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1 © UK 2006/…../2011. 2 Auf die Dauer ist es immer langweilig auf Konserven zugreifen zu müssen Auch wenn es (nur) um einen Brief geht, so macht es doch.

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Präsentation zum Thema: "1 © UK 2006/…../2011. 2 Auf die Dauer ist es immer langweilig auf Konserven zugreifen zu müssen Auch wenn es (nur) um einen Brief geht, so macht es doch."—  Präsentation transkript:

1 1 © UK 2006/…../2011

2 2 Auf die Dauer ist es immer langweilig auf Konserven zugreifen zu müssen Auch wenn es (nur) um einen Brief geht, so macht es doch mehr Spass diesen mit einer persönlichen und selbstgefertigten Brief- vorlage zu schreiben. Auf das Vorgehen, wie so eine Briefvorlage erstellt wird, soll hier näher eingegangen werden. Es wird vorausgesetzt, dass das Programm MS-Word bereits aufge- rufen worden ist und ein leeres Dokument auf dem Bildschirm sicht- bar ist. Weiteres auf den nächsten Seite….. Erstellen einer persönlichen Briefvorlage für microsoft WORD © UK 2006/…../2011

3 3 Zuerst sollen die Seitenränder unseres Dokuments bestimmt werden. Hierzu klicken wir mit der linken Maustaste auf Datei dann aufSeite einrichten und es öffnet sich dieses Fenster: Hier geben wir die Werte für die einzelnen Abstände vom Papierrand bis zum be- schreibbaren Bereich an. Für Oben, Unten und Rechts wählen wir jeweils 2 cm aus. Für links geben wir den Wert für 2,3 cm ein. Jetzt haben wir den beschreibbaren Bereich unseres späteren Briefes festgelegt. Erstellen einer persönlichen Briefvorlage für microsoft WORD © UK 2006/…../2011

4 4 Als nächstes geht es darum den Zeichensatz und die Schrifthöhe für den späteren Brief festzulegen. Hierzu klicken wir mit der linken Maustaste auf die sichtbare Absatzendemarke und wählen anschließend einen Zeichensatz und dessen Schrifthöhe aus. Sobald dies geschehen ist betätigen wir ca. 10 bis 12 mal die Eingabetaste. So, schon wieder sind wir ein Stück weiter gekommen und der nächste Schritt folgt zugleich….. Erstellen einer persönlichen Briefvorlage für microsoft WORD © UK 2006/…../2011

5 5 Damit später unser Brief auch ordentlich gefaltet werden kann, damit er in ein Fensterkuvert passt, legen wir uns die sogen. Faltmarke an. Wir klicken hierzu im unteren Bildschirmbereich auf das Linienwerkzeug und ziehen vom linken Blattrand aus eine ca. 5-7 mm lange Linie. Sobald dies erfolgt ist, klicken wir diese Linie mit der rechten Maustaste an und wählen dortAutoForm formatieren aus und es öffnet sich das Layout-Fenster…. Erstellen einer persönlichen Briefvorlage für microsoft WORD © UK 2006/…../2011

6 6 Dort klicken wir auf Weitere und es öffnet sich dieses Fenster. Hier geben wir dieAbsolut Position für die Horizontal und die Vertikal Position unserer Faltmarke ein. In unserem Beispiel für horizontal = 1,9 cm Vertikal = 8,6 cm. Sobald wir die Position festgelegt haben, verankern wir den Anker unserer Faltmarke an der ersten Position Absatzendemarke in unserer Vorlage. Erstellen einer persönlichen Briefvorlage für microsoft WORD © UK 2006/…../2011

7 7 Das gleiche Vorgehen wenden wir an um die Lochmarke und eine Hilfsmarke zu setzen. Die Lochmarke dient dazu das Blatt Papier zum Lochen an dieser Marke auszurichten und zu lochen. Hierzu wählen wir horizontal= 1,9 cm und für vertikal= 12,85 cmalso das Maß DIN ( A4 / 2 ) - 2 cm ( 29,7 / 2 ) – 2)) = 12,85 cm Gleiches gilt für die Hilfsmarke hier verwenden wir allerdings für horizontal= 1,9 cm und für vertikal= 5,3 cm Diese Hilfsmarke wird nur zum Plazieren der Tabelle zum Eintrag des Absenders im Fenster des Kuverts benötigt und sollte nach Fertigstellen wieder gelöscht werden. Erstellen einer persönlichen Briefvorlage für microsoft WORD © UK 2006/…../2011

8 8 Nun wollen wir uns der kleinen Zeile für die Absendereingabe zuwenden. Um die einzeilige Tabelle genauer zu positionieren kann mit der Zeichenhöhe der vorherigen Absatzendemarke gespielt werden (einfach die Zeichenhöhe vermindern oder vergrößern) Als Hilfsmittel für diese Zeile verwenden wir eine Tabelle mit einer Zeile und einer Spalte und platzieren diese Tabelle in Höhe unserer Hilfsmarke. Diese Tabelle sollte etwa mittig zur Hilfsmarke erstellt werden. Erstellen einer persönlichen Briefvorlage für microsoft WORD © UK 2006/…../2011

9 9 Nun muss diese kleine Tabelle noch formatiert werden. Hierzu bewegen wir uns mit der Maus in die Tabelle bis dieses Zeichen sichtbar wird, klicken mit rechter Maustaste darauf und wählen im sich öffnenden AuswahlfensterTabelleneigenschaften aus. Dort wählen wir den Reiter Zeile und Spalte und stellen die Werte, wie im jeweiligen Bild gezeigt, ein. Erstellen einer persönlichen Briefvorlage für microsoft WORD © UK 2006/…../2011

10 10 Leider lässt sich diese Tabelle nicht verankern. Aber das sollte das Problem nicht sein, denn vor dieser Tabelle werden wohl keine Änderungen notwendig werden. In diese kleine Tabelle zur Absenderangabe wollen wir nun den zugehörigen Text eingeben. Einfach in die Tabelle klicken und seine Absendereingabe tätigen. Nicht erschrecken wenn die Tabelle höher wird, denn es ist ja noch die falsche Schrifthöhe eingestellt. Wir unterlegen nun die ganze Zeile und geben dem eingetragenen Text eine Höhe von 8 Punkten und siehe da, die Zeile ist geschrumpft und fertig. Erstellen einer persönlichen Briefvorlage für microsoft WORD © UK 2006/…../2011

11 11 Aber, was ist ein Brief ohne Schreibdatumsanzeige? Nichts…. Hierzu wählen wir die zweite Absatzendemarke über unserer Falt- marke. Dort geben wir dann den Ort ein und klicken anschließend auf Einfügen und dann auf Datum und Uhrzeit und wählen die gewünschte Darstellung für das Datum aus. z.B.: Sobald dies geschehen ist unterlegen wir die ganze Datumszeile und formatieren diese als Rechtsbündig und die Zeile schwappt nach R E C H T S So jetzt ist das Datum auch abgehakt… aber es geht noch weiter…. Erstellen einer persönlichen Briefvorlage für microsoft WORD © UK 2006/…../2011

12 12 Das Wichtigste, nämlich die Absenderangabe, soll natürlich nicht ver- gessen werden. Im Gegensatz zur Absenderzeile für das Kuvertfenster wählen wir hier ein Textfeld. Hierzu klicken wir auf Einfügen und dann aufTextfeld. Nun verändert sich unser Cursor zu einem kleinen Kreuz. Wir klicken nun unser Dokument an beliebiger Stelle an und ziehen dann mit gedrückter linker Maustaste dieses Textfeld auf. Vorsichtshalber klicken wir gleich mit der rechten Maustaste das Textfeld am Rand an, wählen Textfeld formatieren dann Layout und dann Weitere an und verankern das Textfeld an der ersten Absatzendemarke. Jetzt können wir beginnen das Textfeld auszu- füllen. Welcher Zeichensatz und welche Schrifthöhe sowie was alles in diesem Feld eingetragen werden soll ist dem jeweiligen Anwender überlassen. Passt der Text nicht in das Feld, einfach an den Greifpunkten anfassen und größer ziehen. Erstellen einer persönlichen Briefvorlage für microsoft WORD © UK 2006/…../2011

13 13 Als Beispiel soll diese Bild her halten…. Absatzendemarke an welcher das Textfeld Absender verankert ist. Durch Links-Klick auf den Rand des Textfeldes kann dieses mit ge- drückter linker Maustaste in allen Richtungen verschoben werden. Erstellen einer persönlichen Briefvorlage für microsoft WORD © UK 2006/…../2011

14 14 Nun geht es noch um die Zeilen zur Empfängereingabe. Beginnen wir hier mit der Eingabe an einer Absatzendemarke, so hat dies zum Erfolg, dass mit jeder Eingabezeile durch Abschluss mit der Eingabetaste die nächst folgende Zeile nach unten geschoben wird. Irgendwann verlieren wir den Überblick an welcher Position denn nun die Folgezeilen beginnen sollen. Also verwenden wir eine andere Vorgehensweise und verwenden dieFeldfunktion. Dieses Vorgehen hat noch den Erfolg, dass jede vordefinierte Feldfunktion durch drücken der Funktionstaste F11 direkt angesprungen werden kann. Wie das gemacht wird soll auf den Folgeseiten erklärt werden… Erstellen einer persönlichen Briefvorlage für microsoft WORD © UK 2006/…../2011

15 15 Wir bewegen unseren Cursor auf die zweite Absatzendemarke nach der Absenderzeile und fügen dort eine Tabelle mit einer Zeile und einer Spalte ein. In der nun sichtbaren Tabelle betätigen wir nun 8 mal die Eingabetaste und erhalten somit Zeilen zum weiter bearbeiten. Da wir gerade schon bei der Tabelle sind, formatieren wir diese auch gleich. Wir bewegen unseren Cursor in die Tabelle, sodass dieses Zeichen sichtbar wird. Nun klicken wir mit der rechten Maus- taste auf dieses Zeichen und wählen im sich öffnenden Fenster Tabelleneigenschaften aus. Nun öffnet sich ein neues Fenster….. Erstellen einer persönlichen Briefvorlage für microsoft WORD © UK 2006/…../2011

16 16 Zuerst für die Zeilenhöhe die Eingabe nach Bild vornehmen. Durch diese Eingabe wird der Tabelle eine feste Höhe vorgegeben. Das bedeutet, dass nur max. 8 Zeilen sicht- bar sein werden. Auch die Eingaben für die Spalte können so übernommen werden. Die Breite der Spalte (9 cm) entspricht der Breite des Fensters im Kuvert kann aber auch etwas größer gewählt werden. Erstellen einer persönlichen Briefvorlage für microsoft WORD © UK 2006/…../2011

17 17 So, genug der Vorarbeit. Wir setzen den Cursor auf die erste Absatzendemarke und fügen dort eine Feldfunktion ein. In der Menüleiste klicken wir Einfügen und dann Feld an und es öffnet sich dieses Fenster. Dort bitte Macrobutton auswählen. Im Fenster Text anzeigen geben wir als Platzhalter z.B. Hier den Anzeigetext eingeben ein und be- stätigen unsere Eingabe mit OK. Erstellen einer persönlichen Briefvorlage für microsoft WORD © UK 2006/…../2011

18 18 Nun sollte in unserem Dokument der Inhalt des Feldes in etwa so aussehen: { MACROBUTTON Abbrechen Hier den Anzeigetext eingeben } Diesen Feldeintrag kopieren wir und fügen diesen an jede Stelle in unser Dokument ein an welcher später eine automatische Eingabe erfolgen soll. Sobald dies geschehen ist können wir den Anzeigetext in jedem eingetragenen Feld ändern. { MACROBUTTON Abbrechen Hier den Anzeigetext eingeben } Hierzu setzen wir die Schreibmarke an die Stelle hinter dem An- führungszeichen und geben den gewünschten Text ein (den Rest bis zum nächsten Anführungszeichen bitte löschen). Erstellen einer persönlichen Briefvorlage für microsoft WORD © UK 2006/…../2011

19 19 Diesen Vorgang wiederholen wir bei jedem eingefügten Feld. Die erste Zeile im Adressfeld ist normaler Weise dafür vorgesehen die Art des Versendens ( per Fax, per Einschreiben usw.) auf zu nehmen. Ab der zweiten Zeile im Adressfeld beginnt dann die eigentliche Anschrift des Empfängers. Wie bereits auf der vorherigen Seite zum Ausdruck gebracht, braucht nur die zweite Zeile mit einer Feldfunktion belegt werden. Weitere Empfängerzeilen können dann nach Abschluss der bearbeiteten Zeile, mit Return eingefügt werden. Sobald auch die zweite Zeile bearbeitet ist, können alle folgenden Absatzendemarken wieder gelöscht werden. Diese wurden nur alsPlatzhalter bei der Vorarbeit benötigt. Erstellen einer persönlichen Briefvorlage für microsoft WORD © UK 2006/…../2011

20 20 Aber halt, wir haben ja noch etwas vergessen. Die Betreffzeile fehlt ja noch… Wir setzen unseren Cursor (Schreibmarke) in die Zeile welche sich unterhalb der Faltmarke befindet. Nun fügen wir an dieser Stelle ein Funktionsfeld ein und bearbeiten dieses analog dem bereits oben vorgestellten. Nun muss noch die Anrede vorbereitet werden: Zwischen Betreff und der Anrede sollten zwei Leerzeilen sein. Dort geben wir dann Sehr geehrte ein und hängen direkt dahinter ein Funktionsfeld an. Später kann diese Zeile abhängig ob das Schreiben an eine Dame oder einen Herrn gerichtet ist, noch vervollständigt werden. Zwischen der Anrede und dem Brieftext sollte auch wieder eine Leer- zeile sein. Erstellen einer persönlichen Briefvorlage für microsoft WORD © UK 2006/…../2011

21 21 Für die Grußformel am Ende des Schreibens können wir dann auf den Punkt Einfügen und dann AutoText und dann Grußformel aus der Menüleiste zugreifen. Aber auch hier sind wir ja variabel. Die Grußformel sollte sich eine Zeile unter dem Brieftext befinden. So, nun ist die Arbeit beendet und das Ergebnis könnte in Etwa dann so aussehen……. Erstellen einer persönlichen Briefvorlage für microsoft WORD © UK 2006/…../2011

22 22 Erstellen einer persönlichen Briefvorlage für microsoft WORD A B E R noch ganz wichtig!!!!! © UK 2006/…../2011

23 23 Nachdem wir nun unsere Briefformatvorlage fertig haben ist dies noch immer keine richtige Formatvorlage, sondern wir haben bis jetzt an einem Word-Dokument gearbeitet. Damit wir tatsächlich eine Formatvorlage erhalten, müssen wir unser Dokument noch als Formatvorlage abspeichern. Hierzu wählen wir das Verzeichnis aus in welchem wir auch die anderen Vorlagen schon gespeichert haben. Nun speichern wir in dieses Verzeichnis unsere Vorlage, mit einem sprechenden Namen, z.B.: Mein Brief und unbedingt mit der Endung.DOT versehen ab. Nun haben wir eine neue, eigene Formatvorlage erstellt und gespeichert. Erstellen einer persönlichen Briefvorlage für microsoft WORD © UK 2006/…../2011

24 24 Sobald wir nun bei Word in der Menüleiste Datei und dann Neu an- klicken, öffnet sich auf der rechten Fensterseite ein Hilfefenster. Dort wählen wir auf meinem Computer…. aus und es öffnet sich ein neues Fenster. Dort sollte dann die abgespeicherte Briefvorlage sicht- und anwendbar sein. Zum Beispiel Mit Klick auf OK öffnet sich unsere Vorlage und wir können mit der F11-Taste von Feld zu Feld springen und unseren Brief fertig stellen. Erstellen einer persönlichen Briefvorlage für microsoft WORD © UK 2006/…../2011

25 25 Erstellen einer persönlichen Briefvorlage für microsoft WORD © UK 2006/…../2011 Rechtsbehelf: Diese Datei ist urheberrechtlich geschützt, copyright by (c)UK Das Downloaden und das Verwenden ist nur den Mitgliedern der PC-Senioren Ludwigsburg zum eigenen häuslichen Gebrauch gestattet. Jegliche Weitergabe dieser Datei an Dritte bzw. die Verwendung des Inhalts, auch auszugsweise zu anderen Schulungszwecken, wird nach §7 UrhG verfolgt. Texte dieser Datei sind Eigentum von Udo Kübler. Bilder bzw. Grafiken sind zum Teil Ausschnitte von Bildschirm-Hardcopys von mircrosoft bzw. von anderen Hersteller-Produkten. Angeführte Markennamen werden nur zu Demonstrationszwecken verwendet.

26 26 Fröhliches Schaffen und Üben Euch Allen und danke für die Aufmerksamkeit II © UK 2006/…../2011


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