175-Jahr-Jubiläum 2008 Workshops der Projektverantwortlichen 5. /7

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1 175-Jahr-Jubiläum 2008 Workshops der Projektverantwortlichen 5. /7
175-Jahr-Jubiläum Workshops der Projektverantwortlichen 5./7. Dezember 2007 Dr. Katrin Züger, Projektleiterin Caroline Scholz, Projektkoordinatorin Workshops 5./7. Dezember 2007

2 Traktanden Begrüssung K. Züger
Kommunikation (Krisenkommunikation) C. Hofmann Medienpartnerschaften, Jubiläumswebsite) Fundraising (Mehrwertsteuer, C. Scholz/K. Züger Rechnungsstellung, Vertragsabwicklung) Allgemeine Informationen (Programm, C. Scholz/K. Züger Ansprache Schulen, Standorte, Catering, Postsendungen, Versicherungen, Finanzierung, Partner usw.) Austausch Alle Begrüssung Workshops 5./7. Dezember 2007Universität Zürich

3 175-Jahr-Jubiläum 2008 Workshops 5./7. Dezember 2007 Kommunikation
Dr. Christina Hofmann, Leiterin Kommunikation Workshops 5./7. Dezember 2007

4 Projektinformationen
Workshops 5./7. Dezember 2007Universität Zürich

5 Projektinformationen
Fundraising: Mehrwertsteuer, Rechnungsstellung, Vertragsabwicklung Jubiläumsprogramm Ansprache Schulen Standorte Catering Postsendungen Versicherungen Finanzierung Partner Fundraising: Aufruf: Meldung aller Partner bis Ende Oktober 2007. Workshops 5./7. Dezember 2007Universität Zürich

6 Sponsoring Die Leistung des Geldgebers ist mit Gegenleistungen des Geldempfängers verknüpft. Der Beitrag des Geldgebers unterliegt der Mehrwertsteuer. Die Abrechnung der Mehrwertsteuer in der Buchhaltung basiert auf der entsprechenden Rechtsgrundlage (Vertrag); im Zweifelsfall wird Mehrwertsteuer abgerechnet. Für alle Sponsoringbeiträge über CHF 1‘000 ist ein Sponsoringvertrag abzuschliessen. Mustervertrag auf Die Verträge sind vor der Unterzeichnung der AG Fundraising zur Prüfung zu unterbreiten. Workshops 5./7. Dezember 2007Universität Zürich

7 Spenden Die Leistung des Geldgebers ist nicht mit Gegenleistungen des Geldempfängers verknüpft. Der Beitrag des Geldgebers unterliegt nicht der Mehrwertsteuer. Für Spenden ist nicht notwendigerweise ein Vertrag abzuschliessen; es genügt eine Bestätigung der Geld gebenden Organisation mit deren Briefkopf und den Angaben, wem wann wie viel Geld wofür gespendet wird. Es ist ausdrücklich zu bestätigen, dass mit der Spende keine Gegenleistungen verbunden sind. Wird ein Vertrag abgeschlossen, ist auf Ausdrücke wie «Leistungen», «Gegenleistungen», «inkl./exkl. Mehrwertsteuer» und dergleichen zu verzichten. Informationen auf Workshops 5./7. Dezember 2007Universität Zürich

8 Mehrwertsteuer Sponsorengelder unterliegen der Mehrwertsteuer von 7,6%. Die Universität Zürich unterliegt der Pauschalbesteuerung, d.h. sie kann keinen Vorsteuerabzug geltend machen; dies bedeutet, dass im Falle von Aufträgen an mehrwertsteuerpflichtige Dritte je nachdem doppelte Mehrwertsteuer bezahlt wird. Die Abrechnung erfolgt durch die Buchhaltung. Spendengelder unterliegen nicht der Mehrwertsteuer. Spendengelder sind deshalb Sponsorengelder vorzuziehen. Workshops 5./7. Dezember 2007Universität Zürich

9 Mehrwertsteuerfreie Leistungen
Grundsatz des «Dankesagens» im Vordergrund Publikation von Logo und/oder Namen des Geldgebers ohne werbemässigen Zusatz, z.B. im Jubiläumsprogramm, in der Jubiläumsbroschüre, im Unijournal, im Unimagazin, auf der Partnertafel, auf der Website (ohne Verlinkung) Einladung zu Veranstaltungen, bei denen der kulturelle oder wissenschaftliche Aspekt im Vordergrund steht, z.B. Medienkonferenz (mit Nennung des Partners), Eröffnungsveranstaltung im Schiffbau, Eröffnung des Parcours des Wissens, Dies academicus Redaktionelle Beiträge in Publikationen, wenn normalerweise dafür kein Geld verlangt wird Ansichtsexemplare von Publikationen in geringer Zahl Workshops 5./7. Dezember 2007Universität Zürich

10 Mehrwertsteuerpflichtige Leistungen
Inserate Logo und/oder Name des Geldgebers auf der Website mit Verlinkung Einladungen, bei denen der soziale und kulinarische Aspekt im Vordergrund steht Einladungen, bei denen Werbeeffekte im Zentrum stehen (z.B. VIP-Empfänge) Recht auf Nennung des Geldgebers als «Platin-», «Gold-» bzw. «Silber-Partner im Rahmen des 175-Jahr-Jubiläums der Universität Zürich» Gratisführungen, wenn die Führung sonst kostenpflichtig ist Gratisexemplare von Publikationen, wenn diese sonst kostenpflichtig sind, oder in grösserer Anzahl, wenn sie sonst nichts kosten Workshops 5./7. Dezember 2007Universität Zürich

11 Jubiläumsprogramm Übersicht über alle Jubiläumsaktivitäten
Format A2, auf A5 gefaltet Verfügbar ab 3. Dezember 2007 Auflage 200‘000 Versand mit Einladung zur Eröffnungsveranstaltung am 3. Januar 2008 an Mitarbeitende mit neuer Mitarbeitendenkarte Januar 2008 an Studierende mit neuer Legi im Januar 2008 an Schulen im Kanton Zürich im Dezember 2008 an die Medien Auflage an verschiedenen Orten ab 5. Februar 2008 – Bezug: Unicommunication, Projektleitung Musterprogramm Workshops 5./7. Dezember 2007Universität Zürich

12 Ansprache Schulen Umfrage abgeschlossen (Frist 20. November 2007)
Versand des Jubiläumsprogramms mit einer Liste speziell für Schulen geeigneter Anlässe gemäss Meldungen Workshops 5./7. Dezember 2007Universität Zürich

13 Standorte Reservationen von Räumen für Jubiläumsaktivitäten des allgemeinen Lehrbereichs, des Lichthofs und des Foyers West im Zentrum bis 3. Dezember 2007 Nach dem 3. Dezember 2007 Reservationen für Jubiläumsaktivitäten nur noch in Notfällen Lichthof und Foyer West Zentrum: abschliessende Koordination der einzelnen Veranstaltungen im Gang Irchel: Koordinationssitzung vom 4. Dezember 2007; Koordination durch die Verantwortlichen der einzelnen Aktivitäten: Fakultätstage der MNF, Campus-Promenade Irchel, StuRa, Geburtstagsfest Musterprogramm Workshops 5./7. Dezember 2007Universität Zürich

14 Catering Erste Umfrage im Mai 2007, zweite Umfrage im November (Frist 20. November 2007) Besprechung ZFV am 12. Dezember 2007; Entscheid über Naturalleistungen Workshops 5./7. Dezember 2007Universität Zürich

15 Postversände Porto geht grundsätzlich zulasten der Universitätspost
Gilt auch für Versände ab Druckerei z.B. NZZ Fretz, bei entsprechender Information, dass Portokosten von der Universitätspost getragen werden (eingespielter Prozess) Massenversände von anderen Druckereien oder Dienstleistern: vorgängige Information der Universitätspost, um Konditionen zwischen Post und Universität betreffend Tarife, Rabattierung etc. abzuklären) – Versände an Universitätsangehörige: vorzugsweise via interne Post (Vermeidung von Portokosten) – Universitätspost steht für Auskünfte zur Verfügung Musterprogramm Workshops 5./7. Dezember 2007Universität Zürich

16 Versicherung, Grundsätzliches
Die Universität ist in den Versicherungspolicen des Kantons Zürich mit eingeschlossen. Allfällige separate Versicherungen der Universität werden durch die Finanzdirektion abgeschlossen; die Policen werden durch die Finanzdirektion verwaltet. Für nicht versicherte Schäden gilt: Bagatellschäden sind von den betroffenen Organisationseinheiten zu tragen. Schäden bis zu einer Höhe von CHF 200‘000 werden von der Universität übernommen. Darüber hinausgehende Schäden trägt der Kanton Zürich. Workshops 5./7. Dezember 2007Universität Zürich

17 Versicherung im Zusammenhang mit dem Jubiläum
Es müssen nur Veranstaltungen versichert werden, die ein erhöhtes Risiko aufweisen, d.h die von der Auslastung her über den normalen Forschungs-, Lehr- und Verwaltungsbetrieb hinausgehen. Dies gilt z.B. für die Veranstaltungen in der Bahnhofshalle und auf der Sechseläutenwiese. Werden Gegenstände von Dritten geliehen, die beschädigt werden könnten, empfiehlt sich eine Versicherung für Sachbeschädigungen ab einem gewissen (Koordination durch die Projektleitung; -Umfrage nach den Workshops). Werden von Partnern vertraglich Versicherungen gefordert, ist dafür ebenfalls die Finanzdirektion zuständig (Koordination durch die Projektleitung). Ansprechpartnerin: Caroline Scholz Workshops 5./7. Dezember 2007Universität Zürich

18 Finanzierung, administrative Abwicklung
Drittmittelkonto für jedes Teilprojekt Kostenstellenverantwortung bei der Projektleiterin: Alle Rechnungen sind von der Projektleiterin abschliessend zu visieren Alle Anstellungen sind von der Projektleiterin zu autorisieren Keine Budgetüberschreitungen Kosten müssen durch Einnahmen gedeckt sein. Workshops 5./7. Dezember 2007Universität Zürich

19 Finanzierung CHF Jubiläumskredit 2‘000‘000
Zentrales Sponsoring rund 5‘150‘000 Dezentrales Sponsoring (Schätzung PL) ca. 1‘000‘000 Unterstützung von Aktivitäten ausserhalb des Jubiläums 10‘340‘000 Total rund 18‘000‘000 Workshops 5./7. Dezember 2007Universität Zürich

20 Platin-Partner (ab CHF 300‘000)
Bank Vontobel AG Baugarten Stiftung Jacobs Foundation Jubiläumsstiftung der Credit Suisse Kanton Zürich Lotteriefonds des Kantons Zürich Stadt Zürich Swiss Life Swiss Re UBS AG Vontobel-Stiftung Zürcher Kantonalbank Zurich Financial Services Baugarten-Stiftung: Beitrag und Zweck? Workshops 5./7. Dezember 2007Universität Zürich

21 Gold-Partner (CHF 100‘000 bis CHF 299‘000)
APG Affichage Bonizzi-Theler Stiftung DRS 2 Kontaktgruppe für Forschungs- fragen KFG (Novartis, F. Hoffmann-La Roche, Merck Serono, Syngenta) NZZ Pfizer Siemens Tages-Anzeiger Universitätsklinik Balgrist Zuger Kulturstiftung Landis & Gyr Workshops 5./7. Dezember 2007Universität Zürich

22 Silber-Partner (bis CHF 99‘000; Stand 5. Dezember 2007)
AVINA STIFTUNG Bayer (Schweiz) AG BC Biosciences eyekon intermedia lab Georg und Bertha Schwyzer-Winiker Stiftung Hamasil Stiftung Johnson & Johnson Mars Schweiz AG Migros Kulturprozent Naturforschende Gesellschaft Neidhart + Schön Provet AG Royal Canin (Schweiz) AG SBB Stiftung Mercator Sunrise the cogito foundation Universitätsspital Usw. Workshops 5./7. Dezember 2007Universität Zürich

23 Wichtige Termine 5. Februar 2008: Medienkonferenz, Lancierung Universitätstram 29. Februar 2008: «Schiffbau im Schiffbau» 7. März 2008: Eröffnung «Parcours des Wissens» 25. April 2008: Jahresmedienkonferenz 26. April 2008: Dies academicus 26. April 2008: Grosse Geburtstagsparty 29. April 2008: Abschiedsfeier Workshops 5./7. Dezember 2007Universität Zürich

24 Ende Workshops 5./7. Dezember 2007Universität Zürich