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6/19/2015 Workflow in der Bibliothek am Beispiel der Humboldt-Universität Uwe Müller Humboldt-Universität zu Berlin Rechenzentrum Bei dieser Präsentation.

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1 6/19/2015 Workflow in der Bibliothek am Beispiel der Humboldt-Universität Uwe Müller Humboldt-Universität zu Berlin Rechenzentrum Bei dieser Präsentation wird sicher eine Diskussion mit dem Publikum entstehen, die zu Aktionsschritten führt. Verwenden Sie PowerPoint, um diese Aktionsschritte während Ihrer Präsentation festzuhalten. Klicken Sie in der Bild- schirmpräsentation auf die rechte Maustaste. Wählen Sie 'Besprechungs- notizen'. Wählen Sie die Registerkarte 'Aktionsschritte'. Geben Sie die zur Sprache kommenden Aktionsschritte ein. Klicken Sie auf OK, um dieses Feld zu schließen. Hierdurch wird automatisch eine Folie mit Aktions-schritten am Ende Ihrer Präsentation erstellt, auf der Ihre Notizen erscheinen.

2 6/19/2015 Agenda Was ist Workflow? - Motivation Geschäftsprozessmodell im Überblick Rollen & Arbeitsgebiete Realisierung Das Front-End Zusammenfassung / Ausblick

3 6/19/2015 Definitionen n Prozess: Eine in sich geschlossene zeitlich und logische Reihenfolge der Aktivitäten, die an einem (ökonomisch relevanten) Objekt mit dem Ziel ausgeführt werden, eine gegebene Aufgabe zu lösen. n Prozess-Modell: Immaterielles Abbild eines Prozesses. n Workflow: Der Teil eines Prozesses, der in einem Workflow-Management-System repräsentiert ist.

4 6/19/2015 Definitionen (2) n Workflow-Modell: Immaterielles Abbild eines Workflows, das für die Ausführung innerhalb eines Workflow-Management-Systems erstellt wurde. n Workflow-Management-System: Ein System, das einen Workflow vermittels einer Software vollständig definiert, verwaltet und ausführt. – Bestandteile: n Modellierungskomponente n Ausführungskomponente

5 6/19/2015 Motivation n „Teilnehmer“ am Workflow: – Autor – Universitätsbibliothek – Rechenzentrum – Promotionsbüro n Aufkommen an Promotionen / Habilitationen – 1998: 59 – 1999: 122

6 6/19/2015 Agenda Was ist Workflow? - Motivation Geschäftsprozessmodell im Überblick Rollen & Arbeitsgebiete Realisierung Das Front-End Zusammenfassung / Ausblick

7 6/19/2015 Überblick: Rollen n Rolle: Menge von Attributen, Qualifikationen und Fähigkeiten, die eine Aktivität von denjenigen Rollenträgern erfordert, die diese Aktivität ausführen. n Aktivitäten – Entgegennahme – Überprüfen – Ausstellung der Bestätigung

8 6/19/2015 Überblick: Rollen (2) – Konvertieren – Signieren – Einspielen – Erzeugen des Metadatensatzes – Klassifikation – Veröffentlichung – Drucken der Papierexemplare – Administration

9 6/19/2015 SGML Überblick: Workflow SchreibenOriginalAnnahme Überprüfen Umwandeln PDF Dokumenten Server Erzeugung der Metadaten Übernahme aus Aleph Veröffent- lichen Mail an DDB HTML WWW Signieren Drucken

10 6/19/2015 Agenda Was ist Workflow? - Motivation Geschäftsprozessmodell im Überblick Rollen & Arbeitsgebiete Realisierung Das Front-End Zusammenfassung / Ausblick

11 6/19/2015 Schreiben der Arbeit n beginnt oft vor dem Gedanken an konkrete Publikationsform n UB kann erst in den Prozess eingreifen, wenn Autor Kontakt aufnimmt n Informationen für Autoren n Dokumentvorlage (Entwicklung + Versionskontrolle)

12 6/19/2015 Schreiben (2) n Beschreibung / Übungen n Informationsveranstaltungen / Kurse n Checkliste n Hilfestellung bei der PDF-Erstellung n Support / Hotline – Telefon, , Sprechzeiten

13 6/19/2015 Schreiben der Arbeit: Probleme n Textverarbeitungssystem (Version) – (Betriebssystem) n Versionen der Dokumentvorlagen n Abbildungen / Multimedia-Elemente

14 6/19/2015 Abgabe / Entgegennahme n Möglichkeiten der Abgabe – Upload (Tool: automatische , Metadaten) – (nicht standardisiert) – persönlich an Bearbeiter – per Post bzw. in der Benutzerberatung n Papierexemplare n Abstracts, Keywords

15 6/19/2015 Entgegennahme: Probleme n Bestätigung der Abgabe – (Nicht: Bestätigung der Korrektheit) n Trennung von der Überprüfung n Zeitdruck der Promovenden

16 6/19/2015 Überprüfen der Arbeit n Lesbarkeit des Datenträgers – Dateisystem / Datenformat n Vollständigkeit – Bestandteile für Veröffentlichung – Vollständigkeit des Dissertationstextes n strukturelle Korrektheit – z.B. Formatvorlagen / Abbildungen / Tabellen n Voraussetzung für Bestätigung der Publikation

17 6/19/2015 Ausstellen der Bestätigung n Bestätigung über Publikation gemäß Promotionsordnung n evtl. per Hauspost an Promotionsbüros n Einverständniserklärung des Autors n Auftrag zum Drucken – Rechnung / Einzahlung

18 6/19/2015 Konvertierung n s. Vortrag am Vormittag (Matthias Schulz) n zurzeit aufwendigster Schritt im Ablauf n Verhältnis Aufwand / Nutzen – z.T.: Konvertierung nicht möglich n mehrere Mitarbeiter beteiligt n Urspünglicher Kern des Workflow-Systems

19 6/19/2015 Signieren n Authentifizierung der Dokumente – Dokument seit Einspielen auf Server nicht mehr verändert n werden auf Server zur Verfügung gestellt n Mehrfachsignaturen Hash- Funktion Hash- wert Dokumenten- Server Datei Ver- schlüsseln Sig- natur Datei Ent- schlüsseln Hash- Funktion Hash- wert ?

20 6/19/2015 Einspielen n eindeutige und systematische Pfadangabe – dissertationen.hu-berlin.de/dissertationen/ mustermann-hermann / – + Sub-Pfade für Dateiformate n Signaturen n Generierung statischer Listen (gemäß RVK) n in Vorbereitung: dynamische Listen aus Metadatenbank (RVK, DNB, Fakultäten,...)

21 6/19/2015 Einspielen (2) Dokumenten- server SGML HTML PDF (PS) Meta- daten Meta-DB RVK-DB RVK- Daten Browser Anfrage Liste Dokument Anfrage

22 6/19/2015 Erzeugen des Metadatensatzes n Angaben von Autoren – Titel – Keywords / Abstracts – Name etc. n Eingabe in Aleph-System; OPAC n Übernahme in Metadatenbank – Schnittstelle: Textdatei

23 6/19/2015 Klassifikation n Fachreferenten der UB n Regensburger Verbundklassifikation (RVK) n Eintrag in die Metadatenbank – Erstellung dynamischer Listen gemäß RVK- Datenbank n Problem: Funktionalität der Listen liegt erst nach vollständiger Klassifikation vor

24 6/19/2015 Veröffentlichen n formaler Schritt n durch Mitarbeiterin der UB vollzogen n Mail an DDB n Freigabe auf dem Dokumentenserver n Dokument im Internet verfügbar

25 6/19/2015 Drucken der Pflichtexemplare n Gebührensatzung der Bibliothek – vier Exemplare inkl. Bindung n Seitenzahl des Dokuments n Herstellung aus der PDF-Datei – seitenecht – Erhaltung des Layouts

26 6/19/2015 Administration n Benutzerverwaltung – Anlegen / Sperren von Benutzern – Vergabe von Rechten / Aufgabengebieten n Dokumenttypen n Dateiformate n Löschen alter Vorgänge – Datenschutz – zwei Jahre nach Abschluss der Bearbeitung

27 6/19/2015 Weitere Rollen n Verteilen von Aufgaben n Löschen von (falschen) Vorgängen n Administration des Dokumentenservers n...

28 6/19/2015 Rollenbegriff n Rolle  Mitarbeiter n Schauspiel-Metapher: – Jede Rolle ist mit mehreren Mitarbeitern besetzt. n Vertretung n Arbeitsteilung – Jeder Mitarbeiter kann mehrere Rollen haben. n Rollen sind in (Zugriffs)rechten kodifiziert. n Rolle = Aufgaben + Rechte

29 6/19/2015 Agenda Was ist Workflow? - Motivation Geschäftsprozessmodell im Überblick Rollen & Arbeitsgebiete Realisierung Das Front-End Zusammenfassung / Ausblick

30 6/19/2015 Modellierung des Workflow n „kooperatives Prototyping“ n fehlendes Wissen über eigenen Workflow n Projektstatus n Anforderungsänderungen n Fazit für Workflow-Modellierung: – Ablauf steht selten von Anfang an fest – Änderungen immer vorsehen!

31 6/19/2015 Architektur DBS HTTP-Server PHP Tabellen- zeilen SQL- Anfrage HTML HTTP- Anfrage Browser FS

32 6/19/2015 Architektur: Kommunikation n Fristen / Termine n Suchmasken – eigene Vorgänge – Status – Name, Datum, Dokumenttyp, Format... n s – rollenabhängig – automatisch generiert (ereignisgesteuert)

33 6/19/2015 Datenmodell

34 6/19/2015 Programmstruktur n funktionsbasiert n z.T. objektorientiert n requestgesteuert Login Hauptmenü B.1 BA B.2 A.1A.2 Aktion PHP-Datei

35 6/19/2015 Zugriffsschutz n IP-Adressen n Login n Cache deaktiviert – verhindert „Back“ und Quelltextansicht – Problem: Drucken n Session-Keys n Rechte für die Benutzer – z.B.: Löschen/Einfügen

36 6/19/2015 System n Workflow-Datenbank – DB: Sybase – Applikation: Apache + PHP n Metadatenbank – DB: Sybase (HU); Oracle (FU); MySQL (TU) – Applikation: Apache + Java Servlets

37 6/19/2015 Agenda Was ist Workflow? - Motivation Geschäftsprozessmodell im Überblick Rollen & Arbeitsgebiete Realisierung Das Front-End Zusammenfassung / Ausblick

38 6/19/2015 Einfügen - Suchen - Ändern

39 6/19/2015 Automatische s

40 6/19/2015 Weitere Funktionen

41 6/19/2015 Agenda Was ist Workflow? - Motivation Geschäftsprozessmodell im Überblick Rollen & Arbeitsgebiete Realisierung Das Front-End Zusammenfassung / Ausblick

42 6/19/2015 Zusammenfassung & Ausblick n Erstellung von Prozess- und Workflow- Modellen sinnvoll n Workflow-Modelle sind dynamisch n Im Bereich „Digitales Veröffentlichen“ sind Workflow-Systeme effizient einsetzbar. – Weiter ausbaubar n Portabilität / Wiederverwendbarkeit: – DB: leicht anpassbar – Workflow: bedingt wiederverwertbar (kein vollständiges WMS)

43 6/19/2015 Vielen Dank... n Fragen? n Weitere Informationen: – Uwe Müller Tel.: 0 30 /


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