Die erfolgreiche Immobilienverwaltung April 2010 Die erfolgreiche Immobilienverwaltung Was lernt die Branche aus der Vergangenheit und warum muss sie sich in Zukunft umstellen? Geschäftsführender Gesellschafter VEGIS Immobilien Unternehmensgruppe Präsidiumsmitglied des Dachverbandes der Deutschen Immobilienverwalter e. V.

Unternehmensentwicklungsprozess Eine erfolgreiche Immobilienverwaltung befindet sich permanent in einem Prozess der Planung und Maßnahmenentwicklung zur Festigung, Stärkung und zum Ausbau seiner Wettbewerbsposition sowie zur Erschließung neuer Geschäftsfelder. Dies gilt für jede Unternehmung, auch für den „Ein-Mann-Betrieb“.

Niemand darf es besser machen als WIR ! Unternehmensleitbild Niemand darf es besser machen als WIR !

Ergebnisbeeinflussende Faktoren Rechtsprechung und Gesetzgebung Marktentwicklung und Konkurrenz Trends und technische Entwicklungen Unternehmensumwelt Immobilienverwaltungsunternehmung Vision Ziele Strategie Kundenanforderung Kunde Schritt 1 Schritt 2 Schritt n Arbeitsabläufe, Organisation und Ressourcen Mitarbeiter Räumlich-keiten Software / EDV Unternehmens-partner

Ergebnisbeeinflussende Faktoren Rechtsprechung und Gesetzgebung Marktentwicklung und Konkurrenz Trends und technische Entwicklungen Unternehmensumwelt Immobilienverwaltungsunternehmung -Änderungen des WEG-Gesetzes -BGH-Urteil zur Rücklagenführung -Berufsleitbild Vision Ziele Strategie Kundenanforderung Kunde z.B. Schritt 1 Schritt 2 Schritt n Arbeitsabläufe, Organisation und Ressourcen Mitarbeiter Räumlich-keiten Software / EDV Unternehmens-partner

-“Französische Verhältnisse“ -Sonderimmobilien -Spezialisieren Ergebnisbeeinflussende Faktoren Rechtsprechung und Gesetzgebung Marktentwicklung und Konkurrenz Trends und technische Entwicklungen Unternehmensumwelt Immobilienverwaltungsunternehmung -“Französische Verhältnisse“ -Sonderimmobilien -Spezialisieren Vision Ziele Strategie Kundenanforderung Kunde Schritt 1 Schritt 2 Schritt n z.B. Arbeitsabläufe, Organisation und Ressourcen Mitarbeiter Räumlich-keiten Software / EDV Unternehmens-partner

Ergebnisbeeinflussende Faktoren Rechtsprechung und Gesetzgebung Marktentwicklung und Konkurrenz Trends und technische Entwicklungen Unternehmensumwelt Immobilienverwaltungsunternehmung -elektronische Hilfsmittel wie Datenverarbeitungs- und Kommunikationsmittel in Hard- und Software Vision Ziele Strategie Kundenanforderung Kunde Schritt 1 Schritt 2 Schritt n z.B. Arbeitsabläufe, Organisation und Ressourcen Mitarbeiter Räumlich-keiten Software / EDV Unternehmens-partner

-Managen statt nur Verwalten - Leistungsbereitschaft Ergebnisbeeinflussende Faktoren Rechtsprechung und Gesetzgebung Marktentwicklung und Konkurrenz Trends und technische Entwicklungen Unternehmensumwelt Immobilienverwaltungsunternehmung -Managen statt nur Verwalten - Leistungsbereitschaft Vision Ziele Strategie Kundenanforderung Kunde Schritt 1 Schritt 2 Schritt n z.B. Arbeitsabläufe, Organisation und Ressourcen Mitarbeiter Räumlich-keiten Software / EDV Unternehmens-partner

Strategische Unternehmensebene Rechtsprechung und Gesetzgebung Marktentwicklung und Konkurrenz Trends und technische Entwicklungen Unternehmensumwelt Immobilienverwaltungsunternehmung Vision Ziele Strategie Kundenanforderung Kunde Schritt 1 Schritt 2 Schritt n Vision ist ein konkretes Zukunftsbild Kernaussage: “Wohin will ich?“ „Was will ich nicht?“ Überprüfungsintervall: 5 bis 10 Jahre Beispiel: „Niemand darf es besser machen als wir!“ Arbeitsabläufe, Organisation und Ressourcen Mitarbeiter Räumlich-keiten Software / EDV Unternehmens-partner

Strategische Unternehmensebene Rechtsprechung und Gesetzgebung Marktentwicklung und Konkurrenz Trends und technische Entwicklungen Unternehmensumwelt Immobilienverwaltungsunternehmung Vision Ziele Strategie Kundenanforderung Kunde Schritt 1 Schritt 2 Schritt n Ziele sind die Messlatte, an der Erfolg gemessen wird. Kernaussage: „Was will ich in welcher Zeit erreichen?“ Überprüfungsintervall: 3 bis 12 Monate Beispiel: „Umsatzsteigerung um 5% im nächsten Geschäftsjahr „ oder … „Erstellen einer neuen Website bis zum Sommer“ Arbeitsabläufe, Organisation und Ressourcen Mitarbeiter Räumlich-keiten Software / EDV Unternehmens-partner

Strategische Unternehmensebene Rechtsprechung und Gesetzgebung Marktentwicklung und Konkurrenz Trends und technische Entwicklungen Unternehmensumwelt Immobilienverwaltungsunternehmung Vision Ziele Strategie Kundenanforderung Kunde Schritt 1 Schritt 2 Schritt n Strategie ist ein genauer Plan des eigenen Vorgehens, der dazu dient, ein Ziel zu erreichen, in dem man diejenigen Faktoren, die in die eigenen Aktion hineinspielen könnten, von vornherein einzukalkulieren versucht Kernaussage: „Auf welche Art unde Weise und mit welchen Ressourceneinsatz sollen die gesetzten Ziele erreicht werden?“ Überprüfungsintervall: permanent Beispiel: „Steigerung der Marketingmaßnahmen um 50% um neue Kunden zu gewinnen und damit die Umsatzziele zu erreichen Arbeitsabläufe, Organisation und Ressourcen Mitarbeiter Räumlich-keiten Software / EDV Unternehmens-partner

Operative Unternehmensebene Rechtsprechung und Gesetzgebung Marktentwicklung und Konkurrenz Trends und technische Entwicklungen Unternehmensumwelt Immobilienverwaltungsunternehmung Vision Ziele Strategie Kundenanforderung Kunde Schritt 1 Schritt 2 Schritt n Arbeitsabläufe, Organisation und Ressourcen Mitarbeiter Räumlich-keiten Software / EDV Unternehmens-partner

Funktionsorientierung

Prozessorientierung Schritt 1 Schritt 2 Schritt n

Prozessorientierung Kosten Effizienz = Arbeitsdurchlauf Schritt 1 Schritt 2 Schritt n Kosten Effizienz = Arbeitsdurchlauf Prozesskosten (Effizienz) Ergebnisqualität (Effektivität) Erfüllungsgrad der Qualitätsanforderung Effektivität = Geforderte Qualitätsanforderung

Unternehmensressourcen Rechtsprechung und Gesetzgebung Marktentwicklung und Konkurrenz Trends und technische Entwicklungen Unternehmensumwelt Immobilienverwaltungsunternehmung Vision Ziele Strategie Kundenanforderung Kunde Schritt 1 Schritt 2 Schritt n Arbeitsabläufe, Organisation und Ressourcen Mitarbeiter Räumlich-keiten Software / EDV Unternehmens-partner

Kontinuierlicher Verbesserungsprozess Rechtsprechung und Gesetzgebung Marktentwicklung und Konkurrenz Trends und technische Entwicklungen Unternehmensumwelt Immobilienverwaltungsunternehmung Vision Ziele Strategie Kundenanforderung Kundezufriedenheit Schritt 1 Schritt 2 Schritt n Arbeitsabläufe, Organisation und Ressourcen Ergebnismessung Arbeitsabläufe Ressourcen Mitarbeiter Räumlich-keiten Software / EDV Unternehmens-partner

Überblick VEGIS Immobilien VEGIS ® Immobilien Verwaltungs- und Vertriebsgesellschaft mbH Geschäftsleitung Werner Merkel // Lutz Dammaschk Vision Niemand darf es besser machen als WIR! Mission Ihr Partner im Immobilienmanagement Standorte Neu-Isenburg, Berlin, Dortmund, Dresden, Erlangen, Leipzig, München Unternehmens- bereiche // Immobilien- verwaltung // Immobilien- management Verkauf & Vermietung // Consulting // Studentisches Wohnen Geschäfts- bereiche WEG- Verwaltung Miet- Verwaltung Technische- Verwaltung Mietpool- verwaltung Fonds- verwaltung Asset- Management Portfolio- Management Property- Facility- Objekt- & Gebäude- management Bewertung Portfolios Bauträger- maßnahmen Häuser & ETWs Consulting über/für alle Unternehmens- & Geschäfts- bereiche Machbarkeitsstudien Wohnheimkonzepte Projektentwicklung Projektmanagement Management Verwaltung Vermietung Appartementhäuser VEGIS ® Töchter // Immobilienverwaltung // Technische Gebäudedienstleistungen Haus & Grund Frankfurt am Main

VEGIS Immobilien Unternehmensgruppe  Erfahrung: 26 Jahre  Standorte: 7  Mitarbeiter > 120  Objektstandorte: 60  Objekte ca. 265  Anzahl verwalteter Einheiten ca. 16.000  Gebäudewert ca. 1,2 Mrd. Miet- und Hausgeldzahlungen (p.a.) ca. 42 Mio.  eigenes Dienstleistungsunternehmen

Zusammenfassung Überblick behalten über alle erfolgsrelevanten Einflussfaktoren Visionen, Ziele, Strategien formulieren und halten Geschäftsprozesse kontrollieren und ständig optimieren Mitarbeiter und sich selbst laufend schulen Kontinuierlichen Verbesserungsprozess installieren Markt und Konkurrenz ständig beobachten in Verbänden organisiert sein Zertifikate führen

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