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Dokumenten-Eingangsverarbeitung mit FormScape 3.4 Enterprise Edition Denis Wachsmuth Channel Account Manager DACH Rudolf Diesel Str. 7 35440 Linden.

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1 Dokumenten-Eingangsverarbeitung mit FormScape 3.4 Enterprise Edition Denis Wachsmuth Channel Account Manager DACH Rudolf Diesel Str Linden

2 2 Wussten Sie, dass in einem Unternehmen durchschnittlich 19 Kopien jedes Dokuments gemacht werden ca. 20 für Arbeitszeit zur Ablage eines Dokuments aufgewendet werden Das Auffinden eines falsch abgelegten Dokuments 120 kostet 25 Stunden für das Wiederherstellen verloren gegangener Dokumente investiert werden. Quelle: PWC 2004 das lässt sich verhindern! FormScape 3.4 Enterprise Edition

3 3 Die traditionelle Lösung Dokumenten Ablage Archiv- systeme Eingangs- verarbeitung OCR Systeme Output Management Dokumenten Erstellung Dokumente aus Bausteinen Textverarbeitung MS-Word Dokumenten Workflow Workflow- Systeme

4 4 Traditionell hat man im Unternehmen eine Applikation für jede Aufgabe, die Businessprozesse betrifft. Dies ist in der Regel mit hohen Kosten und langen Implementierungszeiten verbunden. FormScape 3.4 stellt eine allgemeine Lösung innerhalb und außerhalb des ERP-Systems dar. Unsere zentralisierte, webbasierende Lösung verringert sowohl die Kosten als auch die Implementierungszeiten. FormScape 3.4 richtet sich nach dem SOA-Prinzip an Ihren Geschäftsprozessen aus. Dies gibt Ihnen eine höhere Flexibilität in Ihren Geschäftsprozessen.

5 5 Vor allem bei der Bearbeitung von Ausnahmefällen kann die Produktivität gesteigert werden. Insbesondere bei der Bearbeitung von Ausnahmefällen trägt FormScape 3.4 zur Steigerung der Mitarbeiterproduktivität bei. Die Geschäftsleitung kann sich nur mittels sekunden- aktuellen Dokumenten ein zutreffendes Bild der aktuellen Situation machen. FormScape 3.4 ermöglicht es, solche Dokumente innerhalb des ERP-Systems sichtbar zu

6 6 Die FormScape 3.4 Vision FormScape 3.4 Enterprise Edition Eingangs Verarbeitung Dokumenten Ablage Dokumenten Erstellung Dokumente aus Bausteinen Dokumenten Workflow

7 7 Unsere Kernfunktionalitäten: OCR: Eingangsverarbeitung. Umwandeln der eingescannten Belege bis zur Positionsebene im strukturierten Text und XML Daten. Responder: Webbasiertes, frei grafisch programmierbares Benutzerinterface zur Nachbearbeitung und als Workflow- Komponente. Benutzerdefinierte Erstellung von Dokumenten aus Textbausteinen Presenter & Reprint: Dokumentenablage als Zwischenspeicher zum späteren Nachdruck. Ausgabe: Generierung von Ausdrucken und Datenumwandlung der ERP-Rohdaten.

8 8 Die Hauptanforderungen im Geschäftsprozess Geschäftsprozesse Geschäftliche NutzerAnwendungen z.B. SAP R3

9 9 Alle FormScape 3.4 Dienste werden auf einem zentralen Server ausgeführt. Auf diesen Server greifen sowohl die Benutzer als auch das ERP- System zu. Selbstverständlich sind die Verteilung der Dienste auf mehrere Maschinen sowie Skalierung und Server in Niederlassungen möglich; dabei kann –sofern gewünscht- FormScape 3.4 stets zentral verwaltet werden. Server

10 10 Mit FormScape 3.4 wird der komplette Lebenszyklus der Geschäftsdokumente abgebildet. Eingangsverarbeitung mit Texterkennung, Abgleich mit den ERP-Datenbanken und Weitergabe an den ERP- Workflow. Berücksichtigung von Ausnahmefällen der Eingangsverarbeitung bei schlecht lesbaren oder selten vorkommenden Dokumente. Workflow- und Genehmigungsprozesse.

11 11 Interaktives Erstellen von Dokumenten aus individualisierten Textbausteinen. Automatische Dokumentengenerierung aus ERP- Rohdaten. Schnelle und einfache Formularentwicklung mittels grafischem Developer. Konvertierung von Daten in unterschiedliche Formate. Datenaustausch zwischen Datenbanken und anderen Systemen mittels XML, CSV, festen Feldlängen, etc.

12 12 Dokumente erfassen Überprüfen Verteilen & Freigeben Zusammenführen & Verknüpfen Dokumente ausgeben Erstellen Kommunizieren & Webzugriff Der lückenlose Lebenszyklus Ihrer Dokumente

13 13 Ihre Vorteile durch FormScape 3.4 Enterprise Edition Erfassen des gesamten Lebenszyklus eines Dokumentes, um so die Interaktion mit dem Nutzer zu verbessern und eine höhere Produktivität zu erreichen –Workflow und Genehmigungsprozesse –Erfassung und Überprüfung von Dokumenten –Zusammenstellen und Voranzeige von Dokumenten Einführung von adaptierten regulativen Prozessen schafft Risikominimierung und bessere Kontrolle –Prüfung und Erfassung von Prozessaktivitäten und Änderungen –Die Integration erfolgt auf Transaktionsebene Die Ausweitung der unternehmensweiten Architektur reduziert die Kosten und erhöht den ROI –Eine Architektur, ein Produkt –Applikations-, Lifecycle- & Deploymentmanagement

14 14 Einsatz innerhalb des Lebenszyklus eines Dokuments Dokumente erfassen Überprüfen Verteilen Zusammenführen & Verknüpfen Dokumente ausgeben Erstellen Kommunizieren & Webzugriff

15 15 Erfassen & Überprüfen Übersicht Dokumentenerfassung Mustererkennung von Dokumenten Dynamische Schlagwortsuche Datenüberprüfung mit Ihrem Web-Browser Daten kopieren & einfügen

16 16 Erfassen der Eingänge – Übersicht Fax Scanner FormScape 3.4 Ordner Ihr Web Browser Überprüfung / Genehmigung Anwendungsumfeld TIF-Datei

17 17 Dokumentenerfassung Die Dokumente können in allen gängigen Grafik- Formaten empfangen und verarbeitet werden. Nach der Texterkennung werden die Dokumente den jeweils zuständigen Prozessen übergeben.

18 18 Intelligente Dokumenterkennung mehrseitig strukturiert teil- strukturiert Unicode

19 19 Erfassung & Überprüfung Übersicht Dokumentenerfassung Mustererkennung von Dokumenten Dynamische Schlagwortsuche Datenüberprüfung mit Ihrem Web-Browser Daten kopieren & einfügen

20 20 Hier sieht man die FormScape 3.4 Presenter-Benutzeroberfläche. Es wurden zwei gescannte Batches gefunden. Diese Batches können automatisch oder manuell zur Weiterverarbeitung freigegeben werden

21 21 FormScape 3.4 kann die Dokumente anhand von Leerseiten, Barcodes oder ähnlichem unterscheiden. Alternativ kann der Sachbearbeiter gescannte Dokumente manuell auftrennen.

22 22 Erfassen & Überprüfen Übersicht Dokumentenerfassung Mustererkennung von Dokumenten Dynamische Schlagwortsuche Datenüberprüfung mit Ihrem Web-Browser Daten kopieren & einfügen

23 23 Leistungsstarke optische Zeichenerkennung Überschrift Positions- ebene Für die Bearbeitung müssen Positionen definiert werden, um notwendige Informationen auslesen zu können

24 24 Mittels des Template-Generators können der Texterkennungseinheit die Positionen der relevanten Felder mitgeteilt werden. Dies ist einfach und schnell zu erlernen und muss von keiner EDV-Fachkraft ausgeführt werden.

25 25 Down to Line Item Detail Der nächste Schritt: die Erfassung der Positionen des Dokuments.

26 26 Erfassen & Überprüfen Übersicht Dokumentenerfassung Mustererkennung von Dokumenten Dynamische Schlagwortsuche Datenüberprüfung mit Ihrem Web-Browser Daten kopieren & einfügen

27 27 Search Expressions for Dynamic Capture Daten können anhand ihres Formats erkannt werden. Hier im Beispiel eines Datums.

28 28 Erfassen & Überprüfen Übersicht Dokumentenerfassung Mustererkennung von Dokumenten Dynamische Schlagwortsuche Datenüberprüfung mit Ihrem Web-Browser Daten kopieren & einfügen

29 29 Das webbasierte Benutzerinterface bietet allen Anwendern einen komfortablen Zugriff ohne Softwareinstallation auf den Arbeitsplätzen. Unter anderem kann hier ein Dokument nachindiziert oder genehmigt werden.

30 30 Erfassen & Überprüfen Übersicht Dokumentenerfassung Mustererkennung von Dokumenten Dynamische Schlagwortsuche Datenüberprüfung mit Ihrem Web-Browser Daten kopieren & einfügen

31 31 Copy und Paste aus einer Grafik: Texte aus gescannten Dokumenten können in beliebige Microsoft Office- Applikationen eingefügt werden.

32 32 Höhere Produktivität Die Recherche von Texten in gescannten Dokumenten erhöht die Produktivität für die tägliche Arbeit mit komplexen Dokumenten Das Kopieren & Einfügen von grafischen Texten rationalisiert den Umgang mit Ausnahmefällen und minimiert Eingabefehler Die dynamische Datenerfassung von grafischen Texten optimiert die Erkennung von Dokumenten und verringert Ausnahmefälle Die dynamische Mustererkennung präzisiert die Informationserfassung, minimiert die Fehlerrate und automatisiert die Prozesse Die automatisierte Übertragung erhöht die Effizienz und minimiert menschliche Eingriffe

33 33 Produktiver Umgang mit Ausnahmefällen Zugang zu allen Dokumenten ermöglicht den vollkommenen operationalen Überblick Die Verbindung zusammengehörender Dokumente erlaubt dem Endverbraucher entsprechende Dokumente schneller zu finden Ausnahmefälle können wahlweise innerhalb oder außerhalb der Geschäftsanwendung behandelt werden Zusätzliche Informationen zu den Dokumenten können über einen Web Browser erfasst werden, was wiederum die Produktivität erhöht

34 34 Noch Fragen? Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit. Sollten Sie noch Fragen haben, kontaktieren sie uns: Vertrieb: Denis Wachsmuth Tel: 06403/ Technik: Dirk Brox Tel: 06403/


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