Beispielgrafik der Methode Methodenübersicht Berichtswesen Was ist der Nutzen und das Ziel dieser Methode? Beispielgrafik der Methode Was ist Berichtswesen und warum mache ich das? Information eines festgelegten Personenkreises zum Projektstand durch eine regelmäßige Betrachtung im Team entlang des Produktenstehungsprozesses zu Terminen (Zeit), Kosten (Wirtschaftlichkeit) und Reifegrad (Qualität) Unterstützung in der Projektsteuerung: Zielabweichungen werden frühzeitig erkannt und Gegenmaßnahmen können eingeleitet werden Effiziente Darstellung des Projekts und Fokussierung auf Schlüsselkriterien durch eine standardisierte Dokumentation Zeitorientiert: regelmäßige Fortschrittskontrolle (z.B. monatlicher Projektbericht) Ereignisorientiertes Berichten: Fortschritts- kontrolle zu bestimmten Zeitpunkten (z.B. Quality Gates) Was brauche ich für ein erfolgreiches Berichtswesen? Standardisiertes Projekt-Cockpit Im Team definierte und mit dem Management abgestimmte Reifegrad-Kriterien zum Projekt und zum Produkt (Schnittstelle zum Quality-Gate-Prozess und QG-Kriterien) Gemeinsames Verständnis über das Berichtswesen als Basis der Projektsteuerung Standardisierter Berichtsprozess Informationen aus den jeweiligen Fachbereichen und weiteren Schnittstellen durch klar definierte Verantwortlichkeiten/ Rollen (entlang des Produktentstehungsprozesses) Leitgedanken: begrifflich klar, inhaltlich korrekt, objektiv, dem Empfängerkreis und dem Nutzungszweck angemessen 1 PM-Methode 2 3 4 5 Idee/ Definition Konzept Entwicklung Vor-Serie Serie Berichtswesen wird im Projektteam ab Projektstart vereinbart Durchführung erfolgt regelmäßig und ereignisorientiert (z.B. zu den Quality Gates) entlang der Produktentstehungsprozesses Permanente Berichterstattung erfolgt monatlich im Projekt-Steuerkreis Ereignisorientierte Berichterstattung (z.B. Quality Gates) erfolgt zu definierten Zeitpunkten

Berichtswesen Grafische Darstellung/ Phasenmodell der METHODE Das Berichtswesen gliedert sich in vier Phasen. Aufeinanderfolgende Phasen können sich überlappen. In der Definitionsphase werden die Rahmenbedingungen bzgl. der Meilensteine-Ablaufkoordination, die spezifischen Voraussetzungen und Messgrößen, die Kunden-/ Lieferanten-Beziehungen und die Termine bis zur nächsten Meilenstein-Klausur festgelegt und in der Startklausur verbindlich verabschiedet 2. In der Steuerungsphase wird periodisch die Fortschrittskontrolle des Projekts durchgeführt. Bei Abweichungen vom Zielwert sind Maßnahmen zu definieren. 3. In der Berichtserstellung wird die Erfüllung der Voraussetzungen (z.B. Reifegrad/ Lastenheft) bewertet und daraus eine Gesamtempfehlung mit Maßnahmenplänen dem Projektsteuerkreis vorgetragen. Das Gremium entscheidet über das Passieren des Meilensteins und die weitere Vorgehensweise im Projekt. 4. In der Nachbereitungsphase wird die Entscheidung allen Beteiligten bekannt gemacht und die verabschiedeten Maßnahmen werden abgearbeitet. Überarbeiten Prozessablauf PM-Methode

Berichtswesen Wie wende ich die Methode an? Methodenaufsatz im Projekt Methodenanwendung im Projektverlauf 1 PM-Methode Berichtsstruktur aufgrund des festgelegten Personenkreises und der Gremienstruktur definieren und mit dem Projektteam sowie dem Management vereinbaren Regelmäßiges Sammeln, Analysieren, Aufbereiten und Bewerten vom Ist-Zustand Aufzeigen und dokumentieren von Abweichungen zum Soll-Zustand sowie mögliche Steuerungsmaßnahmen und Verantwortlichkeiten Regelmäßiges prozessorientiertes Erstellen des Projekt-Cockpits zu den definierten Zeitpunkten Einholen der Informationen und Durchsprache des erstellten und aggregierten Berichts im Projektteam Versand des Projekt-Cockpits an den definierten Personenkreis Rückmeldung an das Projektteam zu eingeforderten Entscheidungsbedarfen und vereinbarten Maßnahmen Verfolgen der Maßnahmen und Einbinden der Ergebnis-Präsentation in den nächsten Projekt-Cockpit-Bericht 2 Abstimmen zu Berichtsinhalten (Indikatoren aus den Meilenstein-Kriterien), -Form und -Zeitpunkt (Projekt-Cockpit, Detailfolien, optionale Folien); empfängerbezogene Darstellung und Verdichtungsgrad Projekt Cockpit Back-Up Details 3 Definieren und Etablieren des Prozesses zur Berichtserstellung 4 Festlegen der Spielregeln (z.B. Hol-/Bringschuld, Ampellogik (siehe Projekt-Cockpit), Aktualität) 5 Erarbeiten des ersten Berichts und Versand an den Personenkreis Überarbeiten

Überarbeiten Überarbeiten Überarbeiten Überarbeiten Überarbeiten Vermeiden Sie Doppelberichte durch Konsistenz in den Berichtsebenen. Ermöglichen Sie faktenbasierte Entscheidungen durch Fokussierung auf die Kriterien Zeit, Kosten und Reifegrad. Vereinbaren Sie mit dem Projektteam und dem Management neben den PEP-relevanten Kriterien weitere Projekt- und Produkt-Kriterien (Lastenheft-Anforderungen) womit sie das Projekt steuern möchten. Fragen Sie sich mit welchen Inhalten/ welcher Informationstiefe Sie die Erwartungen der Stakeholder (Projektmitglieder, Management, Gremien etc.) befriedigen können? Damit formulieren Sie Ihr Ziel mit dem Berichtswesen. Beachten Sie, dass der individuelle Nutzen eines Berichts nicht immer gesehen wird. Machen Sie das Interesse des Projekts und den Mehrwert deutlich. Nutzen Sie die vorhandenen Vorlagen (Projekt-Cockpit, Prozess zur Erstellung). Nutzen Sie das Erfahrungswissen der beteiligten Projektmitarbeiter in Bezug auf die kritischen Erfolgsfaktoren des Projekts. Bei der Bewertung qualitativer Indikatoren spielen insbesondere subjektive Einschätzungen eine wichtige Rolle. Bewerten Sie den Reifegrad des Projekts/ Produkts auf Indikatoren-Ebene durch „Experten“ aus Ihrem Projektteam. Vorgehensweise zur Erstellung des Projekt-Cockpits Berichterstellungsprozess PM-Methode Überarbeiten Überarbeiten Überarbeiten Leitfaden Projekt-Cockpit Vorlage Projekt-Cockpit Vorlage Prozess Berichterstellung Stephan Koenen Vorlagen zur Berechnung der Projekt- und Produktkosten sowie des Reifegrads Gremienkalender/ -Termine Überarbeiten Überarbeiten Piktogramm Vorlagen Berechnung Kosten und Reifegrad Vorlage Gremienkalender/ -Termine Beispiel Andreas Priebe (klären) Jörg Winkler Link