Lions Clubs International

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Kommunikation im Multidistrikt 111 Mitgliederdatenverwaltung, Newsletter System, Organisation von Veranstaltungen Freitag, 31. März 2017 Seminare 2011/2012 Frank Gerlinger, GRIT

Programm Inhalt: Kommunikationskonzept MD 111 Neue Mitgliederdatenverwaltung Newsletter-Versand Software: Kostenfreie Lizenzen für den Club Veranstaltungen mit Amiando Ankündigung des Inhalts des in den nächsten 3 Stunden vermittelt wird. (ggf. Punkte entfernen und kürzen) Frank Gerlinger, GRIT

Mitgliederverwaltung & electronic Monthly Membership Report Club- sekretär eMMR Statistiken Auswertungen Kommunikation Print Steuerung Nutzer & Rechte Präsentation: Distrikt, Club usw. . . . Fluktuation, Altersaufbau Mitglieder-verwaltung GLT u. GMT (MERL) Nachdem früher mehrere Datenbestände gepflegt wurden, und das zu unterschiedlichen Zeiten und von unterschiedlichen Personen, gibt es nur noch eine gemeinsame Quelle für die Personendaten - die Online Mitgliederverwaltung. Die Last der Verantwortung liegt auf dem Clubsekretär, denn er bedient den zentralen Punkt der Information. Unkonzentrierte Eingabe oder falsche Inhalte können fatale Folgen haben. . . Nachrichten an Zielgruppen Newsletter-System Archiv . . . Versand LION monatlich Mitgliederverzeichnis / CD Frank Gerlinger, GRIT

Mitgliederverwaltung Thema Inhalt Aufgaben Zeit Mitgliederverwaltung Hintergründe Meldungen Termine Datenschutz Statusabfrage d. Meldungen Transaktionen (Nutzen für den Club) (Online-Arbeit) Zusammenhänge verstehen organisieren/durchführen Einhalten Erfüllen Teilnahme gewährleisten Alle Arten kennen und durchführen können Funktionen kennen und den Mitgliedern bereitstellen 90 Min 50 Min Wichtig! Ankündigung für den Zuhörer: Thema und Inhalt, Nennung des Zieles, warum diese Information gegeben wird und ein Zeitrahmen. Diese Information zu Beginn der Veranstaltung befriedigt das natürliche Interesse des erwachsenen Zuhörers, denn er kann sich mental auf die kommenden Minuten/Stunden einstellen. Frank Gerlinger, GRIT

Mitgliederverwaltung Lions Clubs International Mitgliederverwaltung Sensibilisierung des Zuhörers für das Thema – Hintergrundinformationen: Der Name LIONS CLUBS INTERNATIONAL sagt es bereits: INTERNATIONAL Der Einzelne ist zwar Mitglied in seinem eigenen Club, dieser aber ist Mitglied in der INTERNATIONAL ASSOCIATION OF LIONS CLUBS Diese Mitgliedschaft des Club berechtigt erst zur Nutzung des Logos mit dem ‚L‘ und die Referenz auf die Organisation. Das Foto zeigt den Hauptsitz in Oak Brook, einem Vorort von Chicago. Wenn der Club diese Mitgliedschaft nicht eingegangen wäre, hätte er einen anderen Namen und wäre nicht Bestandteil der Weltgemeinschaft. Melvin Jones, der Gründer von 1917 sagt dazu: Die Summe aller Clubs können gemeinsam mehr erreichen als alle Clubs einzeln. Frank Gerlinger, GRIT

Mitgliederverwaltung Clubs sind Mitglied der internationalen Gemeinschaft der Lions Clubs Grundlagen für die Teilnahme sind geregelt in : Die Mitgliedschaft in der Weltgemeinschaft ist geregelt. In dem kleinen Heftchen „Constitution and By Laws“ (auch internationale Satzung genannt) sind auf ca. 50 Seiten alle Regeln erfasst. Hier findet man Antwort auf nahezu jede Fragestellung, die Verfahren bei den Lions betrifft. Diese Regeln werden regemäßig angepasst und erweitert. Dafür bedarf es der Zustimmung aller Lions, die dann im Wahlverfahren auf der jährlichen International Convention abstimmen. Grundregel für Abstimmungen bei Lions: Stimmen darf, wer lt. Satzung stimmberechtigt ist und persönlich anwesend ist. Das gilt im Clubleben genauso wie auf der International Convention. Briefwahl oder Bevollmächtigung von anderen Lions ist nicht erlaubt und ungültig. Frank Gerlinger, GRIT

Mitgliederverwaltung Clubs sind Mitglied der internationalen Gemeinschaft der Lions Clubs Zwei Pflichten sind Voraussetzung für die Teilnahme: 1. Zahlung von Beiträgen Um Mitglied in dieser Weltgemeinschaft zu werden, sind zwei Dinge zu befolgen: Zahlung von Beiträge und 2. Monatliche Meldungen Die Meldungen betreffen „M & A“ , Mitglieder (An- Abmeldungen oder nur den Status) und Activities, wenn in dem Monat eine durchgeführt wurde. So bleibt die Gemeinschaft effektiv, transparent und nach außen als solches sichtbar. Nachdem früher (bis 2005) diese Meldungen in Schriftform an den Hauptsitz geschickt wurden, gibt es heute eine online Mitgliederverwaltung. Die Activity-Berichte werden z.Zt. kumuliert jährlich abgegeben. Bald wird die Entwicklung so weit sein, dass auch diese Meldungen wieder monatlich von den Clubs ebenfalls online abgegeben werden. 2. Monatliche Meldungen Frank Gerlinger, GRIT

Mitgliederverwaltung Umsetzung im MD neue Adresse: NEU: Mitgliederverwaltung: Der Multi Distrikt 111 gibt die Mitgliedermeldungen automatisch aus der online Mitgliederverwaltung ab. Angabe Internet Adresse. Seit 2011 haben auch unsere LEOS eine online Mitgliederverwaltung, die auf der gleichen Datenbasis aufbaut. Angabe Internet Adresse. Zum Üben gibt es die Adresse : NEU Frank Gerlinger, GRIT

Mitgliederverwaltung Anmeldeverfahren: Registrieren Login Die Anmeldung ist automatisiert und erfordert kein manuelles Eingreifen von Hilfpersonal, Verschicken von Passwörtern u.ä. Voraussetzung ist: der Anmelder kennt seine eigene internationale Mitgliedsnummer. Erste Anmeldung erfolgt über die Funktion „Passwort vergessen“, denn dieser Vorgang kann beliebig oft wiederholt werden, wenn man z.B. das Passwort vergessen hat. Frank Gerlinger, GRIT

Mitgliederverwaltung Anmeldeverfahren: Registrieren Da neben der internationalen Nummer auch eine Adresse gespeichert ist, reicht es aus, wenn nun die interntionale Nummer und zur Sicherheit der damit verbundene Name angegeben wird. Frank Gerlinger, GRIT

Mitgliederverwaltung Anmeldeverfahren: Registrieren Das System verschickt nun ein Nachricht an die hinterlegte Adresse. Diese Nachricht enthält einen Link, der hierhin führt (neue Seite) Frank Gerlinger, GRIT

Mitgliederverwaltung Anmeldeverfahren: Registrieren Die Mitgliedsnummer wird angezeigt. Der Benutzer gibt sein Wunschpasswort ein. Zur Sicherheit ein zweites Mal. Mit „Zurücksetzen“ wird das Passwort gültig. Nun kann er sich in der blauen Login-Box mit Nummer und seinem Passwort anmelden. Frank Gerlinger, GRIT

Mitgliederverwaltung TERMINE - Meldungen: werden rechtzeitig auf der Startseite für die S eingeblendet Änderungen: sofort Bestellung Verzeichnis: bis 1.3. d.J. Druckfreigabe Verzeichnis: bis 1.5. d.J. Sekretäre und ausgewählte Ämter erhalten nun die Berechtigung, personenbezogene Daten zu pflegen. Das System erstellt ein Protokoll über die Art der Änderung und hält den Auslöser fest. Diese Termine sind wichtig für den administrativen Ablauf im Club. Bestellung Verzeichnis (gedrucktes Verzeichnis – siehe Clubdaten): hier wird nur festgehalten, welche Anzahl bestellt wird. Diese Angabe ist wichtig, da der Druck einer so großen Menge an „Büchern“ eine vorzeitig Bestellung des Papiers erfordert. Bestellregel: das jährliche Mitgliederverzeichnis ist Bestandteil der Mitgliedschaft. Jeder bekommt eins (Buch oder CD). Die Mindestabnahme an Büchern ist „5“. Die Diffferenz zur Mitgliederanzahl im Club muss dann als CD bestellt werden. Die Angabe am 1.3. des Jahres gilt als verbindliche Bestellung. Die Daten selbst, die im Verzeichnis erscheinen, werden dem Verlag am 1.5. jeden Jahres übermittelt. Frank Gerlinger, GRIT

Mitgliederverwaltung Anmeldeverfahren: NEU: jedes Mitglied kann seine Daten einsehen Berechtigungen für die Bearbeiter (S, KS, GS …) werden automatisch vergeben und passen sich am 1.7. d.J. an S und KS können wichtige Adressen tagesaktuell als EXCEL laden Jedes Mitglied kann sich an der Mitgliederverwaltung anmelden und ein Passwort generieren. Lt. Datenschutzgesetz hat jeder das Recht, einzusehen was über ihn selbst gespeichert ist. Wenn jemand im laufenden Lionsjahr ein Amt bekleidet, das zu Datenpflege berechtigt, so schaltet das System die nötigen Funktionen am ersten Tag der Amtsausübung frei ( in der Regel der 1.7. des Jahres) und nimmt sie bei Ende der Amtszeit wieder weg. Frank Gerlinger, GRIT

Mitgliederverwaltung Funktion: Abgleich Datenbestand MD Oak Brook Folgende Meldungen (Transaktionen) sind möglich: „keine Änderungen“ ( monatlich !! ) Wie bereits berichtet sind die Meldungen Grundvoraussetzungen für die Mitgliedschaft in der Internationalen Vereinigung der Lions Clubs. Meldungen, die online abgegeben werden, werden gesammelt und täglich direkt mit der Mitgliederverwaltung des Hauptsitzes Oak Brook abgeglichen. Daher auch die monatliche Meldung „Bestätigung“, die dem Hautpsitz mitteilt „der Club ist lebendig, der Mitgliederbestand ist gleich geblieben“. Diese Meldung muss abgegeben werden. Frank Gerlinger, GRIT

Mitgliederverwaltung Folgende Meldungen (Transaktionen) sind möglich: 2. Änderung an Personendaten Man kommt zur Mitgliederdatenpflege zunächst über „Mitglieder bearbeiten“ an die Mitgliederliste. Hier werden die Namen inkl. Internationaler Nummer und dem Mitgliedsstatur angezeigt. Ein Klick auf den Namen führt zur Bearbeitung des jeweiligen Mitglieds. Frank Gerlinger, GRIT

Mitgliederverwaltung Folgende Meldungen (Transaktionen) sind möglich: 2. Änderung an Personendaten Die Daten sind in diese 5 Kategorien aufgeteilt. Frank Gerlinger, GRIT

Mitgliederverwaltung Folgende Meldungen (Transaktionen) sind möglich: 2. Änderung an Personendaten Änderungen Angaben zur Person: Eingabe der Felder wie bezeichnet. Neu ist das Feld „Vita“. Es wird z.Zt. genutzt, um bei dem aktuellen und künftigen Distrikt Governor einen Text zu hinterlegen. Dieser Text wird dann auf der Webseite > Distriktkabinett angezeigt. Gleichzeitig wird dieser Text vom Verlag übernommen und bei der Vorstellung der einzelnen Distrikte beim DG publiziert zu werden. Das Foto am unteren Bildrand dient dem gleichen Zweck. Hier wird dieses Foto an die Darstellung von Amtsträgern und Mitgliedern an die Webseite übertragen. So kann der Club auf seiner eigenen Homepage (im CMS des Multi Disgtrikts) z.B. eine Liste aller Mitglieder inkl. Foto ausgeben. Frank Gerlinger, GRIT

Mitgliederverwaltung Folgende Meldungen (Transaktionen) sind möglich: 2. Änderung an Personendaten Erreichbarkeit: Mindestangaben für die Erreichbarkeit an der Privatadresse sind mit ‚*‘ gekennzeichnet und müssen eingegeben werden. Die Geschäftsadresse ist optional für den gewünschten Ausdruck im Verzeichnis oder Sendung der Mitgliederzeitschrift. Frank Gerlinger, GRIT

Mitgliederverwaltung Folgende Meldungen (Transaktionen) sind möglich: 2. Änderung an Personendaten Die International Mitgliedsnummer ist nicht editierbar. Probleme hierzu löst der IT Beauftragte des Multi Distrikts. Eintritt bei Lions International ist rein informatorisch. Hier wird abgebildet, was der Hautpsitz gespeichert hat. Frank Gerlinger, GRIT

Mitgliederverwaltung Folgende Meldungen (Transaktionen) sind möglich: 2. Änderung an Personendaten Kommunikation gibt an, wohin Nachrichten gerichtet werden sollen. Die Anzahl beim Versand LION ist standardmäßig ‚1‘. In Fällen, wo zwei Lions eines Club in einem gemeinsamen Haushalt leben, kann bei einem eine ‚0‘ gesetzt werden. Die Nichtlieferung ist nicht mit einer Beitragsreduzierung verbunden. Überschüssige Exemplare werden für andere Zwecke genutzt (Versand in andere deutschsprachige Länder etc.). Frank Gerlinger, GRIT

Mitgliederverwaltung Folgende Meldungen (Transaktionen) sind möglich: 2. Änderung an Personendaten Da die Eingabe von Privatadresse obligatorisch ist, lässt sich hier die Veröffentlichung unterbinden. Für jedes Feld oder Gruppe muss eine Freigabe erteilt werden. Frank Gerlinger, GRIT

Mitgliederverwaltung NEU: Mehrfachfelder als Liste: Besonderheit: Angaben, die mehr als eine Auswahl beinhalten lassen sich natürlich nicht in einem Feld unterbringen. Daher nutzen wir hier jeweils eine ‚Liste‘. Hier das Beispiel „Sprachen, die ein Mitglied beherrscht“. Es öffnet sich das „Listenfenster“ und man kann in der Dropbox in der unteren Hälfte des Fensters eine der bei Lions dokumentierten Sprachen auswählen. Mit dem ‚+‘ Zeichen neben der Dropbox fügt man die Auswahl der Liste im oberen Bereich hinzu. Mit ‚X‘ kann eine falsche Auswahl wieder gelöscht werden. Wenn die Liste vollständig ist, wird das Fenster wieder geschlossen. Frank Gerlinger, GRIT

Mitgliederverwaltung NEU: Mehrfachfelder als Liste: Berufeschlüssel Das gleiche Verfahren wird hier in komplexerer Form für den internen Berufeschlüssel angewandt. Der Schlüssel ist für den internen Bereich vorhanden. Hier sollen die für die Lions-Organisation möglicherweise interessanten Mitglieder recherchierbar gemacht werden. Es ist keine Notwendigkeit, hier Berufe zu verschlüsseln, die für die Lions-Arbeit nicht unbedingt gesucht werden. Interessant sind Lions, die aufgrund Ihres Berufes für die Arbeit und die Entwicklung einen Beitrag leisten könnten. Sei es als Hilfeleistende oder aber auch aus Sachverständige o.ä. Das bisherige Textfeld zum Beruf ist hiervon unberührt und dient weiterhin auch zur Veröffentlichung. Frank Gerlinger, GRIT

Mitgliederverwaltung NEU: Mehrfachfelder als Liste: Berufeschlüssel Frank Gerlinger, GRIT

Mitgliederverwaltung Folgende Meldungen (Transaktionen) sind möglich: 3. Neuaufnahme eines Mitglieds Neuaufnahmen in einen Club ist komplexer als zunächst geahnt. Denn, wenn man den Weg und Werdegang eines Lion mit dokumentiert, ist eine korrekte Zuordnung der richtigen Person notwendig. Die entsprechenden Meldungen für den internationalen Dialog mit dem Hauptsitz werden automatisch abgegeben. Neuzugang: Man gibt Vornamen, Namen und das Geburtsdatum an. Das System sucht nach der Person. Frank Gerlinger, GRIT

Mitgliederverwaltung Folgende Meldungen (Transaktionen) sind möglich: 3. Neuaufnahme eines Mitglieds Hier wird der neu aufgenommene Lion gefunden. Er ist aktives Mitglied in einem anderen Club. Lt. Satzung kann er dann kein aktives Mitglied in diesem Club werden. Die Satzung beschert uns jedoch mit 7 verschiedenen Typen der Mitgliedschaft. Hier kann dieses Mitglied folgende Mitgliedschaften trotzdem erhalten: Ehrenmitglied und assoziiertes Mitglied. Beschreibung der Mitgliedschaftstypen am Ende des Vortrags. Frank Gerlinger, GRIT

Mitgliederverwaltung Folgende Meldungen (Transaktionen) sind möglich: 3. Neuaufnahme eines Mitglieds Datum der Aufnahme wir über einen kleinen Pop-Up Kalender geregelt. Wie alle anderen Meldungen auch kann diese Meldung um 2 Monate zurückliegen. Meldungen, die für einen früheren Zeitpunkt abgegeben werden, können nicht akzeptiert werden (Satzung). Meldungen für die Zukunft dürfen nicht abgegeben werden. Frank Gerlinger, GRIT

Mitgliederverwaltung Folgende Meldungen (Transaktionen) sind möglich: 3. Abmelden eines Mitglieds Termine gelten auch für die Abmeldung. Es wird das Datum innerhalb der erlaubten Grenzen angegeben und die Abmeldung mit einem der vorgegebenen Gründe versehen. Frank Gerlinger, GRIT

Mitgliederverwaltung Folgende Meldungen (Transaktionen) sind möglich: 4. Besonderheit: Abmelden – Mitglied auf Lebenszeit Besonderheit: Mitglied auf Lebenszeit. Dieser Mitgliedstyp ist eingeführt worden, um Mitglieder eines Clubs für ihren Einsatz besonders zu ehren. Das „Ehrenmitglied“ hat immer externen Ursprung – der Club zahlt die Beiträge. Bei dem Mitglied auf Lebenszeit wird ein Antrag (auf der Startseite MV als PDF verfügbar) an den Hauptsitz mit einer pauschalen Vorabüberweisung von z.Zt. 500 $ gestellt. Da künftig keine int. Beiträge für dieses Mitglied anfallen, wird das Mitglied über die Funktion „Mitglied abmelden“ und dem Grund „Mitglied auf Lebenszeit“ abgemeldet. Hiermit wird die Abmeldung aus dem amerikanischen Rechnungssystem ausgelöst. Das System meldet das Mitglied automatisch sofort dann wieder als „Mitglied auf Lebenszeit“ an. Distrikt- und Multi Distrikt Gebühren fallen nach wie vor an. Es ist dem Club überlassen, wer diese zahlt. Frank Gerlinger, GRIT

Mitgliederverwaltung Folgende Meldungen (Transaktionen) sind möglich: 5. Amtsträger Amtsträger: Jährlich nach der Mitgliederversammlung im Frühjahr werden die Clubvorstände neu gewählt. Nachdem diese bekannt sind, werden sie mit der Funktion „Clubamtsträger“ eingegeben. Bitte das Jahr korrekt einstellen. Die Auswahl kann immer das letzte, das aktuelle und das nächste Lionsjahr anzeigen. Frank Gerlinger, GRIT

Mitgliederverwaltung Folgende Meldungen (Transaktionen) sind möglich: 5. Amtsträger - Mehrfachfeld: Liste eines Ausschusses Auch hier wird bei Mehrfachnennungen eine Liste (Ausschuss) erstellt. Frank Gerlinger, GRIT

Mitgliederverwaltung Folgende Meldungen (Transaktionen) sind möglich: 5. Amtsträger - Druckvorschau Bei korrekter Auswahl des Jahres kann jeweils eine „Druckvorschau“ erstellt werden. Diese kann ausgedruckt und beim nächsten Clubabend vorgelegt werden. Es ist eine Zusammenstellung der Daten, die gemäß der Einstellungen veröffentlicht werden. Es soll keine exakte Vorschau sein. Frank Gerlinger, GRIT

Mitgliederverwaltung 6. Clubdaten bearbeiten Angabe für die Bestellung der Verzeichnisse (wurde vorher bereits behandelt) Frank Gerlinger, GRIT

Mitgliederverwaltung Listen und Berichte Auch die Vorschau für einzelen Lions ist direkt aus der Mitgliederliste möglich Frank Gerlinger, GRIT

Mitgliederverwaltung Listen und Berichte Der Sekretär kann jederzeit eine aktuelle EXCEL Tabelle mit allen Daten aller Mitglieder erzeugen und downloaden. ACHTUNG DATENSCHUTZ: Vor dem Speichern dieser Liste muss sie unter EXCEL mit einem Kennwort versehen werden. Sekretäre, die dieses unterlassen machen sich strafbar im Sinne des bundesdeutschen und europäischen Datenschutzgesetzes. Frank Gerlinger, GRIT

Mitgliederverwaltung Distriktebene: Prüfen der Clubmeldungen Der KS hat auf der Distrikt Ebene die Möglichkeit, sich eine ähnliche Liste mit den Clubvorständen zu generieren. Die Liste gibt gleichzeitig Aufschluss über den Meldestand zu beginn des Jahres. Es ist die Aufgabe des KS, die Clubs anzuhalten, die Vorstände bis zum 1.5. des Jahres zu melden. Es gilt der gleiche Datenschutz wie bei der Clubliste! Frank Gerlinger, GRIT

Mitgliederverwaltung Distriktebene: Amtsträger bearbeiten NUR KS Schulung: Bitte darauf achten, dass das korrekte Jahr ausgewählt ist. Frank Gerlinger, GRIT

Mitgliederverwaltung Distriktebene: Amtsträger bearbeiten Da die Lions aus dem gesamten Distrikt kommen können, ist eine einfache Dropbox nicht praktikabel. Daher gibt es im Eingabefeld eine kontinuierliche Suche. Je mehr man vom Name des Gesuchten eingibt, desto präziser ist die Dropliste, die sich dann auftut. Sie enthält Namen inkl. des Heimatclubs. Durch Klick auf den Namen in der Liste wird er Gesuchte eingetragen. Frank Gerlinger, GRIT

Mitgliederverwaltung TERMINE eMMR – Meldung monatlich Änderungen bei Bedarf sofort Amtsträger (sofort nach der Wahl) bis 1.5. Bestellung Mitgliederverzeichnis bis 1.3. TERMINE ggf. die Gründe für die Termin wiederholen Frank Gerlinger, GRIT

Mitgliederverwaltung DATENSCHUTZ 1. Schriftliche Erklärung des Mitglieds DATENSCHUTZ Laut Datenschutz Gesetz muss für die elektronische Speicherung eine schriftliche Einverständniserklärung des Mitglieds vorliegen. Im MD 111 wird es so gehandhabt, dass wir das Formular für die Neuaufnahme eine Mitglieds auch von den bestehenden Mitgliedern unterschreiben lassen. Es beinhalten auf der Rückseiten eine entsprechende Erklärung. Diese Erklärung heftet der Clubsekretär ab und hält sich für Eventualitäten bereit. Frank Gerlinger, GRIT

Mitgliederverwaltung DATENSCHUTZ 2. Verpflichtungserklärung des Clubsekretärs Der Multi Distrikt, das HDL und der Hauptsitz Oak Brook als Nutzer der Daten muss davon ausgehen, dass dieses schriftliche Einverständnis vorliegt. Andernfalls dürfen die Daten nicht gespeichert werden! Einverständnis des Mitglieds ist also Voraussetzung für die Mitgliedschaft. Der Clubsekretär und alle berechtigten Beauftragte müssen eine Verpflichtungserklärung zu dieser Verfahrensweise abgeben. Sie findet sich auf Seite 3 der Datenschutzrichtlinie des MD. Als PDF Download auf der Startseite der MV erhältlich. Die Verpflichtungserklärung wird unterschrieben und formlos an das Generalsekretariat Wiesbaden geschickt. Frank Gerlinger, GRIT

Mitgliederverwaltung Thema Inhalt Aufgaben Zeit Mitgliederverwaltung Hintergründe Meldungen Termine Datenschutz Statusabfrage d. Meldungen Transaktionen Nutzen für den Club Online-Arbeit Zusammenhänge verstehen organisieren/durchführen Einhalten Erfüllen Teilnahme gewährleisten Alle Arten kennen und durchführen können Funktionen kennen und den Mitgliedern bereitstellen 120 Min 50 Min Rückblick. Es könnte hier online – Demo erfolgen. Bei Schulungen für zukünftige Sekretäre kann man diese auf der Trainingsplattform bereits als S eingeben. Dann können diese sich registrieren und schon üben. Frank Gerlinger, GRIT

Nachrichtensystem Nachrichten- und Newsletter-System des MD Das System soll den unkontrollierten Verkehr ablösen. Wesentliche Teile der Kommunikation zwischen Amtsträgern innerhalb der Organisationsebene und weiter nach unten abbilden. Die Flut an überflüssig versendeten Nachricht ist groß und führt bei den Lions zu Frust und Ablehnung. Das System soll eine schnelle und effektive Übermittlung von Nachrichten ermöglichen. Die Arbeit rationalisieren und effektiver machen. Jeder Lion kann sich an der Mitgliederverwaltung registrieren und bekommt Zugriff auf das Sende-Archiv seiner Berechtigungsstufe. Im einfachsten Falle können Clubmitglieder sich die versendeten Protokolle und Einladungen des Clubs aus der Vergangenheit ansehen und laden. Frank Gerlinger, GRIT

Nachrichtensystem Wer darf versenden? MD GS, GRIT, Distrikt DG, VG, 2.VG,KS, KIT R, Z RCH, ZCH Club P, S, W, M Bei Anmeldung an das System erkennt es ggf. das Amt des Benutzers und ordnet ihm eine Sendeberechtigung an bestimmte Empfängergruppen zu. Frank Gerlinger, GRIT

Nachrichtensystem An wen darf er senden ? MD GS, GRIT, Distrikt Amtsträger selektiert Mitglieder R, Z . . . Club Frank Gerlinger, GRIT

Nachrichtensystem Nachrichten / Newsletter – Versand mit 3 Klicks: Eine Nachricht oder ein Newsletter ist schnell erstellt und an den richtigen Personenkreis versendet. auswählen Erstellen / kopieren abschicken Frank Gerlinger, GRIT

Nachrichtensystem Nachrichten / Newsletter – Versand mit 3 Klicks: auswählen Je nach Amt des Senders erscheinen differenziert Zielgruppen geordnet nach: Clubmitgliedern Amtsträgern freien Adressen (Adresslisten) definierte Zielgruppen zum selektieren: z.B. Neue Lions im Distrikt vom bis 31.5 Neue Funktionen werden erweitert. Frank Gerlinger, GRIT

Nachrichtensystem Nachrichten / Newsletter – Versand mit 3 Klicks: Erstellen / kopieren Auswahl des Briefpapiers: Nachricht(blau) oder Newsletter(gelb) Eingabe Betreff: wichtig! Nachricht oder Anschreiben bei Versand von gestalteten Dokumenten. Anhänge auswählen und hochladen. Anhänge werden nicht verschickt, sondern als Download-Link ans Ende gestellt. Der Empfänger klickt und lädt dann den Anhang. Dadurch schneller Versand, kleinere Dateien. Frank Gerlinger, GRIT

Nachrichtensystem Nachrichten / Newsletter : Auswahl: Brief oder Newsletter Frank Gerlinger, GRIT

Nachrichtensystem Archiv: Je nach Berechtigung erhält der Benutzer alle Nachrichten, die auf den entsprechenden Berechtigungsebenen auch von anderen verschickt wurden. In der Übersicht erscheint: Versand Datum Absender Verteiler Betreff der Nachricht Versand-Status Anhänge Frank Gerlinger, GRIT

Nachrichtensystem Start: MDV Osnabrück Automatische Erkennung des Versenders Zuordnung von Senderechten und Zielgruppen Keine Berührung zu realen Adressen Verwendung aktueller Adressen (im Hintergrund online aus Mitgliederverwaltung) Versand-Archiv zugängig für Mitglieder der Versandebene Frank Gerlinger, GRIT

Der Tipp zur Cluborganisation: Deutscher Ableger der internationalen Organisation Produktspenden der IT-Hersteller : Adobe, Cisco, Efficient Elements, Exclaimer GiftWorks, Laplink, Microsoft, O&O Software, SAP, und Symantec. Hier wird eine online Plattform vorgestellt, die zu „Versandkosten“ wertvolle Software zur Verfügung stellt. Betreiber: die Stiftung „Stifter-Helfen“ Bestellen kann jede anerkannte gemeinnützige Organisation, d.h. in der Regel das Club-Hilfswerk. Registrieren: inkl. Vereinssatzung aus der die gemeinnützigen Ziele hervorgehen uploaden der Satzung und des Freistellungsbescheids des FAs. Genehmigung durch die Stiftung abwarten (ca. 5 Tage) Bestellen Hintergrund: Viels große Softwarehersteller geben Charity-Lizenzen an gemeinnützige Organisationen heraus. Der Aufwand für Prüfung und Vertrieb ist sehr hoch. Daher wurde diese Aufgabe der Stiftung übergeben. Hier zahlt der Club ausschließlich die Bearbeitungs- und Versandgebühr. Frank Gerlinger, GRIT

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Registrieren mit Clubname und Adresse Vorlage Satzung Hilfswerk/Förderverein (gemeinnütziger Zweck) Vorlage Freistellungsbescheid FA Frank Gerlinger, GRIT

Veranstaltungen organisieren mit AMIANDO ist Kooperationspartner Zweck: einfache Organisation von Veranstaltungen Einladungen Ticketausgabe ggf. Kassieren von Eintrittsgeld Zugangskontrolle Abrechnung Frank Gerlinger, GRIT

Veranstaltungen organisieren mit AMIANDO ist Kooperationspartner Kosten: kostenfreie Veranstaltung Veranstaltung – Abendkasse Vorverkauf über Amiando FREI FREI 50 CT pro Teilnehmer 5 % Ticketgebühr Es gibt einen Anmeldcode für Lions, damit erhält man die Lions-Konditionen Wenn Amiando kein Inkasso für die Veranstaltung vornimmt, entstehen keine Kosten (MD zahlt Pauschale) Amiando kann Inkasso für die Tickets vornehmen und die Gesamtsumme an den Veranstalter überweisen. Zahlungsart: Überweisung, Kreditkarte, Internet (PayPAL), Vorlagen für das Layout gibt es beim Webmaster ( ) Frank Gerlinger, GRIT

Frank Gerlinger, GRIT

Actitivy Berichte monatlich Es gibt einen Anmeldcode für Lions, damit erhält man die Lions-Konditionen Wenn Amiando kein Inkasso für die Veranstaltung vornimmt, entstehen keine Kosten (MD zahlt Pauschale) Amiando kann Inkasso für die Tickets vornehmen und die Gesamtsumme an den Veranstalter überweisen. Zahlungsart: Überweisung, Kreditkarte, Internet (PayPAL), Vorlagen für das Layout gibt es beim Webmaster ( ) Frank Gerlinger, GRIT

Kommunikation im Multidistrikt 111 Freitag, 31. März 2017 Seminare 2011/2012 Danke für eure Aufmerksamkeit ! Frank Gerlinger, GRIT

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