Bundeskanzleramt Ing. Roland Ledinger

Projektauftrag Im Mai 2001 wird das BKA vom IKT-Board (Stabstelle für Informations- und Kom-munikationstechnologie) beauftragt, den Projektauftrag für die Einführung des ELAK im Bund zu formulieren.Über das IKT-Board sind alle Ressorts eingebunden Im Juni 2001 erfolgt die strategische Ausrichtung im IKT-Board sowie die Abstimmung mit Bundeskanzler und Vizekanzlerin Im Juli 2001 wird das BKA mit der Durchführung im Rahmen eines Ministerratsvortrages beauftragt MR Dr. HELLWIG

Strategische Ziele Der ELAK bildet die Voraussetzung für die Vereinfachung und Beschleunigung der Geschäftsfallbearbeitung einheitliche Geschäftsfalldokumentation und bessere Nachvollziehbarkeit Modernisierung der Geschäftsfallbearbeitung und –archivierung Vereinfachung von Ressortumbildungen die einfache und rasche Implementierung von eGovernment-Verfahren Wissensbasis für für One-Stop-Government

Ziele der Umsetzung eine ELAK-Lösung für alle Ressorts ressortübergreifender elektronischer Aktenlauf einheitliche Schulung zentrale Administration für Organisations-änderungen ein zentraler Betreiber für die ELAK-Lösung gemeinsame Weiterentwicklung von Software, Betrieb und Organisation

Verwaltungsveränderung ELAK ist Voraussetzung für eGovernment Synergien durch Vereinheitlichung Prozesse und Abläufe, Formulare, Dokumente einheitliches, elektronisches Werkzeug Medienbruchfreie Geschäftsprozesse Posteingang  Bearbeitung  Postausgang elektronisch erstellte Dokumente sollen nicht zu Papier gebracht werden weitere Möglichkeiten der Kooperation z.B. gemeinsame Poststellen (Scanning)

Die Kulturveränderung Die ELAK-Einführung ist kein bloßer Werkzeugtausch, sondern eine nachhaltige Veränderung der Arbeitskultur in der öffentl. Verwaltung ELAK fördert die Zusammenarbeit durch Bereitstellung aller notwendigen Informa-tionen zeit- und ortsunabhängig Das Projekt ELAKimBUND liefert neue Impulse für die ressort-übergreifende, „gemeinsame“ Abwicklung von (IT-) Projekten

ELAK - Grundprinzipien ELAK = Original Elektronisches Abzeichnen und Genehmigen Scannen nur falls wirtschaftlich und zweckmäßig (ansonsten Verweis) Papierakt bei Bedarf möglich Kanzleiordnung 1992 MR Dr. HELLWIG

ELAK - Nutzen Verkürzung der Laufwege (Sternförmige Abläufe werden durch direkte Weiterleitung ersetzt) – Nachweis im BKA ca. minus 12 % Flexiblere Ablauforganisation (Protokollieren, Abfertigen, etc. auch ohne Kanzleistelle) -> Ganzheitliche Organisationsformen Ersparnis bei Transport-, Such-, Ablage-, Aushebezeiten Elektronische Ablage ersetzt Archive MR Dr. HELLWIG

Einsatzbereich des ELAK Postentgegennahme Aufteilung auf Sektionen Zuteilung Protokollierung Bearbeitung Genehmigung Weiterleiten Abfertigen Ablage kann kann P a p i e r kann E L A K MR Dr. HELLWIG eventuell Papierbeilage elekt. oder Papier

Neudefinition der Arbeitsplätze Mit der Einführung des ELAK werden die unterschiedlichen Stellen im Ablauf eines Aktes durch geänderte Arbeitsbilder neu definiert werden Eingangs-/Abgangsstelle Genehmigende (Führungskräfte) Bearbeiter (Referenten) Kanzleistelle Sekretariate Schreib-/Botendienst

Ergebnisse der Beschaffungsphase Der Zuschlag wurde per 4.1.2003 erteilt Auftragnehmer: ARGE ELAK mit BRZ und BITS, Subunternehmer: IBM und Fabasoft SW-Produkt: Fabasoft eGov-Suite Das Organisationshandbuch liegt vor mehrere Ressorts arbeiten bereits intensiv an der Einführungsvorbereitung MR Dr. HELLWIG

Projekt-/Programm-Management lfd. Koordinationsaufgaben Programmphasen Ab 01.2002 Ab 01.2003 Ab 04.2003 Ab 11.2003 Vor-Phase Ausschreibung Beschaffung Phase 1 Planung und Systemkonzeption Phase 2 Rollout Phase 3 Betrieb und Wartung  Projekt-/Programm-Management lfd. Koordinationsaufgaben

Rollout am Arbeitsplatz durch AN: zB.Client-Install. Benutzerschul Rolloutplan Die dargestellten Balken sind nicht maßstabsgetreu und dienen nur der Orientierung Ressort-spez. Vorarbeiten: zB. Erhebung, Org.-Arbeiten, Kommunikation, Rekrutierung Auftragnehmer- Vorarbeiten: zB. CBT, DatenÜ. Qualif. Leituser, Integr. Fachappl. Rollout am Arbeitsplatz durch AN: zB.Client-Install. Benutzerschul BMJ BMWA BMF BMAA BMBWK BMLV BKA inkl. ex-BMÖLS BMLFUW 1.Qu03 Mär Apr 2.Qu03 Mai Jun Jul 3.Qu03 Aug Sep Okt 4.Qu03 Nov Dez Jän 1.Qu04 Feb 2.Qu04 3.Qu04 1870 1450 BMI BMSG BMVIT 2280 1534 BMFG Stand 9/ 2002 / 13

Einige wichtige Punkte bei der Umsetzung Oberste Entscheidungsträger müssen Einführung unterstützen (Promotor) Frühzeitige Information der Bediensteten Leitbenutzerkonzept (1 pro Abteilung) Praxisorientierte Schulung Einbindung der Organisationsabteilung Berücksichtigung der unterschiedlichen Arbeitsmethoden bei der Zuteilung, usw. Entscheidung ob flächendeckender oder prozessorientierter Einsatz

in den Bundesministerien nur noch elektronische Akten erstellt werden! Mit September 2004 werden in den Bundesministerien nur noch elektronische Akten erstellt werden! Zur Veranschaulichung anschließend ein praktischen Beispiel

Das Praxisbeispiel Elektronischer Antrag Automatische Registrierung Protokollierung Bearbeitung Genehmigung Abfertigung Vorschreibung