Dipl. Ing. Thomas Mickley jw 104.02.2003 Einfache Dokumentenverwaltung Dipl. Ing. Thomas Mickley jw Consulting GmbH

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1 Dipl. Ing. Thomas Mickley jw http://jwconsulting.deSeite 104.02.2003 Einfache Dokumentenverwaltung Dipl. Ing. Thomas Mickley jw Consulting GmbH http://www.jwconsulting.de Hanau, den 04.02.2003

2 Dipl. Ing. Thomas Mickley jw http://jwconsulting.deSeite 204.02.2003 Inhalt  Dokumente und Objektverknüpfung  Klassifizierung, Dokumentenhierachie und Schlagwörter  Aufbau des Dokumentenservers, Langzeitspeicherung und Ausfallkonzept  Einfache Dokumentenverwaltung ohne SAP (Bsp.: Ineos)  Integration von Web-, R/3- und Dokumentenserver (Bsp.: eLab)  Vorteile für das Unternehmen

3 Dipl. Ing. Thomas Mickley jw http://jwconsulting.deSeite 304.02.2003 Inhalt  Dokumente und Objektverknüpfung  Klassifizierung, Dokumentenhierachie und Schlagwörter  Aufbau des Dokumentenservers, Langzeitspeicherung und Ausfallkonzept  Einfache Dokumentenverwaltung ohne SAP (Bsp.: Ineos)  Integration von Web-, R/3- und Dokumentenserver (Bsp.: eLab)  Vorteile für das Unternehmen

4 Dipl. Ing. Thomas Mickley jw http://jwconsulting.deSeite 404.02.2003 Dokumente  Geschäftsdokumente (Anforderungen, Bestellungen, Lieferavis,...)  Spezifikationen, Ausschreibungen, Pflichtenhefte,...  Produktdaten (Produktbeschreibungen, Gebrauchsanweisungen, Bedienungshinweise, Packungsbeilagen, Anwendungsdokumentationen,...)  Arbeitsergebnisse (Forschungsberichte, Analyseergebnisse, Konzepte, Spektren, CAD-Zeichnungen, Konfigurationen, Bilder,...)

5 Dipl. Ing. Thomas Mickley jw http://jwconsulting.deSeite 504.02.2003 Dokumentenformate  Browserlesbare Formate (z.B. mit plug-ins) html pdf doc, xls, ppt sxw, sxc, sxi jpg, gif, tiff, bmp xml, xsl java mpeg wmp CAD…, z.B. chemische Formeln

6 Dipl. Ing. Thomas Mickley jw http://jwconsulting.deSeite 604.02.2003 Dokumentenverknüpfung  Geschäftsdokument, z.B. Untersuchungsbericht ist beispielsweise verknüpft mit Textdokumenten (darunter z.B. Methodenbeschreibung) Bildern Spektren Tabellen Faktura  Dokument, z.B. Methodenbeschreibung ist beispielsweise verknüpft mit Geschäftsdokumenten Spektren… D.h. es gilt eine n : m Beziehung.

7 Dipl. Ing. Thomas Mickley jw http://jwconsulting.deSeite 704.02.2003 Inhalt  Dokumente und Objektverknüpfung  Klassifizierung, Dokumentenhierachie und Schlagwörter  Aufbau des Dokumentenservers, Langzeitspeicherung und Ausfallkonzept  Einfache Dokumentenverwaltung ohne SAP (Bsp.: Ineos)  Integration von Web-, R/3- und Dokumentenserver (Bsp.: eLab)  Vorteile für das Unternehmen

8 Dipl. Ing. Thomas Mickley jw http://jwconsulting.deSeite 804.02.2003 Dokumentenhierarchie und Schlagwörter  Dokumente können entsprechend eines Thesaurus in einen Hierarchiebaum eingeordnet werden, z.B.  Entwicklungsberichte Anstriche Wetterfeste Anstriche Innenanstriche Spezielle Beschichtungen Kunststoffbeschichtungen …  Außerdem oder stattdessen können Dokumente mit Schlagwörtern versehen werden, z.B. bleihaltig wasserlöslich UV-beständig …

9 Dipl. Ing. Thomas Mickley jw http://jwconsulting.deSeite 904.02.2003 Dokumentenklassifizierung  Zusätzlich können Hierarchieknoten und Dokumente klassifiziert und mit Attributen versehen werden.  Dokumente können miteinander verknüpft werden z.B. AGB Verfahrensanweisungen Richtlinien …

10 Dipl. Ing. Thomas Mickley jw http://jwconsulting.deSeite 1004.02.2003 Inhalt  Dokumente und Objektverknüpfung  Klassifizierung, Dokumentenhierachie und Schlagwörter  Aufbau des Dokumentenservers, Langzeitspeicherung und Ausfallkonzept  Einfache Dokumentenverwaltung ohne SAP (Bsp.: Ineos)  Integration von Web-, R/3- und Dokumentenserver (Bsp.: eLab)  Vorteile für das Unternehmen

11 Dipl. Ing. Thomas Mickley jw http://jwconsulting.deSeite 1104.02.2003 Aufbau eines einfachen Dokumentenservers  Betriebssystem Windows oder Linux  Einrichtung eines hierarchischen Fileverzeichnisses, z.B. periodisch geordnet.  Wahl geeigneter Datei – Idente, z.B. eineindeutige Nummern und zusätzlich aussagefähiger (ASCII) Beschreibungen. Dabei können die betriebssystemabhängigen Dateilängen ausgeschöpft werden.  Verfügbarkeit des Dokumentenservers im LAN für R/3, Webserver und Dokumentenquellen, z.B. Laborgeräte.  Die Verknüpfung der Dokumente zu den Geschäftsprozessen erfolgt im R/3 oder auf dem Webserver. Zur Wiederauffindbarkeit werden die Informationen auf beiden Systemen synchron gehalten.

12 Dipl. Ing. Thomas Mickley jw http://jwconsulting.deSeite 1204.02.2003 Langzeitspeicherung  Bei Generationswechsel des Betriebssystems ist der Dokumentenserver upzudaten.  Dabei sollte nach längerer Zeit auch eine Umspeicherung der Dokumente auf eine neue Hardware vorgenommen werden.  In größeren Abständen sind die Formate der Dokumente zu prüfen und gegebenenfalls auch upzudaten.

13 Dipl. Ing. Thomas Mickley jw http://jwconsulting.deSeite 1304.02.2003 Ausfallkonzept  Heiße Redundanz z.B. durch:  2. Server  Raid-System  Kalte Redundanz z.B. durch:  CD oder DVD Kopien  2. Festplatte

14 Dipl. Ing. Thomas Mickley jw http://jwconsulting.deSeite 1404.02.2003 Inhalt  Dokumente und Objektverknüpfung  Klassifizierung, Dokumentenhierachie und Schlagwörter  Aufbau des Dokumentenservers, Langzeitspeicherung und Ausfallkonzept  Einfache Dokumentenverwaltung ohne SAP (Bsp.: Ineos)  Integration von Web-, R/3- und Dokumentenserver (Bsp.: eLab)  Vorteile für das Unternehmen

15 Dipl. Ing. Thomas Mickley jw http://jwconsulting.deSeite 1504.02.2003 Dokumentenverwaltung am Beispiel Ineos  Systematisierung in Baumstruktur  Darstellung und Erreichbarkeit der Dokumente über das Intranet mittels Browser  Einfache Pflege

16 Dipl. Ing. Thomas Mickley jw http://jwconsulting.deSeite 1604.02.2003 Browser

17 Dipl. Ing. Thomas Mickley jw http://jwconsulting.deSeite 1704.02.2003 Dokumentenverwaltung am Beispiel Ineos  Einfache Administration in Excel  Hierarchie ist frei definierbar  Dokumente können zentral oder dezentral gespeichert werden

18 Dipl. Ing. Thomas Mickley jw http://jwconsulting.deSeite 1804.02.2003 Administration in Excel

19 Dipl. Ing. Thomas Mickley jw http://jwconsulting.deSeite 1904.02.2003 Administration in Excel  Pflege des Menübaumes in Excel  Aus Excel heraus erfolgt: Aktualisierung der Datenbank Aktualisierung der Benutzeroberfläche

20 Dipl. Ing. Thomas Mickley jw http://jwconsulting.deSeite 2004.02.2003 Inhalt  Dokumente und Objektverknüpfung  Klassifizierung, Dokumentenhierachie und Schlagwörter  Aufbau des Dokumentenservers, Langzeitspeicherung und Ausfallkonzept  Einfache Dokumentenverwaltung ohne SAP (Bsp.: Ineos)  Integration von Web-, SAP R/3- und Dokumentenserver (Bsp.: eLab)  Vorteile für das Unternehmen

21 Dipl. Ing. Thomas Mickley jw http://jwconsulting.deSeite 2104.02.2003 FTP Integration von Web, R/3 und Dokumentenserver SAP Dokumenten Server Webbrowser Web Server SAPGUI Webbrowser

22 Dipl. Ing. Thomas Mickley jw http://jwconsulting.deSeite 2204.02.2003

23 Dipl. Ing. Thomas Mickley jw http://jwconsulting.deSeite 2304.02.2003 Zugriff vom Webserver – Dokumente hinzufügen

24 Dipl. Ing. Thomas Mickley jw http://jwconsulting.deSeite 2404.02.2003 Zugriff vom Webserver – Dokumente ansehen

25 Dipl. Ing. Thomas Mickley jw http://jwconsulting.deSeite 2504.02.2003 Zugriff vom SAP R/3 – Anzeige der Dokumente aus Web

26 Dipl. Ing. Thomas Mickley jw http://jwconsulting.deSeite 2604.02.2003 Zugriff vom SAP R/3 – Hinzufügen neuer Dokumente

27 Dipl. Ing. Thomas Mickley jw http://jwconsulting.deSeite 2704.02.2003 Zugriff vom SAP R/3 – Hinzufügen neuer Dokumente

28 Dipl. Ing. Thomas Mickley jw http://jwconsulting.deSeite 2804.02.2003 Zugriff vom Webserver – Dokumente hinzufügen

29 Dipl. Ing. Thomas Mickley jw http://jwconsulting.deSeite 2904.02.2003

30 Dipl. Ing. Thomas Mickley jw http://jwconsulting.deSeite 3004.02.2003

31 Dipl. Ing. Thomas Mickley jw http://jwconsulting.deSeite 3104.02.2003  Dokumente können folgenden Objekten zugeordnet werden:  Auftragskopf  Probe  Stammdaten (Dienstleistungen) Zuordnung Dokumente

32 Dipl. Ing. Thomas Mickley jw http://jwconsulting.deSeite 3204.02.2003  Zugriff vom SAP  Lesend  Schreibend  Zugriff vom Webserver über Browser  Lesend  Schreibend  Zugriffe werden über Berechtigungen gesteuert Zugriff über Webbrowser und SAPGUI

33 Dipl. Ing. Thomas Mickley jw http://jwconsulting.deSeite 3304.02.2003 Speicherung beliebiger Dokumente  Alle Arten von Dokumenten sind verwendbar  Browser lesbare Formate empfohlen  Bilder (jpg, gif, bmp)  Acrobat (pdf)  Word (doc)  Excel (xls)  usw.

34 Dipl. Ing. Thomas Mickley jw http://jwconsulting.deSeite 3404.02.2003 Inhalt  Dokumente und Objektverknüpfung  Klassifizierung, Dokumentenhierachie und Schlagwörter  Aufbau des Dokumentenservers, Langzeitspeicherung und Ausfallkonzept  Einfache Dokumentenverwaltung ohne SAP (Bsp.: Ineos)  Integration von Web-, R/3- und Dokumentenserver (Bsp.: eLab)  Vorteile für das Unternehmen

35 Dipl. Ing. Thomas Mickley jw http://jwconsulting.deSeite 3504.02.2003 Warum sollten Sie jw Consulting in Ihre Projekte einbeziehen ? jwConsulting hat Erfahrungen und praxiserprobte Lösungen bei  dem Aufbau einfacher Dokumentenserver  der Verwaltung von Dokumenten mittels SAP R/3 und Webservern  der betriebswirtschaftlich richtigen Verknüpfung von Dokumenten mit Geschäftsprozessen  der Kopplung von SAP R/3 Systemen mit Webservern und der dafür notwendigen Stammdatensynchronisation  der Nutzung von Webbrowsern ohne Lernaufwand

36 Dipl. Ing. Thomas Mickley jw http://jwconsulting.deSeite 3604.02.2003 Was wäre Ihr Vorteil bei der Einbeziehung von jw Consulting? Ihr Vorteil wäre  eine professionelle Beratung und Projektarbeit in der Chemie, Pharmazie und Medizin,  web- und/oder SAP R/3 basierte Speziallösungen entsprechend Ihren Anforderungen,  eine garantierte Termineinhaltung und  ein vorher vereinbartes Kostenbudget.

37 Dipl. Ing. Thomas Mickley jw http://jwconsulting.deSeite 3704.02.2003 Einfache Dokumentenverwaltung Dipl. Ing. Thomas Mickley jw Consulting GmbH http://www.jwconsulting.de Hanau, den 04.02.2003