Pressemitteilungen als „Kernstück“ der Öffentlichkeitsarbeit Marianne Lehmann Leiterin Stabstelle Kommunikation.

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1 Pressemitteilungen als „Kernstück“ der Öffentlichkeitsarbeit Marianne Lehmann Leiterin Stabstelle Kommunikation

2 1. Öffentlichkeitsarbeit

3 Was gehört zur „klassischen“ Öffentlichkeitsarbeit? Pressearbeit Veranstaltungen Infomaterial (Internet, digitaler Infobrief, Broschüren, Unternehmenszeitung...) Erreichbarkeit (Servicetelefon, E-Mail...) Bürgergespräche – insbesondere bei kritischen Themen und, und, und...

4 Was bringt Öffentlichkeitsarbeit? Das Veröffentlichen „richtiger“ Informationen kann eine negative/falsche Meinungsbildung häufig verhindern. Kundenpflege Ggb. Gebührenzahlern: Pflicht zu informieren Imagepflege (Neues zeigen, Innovationen vorstellen, sich offen zeigen, kritische Themen offensiv angehen/ sich der Kritik stellen) Transparenz Kontakt – zum Bürger/Kunden, zum Auftraggeber, zur Politik, zu beauftragten Unternehmen und natürlich zur Presse Größere Akzeptanz der jeweiligen Projekte bzw. des Verbandes/ des Unternehmens/ der Institution insgesamt

5 Warum macht es Sinn, das Repertoire der Öffentlichkeitsarbeit zu kennen - auch wenn man/frau nicht selber dafür verantwortlich zeichnet? Öffentlichkeitsarbeit „anzustoßen“ fällt leichter, wenn deren Bandbreite bekannt ist. Fachkenntnis in Kombination mit dem Wissen um die Varianten der Öffentlichkeitsarbeit ermöglicht die Einschätzung der Eignung eines Projektes für die Öffentlichkeitsarbeit. Inhaltliche Aufbereitung der Fach-Themen für die Öffentlichkeitsarbeit kann gezielter erfolgen

6 2. Die Pressemitteilung als Kernstück der Öffentlichkeitsarbeit

7 Warum sind Pressemitteilungen so wichtig? Weil annähernd jede Maßnahme der Öffentlichkeitsarbeit begleitet und gefördert werden kann durch eine Pressemitteilung – „Verstärkter-Effekt“ Weil sie Qualität/Umfang/Richtigkeit der Berichterstattung positiv beeinflussen können Weil sie eine Berichterstattung auch dann ermöglichen, wenn ein Journalist nicht selbst vor Ort war (optimal: Foto dazu!) oder keine Zeit/Möglichkeit zu umfangreicheren Maßnahmen besteht Weil sie Neugier wecken können an der Arbeit des Absenders

8 Die geeigneten Themen Innovationen Angebote Optimierungen Veranstaltungen Gebührenentwicklung neue (neu aufgelegte) Informationsangebote Kooperationen neue Geschäftsfelder... und, und, und...

9 Der gezielte Presseverteiler Lokale Themen: gezielt an betroffene Lokalredaktionen und Gemeindeblätter Generelle Themen: an einen flächendeckenden Verteiler Fachthemen: geeignete Fachpresse

10 Der richtige Umfang 1-2 Seiten – mehr nicht weniger ist oft mehr! Die präzise Auswahl der Inhalte erfolgt durch den Verfasser, nicht durch den Journalisten! Journalisten, die mehr wissen wollen, fragen nach und werden ggf. zum (Vor-Ort) Ge- spräch eingeladen.

11 Die Sprache Inhaltlich korrekt, informativ, verständlich – aber nicht banal Fachsprache auf ein Minimum beschränken Sich in den Adressaten, den Leser hinein versetzen, der kein Fachmann ist, aber die Information aufnehmen soll Umfangreiche technische Details machen fast nie Sinn – Ausnahme: Fachpresse Frage: Was ist aus meiner Sicht wichtig und zugleich aus Lesersicht interessant/ von Bedeutung und nachvollziehbar?

12 3. Pressemitteilungen verfassen

13 Wichtige Kriterien: Die Pressemitteilung muss... von der Aufmachung her direkt als solche erkennbar und das Thema umgehend erfassbar sein –Das gilt auch für den „Betreff“ bei Versand der E- Mail! neu sein, d.h. noch nicht an anderem Ort veröffentlicht worden sein aktuelle Themen behandeln wertig sein, d.h. sie muss sich aus Sicht der Redaktionen und der Öffentlichkeit eine Nachricht wert sein für die jeweilige Leserschaft von Interesse sein (s. Presseverteiler!) „originell“ sein, d.h. keine Themen mehrmals verarbeiten – es sei denn, es haben sich für den Leser wichtige neue Aspekte ergeben

14 Was muss rein? Antworten auf die W-Fragen Wer? Wo? Was? Wie? Wann? Warum?

15 Generell gilt: Das Wichtigste zuerst! Wenn alle in Frage kommenden W-Fragen im ersten Teil der Pressemitteilung abgearbeitet wurden, sind auch die wesentlichen Inhalte bereits transportiert. So kann eine Meldung von hinten nach vorn gekürzt werden, ohne dass wichtige Inhalte verloren gehen.

16 Tipps zum Verfassen von Pressemitteilungen: Dachzeile: Angabe vom Ort des Nachrichten- Absenders – zusätzlich Datum Überschrift: knapp und prägnant die Hauptnachricht bringen Ggf. Zwischenüberschriften (nur bei langen Meldungen) Spitzmarke (= Ort der Handlung) – vor dem eigentlichen Text Möglichst wenig Fachbegriffe, Fremdwörter und Abkürzungen verwenden Nicht werten Kurze Sätze Verfasser = 3. Person Möglichst wenig Hauptwörter mit der Endung auf –keit, -heit, und –ung Aktiv schreiben Absätze und Rand schaffen Übersichtlichkeit und lassen Raum zur Bearbeitung durch den Redakteur Personen bei der 1. Nennung: Vor- und Zuname sowie Funktion, anschließend nur Familienname oder Funktion

17 Tipps zum Versand von PM: Pressemitteilungen als Einladung zu Terminen: 10 Tage vor Termin versenden Pressemitteilungen zu Ereignissen: am Termin versenden oder vor Ort ausgeben - Variante: Versand mit Sperrfrist Bei Presseterminen darauf achten, ob alle Medienvertreter anwesend waren. Ansonsten: Pressemitteilung + Foto zusenden

18 4....und jetzt zur Sache...

19 Beispiel 1: „Tag der offenen Tür“ auf der Kläranlage Überherrn

20 Einladung an die Bevölkerung

21 Meldung über/zur Veranstaltung

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23 Ein ungewöhnliches Projekt

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25 Eine unangenehme Nachricht, freundlich „verpackt“

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27 5. „Verwendungs- möglichkeiten“ von Pressemitteilungen

28 Die 1:1 – Wiedergabe (meist statt mit Namenskürzel mit dem Redaktionskürzel „red“ versehen) Beispiel: Berichterstattung zum Tag der offenen Tür auf der Kläranlage Oberesch (5.9.2006)

29 ...dazu die Pressemitteilung

30 Pressemitteilung als Grundlage individueller Berichterstattung Beispiel: Berichterstattung über die Inbetriebnahme der Kläranlage Überherrn am 16. Juni 2007

31 ...dazu die Pressemitteilung...

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33 Fazit: Pressemitteilungen garantieren, dass den JournalistInnen die zur Berichterstattung benötigten wesentlichen Informationen in korrekter Form zur richtigen Zeit zur Verfügung stehen. Pressemitteilungen ermöglichen eine über spezielle Verteiler garantierte gezielte Vermittlung der Inhalte. Pressemitteilungen wecken Interesse und schaffen Präsenz – ohne großen Aufwand zu verursachen.