1 Rechtsänderung im IT-Umfeld Elektronische Signatur & Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Rechtsänderung im IT-Umfeld GDPdU, elektronische Signatur & Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer P R O J E C T C O N S U L T Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

2 Rechtsänderung im IT-Umfeld Elektronische Signatur & Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Verunsicherung im Markt Was ist die GDPdU? Quelle: DoQ.de

3 Rechtsänderung im IT-Umfeld Elektronische Signatur & Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Verunsicherung im Markt Muß ich archivieren? Was muß archiviert werden? Wie verhindere ich, daß der Steuerprüfer in allen Dokumenten recherchiert? Wie sichere ich die Verfügbarkeit über Jahrzehnte?! Wie sieht es mit magnetischen Speichermedien aus?! Brauche ich eine individuelle Verfahrensdokumentation? Kommt da noch etwas nach?! Muß ich jetzt für alle Mitarbeiter eine Chipkarte mit digitaler Signatur anschaffen?! Was macht der Steuerprüfer mit meinen Daten, wenn er die Medien mitnimmt?! usw.

4 Rechtsänderung im IT-Umfeld Elektronische Signatur & Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Agenda Das elektronische Dokument Die elektronische Signatur GDPdU und andere Gesetze Die Spitze des Eisberges

5 Rechtsänderung im IT-Umfeld Elektronische Signatur & Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Das elektronische Dokument

6 Rechtsänderung im IT-Umfeld Elektronische Signatur & Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Der Begriff Dokument wird für elektronische Dokumente aus unterschiedlichsten Quellen, die in einem DV-System als Datei, Bestandteil einer Datei oder Objekt vorliegen, verwendet. Ein elektronisches Dokument kann heute fast alles sein: gescannte Seiten digitales Fax Farbbilder -Dateien Screen-Dumps Output-Dateien MultiMedia-Objekte Sprachdateien digitales Video Office Dokumente... Das elektronische Dokument

7 Rechtsänderung im IT-Umfeld Elektronische Signatur & Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Das elektronische Dokument Gleichstellung von Dokumenten Dokumente werden vermehrt elektronisch erstellt und sind nicht mehr für eine Präsentation in Papierform ausgelegt Dynamische Dokumente Elektronisch signierte Dokumente Automatisch erzeugte Massendrucke Datensätze, die durch beschreibende Meta-Daten und Formatinformationen erst zum Dokument werden Die rechtliche Gleichstellung von Papier – und elektronischen Dokumenten ist eine der wichtigsten Voraussetzungen für das Informationszeitalter

8 Rechtsänderung im IT-Umfeld Elektronische Signatur & Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Das elektronische Dokument Elektronisch signierte Dokumente Durch die Verwendung der elektronischen Signatur entsteht aus einer Datei ein Dokument das einem manuell unterzeichneten Papierdokument gleichwertig ist Die digitale Signatur ist durch das Signaturgesetz seit dem gültig Weitere Anpassungen an die europäische Gesetzgebung und technische Besonderheiten sind noch zu erwarten

9 Rechtsänderung im IT-Umfeld Elektronische Signatur & Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Die elektronische Signatur

10 Rechtsänderung im IT-Umfeld Elektronische Signatur & Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Die elektronische Signatur EU Richtlinie vom Es werden 3 Arten der elektronischen Signatur vorgesehen: Einfache Signatur Wahrung der Authentizität des Unterzeichners durch Verwendung biometrischer Verfahren (Iris Recognition, Fingerprint, etc.) Fortgeschrittene Signatur Wahrung von Authentizität und Integrität durch die Verwendung eines Public- / Private-Key-Verfahrens, ohne die besondere Berücksichtigung von Trustcentern und Certification Authorities (PGP u. a.) Qualifizierte Signatur Wahrung von Authentizität und Integrität durch die Verwendung eines Public- / Private-Key-Verfahrens, mit expliziter Berücksichtigung von Trustcentern und Certification Authorities

11 Rechtsänderung im IT-Umfeld Elektronische Signatur & Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Prinzipielle Übereinstimmung mit der qualifizierten elektronischen Signatur Auswirkungen des geänderten SigG: Freiwillige Akkreditierung für Trustcenter. Keine Vorab- Genehmigung für den Betrieb durch die Regulierungsbehörde Einordnung der rechtlichen Relevanz für definierte Geschäftsvorgänge (Änderungen im HGB und BGB) Protokollierung der Zertifikatserstellung Eindeutige Haftungsregelungen des Trustcenters In der Schwebe sind derzeit Überlegungen, ob das Trustcenter die abgeschlossenen Transaktionen zwischen den Kunden als neutrale dritte Stelle archivieren und bei Rechtsstreitigkeiten vorlegen muß Die elektronische Signatur Deutsches Signatur Gesetz (SigG)

12 Rechtsänderung im IT-Umfeld Elektronische Signatur & Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Die elektronische Signatur Teletrust Das Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie hat den Teletrust e.V. beauftragt: Einen einheitlichen Interoperabilitätsstandard für elektronische Signaturen zu erarbeiten Eine harmonisierte Spezifikation zu entwickeln und in den internationalen Standardisierungsprozess einzubringen Eine Spezifikation für Kompatibilitätstests zu entwickeln Eine erste Fassung der Interoperabilitäts-Spezifikation ISIS- MTT wird bis zum 30. September 2001 erstellt. Derzeit existieren zwei Standards in Deutschland: Industrial Signature Interoperability Specification (ISIS) der AG Trustcenter e.V. i.G. MailTrusT (MTT) des TeleTrust e.V.. Diese Inkompabilität wird nun durch den Auftrag an Teletrust e.V. beseitigt.

13 Rechtsänderung im IT-Umfeld Elektronische Signatur & Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Probleme der Archivierung der elektronischen Signatur Zeitlich begrenzte Gültigkeit Speicherung Zusammenhang zwischen Dokument und Zertifikat Persönliche Signatur nicht für automatische Dokumenterstellung in Massenverfahren geeignet Mehrfach-Signaturen, z.B.: Mitzeichnung gleichberechtigter Unterzeichner Unterzeichnung Mitarbeiter und Vorgesetzter in vorgegebener Reihenfolge Abruf elektronisch signierten Dokumente aus einem Archiv führt automatisch zur Erzeugung einer Anzeigekopie Formatprobleme des Dokumentinhaltes, die nicht mehr angezeigt werden können (Konvertierung führt zum Verlust der Signatur) Referenzierung elektronisch signierter Dokumente zu Index- Datenbank, gespeicherten Zertifikaten und Journalen bei Reorganisation und Migration usw.

14 Rechtsänderung im IT-Umfeld Elektronische Signatur & Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Die USA galten lange Zeit als die Vorreiter in Sachen Kryptografie Trotz des jahrelangen Schutzes ihrer Algorithmen wurde das Public Key-Verfahren kaum vorangetrieben Die PKI-Lösungen werden insgesamt als unzureichend gelöst bewertet Aus diesem Grund wird den biometrischen Verfahren der Vorzug gegeben Diese gewährleisten allerdings nur Sicherheit im Bereich der Authentifzierung und nicht bei der Datenintegrität Damit verfolgen die USA primär den Weg der „Einfachen Signatur“ In Standardprodukte integrierte Software aus den USA kann alle europäischen und nationalen Bemühungen obsolet machen Die elektronische Signatur USA - Digitale Signatur & Kryptographie

15 Rechtsänderung im IT-Umfeld Elektronische Signatur & Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 GDPdU und andere Gesetze

16 Rechtsänderung im IT-Umfeld Elektronische Signatur & Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 GDPdU und andere Gesetze Was heißt GDPdU ? „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ Umfeld Buchhaltungsdaten Sonstige steuerrechtlich relevante Informationen und Dokumente Gültigkeit Brief vom BMF Umzusetzen ab Übergangsregelungen Herkunft Steuerreform (StSenkG) HGB AO

17 Rechtsänderung im IT-Umfeld Elektronische Signatur & Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Änderungen im HGB AO Abgabenordnung (geändert am ) Während der Aufbewahrungsfrist müssen Daten jederzeit verfügbar sein, unverzüglich lesbar gemacht werden und maschinell ausgewertet werden können Sind Daten mit einem Datenverarbeitungssystem erzeugt worden, hat die Finanzbehörde das Recht, Einsicht zu nehmen und das System zur Prüfung zu nutzen Die Daten müssen maschinell auswertbar sein und auf Anforderung auf Datenträgern zur Verfügung gestellt werden

18 Rechtsänderung im IT-Umfeld Elektronische Signatur & Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Wichtige Aussagen der GDPdU I.Datenzugriff Prüfungsgegenstand sind wie bisher nur die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen Recht auf direkten Zugriff auf Buchhaltungssysteme mit Recherchemöglichkeit Drei Formen des Zugriffs: a)die eigenständige Recherche beim Steuerpflichtigen mit Unterstützung durch das Personal des Steuerpflichtigen (Unmittelbarer Zugriff) b)Zurverfügungstellung von Auswertungen durch den Steuerpflichtigen entsprechend den Vorgaben des Prüfers (Mittelbarer Zugriff) c)die Mitnahme von Medien mit allen Daten und Dokumenten für die Prüfung im Finanzamt (Datenträgerüberlassung)

19 Rechtsänderung im IT-Umfeld Elektronische Signatur & Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Wichtige Aussagen der GDPdU II.Prüfbarkeit digitaler Unterlagen Elektronische Unterlagen sind: Elektronische Abrechnungen Die qualifizierte elektronische Signatur ist Bestandteil der elektronischen Abrechnung Elektronisch signierte Dokumente Sonstige aufbewahrungspflichtige Unterlagen i.S.d. §147 Abs. 1 AO, die digitalisiert sind und nicht in Papierform übermittelt werden Aufbewahrungsfristen Speicherung von Zertifikaten Protokollierung Konvertierung Verarbeitung Indexänderungen Transformationen

20 Rechtsänderung im IT-Umfeld Elektronische Signatur & Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Wichtige Aussagen der GDPdU III.Archivierung digitaler Unterlagen Maschinelle Auswertbarkeit COM-Verfilung nicht mehr ausreichend PDF, TIFF und andere Image-Formate für auswertbare Dateien nicht zulässig Nur einmal beschreibbare digitale Speicher (WORM-Verfahren: write once read many)

21 Rechtsänderung im IT-Umfeld Elektronische Signatur & Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Eine Verfahrensdokumentation ist für alle elektronischen Archivsysteme, in denen Daten und Dokumente, die unter das HGB (und die GDPdU) fallen, Pflicht Die Erstellung und Fortschreibung der Verfahrensdokumentation liegt in der Verantwortung des Betreibers, im Sinne der GDPdU ist dies jedoch das steuerpflichtige Unternehmen Die Verfahrensdokumentation muß vollständig, nachvollziehbar und prüfbar sein Verfahrensdokumentation nach GoBS

22 Rechtsänderung im IT-Umfeld Elektronische Signatur & Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Umfang und Aufbau einer Verfahrensdokumentation sind nicht vorgeschrieben Die GoBS legen nur den Mindestinhalt fest, der auf die speziellen Eigenschaften eines Dokumenten- Management- und elektronischen Archivsystems anzupassen ist Eine Reihe von Anbietern und Systemintegratoren verfügen über Musterverfahrensdokumentationen, die die individuelle Anpassung und Ergänzung erleichtern Der VOI hat die „Grundsätze der Verfahrens- dokumentation“ als Richtlinie herausgegeben Diese Richtlinie ist Grundlage für das PK-DML- Zertifizierungsverfahren von VOI/TüVIT Verfahrensdokumentation nach GoBS Umfang und Struktur

23 Rechtsänderung im IT-Umfeld Elektronische Signatur & Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Die Spitze des Eisberges

24 Rechtsänderung im IT-Umfeld Elektronische Signatur & Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Elektronische Archivierung „Die elektronische Archivierung ist das Gedächtnis des Informationszeitalters“ Erkki Liikanen EU-Kommissar „Information Society“

25 Rechtsänderung im IT-Umfeld Elektronische Signatur & Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Fehleinschätzung ?! Große digitale Informationsbestände sind heute bereits nicht mehr erschließbar oder verloren Analysten veröffentlichen Einschätzungen, daß der Markt für elektronische Archivierung zu 80% gesättigt sei...

26 Rechtsänderung im IT-Umfeld Elektronische Signatur & Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Fehleinschätzung ?! Große digitale Informationsbestände sind heute bereits nicht mehr erschließbar oder verloren Analysten veröffentlichen Einschätzungen, daß der Markt für elektronische Archivierung zu 80% gesättigt sei... Falsch, der Abdeckungsgrad ist eher bei 20% Viele singuläre Insellösungen, keine Enterprise-Systeme Ca. 50% der Systeme stehen zur Migration (nicht mehr vorhandene Produkte oder Anbieter, veraltete Architekturen, etc.) -, Transaktions -, Web -, Content - und andere Archivierungsformen stehen erst am Anfang

27 Rechtsänderung im IT-Umfeld Elektronische Signatur & Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Anforderungen an elektronische Archivierung im eCommerce Transaktionsarchivierung Eingang Ausgang Verarbeitung Zeitstempel / Zeitzonen Authentifizierung Sprachabhängigkeiten bei virtuellen Dokumenten Angebote auf Websites Informationsnutzung entsprechend Copyright und Urheberrecht Kommunikation und Konsolidierung mit operativen Systemen

28 Rechtsänderung im IT-Umfeld Elektronische Signatur & Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Anforderungen an elektronische Archivierung im eBusiness Übergreifende Lösungen für B2C, B2B, B2E... Harmonisierung elektronischer Signaturen im internen und externen Gebrauch Mitarbeiter kann gleichzeitig Kunde sein Zeichnungsberechtigung in Abhängigkeit von Position und Rolle Medienbrüche zwischen internen und externen Content Durchgehende Berechtigungen über alle betroffenen Systeme Unified, federated Repositories als Enterprise Content Management Infrastruktur

29 Rechtsänderung im IT-Umfeld Elektronische Signatur & Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Änderungen in nationalen Gesetzen BDSG In 2001 novelliert - Speicherung steuerrelevanter Informationen sollte vermieden oder die Daten redundant archiviert werden, um Zugriff von Prüfern auf persönliche, schützenswerte Daten zu vermeiden BGB Änderung von „Schriftform“ in „Textform“ geplant und dringend zur Gleichstellung elektronischer Dokumente erforderlich. „Textform“ beschreibt zur Zeit nur ein geschlossenes Dokument mit nur einer elektronischen Signatur

30 Rechtsänderung im IT-Umfeld Elektronische Signatur & Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Änderungen in nationalen Gesetzen UStG Anwendung digitaler Signaturen auf systemerzeugte Belege beinhaltet Verschärfung der Formvorschriften, da z.B. die Signatur personengebunden ist. EGG Anforderungen an Archivierung abgesendeter und empfangener kaufmännischer Dokumente als „elektronischer Poststempel“ zu erwarten Steuerrecht Weitere Ausführungs – und Konkretisierungsbestimmungen kurzfristig zu erwarten

31 Rechtsänderung im IT-Umfeld Elektronische Signatur & Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Auswirkungen im internationalen Umfeld England Elektronische Archivierung in der öffentlichen Verwaltung bis 2004 Pflicht USA Elektronische Archivierung im Militär – und Militärzulieferbereich standardisiert und Pflicht EU Elektronisch signierte Dokumente rechtskräftig und revisionssicher zu speichern Richtlinie ist von den Mitgliedsstaaten umzusetzen

32 Rechtsänderung im IT-Umfeld Elektronische Signatur & Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Die Zukunft der elektronischen Archivierung Neue Standards ISO OAIS MoReq, Dublin Core, etc. Nachgeordnete Dienste Universell einsetzbare Speicherverwaltungssysteme Zugriff unabhängig von erzeugender Applikation Konverter, Lokalisierer, Viewer Standardschnittstellen Einbindung in einheitliche Berechtigungssysteme Neue neutrale Dokumentformate Selbstbeschreibend Einheitliche Metadaten Migrationssicher Plattformunabhängig Sprache, Bewegtbild, dynamischer Content, Meta-Objekte

33 Rechtsänderung im IT-Umfeld Elektronische Signatur & Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Thesen Wir stehen erst am Anfang und nicht am Ende einer Ära zum Thema elektronische Archivierung Elektronische Archivierung ist eine Basistechnologie, die allen Anwendungen gleichförmig zur Verfügung stehen muß Man soll nicht auf den Druck oder die Auslegung der Gesetzgebung warten, da diese der Entwicklung hinterher hinkt Ziel muß sein, das digitale Gedächtnis für die Unternehmen langfristig auslegen und kurzfristig einzuführen

34 Rechtsänderung im IT-Umfeld Elektronische Signatur & Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit ! Dr. Ulrich Kampffmeyer WebSite, Newsletter, Informationen...