Prüfungsausschuss - SAP Workflow - sample for a picture in the title slide Prüfungsausschuss - SAP Workflow - Abschlusspräsentation Projektgruppe 4 FHTW - Berlin

Gliederung Projekt Planung / Projektmanagement Ist / Soll Situation Workflow-Umsetzung Records Management Fazit

Projekt Projektname: SAP Workflow Prüfungsausschuss Auftraggeber: Prof. Dr. Jörg Courant Auftragnehmer: Gruppe 4 Inteam Projektleiter: Jens Bretschneider Anzahl Mitarbeiter (insgesamt): 4 Beginn: 04.04.2007 Ende: 04.07.2007

Projektziel – Auftrag Ziel: „Automatisierung der Hauptaufgaben des Prüfungsausschusses: Bewilligung von Anträgen zur Bachelor- bzw. Masterthesis.“

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Planungsdaten / Ressourcenverteilung Aufgabenverteilung Marco Gau Workflowumsetzung WF Hierarchie Marija Licnova Records Management Alexander Heß Wordanbindung, IST Prozess Abschlusspräsentation Jens Bretschneider Projektleitung Wordanbindung, Formular

Projektablauf Terminplanung Aufwand zur Projektsteuerung kann hier erwähnt werden  vielleicht kurze Skizze an der Tafel

Durchführungsphase

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Ist Situation Eine wesentliche Aufgabe ist die Bewilligung von Bachelor-/ Masterarbeitsthemen Händische Verarbeitung der eingehenden Anträge Kein ausgewiesenes Records Management Hoher Zeitaufwand in der Terminierung der Anträge und deren Ergebnisse Jede Art von Anträgen durchläuft in erheblichen Maße den gleichen Bearbeitungsvorgang

Soll Situation Automatisierter Bearbeitungsprozess eingehender Anträge Antragsteller können mit einer erheblich verkürzten und rationaleren Bearbeitungszeit rechnen Alle Beteiligten des Prüfungsausschuss haben jederzeit direkten Zugriff auf benötigte Dokumente

Musskriterien Einführung eines Records Management für die Bearbeitung von Anträgen Erstellung eines Workflows, der die am häufigsten vorkommenden Fälle automatisiert Bewilligung von Bachelor-/ Masterarbeitsthemen Einbindung aller beteiligten Ressourcen Anbindung an Word

Ausschluss Hardwarelösungen Einrichtung von SAP Systemen bei den Prozessbeteiligten Neugestaltung des Prüfungsausschusses entgegen der geltenden Rahmenprüfungsordnung Erstellung eines Web-Frontends Kostenkalkulation

IST Prozess Antrag auf Abschlussarbeit Aktuelle Situation in der FHTW

SOLL Prozess Gewünschte Situation in der FHTW

Gegenüberstellung

Vergleich IST Prozess SOLL Prozess Händische Bearbeitung Kein Records Management „Papierakte“ Sequenzieller Ablauf Hohe Durchlaufzeit SOLL Prozess Automatisierte Bearbeitung Anbindung an Records Management Elektronische Akte Paralleler Ablauf Geringe Durchlaufzeit

Vergleich der Durchlaufzeiten

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Die Aufbauorganisation

Der SAP-Business Workflow Prüfung durch das Prüfungsamt Themenkontrolle Erstbetreuer Themenkontrolle Zweitbetreuer ggf. Themenüberarbeitung durch den Studenten Ablehnung bei negativer PAmt-Prüfung Vorlage beim PAusschuss Vorlage aller Daten beim PAmt automatische Anlage einer Akte im SAP RM

Speicherung der Formulardaten

Regeloperationen Problem: Dozentennamen sind als Zeichenkette vorhanden, werden aber als Bearbeiter für Workitems benötigt (Erst-/Zweitbetreuer) Lösung: Zuweisung der Bearbeiter durch Regeln

Änderung von Formulardaten 2 1

Der Prüfungsausschuss Voraussetzung: PAmt hat ok gegeben andernfalls: Negativ-Mail an Studenten Status: abgelehnt stimmt PAusschuss zu: Positiv-Mail an Studenten Mail an Erstbetreuer  Info über Thesisstart Mail an Zweitbetreuer  Info über Thesisstart Status: zugestimmt lehnt PAusschuss ab: Negativ-Mail an Studenten Status: abgelehnt in jedem Fall: Anlage der Akte

Probleme bei der Umsetzung SAP-seitig: Fehler bei der Übergabe von Formulardaten (unregelmäßig) Fehler bei der Bearbeitung von Regeln (unregelmäßig) Fehler bei der der Einarbeitung einzelner Containervariablen in E-Mail-Texte Regeln sind nicht auf E-Mail-Workitems anwendbar (Problem bei den Bestätigungsmails an den Erst- und Zweitbetreuer)

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Records Management - Aktenmodell Aktenmodell (Studentenakte) wichtig für den Workflow Anker muss vorhanden sein um das Dokument zu erstellen Aktenmodell wurde als Beispielaktenmodell angelegt

Records Management - Akte

Dokumenterzeugung aus WF

Dokumenterzeugung aus WF

Dokumenterzeugung aus WF

Container für die Formulardaten Technische Umsetzung Startformular Container für die Formulardaten Methodenerweiterung für die Dokumentanbindung Verknüpfung Akte mit Dokument

Startformular

Startformular

Erstellung einer Datenstruktur

Methodenerweiterung eines bestehenden Objekttyps

Methodenerweiterung eines bestehenden Objekttyps

Methodenerweiterung eines bestehenden Objekttyps

Methodenerweiterung eines bestehenden Objekttyps

Automatische Aktenerzeugung

Automatische Word-Dokument Erzeugung

Verknüpfung der Akte mit Dokument

Verknüpfung der Akte mit Dokument

Verknüpfung der Akte mit Dokument

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Fazit Komplexe Prozessautomation ist mit dem SAP Business Workflow durchführbar Ständig zu wiederholende Tätigkeiten sind prädestiniert für SAP WF Individuelle Tätigkeiten nur zum Teil umsetzbar MS Office Integration mit SAP Records Management nicht intuitiv durchführbar SAP Business Workflow findet keine genügende Beachtung in der Wirtschaft

Vielen Dank für die Aufmerksamkeit! sample for a picture in the title slide Vielen Dank für die Aufmerksamkeit!