Arbeitszeitmanagement

Präsentation zum Thema: "Arbeitszeitmanagement"—  Präsentation transkript:

1 Arbeitszeitmanagement
Herwarth + Holz d a t a tektur Arbeitszeitmanagement

2 Zum Blättern in der Präsentation betätigen Sie bitte die Pfeiltasten oder die Enter-Taste!
Arbeitszeitmanagement, Herwarth + Holz, 2002

3 Inhalt / Leitfragen Welche Vorteile bietet Ihnen das Arbeitszeitmanagement-Programm? Was kennzeichnet das Programm in der Bedienung? Wer soll die erforderlichen Daten erfassen und pflegen? Für wen stehen welche Daten zur Verfügung? Was kostet das Programm? Welche Netz- und Rechnerkonfiguration braucht das Programm? Welche sonstigen Vorteile bietet das Programm? Wann empfiehlt sich die Einführung des Programms? Arbeitszeitmanagement, Herwarth + Holz, 2002 Leitfragen

4 Welche Vorteile bietet Ihnen das Programm?
Das Arbeitszeitmanagement-Programm ermöglicht dass die Arbeitszeiten projektbezogen nach den von Ihnen definierten Arbeitsinhalten und Leistungsphasen erfasst werden, 2. jederzeit eine Übersicht über den Umfang der geleisteten Projektstunden nach Arbeitsinhalten, Leistungsphasen oder nach Mitarbeiter/innen (z.B. für Nachkalkulationen), einen Vergleich der geleisteten Stunden (Ist) mit den vertraglich vereinbarten / kalkulierten Stunden (Kann-Stunden) - (z.B. für die Projektkontrolle), eine erhebliche Reduzierung des Aufwandes zur Erstellung von sog. Stundennachweisen gegen über Auftraggebern (z.B. für monatliche Abrechnungen von Beratungsleistungen oder besondere Leistungen), Arbeitszeitmanagement, Herwarth + Holz, 2002 Programmvorteile

5 Welche Vorteile bietet Ihnen das Programm?
Das Arbeitszeitmanagement-Programm ermöglicht einen schnellen Übersicht über den aktuellen (Über-)Stundenstand, die bisherigen Krankheitstage sowie den verbleibenden Urlaubsanspruch Ihrer Mitarbeiter/innen (z.B. für Arbeits- und Kapazitäts planungen), 6. eine schnelle Übersicht (Inhalt / Umfang) über alle Projekte, an denen ein bestimmter Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin mitgearbeitet hat (z.B. für Bestätigungen, Zeugnisse), eine Gegenüberstellung der vertraglich fixierten Honorare (Einnahmen) mit den bereits beglichenen Honorarrechnungen für alle oder ausgewählte Projekte (z.B. für eine schnelle Übersicht über den Rechnungsstand und den (verbleibenden) Auftragsbestand), eine Übersicht über die aktuellen und / oder abgeschlossenen Projekte. Arbeitszeitmanagement, Herwarth + Holz, 2002 Programmvorteile

6 Was kennzeichnet das Programm in der Bedienung?
Das Arbeitszeitmanagement-Programm bietet einen hohen Komfort durch eine einheitliche und übersichtliche Struktur der Masken / Dialoge / Übersichten, 2. eine einfache, intuitive Bedienung des Programms durch eine vereinfachte Bedienungsstruktur (Befehlszeile mit Daten „neu“, „ändern“, „löschen“ und „archivieren“), eine erleichterte Eingabe der Daten durch vorgefertigte Listenfelder (reduziert die Bearbeitung und mögliche Schreibfehler) eine strukturierte Online-Hilfe (gegliedert für Geschäftsleitung und Mitarbeiter) die mit F1 aufgerufen wird. Arbeitszeitmanagement, Herwarth + Holz, 2002 Bedienungskomfort

7 Was kennzeichnet das Programm in der Bedienung?
Beispiele zur Maskenstruktur und den Bedienungselementen Arbeitszeitmanagement, Herwarth + Holz, 2002 Beispiele von Dialogmasken

8 Was kennzeichnet das Programm in der Bedienung?
Beispiele zur Änderung von Daten (hier Mitarbeiterdaten auf der Ebene der Geschäftsführung) Arbeitszeitmanagement, Herwarth + Holz, 2002 Beispiele von Dialogmasken

9 Was kennzeichnet das Programm in der Bedienung?
Beispiele zur Änderung von Daten (hier Projektdaten auf der Ebene der Geschäftsführung) Arbeitszeitmanagement, Herwarth + Holz, 2002 Beispiele von Dialogmasken

10 Was kennzeichnet das Programm in der Bedienung?
Beispiel zur Ersterfassung der Stammdaten für eine stundengenaue Abrechnung Arbeitszeitmanagement, Herwarth + Holz, 2002 Stundengenaue Abrechnungen beim Auftraggeber

11 Was kennzeichnet das Programm in der Bedienung?
Erfassung von Rechnungsdaten nach Kostenstellen und Projekten Arbeitszeitmanagement, Herwarth + Holz, 2002 Verwaltung der Einnahmen und Ausgaben

12 Wer soll die erforderlichen Daten erfassen und pflegen?
Das Arbeitszeitmanagement-Programm ist so angelegt, dass die Geschäftsführung von der Datenerfassung und Datenpflege weitgehend entlastet wird. Vom Programm - und soweit Sie die vorgeschlagenen Berechtigungen so bestätigen bzw. übernehmen - werden die Personaldaten der Mitarbeiter/innen (Stundensatz, wöchentliche Arbeitszeit, Urlaubsanspruch, Mitarbeiterstatus nach der HOAI u.a.) vom (Chef-)Sekretariat erfasst und gepflegt, die Projektdaten (Leistungsphasen, Honorare, Nebenkosten- und Mehrwertsteueransätze, definierte Arbeitsinhalte u.a.) ebenfalls vom (Chef-)Sekretariat oder durch die Geschäftsführung sowie die anfallenden Arbeitszeiten durch die einzelnen Mitarbeiter/innen selbst erfasst. Arbeitszeitmanagement, Herwarth + Holz, 2002 Datenerfassung

13 Für wen stehen welche Daten zur Verfügung?
Das Programm erlaubt eine personen- bzw. funktionsbezogene Bestimmung der Programm- berechtigungen und damit eine differenzierte Einsichtnahme in die erfassten Daten einschließlich aller statistischer Auswertungsmöglichkeiten. Vom Programm als Vorschlag vorgegeben - aber vom Lizenznehmer modifizierbar - gilt folgender Grundsatz: auf der Ebene der Geschäftsführung stehen alle Personaldaten und Zeiteinträge und alle Auswertungsdaten des Programms, auf der Ebene des (Chef-)Sekretariats alle Personaldaten und Zeiteinträge und auf der Ebene der Mitarbeiter/innen alle eigenen Zeiteinträge zur Verfügung. Arbeitszeitmanagement, Herwarth + Holz, 2002 Programmberechtigungen

14 Für wen stehen welche Daten zur Verfügung?
Auswahl an Übersichten und Auswertungen für die Geschäftsleitung / optional für das Sekretariat Projekte Kann - Ist - Vergleich geleistete Stunden Stunden nach Arbeitsinhalt Stunden nach Leistungsphase Stunden nach Mitarbeiter (Nach) Kalkulation Gesamtübersichten nach Zeiten Projektübersicht Honorare - Einnahmen Projekte - Auftraggeber Kalkulation Mitarbeiter Monatsübersicht Kann - Ist - Vergleich Urlaubsübersicht für ein Jahr Krankheitsübersicht für ein Jahr Stunden nach Zeitraum Stunden nach Projekt Gesamtübersichten Mitarbeiterübersichten Gehaltsübersicht Gehaltsveränderung Urlaubsübersicht Urlaubsveränderung Geburtstagsübersicht Arbeitszeitmanagement, Herwarth + Holz, 2002 Output - Geschäftsführung / Sekretariat

15 Für wen stehen welche Daten zur Verfügung?
Übersichten und Auswertungen für die Mitarbeiter(innen) Projekte Gesamtübersichten Projektübersicht Mitarbeiter Monatsübersicht Kann - Ist - Vergleich Urlaubsübersicht für ein Jahr Krankheitsübersicht für ein Jahr Arbeitszeitmanagement, Herwarth + Holz, 2002 Output - Mitarbeiter

16 Wie funktioniert die Zeiterfassung?
Jahres- / Monatsübersicht Unter "Überträge“ können Sie den Stundenübertrag zum Zeitpunkt der Einführung des Programms eintragen. Zeiteingabefenster Die Arbeitszeiten werden projekt- und leistungsphasenbezogen auf eine Viertelstunde genau eingegeben. Tätigkeiten-Katalog Im Katalog können Sie wiederkehrende Tätigkeiten projektbezogen speichern und wieder aufrufen. Arbeitszeitmanagement, Herwarth + Holz, 2002 Zeiteingabe für Mitarbeiter/innen und Geschäftsleitung

17 Was kostet das Programm?
1. Den Erwerb des netzwerkfähigen Programms (einmalige Kosten), eine einmalige Erfassung der Stammdaten, d.h. aller Projekt- und Mitarbeiterdaten (einmalige interne Kosten) sowie zukünftig die Datenpflege durch das Sekretariat und die Geschäftsführung - abhängig von Veränderungen in den Personaldaten (Kündigung, Veränderung des Stundensatzes u.a.) und der Projektdaten (z.B. Auftragszugänge mit allen Projektdaten). Arbeitszeitmanagement, Herwarth + Holz, 2002 Aufwand und Kosten

18 Welche Netz- und Rechnerkonfiguration braucht das Programm?
lauffähig ab Pentium 90 Mhz empfohlen Pentium II mit 300 Mhz oder besser Windows gemeinsames Verzeichnis / Freigabe oder SQL-Server (z.B. MS SQL-Server, MySQL) -Server (kein muss) Arbeitszeitmanagement, Herwarth + Holz, 2002 Systemvoraussetzungen

19 Welche sonstigen Vorteile bietet das Programm?
Ex-/Import von Daten (für verschiedene Bürostandorte) Modifizierbarkeit von Zeiteinträgen (z.B. speziell für Stundenabrechnungen) Zeitenrechner Aufgabenliste “Stoppuhr“ für einzelne Aufgaben Terminliste integrierter -Client (kein muss) Arbeitszeitmanagement, Herwarth + Holz, 2002 Programmextras

20 Wann empfiehlt sich die Einführung des Programms?
Jederzeit und so schnell wie möglich - denn je schneller das Arbeitszeitmanagement-Programm in Ihrem Büro zum Einsatz kommt, desto schneller genießen Sie alle Vorteile. Wenn Sie / die Geschäftsleitung und das Sekretariat etwas Ruhe haben - denn der mögliche Output des Programms hängt auch von Ihrem Input ab. Die Mitarbeiter/innen, die Ihre Zeiten projektgenau selbst erfassen sollen, brauchen Ihre Definitionen von Projekten, Leistungsphasen, Kann-Stunden und Arbeitsinhalten. Aber viele Stammdaten (zum Personal und den Projekten) können vom Sekretariat erfasst werden. Zum Monatsanfang für die Mitarbeiter/innen - denn dies erleichtert den automatischen Abgleich der monatlichen Soll-Ist-Stunden. Arbeitszeitmanagement, Herwarth + Holz, 2002 Zeitpunkt einer Programmeinführung

21 Wir hoffen, dass Ihnen diese Präsentation einen ersten Überblick über die Vorzüge des
Arbeitszeitmanagement-Programms vermitteln konnte und danken Ihnen für Ihr Interesse. Für weitere Erläuterungen zum Programm steht Ihnen Frau Holz und Herr Herwarth unter der Rufnummer: oder per gerne zur Verfügung. Arbeitszeitmanagement, Herwarth + Holz, 2002