Capitol Vertragsverwaltung 1 Am Beispiel Pachtvertrag.

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1 Capitol Vertragsverwaltung 1 Am Beispiel Pachtvertrag

2 2 Inhaltsverzeichnis 1.Verpachtung - Einnahme a)Vertragskonditionen in Capitol als Zuordnung hinterlegen b)Muster Vertrag als Dokumentenvorlage in Capitol hinterlegen 2.Anpachtung – Ausgabe a)Vertragskonditionen in Capitol als Zuordnung hinterlegen 3.Auswertung a)Von befristeten Verträgen

3 3 1 Verpachtung – Einnahme Vertragskonditionen in Capitol als Zuordnung hinterlegen

4 4 Vertragskonditionen aus Vertrag entnehmen Konditionen: Vertragspartner: Hausverwaltung Mooser Dahlienstraße 555 83026 Rosenheim Grundstück: Sepp-Heindl-Straße 55 Rosenheim, Flur: 66889, Flurstück: 5597878, 1580m² Pachtvertragsnummer: 223369-2013 Pachtdauer & Zeitraum: fünf Jahre, 16.10.2013 – 15.10.2018 Pachtpreis: 5 € / m²

5 5 Zuordnung für Vertrag anlegen - Person neu hinterlegen Konditionen: Vertragspartner: Hausverwaltung Mooser Dahlienstraße 555 83026 Rosenheim Grundstück: Sepp-Heindl-Straße 55 Rosenheim, Flur: 66889, Flurstück: 5597878, 1580m² Pachtvertragsnummer: 223369-2013 Pachtdauer & Zeitraum: fünf Jahre, 16.10.2013 – 15.10.2018 Pachtpreis: 5 € / m² Konditionen: Vertragspartner: Hausverwaltung Mooser Dahlienstraße 555 83026 Rosenheim Grundstück: Sepp-Heindl-Straße 55 Rosenheim, Flur: 66889, Flurstück: 5597878, 1580m² Pachtvertragsnummer: 223369-2013 Pachtdauer & Zeitraum: fünf Jahre, 16.10.2013 – 15.10.2018 Pachtpreis: 5 € / m² 1.Öffnen Sie das Zuordnungsmodul 2.Klicken Sie auf hinzufügen 3.Wählen Sie unter „Personendaten“ neu anlegen 4.Es öffnet sich das Personenmodul. 5.Geben Sie hier alle Informationen zur Person an. 6.Klicken Sie auf Speichern 7.Die Person wurde hinterlegt.

6 6 Zuordnung für Vertrag anlegen - Grundstück neu hinterlegen Konditionen: Vertragspartner: Hausverwaltung Mooser Dahlienstraße 555 83026 Rosenheim Grundstück: Sepp-Heindl-Straße 55 Rosenheim, Flur: 66889, Flurstück: 5597878, 1580m² Pachtvertragsnummer: 223369-2013 Pachtdauer & Zeitraum: fünf Jahre, 16.10.2013 – 15.10.2018 Pachtpreis: 5 € / m² Konditionen: Vertragspartner: Hausverwaltung Mooser Dahlienstraße 555 83026 Rosenheim Grundstück: Sepp-Heindl-Straße 55 Rosenheim, Flur: 66889, Flurstück: 5597878, 1580m² Pachtvertragsnummer: 223369-2013 Pachtdauer & Zeitraum: fünf Jahre, 16.10.2013 – 15.10.2018 Pachtpreis: 5 € / m² 1.Wählen Sie unter „Objektdaten“ neu anlegen 2.Es öffnet sich das Objektmodul. 3.Geben Sie hier alle Informationen zum Objekt an. 

7 7 Zuordnung für Vertrag anlegen - Grundstück neu hinterlegen Konditionen: Vertragspartner: Hausverwaltung Mooser Dahlienstraße 555 83026 Rosenheim Grundstück: Sepp-Heindl-Straße 55 Rosenheim, Flur: 66889, Flurstück: 5597878, 1580m² Pachtvertragsnummer: 223369-2013 Pachtdauer & Zeitraum: fünf Jahre, 16.10.2013 – 15.10.2018 Pachtpreis: 5 € / m² Konditionen: Vertragspartner: Hausverwaltung Mooser Dahlienstraße 555 83026 Rosenheim Grundstück: Sepp-Heindl-Straße 55 Rosenheim, Flur: 66889, Flurstück: 5597878, 1580m² Pachtvertragsnummer: 223369-2013 Pachtdauer & Zeitraum: fünf Jahre, 16.10.2013 – 15.10.2018 Pachtpreis: 5 € / m² 1.Wechseln Sie auf den Reiter Flächen. Geben Sie hier die Grundstücksfläche an. 2.Klicken Sie auf Speichern 3.Das Grundstück wurde bei der Zuordnung hinterlegt. 

8 8 Zuordnung für Vertrag anlegen - Pachtvertragsnummer und Dauer hinterlegen Konditionen: Vertragspartner: Hausverwaltung Mooser Dahlienstraße 555 83026 Rosenheim Grundstück: Sepp-Heindl-Straße 55 Rosenheim, Flur: 66889, Flurstück: 5597878, 1580m² Pachtvertragsnummer: 223369-2013 Pachtdauer & Zeitraum: fünf Jahre, 16.10.2013 – 15.10.2018 Pachtpreis: 5 € / m² Konditionen: Vertragspartner: Hausverwaltung Mooser Dahlienstraße 555 83026 Rosenheim Grundstück: Sepp-Heindl-Straße 55 Rosenheim, Flur: 66889, Flurstück: 5597878, 1580m² Pachtvertragsnummer: 223369-2013 Pachtdauer & Zeitraum: fünf Jahre, 16.10.2013 – 15.10.2018 Pachtpreis: 5 € / m² 1.Geben Sie unter Zuordnungsdaten die Pachtvertragsnummer als Kurzbezeichnung ein. 2.Wählen Sie die Zuordnungsart „Verpachtung“ aus 3.Geben Sie den Vertragsbeginn an. 4.Klicken Sie auf „Befristet“.  

9 9 Zuordnung für Vertrag anlegen - Pachtvertragsnummer und Dauer hinterlegen Konditionen: Vertragspartner: Hausverwaltung Mooser Dahlienstraße 555 83026 Rosenheim Grundstück: Sepp-Heindl-Straße 55 Rosenheim, Flur: 66889, Flurstück: 5597878, 1580m² Pachtvertragsnummer: 223369-2013 Pachtdauer & Zeitraum: fünf Jahre, 16.10.2013 – 15.10.2018 Pachtpreis: 5 € / m² Konditionen: Vertragspartner: Hausverwaltung Mooser Dahlienstraße 555 83026 Rosenheim Grundstück: Sepp-Heindl-Straße 55 Rosenheim, Flur: 66889, Flurstück: 5597878, 1580m² Pachtvertragsnummer: 223369-2013 Pachtdauer & Zeitraum: fünf Jahre, 16.10.2013 – 15.10.2018 Pachtpreis: 5 € / m² 1.Geben Sie die Laufzeit in Monaten an. 2.Klicken Sie auf rechnen. 3.Das Ablaufdatum wird automatisch berechnet. 4.Bestätigen Sie mit OK. 5.Das Ablaufdatum wurde hinterlegt. 6.Wählen Sie den Zahlungszyklus „jährlich“ aus. 7.Geben Sie bei Monat „Oktober“ an.  

10 10 Zuordnung für Vertrag anlegen - Pachtpreis hinterlegen Konditionen: Vertragspartner: Hausverwaltung Mooser Dahlienstraße 555 83026 Rosenheim Grundstück: Sepp-Heindl-Straße 55 Rosenheim, Flur: 66889, Flurstück: 5597878, 1580m² Pachtvertragsnummer: 223369-2013 Pachtdauer & Zeitraum: fünf Jahre, 16.10.2013 – 15.10.2018 Pachtpreis: 5 € / m² Konditionen: Vertragspartner: Hausverwaltung Mooser Dahlienstraße 555 83026 Rosenheim Grundstück: Sepp-Heindl-Straße 55 Rosenheim, Flur: 66889, Flurstück: 5597878, 1580m² Pachtvertragsnummer: 223369-2013 Pachtdauer & Zeitraum: fünf Jahre, 16.10.2013 – 15.10.2018 Pachtpreis: 5 € / m²     1.Markieren Sie unter „aktuelle Sollzahlungen“ das Konto „Pacht“. 2.Klicken Sie auf Zahlungsentwicklung 3.Klicken Sie auf neu 4.Wählen Sie die Funktion „Einzelpreis 5.Geben Sie den m² Preis an. 6.Klicken Sie auf rechnen.

11 11 Zuordnung für Vertrag anlegen - Pachtpreis hinterlegen Konditionen: Vertragspartner: Hausverwaltung Mooser Dahlienstraße 555 83026 Rosenheim Grundstück: Sepp-Heindl-Straße 55 Rosenheim, Flur: 66889, Flurstück: 5597878, 1580m² Pachtvertragsnummer: 223369-2013 Pachtdauer & Zeitraum: fünf Jahre, 16.10.2013 – 15.10.2018 Pachtpreis: 5 € / m² Konditionen: Vertragspartner: Hausverwaltung Mooser Dahlienstraße 555 83026 Rosenheim Grundstück: Sepp-Heindl-Straße 55 Rosenheim, Flur: 66889, Flurstück: 5597878, 1580m² Pachtvertragsnummer: 223369-2013 Pachtdauer & Zeitraum: fünf Jahre, 16.10.2013 – 15.10.2018 Pachtpreis: 5 € / m²     1.Der gesamte Pachtpreis wird berechnet. 2.Bestätigen Sie die Eingabe mit OK. 3.Die Sollzahlung wurde übernommen. 4.Speichern Sie die Zuordnung ab. 5.Der Pachtvertrag wurde in Capitol hinterlegt. 

12 12 1 Verpachtung – Einnahme Muster Vertrag als Dokumentenvorlage in Capitol hinterlegen

13 13 Mustervertrag als Dokumentenvorlage anlegen - Dokument in Datenbank laden 1.Öffnen Sie das Modul Dokument. 2.Klicken Sie auf hinzufügen. 3.Wählen Sie neues Dokument aus Datei laden. 4.Laden Sie das gewünschte Dokument. 5.Das Dokument wurde in die Datenbank geladen.

14 14 Mustervertrag als Dokumentenvorlage anlegen - Textersetzungsoptionen raussuchen 1.Klicken Sie nun auf Textersetzungsoptionen. 2.Suchen Sie die benötigten Textersetzungsoptionen aus der Liste und wählen Sie diese über doppelklick aus. 3.Hierzu können Sie das gewünschte Modul vorher auswählen.

15 15 Mustervertrag als Dokumentenvorlage anlegen - Textersetzungsoptionen raussuchen 1.Auswahl der benötigten Textersetzungsoptionen Ihre Dokumentenvorlage zu Hand und markieren Sie alle benötigten Felder. 2.Bei der Auswahl der Felder hilft Ihnen auch unser Handbuch unter: www.capitol-classic.dewww.capitol-classic.de Benötigte Felder: Person: Name, Straße, PLZ, Ort Objekt: Gemarkung, Flur, Flurnummer, Fläche, Zuordnung: Pachtvertragsnummer, Vertragsbeginn, Vertragsende Benötigte Felder: Person: Name, Straße, PLZ, Ort Objekt: Gemarkung, Flur, Flurnummer, Fläche, Zuordnung: Pachtvertragsnummer, Vertragsbeginn, Vertragsende

16 16 Mustervertrag als Dokumentenvorlage anlegen - Textersetzungsoptionen Personenmodul 1.Wählen Sie Person aus. 2.Wählen Sie die gewünschten Felder über Doppelklick aus. Name Straße Ort Postleitzahl Benötigte Felder: Person: Name, Straße, PLZ, Ort Objekt: Gemarkung, Flur, Flurnummer, Fläche Zuordnung: Pachtvertragsnummer, Vertragsbeginn, Vertragsende Benötigte Felder: Person: Name, Straße, PLZ, Ort Objekt: Gemarkung, Flur, Flurnummer, Fläche Zuordnung: Pachtvertragsnummer, Vertragsbeginn, Vertragsende

17 17 Mustervertrag als Dokumentenvorlage anlegen - Textersetzungsoptionen Objektmodul 1.Wählen Sie Objekt aus. 2.Wählen Sie die gewünschten Felder über Doppelklick aus. Benötigte Felder: Person: Name, Straße, PLZ, Ort Objekt: Gemarkung, Flur, Flurnummer, Fläche Zuordnung: Pachtvertragsnummer, Vertragsbeginn, Vertragsende Benötigte Felder: Person: Name, Straße, PLZ, Ort Objekt: Gemarkung, Flur, Flurnummer, Fläche Zuordnung: Pachtvertragsnummer, Vertragsbeginn, Vertragsende Flur Flurnummer Gemarkung Fläche 

18 18 Mustervertrag als Dokumentenvorlage anlegen - Textersetzungsoptionen Zuordnungsmodul 1.Wählen Sie Zuordnung aus. 2.Wählen Sie die gewünschten Felder über Doppelklick aus. Benötigte Felder: Person: Name, Straße, PLZ, Ort Objekt: Gemarkung, Flur, Flurnummer, Fläche Zuordnung: Pachtvertragsnummer, Vertragsbeginn, Vertragsende Benötigte Felder: Person: Name, Straße, PLZ, Ort Objekt: Gemarkung, Flur, Flurnummer, Fläche Zuordnung: Pachtvertragsnummer, Vertragsbeginn, Vertragsende Pachtvertragsnummer Vertragsbeginn Vertragsende  

19 19 Mustervertrag als Dokumentenvorlage anlegen - Textersetzungsoptionen in Dokument einfügen 1.Wurden alle Textersetzungsoptionen gefunden klicken Sie auf „in Zwischenablage kopieren“. 2.Bestätigen Sie die Eingabe mit OK. Benötigte Felder: Person: Name, Straße, PLZ, Ort Objekt: Gemarkung, Flur, Flurnummer, Fläche Zuordnung: Pachtvertragsnummer, Vertragsbeginn, Vertragsende Benötigte Felder: Person: Name, Straße, PLZ, Ort Objekt: Gemarkung, Flur, Flurnummer, Fläche Zuordnung: Pachtvertragsnummer, Vertragsbeginn, Vertragsende   

20 20 Mustervertrag als Dokumentenvorlage anlegen - Textersetzungsoptionen in Dokument einfügen 1.Klicken Sie auf Dokument bearbeiten. 2.Fügen Sie die Textersetzungsoptionen in der Zwischenablage in das Dokument ein. 3.Setzen Sie die einzelnen Optionen als Platzhalter an den gewünschten Stellen im Dokument. 4.Speichern und Schließen Sie das Dokument

21 21 Mustervertrag als Dokumentenvorlage anlegen - Dokument als Vorlage abspeichern 1.Die Textersetzungsoptionen im Dokument wurden übernommen. 2.Geben Sie einen Betreff für das Dokument an. 3.Wählen Sie „Dokument-Vorlage“ aus 4.Speichern Sie das Dokument ab. 5.Die Dokumentenvorlage wurde in Capitol hinterlegt.

22 22 Mustervertrag als Dokumentenvorlage anlegen - Dokumentenvorlage überprüfen 1.Öffnen Sie das Zuordnungsmodul. 2.Wählen Sie die gewünschte Zuordnung. 3.Wechseln Sie auf den Reiter Dokumente. 4.Klicken Sie auf Dokument hinzufügen.

23 23 Mustervertrag als Dokumentenvorlage anlegen - Dokumentenvorlage überprüfen 1.Klicken Sie auf Dokument aus Vorlage. 2.Wählen Sie die Dokumentenvorlage über Doppelklick aus. 3.Das Dokument wurde geladen. 4.Klicken Sie auf Textersetzung. 5.Die Textersetzung wurde durchgeführt.

24 24 Mustervertrag als Dokumentenvorlage anlegen - Dokumentenvorlage überprüfen 1.Über Doppelklick auf die Dokumentenvorschau wird das Dokument geöffnet. 2.Überprüfen Sie, ob alle Textersetzungsoptionen korrekt ersetzt wurden. 3.Wurde alles korrekt ersetzt, kann das Dokument bei der Zuordnung hinterlegt werden. Hinweis: Die Dokumentenvorlagen müssen nur einmal hinterlegt werden und können jederzeit verwendet werden. Je mehr Platzhalter vorhanden sind desto dynamischer kann die Vorlage verwendet werden

25 25 2 Anpachtung – Ausgabe Vertragskonditionen in Capitol als Zuordnung hinterlegen

26 26 Vertragskonditionen aus Vertrag entnehmen Konditionen: Vertragspartner: Stadtverwaltung Musterstadt Musterstraße 1 12345 Musterstadt Grundstück: Flurstück 0098, Flur: 0098, Flurstück: 0098, 1000m² Pachtvertragsnummer: 369369-2013 Pachtdauer & Zeitraum: vierJahre, 16.10.2013 – 15.10.2017 Pachtpreis: 5 € / m²

27 27 Zuordnung für Vertrag anlegen - Vorhandene Person verknüpfen Konditionen: Vertragspartner: Stadtverwaltung Musterstadt Musterstraße 1 12345 Musterstadt Grundstück: Flurstück 0098, Flur: 0098, Flurstück: 0098, 1000m² Pachtvertragsnummer: 369369-2013 Pachtdauer & Zeitraum: vier Jahre, 16.10.2013 – 15.10.2017 Pachtpreis: 5 € / m² Konditionen: Vertragspartner: Stadtverwaltung Musterstadt Musterstraße 1 12345 Musterstadt Grundstück: Flurstück 0098, Flur: 0098, Flurstück: 0098, 1000m² Pachtvertragsnummer: 369369-2013 Pachtdauer & Zeitraum: vier Jahre, 16.10.2013 – 15.10.2017 Pachtpreis: 5 € / m² 1.Öffnen Sie das Zuordnungsmodul 2.Klicken Sie auf hinzufügen 3.Wählen Sie unter „Personendaten“ Person suchen 4.Es öffnet sich die Personensuche 5.Wählen Sie die Person über Doppelklick aus 6.Die Person wurde hinterlegt.

28 Konditionen: Vertragspartner: Stadtverwaltung Musterstadt Musterstraße 1 12345 Musterstadt Grundstück: Flurstück 0098, Flur: 0098, Flurstück: 0098, 1000m² Pachtvertragsnummer: 369369-2013 Pachtdauer & Zeitraum: vier Jahre, 16.10.2013 – 15.10.2017 Pachtpreis: 5 € / m² Konditionen: Vertragspartner: Stadtverwaltung Musterstadt Musterstraße 1 12345 Musterstadt Grundstück: Flurstück 0098, Flur: 0098, Flurstück: 0098, 1000m² Pachtvertragsnummer: 369369-2013 Pachtdauer & Zeitraum: vier Jahre, 16.10.2013 – 15.10.2017 Pachtpreis: 5 € / m² 28 Zuordnung für Vertrag anlegen - Vorhandenes Grundstück verknüpfen 1.Wählen Sie unter „Objektdaten“ Objekt suchen. 2.Es öffnet sich die Objektsuche. 3.Wählen Sie das gewünschte Objekt über Doppelklick aus. 4.Das Grundstück wurde bei der Zuordnung hinterlegt. 

29 Konditionen: Vertragspartner: Stadtverwaltung Musterstadt Musterstraße 1 12345 Musterstadt Grundstück: Flurstück 0098, Flur: 0098, Flurstück: 0098, 1000m² Pachtvertragsnummer: 369369-2013 Pachtdauer & Zeitraum: vier Jahre, 16.10.2013 – 15.10.2017 Pachtpreis: 5 € / m² Konditionen: Vertragspartner: Stadtverwaltung Musterstadt Musterstraße 1 12345 Musterstadt Grundstück: Flurstück 0098, Flur: 0098, Flurstück: 0098, 1000m² Pachtvertragsnummer: 369369-2013 Pachtdauer & Zeitraum: vier Jahre, 16.10.2013 – 15.10.2017 Pachtpreis: 5 € / m² 29 Zuordnung für Vertrag anlegen - Pachtvertragsnummer und Dauer hinterlegen 1.Geben Sie unter Zuordnungsdaten die Pachtvertragsnummer als Kurzbezeichnung ein. 2.Wählen Sie die Zuordnungsart „Anpachtung“ aus 3.Geben Sie den Vertragsbeginn an. 4.Klicken Sie auf „Befristet“.  

30 Konditionen: Vertragspartner: Stadtverwaltung Musterstadt Musterstraße 1 12345 Musterstadt Grundstück: Flurstück 0098, Flur: 0098, Flurstück: 0098, 1000m² Pachtvertragsnummer: 369369-2013 Pachtdauer & Zeitraum: vier Jahre, 16.10.2013 – 15.10.2017 Pachtpreis: 5 € / m² Konditionen: Vertragspartner: Stadtverwaltung Musterstadt Musterstraße 1 12345 Musterstadt Grundstück: Flurstück 0098, Flur: 0098, Flurstück: 0098, 1000m² Pachtvertragsnummer: 369369-2013 Pachtdauer & Zeitraum: vier Jahre, 16.10.2013 – 15.10.2017 Pachtpreis: 5 € / m² 30 Zuordnung für Vertrag anlegen - Pachtvertragsnummer und Dauer hinterlegen 1.Geben Sie die Laufzeit in Monaten an. 2.Klicken Sie auf rechnen. 3.Das Ablaufdatum wird automatisch berechnet. 4.Bestätigen Sie mit OK. 5.Das Ablaufdatum wurde hinterlegt. 6.Wählen Sie den Zahlungszyklus „jährlich“ aus. 7.Geben Sie bei Monat „Oktober“ an.  

31 Konditionen: Vertragspartner: Stadtverwaltung Musterstadt Musterstraße 1 12345 Musterstadt Grundstück: Flurstück 0098, Flur: 0098, Flurstück: 0098, 1000m² Pachtvertragsnummer: 369369-2013 Pachtdauer & Zeitraum: vier Jahre, 16.10.2013 – 15.10.2017 Pachtpreis: 5 € / m² Konditionen: Vertragspartner: Stadtverwaltung Musterstadt Musterstraße 1 12345 Musterstadt Grundstück: Flurstück 0098, Flur: 0098, Flurstück: 0098, 1000m² Pachtvertragsnummer: 369369-2013 Pachtdauer & Zeitraum: vier Jahre, 16.10.2013 – 15.10.2017 Pachtpreis: 5 € / m² 31 Zuordnung für Vertrag anlegen - Pachtpreis hinterlegen     1.Markieren Sie unter „aktuelle Sollzahlungen“ das Konto „Pacht Anpachtung“. 2.Klicken Sie auf Zahlungsentwicklung 3.Klicken Sie auf neu 4.Wählen Sie die Funktion „Einzelpreis 5.Geben Sie den m² Preis an. 6.Klicken Sie auf rechnen.

32 32 Zuordnung für Vertrag anlegen - Pachtpreis hinterlegen Konditionen: Vertragspartner: Hausverwaltung Mooser Dahlienstraße 555 83026 Rosenheim Grundstück: Sepp-Heindl-Straße 55 Rosenheim, Flur: 66889, Flurstück: 5597878, 1580m² Pachtvertragsnummer: 223369-2013 Pachtdauer & Zeitraum: fünf Jahre, 16.10.2013 – 15.10.2018 Pachtpreis: 5 € / m² Konditionen: Vertragspartner: Hausverwaltung Mooser Dahlienstraße 555 83026 Rosenheim Grundstück: Sepp-Heindl-Straße 55 Rosenheim, Flur: 66889, Flurstück: 5597878, 1580m² Pachtvertragsnummer: 223369-2013 Pachtdauer & Zeitraum: fünf Jahre, 16.10.2013 – 15.10.2018 Pachtpreis: 5 € / m²     1.Der gesamte Pachtpreis wird berechnet. 2.Bestätigen Sie die Eingabe mit OK. 3.Die Sollzahlung wurde übernommen. 4.Speichern Sie die Zuordnung ab. 5.Die Anpachtung wurde in Capitol hinterlegt. 

33 33 3 Auswertung Befristete Verträge

34 34 Auswertung befristete Verträge - Filtereinstellungen festlegen 1.Öffnen Sie das Zuordnungsmodul 2.Wechseln Sie unter Filter auf den Reiter „Vertragsverwaltung“. 3.Wählen Sie hier Laufzeit = nur befristete 4.Klicken Sie auf suchen

35 35 Auswertung befristete Verträge - Auswertung starten 1.Es werden alle befristeten Verträge angezeigt 2.Klicken Sie auf Drucken / Nutzerliste 3.Capitol generiert die Auswertung 4.Auf der Nutzerliste erhalten Sie sogleich eine Übersicht der Ablaufdaten.  Diese Liste kann beliebig bearbeiten werden.

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