiedervorlagen möglich Dokumentenmanagementsystem Dokumentenmanagementsystem Ortsunabhängige Verwendung (Intra- Inter- Net) Ortsunabhängige Verwendung (Intra- Inter- Net)

30 DWP Aktiengesellschaft Projektfehler aus Beratersicht Systementscheidung vor Analyse der Eigenorganisation Systementscheidung vor Analyse der Eigenorganisation Software löst keine organisatorischen Schwächen Software löst keine organisatorischen Schwächen Systementscheidung ohne ausreichende Anforderungskataloge und Testläufe Systementscheidung ohne ausreichende Anforderungskataloge und Testläufe Systemanbieter führen nicht lauffähige Produkte vor, ohne die Abforderung des Beweises der Lauffähigkeit Systemanbieter führen nicht lauffähige Produkte vor, ohne die Abforderung des Beweises der Lauffähigkeit Systementscheidung ohne Besuch von Referenzkommunen Systementscheidung ohne Besuch von Referenzkommunen Hinnahme von Kompetenzgerangel im eigenen Haus Hinnahme von Kompetenzgerangel im eigenen Haus Zu späte Zuziehung von Beratern Zu späte Zuziehung von Beratern Keine Vermeidung von Schnittstellenreibungsverlusten durch Einbindung von vielen Anbietern Keine Vermeidung von Schnittstellenreibungsverlusten durch Einbindung von vielen Anbietern Keine Überlegungen zum Einbinden eines Generalunternehmers (schlüsselfertig) Keine Überlegungen zum Einbinden eines Generalunternehmers (schlüsselfertig) Keine Festpreisverhandlungen mit Anbietern Keine Festpreisverhandlungen mit Anbietern Keine Einbindung von Externen in die Umsetzung Keine Einbindung von Externen in die Umsetzung Kein Überblick in die Spätfolgen von Entscheidungen Kein Überblick in die Spätfolgen von Entscheidungen Keine Planungsrechnungen auf die Dauer von 10 Jahren Keine Planungsrechnungen auf die Dauer von 10 Jahren Keine Berücksichtigung von Folgen für Finanzierungsstruktur Keine Berücksichtigung von Folgen für Finanzierungsstruktur Bearbeitung von einzelnen Elementen mit hohem zeitlichen und personellen Aufwand Fehlen eines Projektmanagements zur Koordination und Fristenkontrolle

31 DWP Aktiengesellschaft Auch Alternativlösungen führen ans Ziel Von anderen Lernen und Muster übernehmen Von anderen Lernen und Muster übernehmen Nicht die eigene Kreativität vergessen und nach Alternativlösungen zu bestmöglichen (wirtschaftlichsten) Umsetzung suchen Nicht die eigene Kreativität vergessen und nach Alternativlösungen zu bestmöglichen (wirtschaftlichsten) Umsetzung suchen

32 DWP Aktiengesellschaft Beispiel einer Alternativlösung zur Aufnahme des beweglichen Anlagevermögens Stadt Tönisvorst ( Einwohner) Stadt Tönisvorst ( Einwohner) Modell der Aufnahme durch junge Erwachsene (Schüler/Studenten (Kinder von Verwaltungsangehörigen) Modell der Aufnahme durch junge Erwachsene (Schüler/Studenten (Kinder von Verwaltungsangehörigen) Nutzen: Nutzen: Kostenreduzierung Kostenreduzierung Einbindung von Heranwachsenden an das Projekt als Praktikanten Einbindung von Heranwachsenden an das Projekt als Praktikanten Durchführung der Gesamtinventur in 2 Monaten Durchführung der Gesamtinventur in 2 Monaten Voraussetzungen: Voraussetzungen: Gute Einführung Gute Einführung Inventurbeobachtung Inventurbeobachtung Nutzung eines Intra-Net Nutzung eines Intra-Net Durchführung einer Endkontrolle Durchführung einer Endkontrolle


Herunterladen ppt "Die Organisation des Umstellungsprozesses …. aus Sicht einer Beratungsgesellschaft Einführung des „Neuen kommunalen Finanzmanagements (NKF)“"

Ähnliche Präsentationen


Google-Anzeigen