Schulung für Microsoft® Office SharePoint® 2007

Schulung für Microsoft® Office SharePoint® 2007
[Ihr Firmenname] stellt vor: Schulung für Microsoft® Office SharePoint® 2007 Voraussetzungen Teilnehmer dieses Kurses sollten wissen, was Workflows sind und die ihnen zugrunde liegenden Basiskonzepte kennen. Sie können auch den Microsoft Office Online-Schulungskurs "Workflows I: Grundlagen" besuchen. [Hinweise für den Kursleiter: Ausführliche Anweisungen zum Anpassen dieser Vorlage finden Sie auf der letzten Folie. In den Notizenfeldern einiger Folien befinden sich zusätzliche Lektionstexte. Adobe Flash-Animationen: Diese Vorlage enthält Flash-Animationen, die in Microsoft Office® PowerPoint® 2000 und höher wiedergegeben werden. Wenn Sie die Vorlage jedoch in PowerPoint 2007 speichern möchten, dann speichern Sie sie in dem früheren PowerPoint-Dateiformat: PowerPoint Präsentation (*.ppt) oder PowerPoint Vorlage (*.pot). (Die Dateitypen werden im Dialogfeld Speichern unter neben Dateityp angezeigt). Warnung: Wenn Sie die Vorlage in einem PowerPoint 2007-Dateiformat wie PowerPoint-Präsentation (*.pptx) oder PowerPoint-Vorlage (*.potx) speichern, bleiben die Animationen in der gespeicherten Datei nicht erhalten. Außerdem: Da diese Präsentation Flash-Animationen enthält, kann beim Speichern der Vorlage eine Warnmeldung bezüglich persönlicher Informationen angezeigt werden. Sofern Sie keine Informationen zu den Eigenschaften der Flash-Datei hinzufügen, gilt diese Warnung jedoch nicht für diese Präsentation. Klicken Sie in der Meldung auf OK]. Workflows II: Feedback zu einer Datei sammeln

Workflows II: Feedback zu einer Datei sammeln
Inhalt der Schulung Übersicht: Feedback ist äußerst wichtig Lektion: Wie kann ich Feedback einholen? Am Ende der Lektion stehen ein paar Fragen zur Überprüfung des Verständnisses der Unterlagen. Workflows II: Feedback zu einer Datei sammeln

Übersicht: Feedback ist äußerst wichtig
Wird in Ihrer Organisation eine Microsoft Office SharePoint Server 2007-Website verwendet? Nutzen Sie auf dieser Website Dokumentbibliotheken zum Freigeben von Dateien? Wenn dies so ist, müssen Sie unbedingt wissen, wie der Workflow "Feedback sammeln" eingesetzt wird. Dieser Workflow ermöglicht es Ihnen, auf effiziente Weise automatisch Feedback zu einer Datei einzuholen. Workflows II: Feedback zu einer Datei sammeln

Lernziele für den Kurs Verstehen, warum Sie den Workflow "Feedback sammeln" verwenden sollten. Vorbereiten einer Datei für den Workflow "Feedback sammeln". Sehen, wie Mitarbeiter einer Datei Feedback hinzufügen. Erfahren, wie das Endergebnis nach Abschluss des Workflows aussieht. Workflows II: Feedback zu einer Datei sammeln

Wie kann ich Feedback einholen?
Lektion Wie kann ich Feedback einholen?

Wie kann ich Feedback einholen?
Das Einholen von Feedback zu einer Datei kann eine anspruchsvolle Aufgabe sein. Wenn Sie eine Datei in einer Dokumentbibliothek auf einer SharePoint Server 2007-Website speichern, können Sie hierfür jedoch den Workflow Feedback sammeln nutzen. Durch den Workflow wird die für Sie ohne Anhänge versandt, und die von den einzelnen Personen vorgenommenen Änderungen werden in derselben Kopie der Datei angezeigt. Dies ist sehr praktisch. Szenario: Angenommen, Sie möchten ein neues Richtliniendokument versenden, um Feedback dazu zu erhalten. Sie senden eine mit der Datei als Anlage an alle gewünschten Personen. Sie erhalten dann auch gleich Antworten per mit einzelnen Anlagen, die das jeweilige Feedback enthalten. Dies kann eine mühevolle Angelegenheit sein. Workflows II: Feedback zu einer Datei sammeln

Funktionsweise Sie starten den Workflow "Feedback sammeln" aus der Dokumentbibliothek, die die Datei enthält. Durch den Workflow wird dann an jeden Bearbeiter eine gesendet, die in SharePoint Server 2007 als Aufgabe bezeichnet wird. Die Nachricht enthält einen Hyperlink zu der Datei. Nachdem die Bearbeiter auf den Hyperlink geklickt haben, wird die Datei geöffnet, und sie können Feedback hinzufügen. Wie geben die anderen Mitarbeiter jedoch Feedback? Dies wird auf der nächsten Seite erläutert. Workflows II: Feedback zu einer Datei sammeln

Feedback geben Wenn eine Person eine Datei öffnet, zu der Feedback gegeben werden soll, stehen ihr zwei Schaltflächen zur Verfügung: Die Schaltfläche Dokument bearbeiten. Auf diese Schaltfläche können Mitarbeiter klicken, um Änderungen an der Datei selbst vorzunehmen, falls Änderungen erforderlich sind. Workflows II: Feedback zu einer Datei sammeln

Feedback geben Wenn eine Person eine Datei öffnet, zu der Feedback gegeben werden soll, stehen ihr zwei Schaltflächen zur Verfügung: Die Schaltfläche Diese Aufgabe bearbeiten. Dies ist der letzte Schritt, den jede Person durchführen muss. Wenn sie auf diese Schaltfläche klickt, wird ein Dialogfeld geöffnet, in dem ein kurzer allgemeiner Kommentar zu der Datei eingegeben werden kann. Dies ist beinahe identisch mit der Vorgehensweise im Genehmigungsworkflow. Workflows II: Feedback zu einer Datei sammeln

Feedback geben Wenn eine Person eine Datei öffnet, zu der Feedback gegeben werden soll, stehen ihr zwei Schaltflächen zur Verfügung: Wichtig: Bearbeiter müssen zunächst auf Diese Aufgabe bearbeiten und dann auf Feedback senden klicken, um die Aufgabe abzuschließen. Falls ein Bearbeiter diesen Schritt überspringt, wird im Workflow davon ausgegangen, dass die Aufgabe dieses Bearbeiters nicht abgeschlossen ist. Gegebenenfalls müssen den Bearbeitern spezielle Anweisungen hinsichtlich dieser Schritte erteilt werden, damit sie nicht übersehen werden. Workflows II: Feedback zu einer Datei sammeln

Voraussetzungen Wenn Sie Änderungen in einem Word- Dokument nachverfolgen möchten, sollten Sie diese Funktion vor dem Starten des Workflows "Feedback sammeln" einrichten. Klicken Sie hierfür in Word auf der Registerkarte Überprüfen auf die Schaltfläche Änderungen verfolgen. Speichern Sie dann das Dokument, bevor Sie den Workflow starten. Nachdem Sie das Feedback eingeholt haben, können Sie dann zu einem späteren Zeitpunkt die Änderungen der einzelnen Mitarbeiter akzeptieren oder ablehnen. Workflows II: Feedback zu einer Datei sammeln

Funktionsweise Wie starten Sie den Workflow "Feedback sammeln', und wie geben Mitarbeiter ihr Feedback ab? Werfen wir einmal einen Blick auf das Szenario von Frank. Animation: Klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf, und klicken Sie dann auf Wiedergabe. Die Animation zeigt den vollständigen Vorgang. Hinweis: Die Animation zeigt den Vorgang für Microsoft® Office Word 2007. Der Vorgang ist für PowerPoint 2007 und Microsoft® Office Excel® 2007 identisch, abgesehen davon, dass die Funktion "Änderungen nachverfolgen" in diesen Programmen nicht zur Verfügung steht. [Hinweis für den Kursleiter: Wenn Sie die Animation beim Anzeigen der Bildschirmpräsentation wiedergeben möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Animation, und klicken Sie dann auf Wiedergabe. Nachdem Sie die Datei einmal wiedergegeben haben, müssen Sie möglicherweise (nach dem Klicken Sie mit der rechten Maustaste) erst auf Zurückspulen und dann auf Wiedergabe klicken. Wenn Sie auf die Folie klicken, um Text einzugeben oder zur nächsten Folie zu wechseln, aber nichts geschieht, klicken Sie neben die Animation. In einigen Fällen müssen Sie zweimal klicken. Beachten Sie die Hinweise für die letzte Folie in dieser Präsentation zum Wiedergeben einer Adobe Flash-Animation, wenn beim Anzeigen der Animation Probleme auftreten. Sollten die Probleme beim Anzeigen der Animation weiterhin bestehen, handelt es sich bei der Folie, die dieser folgt, um eine doppelte Folie mit statischem Inhalt. Löschen Sie vor dem Wiedergeben der Präsentation entweder die aktuelle oder die nächste Folie.] Frank hat ein Dokument zur Marketingstrategie erstellt, das in einer Dokumentbibliothek gespeichert ist. Er benötigt Feedback von Andrea, Robert und Christian. Vor Beginn hat er die Funktion "Änderungen nachverfolgen" in Word aktiviert. Nun kann er den Workflow starten. Workflows II: Feedback zu einer Datei sammeln

Funktionsweise Wie starten Sie den Workflow "Feedback sammeln", und wie geben Mitarbeiter ihr Feedback ab? Angenommen, Sie möchten zu einem in einer Dokumentbibliothek gespeicherten Dokument Feedback von Kollegen einholen. Klicken Sie auf der Seite "Workflows" auf den hier dargestellten Hyperlink Feedback sammeln. Geben Sie dann die -Adressen der einzelnen Empfänger an, fügen Sie Anweisungen hinzu, und klicken Sie auf Start. Jeder Bearbeiter erhält eine -Nachricht mit Anweisungen und einem Hyperlink zu der Datei. Nachdem die einzelnen Bearbeiter ihre Änderungen vorgenommen haben, wechseln sie wieder zu der -Nachricht und klicken dann auf Feedback senden. In der Dokumentbibliothek enthält die Spalte Feedback sammeln dann die Angabe Abgeschlossen. Aktivieren Sie bevor Sie beginnen unbedingt die Funktion "Änderungen nachverfolgen" in Microsoft Office Word 2007. Hinweis: Bei diesem Szenario wird davon ausgegangen, dass Microsoft® Office Word 2007 verwendet wird. Der Vorgang ist bei Verwendung von PowerPoint 2007 und Microsoft® Office Excel® 2007 identisch, abgesehen davon, dass in diesen Programmen die Funktion "Änderungen nachverfolgen" nicht zur Verfügung steht. [Hinweis für den Kursleiter: Diese Folie ist mit der vorherigen Folie vergleichbar, mit der Ausnahme, dass sie statischen Inhalt anstelle einer Animation enthält. Verwenden Sie diese Folie, wenn beim Anzeigen der Animation Probleme auftreten. Löschen Sie vor dem Wiedergeben der Präsentation entweder die aktuelle oder die vorherige Folie.] Workflows II: Feedback zu einer Datei sammeln

Seite "Workflowstatus" Wenn Sie mit Workflows vertraut sind, erinnern Sie sich bestimmt an die Seite Workflowstatus. Diese Seite ist auch von Bedeutung, wenn Sie den Workflow "Feedback sammeln" ausführen. Auf dieser Seite sehen Sie, welche Mitarbeiter die Überarbeitung abgeschlossen haben und welche nicht. Dort werden Ihnen unten auf der Seite auch die allgemeinen Kommentare der einzelnen Bearbeiter angezeigt. Workflows II: Feedback zu einer Datei sammeln

Gleichzeitig gesendete Aufgaben
Beachten Sie Folgendes: Die Funktionsweise des Workflows "Feedback sammeln" unterscheidet sich geringfügig von der des Genehmigungs- workflows. Beim Workflow "Feedback sammeln" werden alle Aufgaben gleichzeitig versendet, während sie beim Genehmigungsworkflow nacheinander an die einzelnen Personen gesendet werden. Beim Workflow "Feedback sammeln" ist es also unerheblich, wer die Datei erstes, wer als zweites usw. bearbeitet, d. h. es gibt keine fortlaufende Reihenfolge. Nun werden Sie überlegen, ob zwei Personen gleichzeitig Änderungen an einer Datei vornehmen können? Die Antwort lautet nein. Auf der nächsten Folie wird erläutert, was geschieht, wenn zwei Personen gleichzeitig versuchen, eine Datei zu bearbeiten. Workflows II: Feedback zu einer Datei sammeln

Die Meldung Dokument wird verwendet
Folgendes geschieht, wenn zwei Personen gleichzeitig versuchen, eine Datei zu bearbeiten. Andrea hat zuerst auf die Schaltfläche Dokument bearbeiten geklickt. Anschließend hat Robert nur eine Sekunde später auf dieselbe Schaltfläche geklickt. Ihm wird daraufhin die Meldung Dokument wird verwendet angezeigt. Er kann die Datei erst bearbeiten, nachdem Andrea sie geschlossen hat. Workflows II: Feedback zu einer Datei sammeln

Die Meldung Dokument wird verwendet
Folgendes geschieht, wenn zwei Personen gleichzeitig versuchen, eine Datei zu bearbeiten. Lässt Andrea die Datei jedoch geöffnet, wenn sie zum Mittagessen geht, kann Robert in einem Zeitraum zwischen 15 Minuten und einer Stunde danach auf die Datei zugreifen. Im nächsten Abschnitt erfahren Sie mehr darüber, was geschieht, wenn Bearbeiter mehr Zeit benötigen. Falls Andrea mehr Zeit für die Bearbeitung der Datei wünscht, sollte Sie die Datei zuerst auschecken. Workflows II: Feedback zu einer Datei sammeln

Falls Bearbeiter mehr Zeit benötigen
Manchmal benötigen Mitarbeiter etwas mehr Zeit für die Bearbeitung. In diesem Fall empfiehlt es sich für die Bearbeiter, die Datei zunächst auszuchecken. Nachdem sie die Überarbeitung beendet haben, können Bearbeiter die Datei wieder einchecken, sodass andere Personen im Workflow ihr Feedback dazu geben können. Hierfür schließen sie einfach die Datei und werden daraufhin aufgefordert, die Datei einzuchecken. Hinweis: Manche Dokumentbibliotheken können so konfiguriert werden, dass Dateien zunächst ausgecheckt werden müssen, bevor die Bearbeitung möglich ist. Nähere Informationen zum Einrichten einer Bibliothek auf diese Weise erhalten Sie auf der Kurzübersichtskarte am Ende dieses Kurses. Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche, zeigen Sie auf Server, und klicken Sie dann auf Auschecken. Workflows II: Feedback zu einer Datei sammeln

Wenn Auschecken erforderlich ist
Falls die Bibliothek so konfiguriert ist, dass Dateien ausgecheckt werden müssen, wird Ihnen und den Bearbeitern anstelle der Schaltfläche Dokument bearbeiten die Schaltfläche Auschecken angezeigt. Wenn Sie auf Auschecken klicken, ist die Datei so lange für Sie reserviert, bis Sie sie wieder einchecken. Workflows II: Feedback zu einer Datei sammeln

Testfrage 1 Beim Workflow "Feedback sammeln" werden - Aufgaben in einer von Ihnen festgelegten Reihenfolge versendet. So kann zuerst eine Person ihr Feedback abgeben, und wenn diese Person fertig ist, kann die nächste Person ihr Feedback abgeben usw. (Wählen Sie eine Antwort aus.) Richtig Falsch Workflows II: Feedback zu einer Datei sammeln

Testfrage 1: Antwort Falsch Beim Workflow "Feedback sammeln" werden die Aufgaben nicht in einer bestimmten Reihenfolge sondern alle gleichzeitig versendet. Workflows II: Feedback zu einer Datei sammeln

Testfrage 2 Was muss ein Bearbeiter tun, um eine Aufgabe im Rahmen des Workflows "Feedback sammeln" abzuschließen? (Wählen Sie eine Antwort aus.) Er muss auf Dokument bearbeiten klicken und dann die Datei speichern. Er muss auf Dokument bearbeiten klicken, die Datei speichern und sie dann schließen, damit sie von anderen Personen geöffnet werden kann. Er muss auf Diese Aufgabe bearbeiten klicken, eine allgemeine Aussage eingeben, und dann auf Feedback senden klicken. Er muss auf Auschecken klicken, das Dokument bearbeiten und die Datei danach einchecken. Workflows II: Feedback zu einer Datei sammeln

Testfrage 2: Antwort Er muss auf Diese Aufgabe bearbeiten klicken, eine allgemeine Aussage eingeben und dann auf Feedback senden klicken. Bearbeiter können die Eingabe der allgemeinen Aussage auch überspringen. Sie müssen aber unbedingt auf die Schaltfläche Feedback senden klicken. Hiermit wird die Aufgabe abgeschlossen. Workflows II: Feedback zu einer Datei sammeln

Testfrage 3 Wie kann ein Bearbeiter sicherstellen, dass ihm ausreichend Zeit für die Überarbeitung einer Datei zur Verfügung steht? (Wählen Sie eine Antwort aus.) Durch Klicken auf Dokument bearbeiten. Durch Klicken auf Diese Aufgabe bearbeiten. Durch Klicken auf Auschecken. Durch Klicken auf die Schaltfläche Auschecken und Bearbeiten. Workflows II: Feedback zu einer Datei sammeln

Testfrage 3: Antwort Durch Klicken auf Auschecken. Auf diese Weise erhält ein Bearbeiter unbegrenzte Zeit, um sein Feedback abzugeben. Workflows II: Feedback zu einer Datei sammeln

Kurzübersichtskarte Eine Übersicht der in diesem Kurs bearbeiteten Aufgaben finden Sie auf der Kurzübersichtskarte. Workflows II: Feedback zu einer Datei sammeln

Hilfe zur Vorlage Diese Microsoft Office PowerPoint-Vorlage enthält Kursinhalte darüber, wie der Workflow "Feedback sammeln" in einer Microsoft Office SharePoint-Dokumentbibliothek verwendet wird. Sie ist für die Präsentation vor einer Gruppe geeignet und kann bei Bedarf angepasst werden. Der Inhalt dieser Vorlage basiert auf dem Microsoft Office Online-Schulungskurs "Workflows II: Feedback zu einer Datei sammeln". Merkmale dieser Vorlage Titelfolie: Die erste Folie enthält Platzhaltertext, der durch den Namen des Unternehmens ersetzt werden kann. Sie können das Textfeld auch vollständig löschen, wenn Sie diesen Text nicht verwenden möchten. Animationen: In die gesamte Präsentation sind benutzerdefinierte Animationseffekte integriert. Diese Effekte umfassen Kurzer Blick, Strecken, Auflösen und Schachbrett. Alle Effekte können auch in früheren Versionen bis zu Microsoft PowerPoint 2000 abgespielt werden. Wenn Sie die Animationseffekte ändern möchten, wechseln Sie zum Menü Bildschirmpräsentation, klicken auf Benutzerdefinierte Animation und verwenden dann die angezeigten Optionen. Vorgehensweise für den Fall, dass diese Präsentation eine Adobe Flash-Animation enthält: Zum Wiedergeben der Flash-Datei müssen Sie das Microsoft ActiveX®-Steuerelement "Shockwave Flash Object" auf dem Computer registrieren. Laden Sie hierzu die aktuelle Adobe Flash Player-Version von der Adobe-Website herunter. Warnung betreffend das Speichern der Flash-Animationen: Die Flash-Animationen können in PowerPoint-Versionen bis zu PowerPoint 2000 wiedergegeben werden. Wenn Sie die Vorlage jedoch in PowerPoint 2007 speichern möchten, speichern Sie sie in einem früheren PowerPoint-Dateiformat, und zwar als PowerPoint Präsentation (*.ppt) oder als PowerPoint Vorlage (*.pot). (Die Dateitypen werden im Dialogfeld Speichern unter neben Dateityp angezeigt.) Wenn Sie die Vorlage in einem PowerPoint 2007-Dateiformat wie als PowerPoint-Präsentation (*.pptx) oder als PowerPoint-Vorlage (*.potx) speichern, gehen beim Speichern der Datei die Animationen verloren. Folienübergänge: Während der gesamten Präsentation wird der Übergang Von oben rollen verwendet. Gehen Sie zum Menü Bildschirmpräsentation, klicken Sie auf Folienübergang, und verwenden Sie die angezeigten Optionen, wenn Sie einen anderen Übergang verwenden möchten. Hyperlinks zum Onlinekurs: Die Vorlage enthält Verknüpfungen zur Onlineversion dieses Schulungskurses. Die Verknüpfungen führen zu praktischen Übungsbeispielen für jede Lektion und zu einer Kurzübersichtskarte, die für diesen Schulungskurs veröffentlicht wurde. Beachten Sie: Auf Ihrem Computer muss [app] 2007 installiert sein, damit Sie die praktischen Übungsbeispiele anzeigen können. Wenn Sie nicht über [app] 2007 verfügen, können Sie die Übungsanweisungen nicht anzeigen. Kopf- und Fußzeilen: Die Vorlage enthält eine Fußzeile mit dem Titel des Schulungskurses. Wenn Sie Fußzeilen ändern oder entfernen möchten, öffnen Sie im Menü Ansicht das Dialogfeld Kopf- und Fußzeile. HILFE ZUR VORLAGE Eine ausführliche Hilfe zu dieser Vorlage finden Sie im Notizenfeld oder wenn Sie die gesamte Notizenseite anzeigen (Menü oder Registerkarte Ansicht).

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