„Eingangsdokumente in teamwork“ Monika Kremer dig it! Inhouse-Präsentation 17. September 2008.

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1 „Eingangsdokumente in teamwork“ Monika Kremer dig it! Inhouse-Präsentation 17. September 2008

2 „Eingangsdokumente in teamwork“ theoretischer Einstieg * graphische Darstellung des internen Ablaufs in 2 Schritten * praktische Erläuterung an ausgewählten Beispielen kreditorische Eingangsdokumente in teamwork – Monika Kremer – 17.09.2008 - www.dig-it.de

3 „Eingangsdokumente in teamwork“ im Nachfolgenden soll visuell der Ablauf der internen Bearbeitung von Dokumenten im Speziellen: der Kreditorenbelege einfach, übersichtlich und beispielhaft dargestellt werden der Grundsatz der doppelten Buchführung lautet: „KEINE BUCUHNG OHNE BELEG“ kreditorische Eingangsdokumente in teamwork – Monika Kremer – 17.09.2008 - www.dig-it.de

4 „Eingangsdokumente in teamwork“ kurze Begriffserklärung mit Eselsbrücke: Debitor = Kunde = AusgangsRechnungen wir haben eine Forderung... wir bekommen Geld Kreditor = Lieferant = EingangsRechnung wir haben eine Verbindlichkeit... wir müssen bezahlen kreditorische Eingangsdokumente in teamwork – Monika Kremer – 17.09.2008 - www.dig-it.de

5 „Eingangsdokumente in teamwork“ (m)eine Eselsbrücke: im deutschen Alphabet steht D( ebtior ) vor K( reditor ) F( orderung ) vor V( erbindlichkeit ) kreditorische Eingangsdokumente in teamwork – Monika Kremer – 17.09.2008 - www.dig-it.de

6 „Eingangsdokumente in teamwork“ bei dig-it! und in teamwork werden a l l e Dokumente digital verarbeitet, ob als... Nachricht... Vertrag... Kassenbeleg... Ausgangs- bzw. EingangsRechnung... Lieferschein... oder als... Gutschrift... kreditorische Eingangsdokumente in teamwork – Monika Kremer – 17.09.2008 - www.dig-it.de

7 „Eingangsdokumente in teamwork“ bei der Verarbeitung der Dokumente müssen wir 2 Vorgänge unterscheiden : 1. die Archivierung der Dokumente und 2. die Verbuchung der kreditorischen Eingangsdokumente

8 „1. Archivierung der Eingangsdokumente in teamwork“ kreditorische Eingangsdokumente in teamwork – Monika Kremer – 17.09.2008 - www.dig-it.de

9 „1. Archivierung der Eingangsdokumente in teamwork“ kreditorische Eingangsdokumente in teamwork – Monika Kremer – 17.09.2008 - www.dig-it.de ● das Dokument landet als Fax oder Mail oder als Scan in einem der zuvor genannten Postkörbe und wird von hier aus durch Klicken auf das Disketten-Symbol hochgeladen

10 „1. Archivierung der Eingangsdokumente in teamwork“ ● die vorhandenen Felder müssen geprüft und ausgefüllt werden ● Besonderheit bei Kassenbelegen: Ein-/Ausgang bezieht sich hier auf die Art des Dokuments aus Firmensicht

11 „1. Archivierung der Eingangsdokumente in teamwork“ noch mal zum besseren Verständnis: die Auswahl Eingang bzw. Ausgang bezieht sich auf die Art des Dokuments aus Firmensicht ! - Eingang = Dig it! Belegempfänger (Geldgeber) - Ausgang = Dig it! Belegaussteller (Geldempfänger) (entgegengesetzte buchhalterische Logik, da die Archivierung des Dokuments ansteht)

12 „1. Archivierung der Eingangsdokumente in teamwork“ die importierten... also... archivierten Dokumente sind jederzeit im teamwork-Modul vorgang unter dem betreffenden Dokumenttyp der entsprechenden AID anzeigbar kreditorische Eingangsdokumente in teamwork – Monika Kremer – 17.09.2008 - www.dig-it.de

13 „Eingangsdokumente in teamwork“

14 „2. Verbuchung der Eingangsdokumente in teamwork“ kreditorische Eingangsdokumente in teamwork – Monika Kremer – 17.09.2008 - www.dig-it.de

15 „2. Verbuchung der Eingangsdokumente in teamwork“ ● das archivierte Dokument wird mit den zuvor eingegebenen Informationen angezeigt und kann nun entsprechend verbucht werden

16 – Besonderheit bei Kassenbelegen: – Zahlart: BAR als Voreinstellung – Belegprüfung ergibt ein Ausgangs- statt einem Eingangsdokument ---- -> – vor der Verbuchung: Äderung in neuem Fenster in der AID ---> Modul Vorgang ---> Kassenbeleg anzeigen ---> durch Klicken auf ändern ---> speichern – „neu laden“ des offenen Verbuchungsfenster erforderlich, dann korrekte Buchung möglich

17 „2. Verbuchung der Eingangsdokumente in teamwork“ ● hier ein Beispiel für eine Splittverbuchung ● teamwork rechnet automatisch den jeweiligen Restbetrag zum Gesamtwert aus, User- Kontrollmöglichkeit ● eine Verbuchung ist nur möglich, wenn die Summe der Teilbeträge gleich dem Gesamtwert ist

18 „2. Verbuchung der Eingangsdokumente in teamwork“ kreditorische Eingangsdokumente in teamwork – Monika Kremer – 17.09.2008 - www.dig-it.de ● hier ein Beispiel für eine EingangsRechnung

19 „2. Verbuchung der Eingangsdokumente in teamwork“ kreditorische Eingangsdokumente in teamwork – Monika Kremer – 17.09.2008 - www.dig-it.de ● hier ein Beispiel für eine Gutschrift ● teamwork ändert automatisch das Betrags-Vorzeichen, wenn bei der Archivierung der Dokumenttyp: Gutschrift gewählt wurde

20 „2. Verbuchung der Eingangsdokumente in teamwork“ teamwork erzeugt nach dem Verbuchen mehrere Buchungssätze diese sind im Modul: finanzen sichtbar will ich die Buchungen zu einem Kreditoren sehen, AID ---> finanzen ---> Kreditor ---> Bu-sätze anzeigen Beispiel: Otto office (AID0069)

21 „Verbuchte Eingangsdokumente in teamwork“

22 „2. Verbuchung der Eingangsdokumente in teamwork“ teamwork erzeugt nach dem Verbuchen mehrere Buchungssätze diese sind im Modul: finanzen sichtbar will ich Buchungen unserer Firma sehen, AID0001 ---> finanzen ---> Auswahl Dokumenttyp ---> Bu-sätze anzeigen Besonderheit: durch Klicken auf ein Konto, kann ich mir alle Buchungen zu diesem anzeigen

23 „Verbuchte Eingangsdokumente in teamwork“

24 „Eingangsdokumente in teamwork“ Vielen Dank!

25 „Eingangsdokumente in teamwork“ Nice to have * allgemeine Bu-maske: - da der Gesamtwert ein Mussfeld ist, wäre nach Füllung eine automatische Übernahme in das Feld Betrag sinnvoll * bei Splittbuchungen: - Curser bitte mit Fokus auf das Feld Filter - wenn Bu-satz hinzufügen, dann bitte auch Bu-satz löschen ermöglichen * bei Kassenbuchungen: - Wechelmöglichkeit zwischen Aus-/Eingang für Dokumente in die Bu-maske einfügen * bei Auswertungen: - Kontenansicht über alle Konten ermöglichen mit Auswahl über Kto-Nr. und Zeitraum