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Kick-off Medizinische Universität Graz 16.06.2003.

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Präsentation zum Thema: "Kick-off Medizinische Universität Graz 16.06.2003."—  Präsentation transkript:

1 Kick-off Medizinische Universität Graz

2 TeamWorks uni.verse_Rollout_:\ Medizinische Universität Graz\Projektleitung\ UNI_RO_PRS_Kick-off_ Agendapunkt Wer Begrüßung Medizinische Universität Graz Dekan Projektvorstellung Ziele des Projektes Projektphasen/Zeitplan Roll-out Projektteam Chancen / Abgrenzungen Zettl Wallner Wallner Stachl Pause Rolle IVM Traxl (IVM) Darstellung der Med.-Spezifika Wehr Modulweises Arbeiten (Termine, inkl. Urlaube ) Zettl/Teams

3 TeamWorks uni.verse_Rollout_:\ Medizinische Universität Graz\Projektleitung\ UNI_RO_PRS_Kick-off_ Begrüßung Medizinische Universität => Dekan Univ. Prof. Dr. Helmut Wurm

4 TeamWorks uni.verse_Rollout_:\ Medizinische Universität Graz\Projektleitung\ UNI_RO_PRS_Kick-off_ Ziele des Kick-off Ziele, Inhalte, Randbedingungen, Vorgehen im Roll-out und im Gesamtprojekt sind allen Projektbeteiligten bekannt Umfang des Lösungsportfolios ist bekannt Projektbeteiligte kennen sich Richtlinien sind vorgestellt Terminplan ist kommuniziert Herstellen des Informationsgleichstandes zwischen allen Roll-outbeteiligten Teammotivation

5 Roll-out Projektvorstellung Ralph Zettl - Projektleiter Ralf Wallner – Roll-out Manager

6 TeamWorks uni.verse_Rollout_:\ Medizinische Universität Graz\Projektleitung\ UNI_RO_PRS_Kick-off_ Grundsätzliches „Einführung SAP R/3“ ist ein gemeinsames Projekt der Universität und der zukünftigen Medizinischen Universität Der Roll-out erfolgt zeitlich gestaffelt: Universität: Februar 2003 – Juni 2003 Medizinische Universität: Juni 2003 – September 2003 Die Projektteams sind in beiden Tranchen weitgehend ident

7 TeamWorks uni.verse_Rollout_:\ Medizinische Universität Graz\Projektleitung\ UNI_RO_PRS_Kick-off_ Ziele Med.Univ. Graz  Gesetzliche Anforderungen UG2002 und HGB  Abbildung bewährter eigener Spezifika  Integriertes, vernetztes Rechnungswesen  Bereitstellung tagesaktueller Informationen  Transparente und schlanke Prozesse für - Budgetierung - Buchhaltung - Einkauf - Berichtswesen u.a.  Nutzung moderner Online-Technologien

8 Projektphasen/Zeitplan Ralf Wallner - Roll-out Manager (SBS)

9 TeamWorks uni.verse_Rollout_:\ Medizinische Universität Graz\Projektleitung\ UNI_RO_PRS_Kick-off_ Roll-out Vorgehen Roll-out Vorbereitung –Kick Off –Schulung der Projektmitarbeiter Konkretisierung der Masterlösung auf UNI –Erarbeiten der Med-spezifischen Lösung (Feinkonzept) auf Basis der Lösung der Universität Graz –Implementierung der Med-Lösung –Tests und Abnahme der Med-Lösung Vorbereitung Produktivstart –End-Anwenderschulung –Systemvorbereitungen (Datenübernahme etc.) Produktivstart Nachbetreuung

10 TeamWorks uni.verse_Rollout_:\ Medizinische Universität Graz\Projektleitung\ UNI_RO_PRS_Kick-off_

11 TeamWorks uni.verse_Rollout_:\ Medizinische Universität Graz\Projektleitung\ UNI_RO_PRS_Kick-off_

12 TeamWorks uni.verse_Rollout_:\ Medizinische Universität Graz\Projektleitung\ UNI_RO_PRS_Kick-off_

13 TeamWorks uni.verse_Rollout_:\ Medizinische Universität Graz\Projektleitung\ UNI_RO_PRS_Kick-off_

14 TeamWorks uni.verse_Rollout_:\ Medizinische Universität Graz\Projektleitung\ UNI_RO_PRS_Kick-off_ Mitwirkung / Aufgaben der Universitäten Roll-out Vorbereitung (abgeschlossen) Überlegungen/Entscheidungen gemäß Checklisten: –Org-Strukturen, Schnittstellen, Kontenplan, Kostenstellen, Profitcenter, Infrastruktur Abnahme/Test von: –SAP Prozessen, Berechtigungen, Datenübernahme Bereitstellen von Schnittstellen der UNI/MED-Systeme Bereitstellen von Altdaten bzw. Anlegen von Stammdaten Erstellen der Schulungsunterlagen und End- Anwenderdokumentation End-Anwenderschulung durch Projektmitarbeiter Organisationsentwicklung/Change Management

15 TeamWorks uni.verse_Rollout_:\ Medizinische Universität Graz\Projektleitung\ UNI_RO_PRS_Kick-off_ Projektorgane seitens der UNI Uni/Med.-Lenkungsausschuß Interne Projektleiter Projektbüro Leiter Aufgabenpaket OE/Geschäftsprozesse Leiter Aufgabenpaket SAP Modul –FI/FI-AA, CO/PS, FI-FM, MM/SD, BW Leiter Aufgabenpaket Schulung Leiter Aufgabenpaket Technik und Entwicklung –Schnittstellen/Datenübernahme, Infrastruktur, Betrieb/Service Teammitglieder

16 TeamWorks uni.verse_Rollout_:\ Medizinische Universität Graz\Projektleitung\ UNI_RO_PRS_Kick-off_ Aufgabenpaket- verantwortl. Kommunikation Gesamt- Projekt Enduser Interne Projektleiter Key-user Teammitglieder Beraterteam UNI Lenkungs- ausschuss Roll-out Manager Master Modul- verantwortliche

17 TeamWorks uni.verse_Rollout_:\ Medizinische Universität Graz\Projektleitung\ UNI_RO_PRS_Kick-off_ Roll-out – Ressourcen der Universität Interne Projektleiter60 % (während Intensivphasen) Roll-out Teammitglieder40 % (während Intensivphasen) Expertennach Bedarf Projektmanagement1 Sitzung wöchentlich Lenkungsausschussmindestens 3x

18 TeamWorks uni.verse_Rollout_:\ Medizinische Universität Graz\Projektleitung\ UNI_RO_PRS_Kick-off_

19 TeamWorks uni.verse_Rollout_:\ Medizinische Universität Graz\Projektleitung\ UNI_RO_PRS_Kick-off_ Projektteam SBS Eder Hans-PeterTechnik/Entwicklung Goth SabineFM Grossegger GeraldTechnik/Entwicklung Losch RobertMM Obtresal RolandSD/stv. ROM Plantau AloisFI Schalk AndreaCO Schöttl AndreaFI-AA Struger MartinBW Wallner RalfROM

20 Chancen/Abgrenzungen uni.verse Rudolf Stachl - Teilprojektleiter Roll-out (SBS)

21 TeamWorks uni.verse_Rollout_:\ Medizinische Universität Graz\Projektleitung\ UNI_RO_PRS_Kick-off_ Ziele  Implementierung eines flexiblen Managementinformationssystems für das Rechnungswesen zur Unterstützung der Planung, Steuerung und Kontrolle  Optimierung der Geschäftsprozesse  Aufbau einer folgekostengünstigen Lösung  Integration der neuen Lösung in bestehende IT-Anwendungen  Schaffung eines benutzerfreundlichen, ergonomischen IT- Verfahrens zur Förderung der Akzeptanz bei den Anwendern  Entwicklung von Fähigkeiten der Mitarbeiter der Universitäten, um als Ansprechpartner im First-Level-Support agieren zu können

22 TeamWorks uni.verse_Rollout_:\ Medizinische Universität Graz\Projektleitung\ UNI_RO_PRS_Kick-off_ Modulspezifische Prozesse Integrative Prozesse Rolle yModul TA... Rolle xModul TA 1 Itegrativer Prozess (GP) Vorgehen Prozesse und Geschäftsfälle

23 TeamWorks uni.verse_Rollout_:\ Medizinische Universität Graz\Projektleitung\ UNI_RO_PRS_Kick-off_ Risiken  Änderungen der Aufbauorganisation  Rechtzeitige Entscheidungen über Prozesse  Ressourcen der Projektmitarbeiter  Trennung inhaltlicher und vertraglicher Auftraggeber

24 TeamWorks uni.verse_Rollout_:\ Medizinische Universität Graz\Projektleitung\ UNI_RO_PRS_Kick-off_ Erfolgsfaktoren  Erfahrungen der Uni Graz  Lösung muss nahe am Master bleiben  Konzentration auf das Wesentliche  Professionelle Einstellung und Arbeit  Teamarbeit

25 Pause

26 Rolle des IVM im Auftrag des BMBWK Markus Traxl (IVM)

27 TeamWorks uni.verse_Rollout_:\ Medizinische Universität Graz\Projektleitung\ UNI_RO_PRS_Kick-off_ Rolle IVM im Auftrag des BMBWK (I)  Organisation KOA inkl. Moderation und Protokollierung  Organisation und Moderation von regelmäßigen Treffen der Universitäten je Rollout-Tranche (in Absprache mit der SBS)  Vertretung Auftraggeber im Projektmanagement  Vertretung und Auskunftspflicht im Lenkungsausschuss  Qualitätssicherung von Seiten des Auftraggebers  Außerhalb des Projektes Koordination der Weiterführung „Besoldung“ im Auftrag des BMBWK (bis Ende 2. Quartal)

28 TeamWorks uni.verse_Rollout_:\ Medizinische Universität Graz\Projektleitung\ UNI_RO_PRS_Kick-off_ Rolle IVM im Auftrag des BMBWK (II)  Procedere  1 Ansprechpartner des IVM pro Universität im Rollout => Christoph Jünger, Markus Traxl  Regelmäßiger Kontakt mit Projektleitern bzw. nominierten Ansprechpartnern der Universitäten  Daten  Mag. Christoph Jünger, mba  Mag. Markus Traxl, 0664 –  Mag. Mathias Winkler

29 TeamWorks uni.verse_Rollout_:\ Medizinische Universität Graz\Projektleitung\ UNI_RO_PRS_Kick-off_ Abwicklung „Change Requests“  Allgemeines  Im Projekt kann es zu Änderungsanforderungen kommen, die über die Masterfunktionalitäten hinausgehen.  Die Abwicklung erfolgt über „Change Requests“.  Ablauf  Alle CRs werden gesammelt und bewertet (finanzielle, zeitliche und technische Machbarkeit; Auswirkung auf den Betrieb; Relevanz für eine oder mehrere Unis)  CRs werden dem, vom Lenkungsausschuss eingerichteten, Change Control Board vorgelegt (Vertreter Rektorenkonferenz, BMBWK, SBS und BRZ) und entschieden  Möglichkeiten: Finanzierung aus dem Projekt, Finanzierung durch eine oder mehrere Universitäten; Durchführung nach dem Projektende

30 TeamWorks uni.verse_Rollout_:\ Medizinische Universität Graz\Projektleitung\ UNI_RO_PRS_Kick-off_ Bemerkungen (I)  Erfolgsfaktoren  Intensive Mitarbeit der Experten der Universitäten => Know How Aufbau für First Level Support (bedingt weiterhin eine hohe Arbeitsbelastung!!)  Intensive Mitarbeit bei der Erstellung der unispezifischen Anwenderdokumentation und Nachbildung wichtiger Prozesse im Rahmen der Anwenderdokumentation  Durchführung der Enduserschulungen durch die Mitarbeiter der Universität (mit Unterstützung durch die SBS)  Miteinbeziehung aller wichtigen Partner an der Med.-Universität  Sensibilisierung der Universitätsführung

31 TeamWorks uni.verse_Rollout_:\ Medizinische Universität Graz\Projektleitung\ UNI_RO_PRS_Kick-off_ Bemerkungen (II)  Erfolgsfaktoren  SAP-Master ist ein Rahmen, der nur in Einzelfällen ergänzbar oder abänderbar ist => Ziel ist unabänderbar („Start Echtbetrieb mit und funktionsfähiges System im STANDARD – folgekostengünstig)  Aufbau institutionalisierter Plattformen zur Information aller Betroffener an den Universitäten (Informationsmanagement)  Koordination aller wichtigen Projekte im Bereich Rechnungswesen (EB inklusive Inventar, Personalverrechnung, Uni.Verse...)  Klare Fokussierung – nicht so viel wie möglich abdecken, sondern die wichtigen Prozesse fundiert implementieren („Mut zur Lücke“)

32 Übersicht der Spezifika an der Medizinischen Universität Graz

33 TeamWorks uni.verse_Rollout_:\ Medizinische Universität Graz\Projektleitung\ UNI_RO_PRS_Kick-off_ Anforderungen - FI § 9 Univ. Rechnungsabschluss VO –Die geleisteten Kostenersätze nach § 55 Z 1 KAKuG sind nicht zu aktivieren (paktierten Anschaffungen -> Investitionszuschüsse) –Für die Kostenersätze für Mehrkosten gem. § 55 Z 2 KAKuG und für die von den UniKliniken erbrachten Erträge gilt das Aufrechnungsverbot gem. § 196 (2) HGB nicht.

34 TeamWorks uni.verse_Rollout_:\ Medizinische Universität Graz\Projektleitung\ UNI_RO_PRS_Kick-off_ Anforderungen – FI/CO § 11 Z 6 Univ. Rechnungsabschluss VO –Aufgliederung der Kostenersätze an den Krankenanstaltenträger gem. § 33 UG Mehrkosten gem. § 55 Z 1 KAKuG + Erläuterung wesentlicher Vorhaben Restbetrag für Mehrkosten gem. § 55 Z 2 KAKuG, dessen Ermittlung und Entwicklung; untergliedert in Mehrkosten der UK und in die Leistungsverrechung der Universitäten Mehrkosten gem. § 55 Z 3 KAKuG (Unterrichtspatienten)

35 TeamWorks uni.verse_Rollout_:\ Medizinische Universität Graz\Projektleitung\ UNI_RO_PRS_Kick-off_ Anforderungen - CO § 29 (4) Z 1 UG 2002 –Aufgaben der in ärztlicher bzw. zahnärztlicher Verwendung stehenden MitarbeiterInnen Lehre Forschung Patientenbetreuung § 94 (1) UG 2002 –Ärztinnen und Ärzte in Facharztausbildung (…keine gesonderten Pflichten in Lehre und Forschung)

36 TeamWorks uni.verse_Rollout_:\ Medizinische Universität Graz\Projektleitung\ UNI_RO_PRS_Kick-off_ Anforderungen - CO § 29 (4) Z 2 und Z 3 UG 2002 –Erhebung, Bewertung und Dokumentation aller notwendigen Daten und Infos, die den Klinischen Mehraufwand betreffen –Mittelfristige Planung sämtlicher Anlagen, die ganz oder teilweise den Bedarf von Forschung und Lehre dienen und zu Mehrkosten gem. § 55 Krankenanstaltengesetz führt

37 TeamWorks uni.verse_Rollout_:\ Medizinische Universität Graz\Projektleitung\ UNI_RO_PRS_Kick-off_ Anforderungen – CO Bereich Lehre –Abbildung folgender Studienrichtungen Studienrichtung Humanmedizin –Studienplan alt –Studienplan neu Studienrichtung Zahnmedizin Doktoratsstudium –Studienplan alt –Studienplan neu –Zahnmedizinischer Lehrgang (läuft 2004 aus)

38 TeamWorks uni.verse_Rollout_:\ Medizinische Universität Graz\Projektleitung\ UNI_RO_PRS_Kick-off_ Anforderungen – CO Aufbau Studienplan Humanmedizin neu

39 TeamWorks uni.verse_Rollout_:\ Medizinische Universität Graz\Projektleitung\ UNI_RO_PRS_Kick-off_ Neue Kostenstellennumerik –Bereinigung der Vorklinischen Nummernstrecke –Anpassung an KAGES Fachbereiche –als Hierarchieebene Klinische Abteilungen –als Kostenstelle zu berücksichtigen zusätzliche Hierarchieebene neue Numerik Anforderungen – CO/FM

40 TeamWorks uni.verse_Rollout_:\ Medizinische Universität Graz\Projektleitung\ UNI_RO_PRS_Kick-off_

41 TeamWorks uni.verse_Rollout_:\ Medizinische Universität Graz\Projektleitung\ UNI_RO_PRS_Kick-off_ Zeitplan für die Festlegung der Aufbau- Ablauforganisation an der MUG Grobkonzept MärAprMaiJun Okt NovDez Feinkozept Umsetzung 2003 JulAugSep

42 TeamWorks uni.verse_Rollout_:\ Medizinische Universität Graz\Projektleitung\ UNI_RO_PRS_Kick-off_ Kritische Bereiche Einbindung § 26 / § 27 UG 2002 in das Rechnungswesen der MUG => Einbindung von Musterinstituten/-kliniken Festlegung der Aufbau- und Ablauforganisation der MUG => Fiktive Aufbauorganisation

43 Arbeiten in den Modulteams

44 TeamWorks uni.verse_Rollout_:\ Medizinische Universität Graz\Projektleitung\ UNI_RO_PRS_Kick-off_ Arbeiten in den Modulteams Ablauf Workshops –Raumreservierung/Infrastruktur –Einladung/Agenda –Dokumentation Teamworks Projektleitung Persönliche Vorstellung der Berater Terminvereinbarungen je Arbeitsteam –Termine –Inhaltliche Schwerpunkte Urlaubsplanung

45 12. Jänner 2004

46 TeamWorks uni.verse_Rollout_:\ Medizinische Universität Graz\Projektleitung\ UNI_RO_PRS_Kick-off_ Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit !


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