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Business Value of Collaboration Andreas Kopp Strategieberater Microsoft Deutschland GmbH IM / / Telephony Audio/Video & Web Conferencing.

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Präsentation zum Thema: "Business Value of Collaboration Andreas Kopp Strategieberater Microsoft Deutschland GmbH IM / / Telephony Audio/Video & Web Conferencing."—  Präsentation transkript:

1 Business Value of Collaboration Andreas Kopp Strategieberater Microsoft Deutschland GmbH IM / / Telephony Audio/Video & Web Conferencing Meeting Workspaces Team Sites SucheBenachrichtigungen Formularwesen Portfolio Management

2 Business Value Business Value Wert einer Lösung aus Unternehmenssicht Wert einer Lösung aus Unternehmenssicht z.B. ausgedrückt in harten Zahlen (ROI) z.B. ausgedrückt in harten Zahlen (ROI) Collaboration Collaboration Die Zusammenarbeit von Anwendern wird durch geeignete Tools unterstützt Die Zusammenarbeit von Anwendern wird durch geeignete Tools unterstützt Zielsetzung des Vortrags Zielsetzung des Vortrags Mehrwert von Collaboration greifbar machen Mehrwert von Collaboration greifbar machen Praxisansätze zur Messung des Mehrwerts Praxisansätze zur Messung des Mehrwerts Aktuelle Markttrends und Prognosen Aktuelle Markttrends und Prognosen Microsoft Collaboration Roadmap Microsoft Collaboration Roadmap Business Value of Collaboration Worum geht es?

3 Collaboration – Einsatz und Trends Collaboration – Einsatz und Trends Return on Collaboration Return on Collaboration Microsoft Collaboration Futures Microsoft Collaboration Futures Ressourcen und Q&A Ressourcen und Q&A Business Value of Collaboration Agenda

4 Business Value of Collaboration Ausgangssituation Informationsdefizit in der Informationsflut 80% der Informationen liegen in unstrukturierten Dateninseln Mitarbeiter verbringen etwa 30% ihrer Zeit mit dem Suchen nach Informationen 1) Jedes Dokument existiert durchschnittlich 7 mal im Unternehmen 1) Neue Formen der Zusammenarbeit Weltweit verteilte virtuelle Projektteams Lokaler Bezug zum Arbeitsplatz spielt untergeordnete Rolle ist zum primären Kommunikationsmedium geworden Beschleunigung der Taktfrequenz im Business Innovationsdruck durch Globalisierung Time-to-Market wird zum kritischen Erfolgsfaktor Entscheidungen müssen in kürzeren Zeiträumen getroffen werden 1)IDC Studie

5 Collaboration Einsatz und Trends Begriff Wesentliche Elemente Gemeinsame Zielsetzung Gemeinsame Zielsetzung 1. Kommunikation, 2. Team-Arbeitsumgebung, 3. Koordination 1. Kommunikation, 2. Team-Arbeitsumgebung, 3. Koordination Asynchron und Real-Time Asynchron und Real-Time Auch abteilungs-, standort- und organisationsübergreifend Auch abteilungs-, standort- und organisationsübergreifendTechnologien Web Conferencing, , Chat, IM, Voice Integration Web Conferencing, , Chat, IM, Voice Integration Dokumentenablage, Dokumentenmanagement, Wikis, Blogs Dokumentenablage, Dokumentenmanagement, Wikis, Blogs Gruppenkalender, Ad hoc Workflows, Aufgabenmanagement Gruppenkalender, Ad hoc Workflows, Aufgabenmanagement Suche und Präsenz Suche und Präsenz Aktuelles Microsoft Portfolio SharePoint (WSS und SPS) SharePoint (WSS und SPS) Office 2003, Live Meeting 2005 Office 2003, Live Meeting 2005 Live Communications Server 2005 Live Communications Server 2005 Exchange Server 2003 Exchange Server 2003 Die Zusammenarbeit von Anwendern mit gemeinsamer Zielsetzung (z.B. Projektteam) wird durch geeignete IT-Tools (Collaborationlösungen) unterstützt

6 Collaboration Einsatz und Trends Marktüberblick und Trends Deutliches Wachstum Etwa 1 Mrd. Umsatz für Collaborationsoftware 2004 in EMEA 1) Etwa 1 Mrd. Umsatz für Collaborationsoftware 2004 in EMEA 1) Steigerung gegenüber dem Vorjahr um 14% Steigerung gegenüber dem Vorjahr um 14% Microsoft und IBM mit höchstem Umsatzanteil Microsoft und IBM mit höchstem Umsatzanteil Zusätzlich etliche Anbieter für Speziallösungen Zusätzlich etliche Anbieter für Speziallösungen Aktuelle Trends und Prognosen Starke Adaption von Next Generation Tools Starke Adaption von Next Generation Tools Erhöhte Bedeutung von Präsenzinformationen Erhöhte Bedeutung von Präsenzinformationen Vereinheitlichung von asynchronen und real-time Collaborationstechnologien Vereinheitlichung von asynchronen und real-time Collaborationstechnologien Stärkere Integration in Geschäftsprozesse (Contextual Collaboration) Stärkere Integration in Geschäftsprozesse (Contextual Collaboration) Tendenz zu integrierten Collaborationslösungen Tendenz zu integrierten Collaborationslösungen 1)Gartner Dataquest Report 2005 Marktabgrenzung: ECM, / Calendaring, Web Conferencing und Team Collaboration

7 Collaboration Einsatz und Trends Nutzenkategorien KategorieDetails Anwenderproduktivität Schnelleres Auffinden von relevanten Informationen 1) Schnelleres Auffinden von relevanten Informationen 1) Verbesserter Wissensaustausch 2) Verbesserter Wissensaustausch 2) Kommunikation in verteilten Teams 2) Kommunikation in verteilten Teams 2) Kostenreduktion Reduktion von Präsenzmeetings durch e-Conferencing 1) Reduktion von Präsenzmeetings durch e-Conferencing 1) Automatisierte Bereitstellungen von Sites (Self-Service) 1) Automatisierte Bereitstellungen von Sites (Self-Service) 1) Risikoreduktion Reduktion des Umfangs lokaler Datenhaltung 1) Reduktion des Umfangs lokaler Datenhaltung 1) Schutz sensibler Dokumente Schutz sensibler Dokumente Höhere Effizienz von Geschäftsprozessen Beschleunigung von Arbeitsabläufen 2) Beschleunigung von Arbeitsabläufen 2) Erhöhung der Qualität 2) Erhöhung der Qualität 2) Verbesserung von Entscheidungs- prozessen Fällen von Entscheidungen in verteilten Teams 2) Fällen von Entscheidungen in verteilten Teams 2) Verbesserte Informationsbasis Verbesserte Informationsbasis Qualitätsaspekte Prozessinnovation 3) Prozessinnovation 3) Produkt- und Serviceverbesserungen 3) Produkt- und Serviceverbesserungen 3) 1)Eigene Studien 2)IWPI-Studie IT Support for Global Collaboration (www.iwproductivity.org) 3)Qualitätsaspekte laut Gartner

8 Collaboration – Einsatz und Trends Collaboration – Einsatz und Trends Return on Collaboration Return on Collaboration Microsoft Collaboration Futures Microsoft Collaboration Futures Ressourcen und Q&A Ressourcen und Q&A Business Value of Collaboration Agenda

9 Define Vision Design solution Business Need Customer pain Define scope Build Solution Stabilize and test SupportDeploy Business Need Build Deploy Operate Changing OperatingSupporting Optimizing Der IT- Lifecycle vom Business Need bis zur fertigen Implementierung REJ ROI TCO Service Delivered Value Analysis Return on Collaboration Microsoft Business Value Framework Analyse & EntscheidungImplementierung Betrieb & Wartung OptA

10 Return on Collaboration OptA Framework Studie zur Weiterentwicklung des IT Arbeitsplatzes Anwenderperspektive steht im Vordergrund Definition einer Fokusgruppe (z.B. Projektteams) Wie effizient nutzen die Anwender ihren IT Arbeitsplatz? Anforderungen und Verbesserungspotenzial Vorgehensweise Interviews innerhalb der Fokusgruppe Entwicklung eines Lösungsdesigns Proof of Concept bzw. Pilot Definition von Metriken und Wirtschaftlichkeitsberechnung Ergebnisse Ist-Betrachtung bezüglich der Nutzung von IT Auf Anwenderanforderungen abgestimmtes Lösungsdesign Business Case (Verkürzung von Projektlaufzeiten, ROI, Payback etc.) Qualitative Nutzenbetrachtung

11 Return on Collaboration Quantifizierung des Mehrwertes Nutzenstatements Schnelleres Auffinden von relevanten Dokumenten X Verbesserte Abstimmung bezüglich aktueller Dokumente X Automatische toolbasierte Bereitstellung von Sites XX Reduktion des Umfangs lokaler Datenhaltung XXX Verbesserter Schutz vertraulicher Dokumente X Reduktion von Präsenzmeetings durch Remote-Collaboration XX Aktueller Projektstand immer für alle Teammitglieder verfügbar XX Schneller Zugriff auf Experten führt zu besseren Entscheidungen XX Verbesserte Informationsbasis fördert neue Ideen und Produkte X Zeitersparnis Anwender Zeitersparnis IT Risikoreduktion Sonst. Kostenreduktion Sonst. finanz. Auswirkung Qualitativer Nutzen 1. Klassifizierung der Auswirkung 2. Quantifizierung (Beispiel: Zeitersparnis Anwender) a)Anzahl betrachteter Vorgänge aktuell und zukünftig [h] b)Dauer pro Vorgang aktuell und zukünftig [h] c)Finanzielle Bewertung (Vollkostensatz, Wertschöpfung) [ / h] d)Produktivitätswirksamkeit [%] Hilfestellung: Referenzstatistiken, Studien, Expertenschätzung, Pilot

12 Return on Collaboration Quantifizierung des Mehrwertes Nach Abschätzung von Projekt- und Betriebskosten ergeben sich Jährliche Einsparungen in Personentagen und Jährliche Einsparungen in Personentagen und Zahlungsreihe (3 bis 5 Jahre) Kennzahlen der Investitionsrechnung (ROI, NPV, IRR, Payback) Größenordnungen nur zur Illustration

13 Nicht alle Aspekte können angemessen durch monetäre Kennzahlen ausgedrückt werden Nicht alle Aspekte können angemessen durch monetäre Kennzahlen ausgedrückt werden Weiche Faktoren sind wesentlicher Bestandteil des Nutzens von Collaboration Weiche Faktoren sind wesentlicher Bestandteil des Nutzens von Collaboration Ein vollständiger Business Case sollte auch diese Punkte berücksichtigen Ein vollständiger Business Case sollte auch diese Punkte berücksichtigen Return on Collaboration Qualitativer Nutzen Echtzeitkommunikation in der Rechnungseingangsbearbeitung beschleunigt den Prozess Schneller Zugriff auf Experten führt zu besseren Entscheidungen Verbesserte Informationsbasis fördert neue Ideen und Produkte Höhere Effizienz da aktueller Projektstand immer für alle Teammitglieder verfügbar ist Trifft nicht zu Trifft voll und ganz zu Although the value of collaboration may not be immediately apparent, that doesnt mean its not paying off in big dividends. (Gartner 2005) that doesnt mean its not paying off in big dividends. (Gartner 2005)

14 Return on Collaboration Gegenüberstellung mehrerer Alternativen Gering Hoch Alternative 2 Team-Sites für Bereich XY Alternative 3 Web-Conferencing für Projektteam Alternative 1 Unternehmensweite Collaborationservices 0 %200 %400 % Quantitativer Nutzen (ROI, Kapitalwert) (relative) Komplexität Kurze Projektlaufzeiten Kurze Projektlaufzeiten Wenige Systeme betroffen Wenige Systeme betroffen Geringes Risiko Geringes Risiko Viele Abhängigkeiten Viele Abhängigkeiten Hohe Unsicherheit Hohe Unsicherheit Hoher Integrationsaufwand Hoher Integrationsaufwand Der Umfang der Kreise gibt qualitative Kriterien wieder: Strategische Aspekte Strategische Aspekte Dringlichkeitsaspekte Dringlichkeitsaspekte

15 Collaboration – Einsatz und Trends Collaboration – Einsatz und Trends Return on Collaboration Return on Collaboration Microsoft Collaboration Futures Microsoft Collaboration Futures Ressourcen und Q&A Ressourcen und Q&A Business Value of Collaboration Agenda

16 Microsoft Collaboration Futures Office System Investitionsbereiche Knowledge Discovery and Insight Make the right information available to more people Enterprise Content Management Make it simple to author & manage content and documents Team Collaboration Keep co-workers, partners and customers in sync Fundamentals Make it more secure, manageable and reliable Information Worker Solutions Build client and web-based applications with workflow and line-of-business interoperability Personal Productivity Increase employee self-sufficiency and effectiveness

17 Microsoft Collaboration Futures Office 12 Produktivität Individuelle Anwenderproduktivität Individuelle Anwenderproduktivität Oberfläche und Usability Oberfläche und Usability Unterstützung mobiler Anwender Unterstützung mobiler Anwender Management von Zeit, Aufgaben und Informationen Management von Zeit, Aufgaben und Informationen Neuerungen (Beispiele) Ergebnisorientierte Benutzeroberfläche Ergebnisorientierte Benutzeroberfläche Professionelle Visualisierung Professionelle Visualisierung XML basiertes Dokumentenformat XML basiertes Dokumentenformat Sharepoint Offline Funktionalität Sharepoint Offline Funktionalität Einfachere Sharepoint Extranet Nutzung Einfachere Sharepoint Extranet Nutzung Personal Productivity Increase employee self-sufficiency and effectiveness

18 Microsoft Collaboration Futures Office12: Ergebnisorientierte Oberfläche Prototype only

19 Microsoft Collaboration Futures Office 12 Enterprise Content Management Technologien zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Content und Dokumenten zur Unterstützung von organisatorischen Prozessen. Technologien zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Content und Dokumenten zur Unterstützung von organisatorischen Prozessen. Management des Lebenszyklus von Content auf einer einheitlichen Plattform, die einfach zu verwalten und zu nutzen ist Management des Lebenszyklus von Content auf einer einheitlichen Plattform, die einfach zu verwalten und zu nutzen ist Neuerungen (Beispiele) Verbessertes Handling von Metadaten Verbessertes Handling von Metadaten Navigation in Sharepoint Navigation in Sharepoint Dokumentenfreigabe und Workflow Dokumentenfreigabe und Workflow Berechtigungen, Auditing und Dokumentenhistorie Berechtigungen, Auditing und Dokumentenhistorie Zentrale Steuerung von IRM Policies und Gültigkeit nach Contenttyp Zentrale Steuerung von IRM Policies und Gültigkeit nach Contenttyp Enterprise Content Management Make it simple to author & manage content and documents

20 Microsoft Collaboration Futures Office 12 Collaboration Verbesserte Zusammenarbeit im Team, in der Organisation sowie mit Kunden und Partnern Verbesserte Zusammenarbeit im Team, in der Organisation sowie mit Kunden und Partnern Stärkere Integration von Collaboration- Tools Stärkere Integration von Collaboration- Tools Neuerungen (Beispiele) Integration von Telephonie, Web Conferencing, Präsenz und IM Integration von Telephonie, Web Conferencing, Präsenz und IM Ad hoc und strukturierte Workflows (WSS, Frontpage, Workflow SDK) Ad hoc und strukturierte Workflows (WSS, Frontpage, Workflow SDK) Verbesserte Suche, Benachrichtigung, RSS Support Verbesserte Suche, Benachrichtigung, RSS Support Project Workspaces in Sharepoint Project Workspaces in Sharepoint Nutzung von Meeting Informationen (Aufzeichnungen, Post-Meeting Search, gemeinsame Notizen) Nutzung von Meeting Informationen (Aufzeichnungen, Post-Meeting Search, gemeinsame Notizen) Team-Collaboration Keep co-workers, partners and customers in sync

21 Microsoft Collaboration Website Microsoft Collaboration Website Microsoft Business Value Website Microsoft Business Value Website Information Work Productivity Institue (IWPI) Information Work Productivity Institue (IWPI) Office 12 Preview Office 12 Preview Business Value of Collaboration Ressourcen


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