Schulung für Microsoft® Office Outlook® 2007

Präsentation zum Thema: "Schulung für Microsoft® Office Outlook® 2007"—  Präsentation transkript:

1 Schulung für Microsoft® Office Outlook® 2007
[Ihr Firmenname] stellt vor: Schulung für Microsoft® Office Outlook®  2007 Vorbemerkung Für die Kursteilnehmer ist möglicherweise auch die Schulungspräsentation “Verwalten von Postfächern I: Ermitteln und Anpassen der Größe” von Interesse. [Hinweis für den Kursleiter: Ausführliche Anweisungen zum Anpassen dieser Vorlage finden Sie auf der letzten Folie. In den Notizenfeldern einiger Folien befinden sich zusätzliche Lektionstexte.] Verwalten von Postfächern II: Erfassen der Möglichkeiten beim Speichern

2 Kursinhalt Übersicht: Gründe für das Speichern und Methoden
Lektion: Lokales Speichern von Nachrichten auf dem eigenen Computer Die Lektion enthält eine Liste mit Aufgabenvorschlägen sowie Testfragen. Verwalten von Postfächern II: Erfassen der Möglichkeiten beim Speichern

3 Übersicht: Gründe für das Speichern und Methoden
Angenommen, Sie möchten die Größe Ihres Postfachs verringern, indem Sie Ihre - Nachrichten statt auf einem Server auf dem eigenen Computer speichern. Oder vielleicht möchten Sie auch einfach nur einige Nachrichten zu einem wichtigen Projekt von einem Computer auf einen anderen verschieben. Mithilfe einer von zwei Methoden, die beide im Verlauf des Kurses erläutert werden, können Sie Nachrichten in einem Persönlichen Ordner in Outlook speichern. Der Persönliche Ordner wird als Persönliche Ordner-Datei oder PST-Datei bezeichnet. Verwalten von Postfächern II: Erfassen der Möglichkeiten beim Speichern

4 Lernziele für den Kurs Benennen der Vorteile (und Nachteile) des Speicherns von Dateien auf dem eigenen Computer Unterscheiden zwischen den beiden Hauptmethoden zum persönlichen Speichern: Archivordner und Persönliche Ordner Verwalten von Postfächern II: Erfassen der Möglichkeiten beim Speichern

5 Lokales Speichern von Nachrichten auf dem eigenen Computer
Lektion Lokales Speichern von Nachrichten auf dem eigenen Computer

6 Lokales Speichern von Nachrichten auf dem eigenen Computer
Es ist einfach, in Outlook Persönliche Ordner, auch als PST-Dateien bezeichnet, zu erstellen und zu verwenden. Hier ein paar Gründe dafür, warum Sie sie auf jeden Fall ausprobieren sollten. Zu den Gründen, Persönliche Ordner zu verwenden, zählen das Freigeben von Speicherplatz auf dem Server, das Verbessern der Datenverwaltung und das Optimieren der Portabilität. Freigeben von Speicherplatz auf dem Server: Das Freigeben von Speicherplatz ist angebracht, wenn Sie vom Systemadministrator daran erinnert werden, dass Ihr Postfach bald seine Größenbeschränkung erreicht. Verbesserte Datenverwaltung: Verwenden Sie Persönliche Ordner für Nachrichten, die Sie aus beruflichen oder privaten Gründen behalten möchten. Die Verwendung von persönlichen Informationsspeichern (PST) kann Sie dabei unterstützen, "Papierbelege" zu archivieren. Portabilität: Verwenden Sie Persönliche Ordner, um Nachrichten von einem Computer auf einen anderen zu verschieben oder zu kopieren oder um sie auf einer CD-ROM oder einem Datenstick zu sichern. Verwalten von Postfächern II: Erfassen der Möglichkeiten beim Speichern

7 Überlegungen vor dem Speichern
Gerade haben wir über die Vorteile gesprochen, aber Sie sollten auch wissen, dass das lokale Speichern nicht für alle geeignet ist. Berücksichtigen Sie die folgenden Punkte. PST bedeutet, dass der Zugriff nur von einem jeweils Computer erfolgen kann. Der Zugriff auf in einer PST-Datei abgelegte Nachrichten ist schwieriger als auf Nachrichten auf dem -Server. Wenn Sie den Computer wechseln, können Sie sie dort nicht lesen. Verwalten von Postfächern II: Erfassen der Möglichkeiten beim Speichern

8 Überlegungen vor dem Speichern
Gerade haben wir über die Vorteile gesprochen, aber Sie sollten auch wissen, dass das lokale Speichern nicht für alle geeignet ist. Berücksichtigen Sie die folgenden Punkte. Eine PST-Datei kann immer nur von jeweils einer Person geöffnet werden. Auch wenn Sie Ihren Computer freigeben und anderen Personen die Berechtigung zum Zugriff auf eine PST-Datei gewähren, muss ein Benutzer, der die Datei geöffnet hat, die Datei schließen, damit ein anderer Benutzer sie öffnen kann. Verwalten von Postfächern II: Erfassen der Möglichkeiten beim Speichern

9 Überlegungen vor dem Speichern
Gerade haben wir über die Vorteile gesprochen, aber Sie sollten auch wissen, dass das lokale Speichern nicht für alle geeignet ist. Berücksichtigen Sie die folgenden Punkte. Die Firmenrichtlinie lässt möglicherweise das lokale Speichern nicht zu. In manchen Unternehmen gelten Regeln für die Elemente, die Sie behalten können und welche nicht. Aufgrund dieser Firmenaufbewahrungsrichtlinien ist es möglicherweise nicht erlaubt, PST-Dateien zu erstellen (oder es wird zumindest darum gebeten, davon abzusehen). Statt Nachrichten in von Ihnen erstellte Ordner zu verschieben, gibt es möglicherweise spezielle “verwaltete Ordner”, auf die Sie Zugriff haben. Normalerweise werden diese Ordner vom Systemadministrator erstellt und verwaltet. Verwalten von Postfächern II: Erfassen der Möglichkeiten beim Speichern

10 Zeit zum Archivieren Es ist Zeit, über Speichermethoden zu sprechen. Fangen wir mit dem Archivieren an, das auch als AutoArchivieren bezeichnet wird. In einer typischen Outlook-Installation ist das AutoArchivieren standardmäßig aktiviert. Beim Klicken auf  Ja in der Meldung “Möchten Sie jetzt eine AutoArchivierung alter Elemente ausführen?” führt die AutoArchivierung genau diese Aufgabe aus. Wie die Meldung sagt, werden beim AutoArchivieren Nachrichten basierend auf ihrem Alter verschoben. Die AutoArchivierung wird regelmäßig (z. B. alle 14 Tage) ausgeführt, solange Sie dies möchten. Verwalten von Postfächern II: Erfassen der Möglichkeiten beim Speichern

11 Zeit zum Archivieren In der Abbildung wird gezeigt, was passiert.
Zum Starten des Vorgangs klicken Sie auf Ja. Die Nachrichten werden aus dem Postfach… …in einen Ordner namens Archivordner verschoben, den Outlook für Sie erstellt. Verwalten von Postfächern II: Erfassen der Möglichkeiten beim Speichern

12 Zeit zum Archivieren Alle Unterordner in Ihrem Postfach werden automatisch in Archivordner gespiegelt. Die Nachrichten werden ausgehend von dem Ort, an dem sie im Postfach abgelegt wurden, in die Unterordner verschoben. Das bedeutet, dass beim Archivieren die vorhandene Organisation übernommen und im Ordner Archivordner nachgeahmt wird. In der Abbildung werden die Ordner Alpine Ski House und Contoso in Archivordner genau wie im Postfach angezeigt. Merken Sie, in welche Richtung es beim Archivieren geht? Outlook nimmt Ihnen viel Arbeit ab. Wenn Sie zu der Sorte Mensch gehören, die es gerne ordentlich hat, und es Sie wenig kümmert, wie Ordnung entsteht, dann könnte das Archivieren eine gute Methode für Sie sein. Und wie lässt sich das mit Persönlichen Ordnern vergleichen? Darum kümmern wir uns jetzt. Verwalten von Postfächern II: Erfassen der Möglichkeiten beim Speichern

13 Persönliche Ordner für maximale Kontrolle
Anders als beim Archivieren haben Sie mit der Persönlichen Ordner-Methode ein bisschen mehr Arbeit. Sie selbst erstellen die Ordner und verschieben Nachrichten in diese. Sie verschieben Nachrichten, indem Sie sie ziehen, Menübefehle verwenden oder eigene Regeln erstellen. Der Vorteil? Da Sie Ihre Nachrichten selber verschieben, können Sie Ihre Nachrichten ganz nach Ihren Vorstellungen anordnen. Verwalten von Postfächern II: Erfassen der Möglichkeiten beim Speichern

14 Persönliche Ordner für maximale Kontrolle
Klingt das nach Ihnen? Wenn ja, dann wird Ihnen die Kontrolle, die Sie mit Persönlichen Ordnern haben, gefallen. Sie mögen es, wenn der Posteingang leer ist. Sie legen -Nachrichten ab, sobald Sie sie gelesen haben. Sie fassen Nachrichten gerne nach Projekten, Themen oder anderen Kategorien in Gruppen zusammen. Verwalten von Postfächern II: Erfassen der Möglichkeiten beim Speichern

15 Persönliche Ordner für maximale Kontrolle
Klingt das nach Ihnen? Wenn ja, dann wird Ihnen die Kontrolle, die Sie mit Persönlichen Ordnern haben, gefallen. Sie entwickeln gerne Ablagesysteme und denken daran, diese sofort zu aktualisieren, wenn z. B. alte Projekte abgeschlossen sind und neue starten. Sie erstellen Regeln, nach denen Nachrichten an bestimmte Speicherorte verschoben werden. Verwalten von Postfächern II: Erfassen der Möglichkeiten beim Speichern

16 Beide Methoden verwenden PST-Dateien
Wie Sie gelernt haben, gilt sowohl für Archivordner als auch für Persönliche Ordner, dass Nachrichten in einen Outlook-Ordner verschoben (und nicht kopiert) werden. Eine weitere Ähnlichkeit zwischen den beiden Methoden besteht darin, dass die Ordner, Unterordner und darin enthaltenen Nachrichten in einer Datei auf dem Computer gespeichert werden, die als Outlook- Datendatei bezeichnet wird. Zudem können Sie mit beiden Methoden stets von einem Ordner im Navigationsbereich in Outlook auf die verschobenen Nachrichten zugreifen. Weitere Bezeichnungen für eine Outlook-Datendatei können sein: Persönliche Ordner (.pst) für Office Outlook, PST und persönlicher Informationsspeicher (da Sie persönlich eine PST-Datei auf dem eigenen Computer speichern). Verwalten von Postfächern II: Erfassen der Möglichkeiten beim Speichern

17 Noch ein Persönlicher Ordner-Typ
Manche Kontentypen übermitteln s direkt in einen Persönlichen Ordner, wie hier gezeigt. Wenn Ihre s direkt auf den eigenen Computer übermittelt werden, lautet der Name im Navigationsbereich neben dem Posteingangssymbol Persönliche Ordner. Nachrichten werden direkt an den Computer übermittelt, wenn Sie über ein POP3- -Konto verfügen oder das Microsoft Exchange Server-Konto entsprechend konfiguriert ist. Verwalten von Postfächern II: Erfassen der Möglichkeiten beim Speichern

18 Noch ein Persönlicher Ordner-Typ
Was bedeutet das? In der Regel, dass Ihre s direkt in eine PST-Datei auf dem eigenen Computer übermittelt werden, die standardmäßig den Namen Outlook.pst trägt. Auch wenn Ihre s an diesen Typ von Persönlichem Ordner übermittelt werden, möchten Sie vielleicht dennoch die Archivierung oder den Typ von Persönlichem Ordner verwenden, den Sie selbst erstellen. Der Speicherplatz ist begrenzt, die Ordner werden immer voller, aber mit einem bisschen mehr an Organisation können schneller das finden, wonach Sie suchen. Sie sind sich nicht sicher, welchen Kontotyp Sie haben oder ob das überhaupt für Sie zutrifft? Die Kurzübersichtskarte, auf die am Ende des Kurses verwiesen wird, enthält weitere Informationen dazu, wie Sie das prüfen können. Verwalten von Postfächern II: Erfassen der Möglichkeiten beim Speichern

19 Übungsvorschläge Schauen Sie sich Ihren Navigationsbereich einmal genauer an. Schauen Sie sich die Outlook-Datendateien einmal genauer an. [Hinweis für den Kursleiter: Wenn Outlook 2007 auf dem Computer installiert ist, können Sie auf die Verknüpfung auf der Folie klicken, um zu einer Onlineübung zu gelangen. Während der Übung können Sie die Aufgaben in Outlook lösen und dabei die Anweisungen als Hilfestellung nutzen. Wichtig: Wenn Sie nicht über Outlook 2007 verfügen, können Sie nicht auf die Übungsanweisungen zugreifen.] Onlineübung (Outlook 2007 erforderlich) Verwalten von Postfächern II: Erfassen der Möglichkeiten beim Speichern

20 Testfrage 1 Welche Speichermethode ermöglicht das Gruppieren von Nachrichten in Ordnern, bei denen es sich nicht um die Ordner in Ihrem Postfach handelt (z. B. nach Projekt, Thema oder einer anderen von Ihnen ausgewählten Kategorie)? (Wählen Sie eine Antwort aus.) Archivieren Persönliche Ordner Beide Antworten sind richtig. Verwalten von Postfächern II: Erfassen der Möglichkeiten beim Speichern

21 Testfrage 1: Antwort Persönliche Ordner
Verwalten von Postfächern II: Erfassen der Möglichkeiten beim Speichern

22 Testfrage 2 Beim AutoArchivieren werden die Nachrichten basierend auf welchem Merkmal verschoben? (Wählen Sie eine Antwort aus.) Alter Größe Absender Verwalten von Postfächern II: Erfassen der Möglichkeiten beim Speichern

23 Testfrage 2: Antwort Alter
Es werden nur Nachrichten archiviert, die älter als eine angegebene Anzahl von Tagen sind. Verwalten von Postfächern II: Erfassen der Möglichkeiten beim Speichern

24 Testfrage 3 Archivordner und Persönliche Ordner speichern Nachrichten in PST-Dateien. (Wählen Sie eine Antwort aus.) Richtig Falsch Verwalten von Postfächern II: Erfassen der Möglichkeiten beim Speichern

25 Testfrage 3: Antwort Richtig
Der Unterschied besteht darin, dass Outlook bei Archivordner die PST- Datei für Sie erstellt. Bei Persönliche Ordner erstellen Sie die Datei selbst. Verwalten von Postfächern II: Erfassen der Möglichkeiten beim Speichern

26 Kurzübersichtskarte Eine Übersicht der in diesem Kurs bearbeiteten Aufgaben finden Sie auf der Kurzübersichtskarte. Verwalten von Postfächern II: Erfassen der Möglichkeiten beim Speichern

27 Hilfe zur Vorlage Diese Microsoft® Office PowerPoint®-Vorlage enthält Kursmaterial über die beiden Methoden zum Speichern von -Nachrichten auf Ihrem Computer in Outlook Sie ist für die Präsentation vor einer Gruppe geeignet und kann bei Bedarf angepasst werden. Der Inhalt dieser Vorlage basiert auf dem Microsoft Office Online-Schulungskurs “Verwalten von Postfächern II: Erfassen der Möglichkeiten beim Speichern". Merkmale dieser Vorlage Titelfolie: Die erste Folie enthält Platzhaltertext, der durch den Namen des Unternehmens ersetzt werden kann. Sie können das Textfeld auch vollständig löschen, wenn Sie diesen Text nicht verwenden möchten. Animationen: In die gesamte Präsentation sind benutzerdefinierte Animationseffekte integriert. Diese Effekte umfassen Kurzer Blick, Strecken, Auflösen, und Schachbrett. Alle Effekte können auch in früheren Versionen bis zu Microsoft PowerPoint 2000 abgespielt werden. Wenn Sie die Animationseffekte ändern möchten, wechseln Sie zum Menü Bildschirmpräsentation, klicken Sie auf Benutzerdefinierte Animation, und verwenden Sie die angezeigten Optionen. Vorgehensweise für den Fall, dass diese Präsentation eine Adobe Flash-Animation enthält: Zum Wiedergeben der Flash-Datei müssen Sie das Microsoft ActiveX®-Steuerelement "Shockwave Flash Object" auf dem Computer registrieren. Laden Sie hierzu die aktuelle Adobe Flash Player-Version von der Adobe-Website herunter. Folienübergänge: Während der gesamten Präsentation wird der Übergang Wischen nach unten verwendet. Gehen Sie zum Menü Bildschirmpräsentation, klicken Sie auf Folienübergang, und verwenden Sie die angezeigten Optionen, wenn Sie einen anderen Übergang verwenden möchten. Hyperlinks zum Onlinekurs: Die Vorlage enthält Verknüpfungen zur Onlineversion dieses Schulungskurses. Die Verknüpfungen führen zu praktischen Übungsbeispielen für die einzelnen Lektion und zu einer Kurzübersichtskarte, die für diesen Schulungskurs veröffentlicht wurde. Hinweis: Auf dem Computer muss Outlook 2007 installiert sein, damit Sie die praktischen Übungsbeispiele anzeigen können. Wenn Sie nicht über Outlook 2007 verfügen, können Sie nicht auf die Übungsanweisungen zugreifen. Kopf- und Fußzeilen: Die Vorlage enthält eine Fußzeile mit dem Titel des Schulungskurses. Wenn Sie Fußzeilen ändern oder entfernen möchten, öffnen Sie im Menü Ansicht das Dialogfeld Kopf- und Fußzeile. HILFE ZUR VORLAGE Eine ausführliche Hilfe zu dieser Vorlage finden Sie im Notizenfeld oder durch Anzeigen der gesamten Notizenseite (Menü oder Registerkarte Ansicht).