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1 Projekte managen mit Microsoft ® Project ® Projekte auch in stürmischen Zeiten auf Erfolgskurs halten Dipl.-Inf. (FH)Roman Bendisch Dipl.-Kfm. (univ.)

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Präsentation zum Thema: "1 Projekte managen mit Microsoft ® Project ® Projekte auch in stürmischen Zeiten auf Erfolgskurs halten Dipl.-Inf. (FH)Roman Bendisch Dipl.-Kfm. (univ.)"—  Präsentation transkript:

1 1 Projekte managen mit Microsoft ® Project ® Projekte auch in stürmischen Zeiten auf Erfolgskurs halten Dipl.-Inf. (FH)Roman Bendisch Dipl.-Kfm. (univ.) Dipl.-Wirtschaftsinf. (FH) Andreas Führer

2 2 Hinweis: Diese Folien geben die Inhalte des W3L-Buches Projekte managen mit Microsoft Project (ISBN ) in verkürzter Form wieder. Den Foliensatz haben Dipl.-Inf. (FH) Roman Bendisch und Dipl.-Kfm. (univ.) Dipl.-Wirtschaftsinf. (FH) Andreas Führer zusammengestellt. Für Lehrzwecke dürfen die Folien kostenlos – auch integriert in andere Foliensätze – verwendet werden. Es ist dann jedoch ein Quellenhinweis erforderlich. © W3L GmbH 2009 Hinweis

3 3 Folie 5Folie 51. Die Grundlagen Folie 21Folie 212. Grundbegriffe in Microsoft Project Folie 35Folie 353. Die ersten Schritte Folie 48Folie 484. Sukzessive Vorgehensweise Folie 70Folie 705. Strukturierung und Formatierung Folie 76Folie 766. Wie läuft´s? Den Projektfortschritt aktualisieren Folie 88Folie 887. Den Überblick behalten: Berichtswesen Inhalt

4 4 Warum scheitern Projekte? Ein Projekt wird weder vorbereitet noch geplant Eine Projektplanung erfolgt zu Beginn des Projektes, die Planungsunterlagen werden nicht regelmäßig aktualisiert Die Planung wird nur unvollständig durchgeführt, d. h. es werden nicht alle Planungsschritte durchlaufen Es werden falsche oder gar keine Werkzeuge eingesetzt » Der Projekterfolg beginnt mit der Planung! « » Ohne Planung kein Erfolg! Garantiert! «

5 5 Projekt einmalig klare Ziele zeitliche Befristung sehr komplex projektspezifische Organisation Priorisierung schwierig neuartig Fertigstellungsgrad schwer ermittelbar Routineaufgaben mehrfach Standardprozess kontinuierliche wiederkehrende Abläufe wenige komplex Standardorganisation Priorisierung möglich oft eindimensional Bekannt und definierte Abläufe Status setzbar 1. Die Grundlagen

6 6 Planung ist die Vorbereitung zukünftigen Handelns, Sie legt vorausschauend fest, auf welchen Wegen, mit welchen Schritten, in welcher zeitlicher und sachlogischer Abfolge, unter welchen Rahmenbedingungen und mit welchen Kosten und Terminen ein Ziel erreicht werden soll. Aufwandsschätzmethoden Analogiemethode Prozentsatzmethode Methode der sukzessiven Approximation Grundlagen - Planung

7 7 Grundlagen - Planungsschritte

8 8 SMART - Regel S = schriftlich M = quantitativ meßbar A = anspruchsvoll R = realistisch T = terminlich strukturierbar Grundlagen - Zieldefinition nach SMART

9 9 Grundlagen - Ziele

10 10 Strukturierung der Gesamtaufgabe in Teilprojekte der Teilprojekte in Unterprojekte der Unterprojekte in Arbeitspakete Ein Arbeitspaket ist die Zusammenfassung bzw. Gruppierung von Vorgängen. Ein Arbeitspaket kann daher in mehrere Vorgänge gegliedert werden. Es kann auf eine Person oder eine Personengruppe übertragen werden. Grundlagen - Strukturierung

11 11 Grundlagen - Projektstrukturplan

12 12 Voraussetzung ist der Projektstrukturplan (PSP) Arbeitspakete werden in Vorgänge zerlegt Erstellung einer Vorgangsliste mit laufender Numerierung (eindeutig) Definition von Vorgangsnachfolgern / -vorgängern Die Ablaufplanung stellt die chronologische Planung der Vorgänge dar. Sie ist Grundlage für die Ressourcenplanung. Grundlagen - Ablauf planen

13 13 Grundlagen - Ablaufplan

14 14 Zuordnung der Ressourcen zu den Vorgängen Prüfung von Engpässen und Überlastungen Nach der Zuordnung der Ressourcen zu den Vorgängen erhält man eine Beschaffungsliste. Grundlagen - Ressourcen planen

15 15 Grundlagen - Kosten kalkulieren Die Kostenkalkulation dient als Grundlage für die Genehmigung oder Ablehnung eines Projektes. Die Kosten müssen ermittelt und den Vorgängen bzw. Arbeitspaketen zugeordnet werden. Probleme: Personalkosten sollen oder können nicht offengelegt werden, daher Arbeit mit Standardsätzen Im Vorhinein sind oft nur grobe Schätzungen möglich Es sollten Aufwandsschätzmethoden herangezogen werden.

16 16 KostenartZwischensummeSUMME Ausbauhaus Grundstückskosten Gebühren: Grundstücksmakler7,00% Grunderwerbssteuer3,50% Versicherungen/Jahr Bauherrenhaftpflicht60 Haftpflicht Reisekosten: Flüge:Paris 199 München 199 Wien 300 Fahrt-kosten:4500 0, Handwerker: Arbeitsstunden: Tischer Maler Gärtner Grundlagen - Kostenkalkulation

17 17 Grundlagen - Termine setzen (Gantt-Diagramm)

18 18 Grundlagen - Termine setzen (Netzplan)

19 19 Grundlagen - Risikomanagement Projektrisiken können z.B. technischer, wirtschaftlicher, personeller oder organisatorischer Natur sein. Identifikation und Fixierung von Projektrisiken (schriftlich) Abschätzung der Eintrittswahrscheinlichkeit (in %) Abschätzung der Auswirkungen bei Eintritt (in ) Definition der betroffenen Bereiche Definition präventiver bzw. korrigierender Maßnahmen

20 20 Grundlagen - Risiken managen

21 21 2. Grundbegriffe in MS Project Zeiträume und Zeitpunkte Arbeitszeit Termine und Dauer Einschränkungen Meilensteine Ressourcen Personalressourcen Materialressourcen Kostenressourcen Vorgänge Anordnungsbeziehungen Einsatzmittelplanung Termintreu kapazitätstreu

22 22 Grundbegriffe - Bruttoarbeitszeit Monatliche Bruttoarbeitszeit Vertragliche Arbeitszeit pro Tag * durchschnittliche Anzahl Tage / Monat 7,5 Std. * 21 Tag = 157,5 Std. / Monat Jährliche Bruttoarbeitszeit Bruttoarbeitszeit / Monat * Monate / Jahr 157,5 Std. / Monat * 12 Monate / Jahr = Std. / Jahr

23 23 Grundbegriffe - Nettoarbeitszeit Jährliche Nettoarbeitszeit Bruttoarbeitszeit / Jahr – Urlaub – Krankheit – andere Termine Std. / Jahr – 225 Std. – 90 Std. – 45 Std. = Std./Jahr 30 Tage Urlaub 12 Tage Krankheit 6 Tage Weiterbildung Tatsächliche Nettoarbeitszeit Jährliche Nettoarbeitszeit – Störfaktoren (1/2 Std. / Tag) Std. / Jahr – 126 Std. = Std. / Jahr

24 24 Grundbegriffe - Produktivanteil Produktivanteil Std. Nettoarbeitszeit / Jahr / Std. Bruttoarbeitszeit / Jahr = 80,95 % Produktivanteil unter Berücksichtigung von Störfaktoren Std. Netto-Nettoarbeitszeit / Jahr / Std. Bruttoarbeitszeit / Jahr = 74,29 %

25 25 Grundbegriffe – Termine Projektanfangstermin Endtermin - Projektdauer Projektendtermin Anfangstermin + Projektdauer Frühester bzw. spätester Vorgangsanfangstermin Frühester bzw. spätester Vorgangsendtermin

26 26 Grundbegriffe – Dauer Gesamtdauer Zeit zwischen Projektanfangs- und Endtermin Arbeitsdauer Zeit, die eine Ressource benötigt, um einen Vorgang vollständig zu bearbeiten und abzuschließen Vorgangsdauer Hängt von der Ressourcenkapazität ab

27 27 Grundbegriffe – Einschränkungen Verschiebungen werden in beide Richtungen gestattet => hohe Flexibilität So früh wie möglich Der Vorgang beginnt so früh wie möglich, sofern Vor- gängerbeziehungen dies gestatten So spät wie möglich Der Vorgang beginnt zum spätesten Anfangstermin

28 28 Grundbegriffe – Einschränkungen Verschiebungen nur in eine Richtung gestattet => eingeschränkte Flexibilität Ende nicht früher als Der Vorgang endet zum festgelegten Termin oder später. Ein früheres Ende ist unzulässig. Anfang nicht früher als Der Vorgang beginnt zum festgelegten Termin oder später. Ein früherer Start ist unzulässig. Ende nicht später als Der Vorgang endet zum festgelegten Termin oder früher. Ein späteres Ende ist unzulässig. Anfang nicht später als Der Vorgang beginnt zum festgelegten Termin oder früher. Ein späterer Start ist unzulässig.

29 29 Grundbegriffe – Einschränkungen Verschiebungen werden nicht gestattet => keine Flexibilität Muss enden am Vorgang endet genau zum festgelegten Termin. Muss anfangen am Vorgang beginnt genau zum festgelegten Termin.

30 30 Grundbegriffe – Meilensteine Die Verknüpfung von Meilensteinen und Vorgängen kann problematisch sein, da letztere während des Projektes verschoben werden könnten. Stellen einen Zeitpunkt dar, haben keine eigene Dauer Zwischenziel, an dem der Projektfortschritt überprüft werden kann Messbarkeit muss gewährleistet sein Meilensteine sollten zumindest am Ende jeder Projektphase gesetzt werden

31 31 Grundbegriffe - Ressourcen Ressourcen werden unterteilt in Personalressourcen (z.B. Mitarbeiter, Dienstleister) Materialressourcen (z.B. Steine, Parkett, Dachziegel, Verbrauchsmaterial) Kostenressourcen (z.B. Reisekosten)

32 32 Grundbegriffe - Vorgänge Ein Vorgang ist die kleinste Einheit eines Projektes Die Summe aller Vorgänge ergibt den Leistungsumfang des Projektes Zu jedem Vorgang können verschiedene Informationen abgelegt werden, z.B.: Name Termine und Dauer Priorität Fertigstellungsgrad Notizen......

33 33 Grundbegriffe - Anordnungsbeziehungen Ende – Anfang – Beziehung (EA; Normalfolge ) Anfang – Anfang – Beziehung (AA; Anfangsfolge) Ende – Ende – Beziehung (EE; Endfolge) Anfang – Ende – Beziehung (AE;Sprungfolge)

34 34 Grundbegriffe - Einsatzmittelplanung Ermittlung des Mittelvorrats Ermittlung des tatsächlichen Bedarfs Vergleich von Bedarf und Vorrat Optimierung des Mitteleinsatzes Termintreue Einsatzmittelplanung Termine fix und Ressourceneinsatz variabel Kapazitätstreue Einsatzmittelplanung Ressourceneinsatz fix und Termine variabel

35 35 3. Die ersten Schritte Startbildschirm - Das Cockpit

36 36 Ansichten – ein Überblick Ansicht Balkendiagramm (Gantt):

37 37 Ansichten – ein Überblick Ansicht Kalender:

38 38 Ansichten – ein Überblick Ansicht Vorgang - Einsatz

39 39 Ansichten – ein Überblick Ansicht Ressource – Einsatz:

40 40 Ansichten – ein Überblick Ansicht Ressource: Tabelle:

41 41 Projekt anlegen Datei – Neu – leeres Projekt:

42 42 Anlage der Projektdaten Datei – Eigenschaften:

43 43 Anlage der Projektinformationen Projekt - Projektinfo... :

44 44 Kalender Basiskalender Standard 24 Stunden Nachtschicht

45 45 Kalender Projektkalender individuell für das Projekt angepasst; Anpassung der Arbeitszeiten, die Bekanntmachung von Feiertagen, usw. Ressourcenkalender ressourcenspezifische, individuelle Abweichungen vom Basiskalender (z. B. Urlaubszeiten) Vorgangskalender spezielle, für einen oder mehrere Vorgänge geltende Einstellungen

46 46 Kalender anpassen Extras – Arbeitszeit ändern:

47 47 Standardarbeitszeit ändern Extras – Optionen, Reiter Kalender:

48 48 4. Sukzessive Vorgehensweise - Grundeinstellungen Metaplanung abschließen Struktur- und Ablaufplanung durchführen Projekt anlegen Projektinformationen und –daten einpflegen Kalender definieren und vorbereiten Arbeitszeiten festlegen

49 49 Sukzessive Vorgehensweise – Vorgänge erfassen Vorgänge erfassen Automatisch, z.B. per copy + paste, wenn bereits bei der Metaplanung z.B. in MS Excel erfasst Manuell in Tabelle: Eingabe Erfassung der Dauer Evtl. Erfassung der Termine

50 50 Sukzessive Vorgehensweise – Vorgänge strukturieren Sammelvorgänge definieren Teilvorgänge markieren Strukturierung mit Hilfe der Symbolleiste Format

51 51 Sukzessive Vorgehensweise – Vorgänge strukturieren Struktur auf erster Ebene Strukturierung auf mehreren Ebenen

52 52 Sukzessive Vorgehensweise - Meilensteine setzen Erfassung eines Vorganges, der als Meilenstein dienen soll Markierung des Vorganges Über das Kontextmenü Informationen zum Vorgang als Meilenstein definieren

53 53 Sukzessive Vorgehensweise - Meilensteine setzen Dauer des Meilensteins mit 0 festlegen

54 54 Sukzessive Vorgehensweise - Vorgangsarten Die Berechnung von Vorgängen basiert auf drei voneinander abhängigen Größen: Arbeit Dauer und Einheiten Folgende Beziehung liegt zwischen ihnen vor: Dauer * Einheiten (Intensität/Input) = Arbeit (Leistung)

55 55 Sukzessive Vorgehensweise – Feste Größen Feste Einheiten (Standard) Abweichungen bei der Arbeit verändern die Dauer Bsp.: zusätzliches Gewerk mit gleichen Ressourcen Verlängerung Feste Dauer Abweichungen der Arbeit beeinflussen die Einheiten Bsp.: zusätzliches Gewerk bei gleicher Dauer mehr Einheiten Feste Arbeit Abweichungen der Einheiten beeinflussen die Dauer Bsp.: weniger Einheiten bei fester Arbeit Verlängerung

56 56 Sukzessive Vorgehensweise – Vorgänge verknüpfen Vorgänge können auf drei Arten verknüpft werden: Eingabe der Vorgangsnummer des Vorgängers in die Spalte Vorgänger Markieren der Vorgänge und Menü Bearbeiten – Vorgänge verknüpfen Ziehen der Verknüpfung von Vorgangsbalken zu Vorgangsbalken

57 57 Sukzessive Vorgehensweise – Anordnungsbeziehungen Definition über Dialogfenster Informationen zum Vorgang

58 58 Sukzessive Vorgehensweise - Anordnungsbeziehungen Definition über Doppelklick auf einen Verbindungspfeil

59 59 Sukzessive Vorgehensweise – Informationen zum Vorgang

60 60 Sukzessive Vorgehensweise – Periodische Vorgänge Menü Einfügen – Periodischer Vorgang Ein Vorgang ist als Periodischer Vorgang anzulegen, wenn er regelmäßig in festen Zeitintervallen wiederkehrt.

61 61 Sukzessive Vorgehensweise – Ressourcen erfassen Beispiele für Ressourcen sind: Handwerker Programmierer Projektleiter Kreissäge Drucker Parkett Steine Kosten für ein Weiterbildungsseminar

62 62 Sukzessive Vorgehensweise – Ressource: Tabelle Erfassung in der Ansicht Ressource: Tabelle Copy + paste z.B. aus MS Excel möglich

63 63 Sukzessive Vorgehensweise – Informationen zur Ressource Erfassung über den Dialog Informationen zur Ressource:

64 64 Sukzessive Vorgehensweise – Kostensätze erfassen - Ressouce: Tabelle

65 65 Sukzessive Vorgehensweise – Kostensätze erfassen - Dialog Informationen zur Ressource

66 66 Sukzessive Vorgehensweise – Einzelne Ressourcen zuordnen Einzelne Ressourcen können den Vorgängen mit Hilfe einer Auswahlliste in der Ansicht Tabelle: Eingabe zugeordnet werden

67 67 Sukzessive Vorgehensweise – Mehrere Ressourcen je Vorgang Einem Vorgang können auch mehrere Ressourcen zugeordnet werden über Dialogfeld Extras – Ressourcen zuordnen oder Dialogfeld Projekt – Informationen zum Vorgang

68 68 Sukzessive Vorgehensweise – Mehrere Ressourcen je Vorgang Dialogfeld Extras – Ressourcen zuordnen

69 69 Sukzessive Vorgehensweise – Mehrere Ressourcen je Vorgang Dialogfeld Projekt – Informationen zum Vorgang

70 70 5. Strukturierung und Formatierung - Formatierung des Diagrammbereichs Darstellung der Balken: Farben Darstellung Anfang, Mitte, Ende Grafische Informationen Beschriftung der Balken

71 71 Strukturierung und Formatierung - Balkenformatierung Balkenplanassistent Dialogfelder Format – Balkenarten Dialogfeld Format - Balken

72 72 Strukturierung und Formatierung - Balkenformatierung

73 73 Strukturierung und Formatierung - Formatierung des Tabellenbereiches Größe des Tabellenbereiches verändern

74 74 Strukturierung und Formatierung - Formatierung des Tabellenbereiches Spalten anzeigen, verschieben und verbergen: Menü Einfügen – Spalten Drag + drop Markieren und über Rechtsklick ausblenden

75 75 Strukturierung und Formatierung - Formatierung der Zeitskala... über einen Doppelklick auf die Skala im Diagrammbereich

76 76 6. Wie läuft´s? Den Projektfortschritt aktualisieren - Projektcontrolling Effektives und effizientes Projektcontrolling heißt: Soll – Ist – Vergleiche durchzuführen Abweichungen festzustellen Abweichungen zu analysieren Steuerungsmaßnahmen zu definieren Steuerungsmaßnahmen empfehlen, einleiten und Effektivität kontrollieren

77 77 Aus der Projektplanung wird ein BASISPLAN generiert Er dient als Vergleichsreferenz zu den Ist-Werten Es können bis zu 11 Basispläne gespeichert werden, z.B. für Szenario-Analysen Der Basisplan ist eine Momentaufnahme des Projektes zum Zeitpunkt der Speicherung Basispläne enthalten Informationen zu Vorgängen Ressourcen und Zuordnungen Basispläne können für einzelne Vorgänge oder das gesamte Projekt angelegt werden, sind daher auch erweiterbar Wie läuft´s? Den Projektfortschritt aktualisieren - Anlage eines Basisplans

78 78 Speicherung des Basisplans über das Menü Extras – Überwachung – Basisplan festlegen Wie läuft´s? Den Projektfortschritt aktualisieren - Anlage eines Basisplans

79 79 Bei der Speicherung eines Basisplan werden alle aktuellen Werte in die Felder geplante xxxx kopiert ( Sollwerte) Wie läuft´s? Den Projektfortschritt aktualisieren - Sollwerte setzen

80 80 Während der Projektdurchführung sollten die IST-Daten folgender Kategorien gepflegt werden: Bearbeitungsstatus der Vorgänge (% abgeschlossen) und Termine Kosten Arbeit und Ressourcen Wie läuft´s? Den Projektfortschritt aktualisieren - Eingabe von Istwerten

81 81 Wie weit ist der Vorgang abgeschlossen? Aktualisierung z.B. über die Symbolleiste Überwachen Wie läuft´s? Den Projektfortschritt aktualisieren - Bearbeitungsstatus

82 82 Die Projektüberwachung kann über verschiedene Möglichkeiten erfolgen, z.B. Ansicht Balkendiagramm: Überwachung Fortschrittslinien kritischer Weg (kritischer Pfad) Wie läuft´s? Den Projektfortschritt aktualisieren - Projektüberwachung

83 83 Wie läuft´s? Den Projektfortschritt aktualisieren - Balkendiagramm: Überwachung

84 84 Wie läuft´s? Den Projektfortschritt aktualisieren - Fortschrittslinie

85 85 Zeitliche und inhaltliche Verschiebungen lassen sich über die definierten Meilensteine prüfen Vorgänge bzw. Ereignisse ohne Pufferzeit werden als kritisch (Kritischer Weg) bezeichnet. Sie sind sorgfältig zu überwachen, da eine Verzögerung das Projekt über den festgelegten Endtermin hinaus verschieben würde. Wie läuft´s? Den Projektfortschritt aktualisieren - Kritischer Pfad

86 86 Der kritische Pfad sollte regelmäßig angezeigt werden genau überwacht werden auf seinen Verlauf hin geprüft werden, um Änderungen durch Verschiebungen abschätzen zu können (z.B. Entwicklung eines neuen kritischen Pfades) Wie läuft´s? Den Projektfortschritt aktualisieren - Meilensteine und kritischer Pfad

87 87 Wie läuft´s? Den Projektfortschritt aktualisieren - Kritischer Pfad

88 88 7. Den Überblick behalten: Berichtswesen – Berichtsarten Microsoft Office Project 2007 stellt grundsätzlich zwei unterschiedliche Arten von Berichten zur Verfügung: Basisberichte (ein Format, in dem die Informationen adres- satenorientiert aufbereitet gedruckt werden können) Grafische Berichte (bereitgestellt über Microsoft Office Excel und Microsoft Office Visio) Für beide Berichtsformen stehen vordefinierte Berichte für Vorgänge, Ressourcen und Kreuztabellen zur Verfügung.

89 89 Den Überblick behalten: Berichtswesen – Basisberichte Die Basisberichte können im Dialogfeld Berichte des Menüs Bericht aufgerufen werden. Von dort kann die Kategorie des Berichts, der ausgeführt werden soll, ausgewählt werden ein bestimmter Berichts innerhalb der ausgewählten Kategorie ausgewählt werden eine Vorschau des zu druckenden Berichts angezeigt werden die Definition und die Einzelheiten eines bestimmten Berichts bearbeitet werden

90 90 Den Überblick behalten: Berichtswesen – Basisberichte Die Basisberichte sind in die folgenden sechs Kategorien unterteilt: Übersicht Vorgangsstatus Kosten Zuordnungen Arbeitsauslastung Benutzerdefiniert

91 91 Den Überblick behalten: Berichtswesen – Grafische Berichte Grafische Berichtsvorlagen stehen im Menü Bericht – Grafische Berichte in sechs Kategorien zur Verfügung: Vorgang: Einsatz Ressource: Einsatz Zuordnungseinsatz Vorgangszusammenfassung Ressourcenzusammenfassung Zuordnungszusammenfassung

92 92 Den Überblick behalten: Berichtswesen – Drucken von Seitenansichten Mit Hilfe des Projektberaters lassen sich Seitenansichten als Bericht drucken:

93 93 Den Überblick behalten: Berichtswesen – Drucken von Seitenansichten

94 94 Online-Kurs mit Mentor/Tutor Buch Projekte managen mit Microsoft Project Projekte auch in stürmischen Zeiten auf Erfolgskurs halten ISBN DIN A5, 266 Seiten, 252 Abb. 27 Glossarbegriffe 29,90 E-Learning-Kurs mit Mentor einschl. Buch und Zertifikat: 95.- E-Learning-Kurs mit Tutor einschl. Buch und 2 Zertifikaten: Leseprobe und kostenloser E-Learning- Kurs Schnelleinstieg Projektplanung auf:


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